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Manual Programa Contable Bsico


Para Excel, OpenOffice y LibreOffice Cmo configurar y usar el programa contable bsico

Rupert Parsons 2012

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Donde descargar el programa contable bsico?


Haga clic en el enlace que est debajo: http://es.scribd.com/collections/3464239/Contabilidad-Programa-Contable Luego, para descargarlo haga clic en uno de los siguientes ttulos que aparecen en el sitio Web*: Programa Contable Bsico (Excel) Programa Contable Bsico (OpenOffice) Programa Contable Bsico (LibreOffice) * Se tiene que inscribir a Scribd para descargar el archivo.

Copyright
Copyright 2012 Rupert Parsons Algunos Derechos Reservados Haga clic en el enlace de abajo para ver los detalles de la licencia que se aplican a esta obra: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.es_ES

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Autor: Rupert Parsons Por favor dirijame cualquier comentario o sugerencia sobre el programa o este documento a: feisa.recursos@gmail.com

Rupert Parsons 2012

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Tabla de contenidos
Conocimiento de hojas de clculo requerido para poder usar el programa...................................................1 Conocimiento requerido.......................................................................................................................................... 2 Materiales disponible (OpenOffice / LibreOffice) .................................................................................................... 3 Configuracin Bsica........................................................................................................................................... 4 Nombre de su Institucin ....................................................................................................................................... 5 Smbolos de moneda.............................................................................................................................................. 6 Banco y efectivo .................................................................................................................................................... 7 Cdigos.................................................................................................................................................................. 8 Descripciones....................................................................................................................................................... 10 Informe Financiero 1............................................................................................................................................. 12 En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta.......................................................13 Cmo configurar el informe para su tamao de papel........................................................................................ 14 Informe Financiero 2............................................................................................................................................. 15 Cmo cambiar los ttulos de los meses de los estados de resultados mensuales.............................................16 Cmo cambiar los ttulos del smbolo de moneda local al smbolo de moneda extranjera o viceversa.............17 En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta.......................................................18 Cmo configurar el informe para su tamao de papel........................................................................................ 19 Configuracin Avanzada.................................................................................................................................... 20 Crear ms filas para cargar recibos y pagos........................................................................................................ 21 Crear ms filas para los cdigos........................................................................................................................... 25 Cambiar el nmero de posiciones decimales de 2 a 0 ........................................................................................ 30 Redondear (moneda extranjera)........................................................................................................................... 32 Comienzo del mes.............................................................................................................................................. 34 Introduccin.......................................................................................................................................................... 35 Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes............................................................................................. 36 Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior............................................................................................37 Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad......................................................................................................... 39 Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior.......................................................................................................... 40 Paso 5: Cotizacin................................................................................................................................................ 41 Comienzo del ao contable............................................................................................................................... 42 Introduccin.......................................................................................................................................................... 43 Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del ao anterior.................................................................44 Rupert Parsons 2012

Imprimir con papel Carta o A4 Paso 2: Borrar el presupuesto anual del ao anterior........................................................................................... 45 Paso 3: Cargar el presupuesto anual del nuevo ao contable..............................................................................46 Registrar los recibos y pagos mensuales........................................................................................................ 47 Introduccin.......................................................................................................................................................... 48 Los detalles para registrar.................................................................................................................................... 49 Verificar los recibos y pagos............................................................................................................................. 52 Detalles de los recibos y pagos............................................................................................................................ 53 Conciliacin del efectivo....................................................................................................................................... 54 Conciliacin Bancaria........................................................................................................................................... 55 Informes Financieros.......................................................................................................................................... 57 Los informes financieros que el programa puede generar....................................................................................58 Detalles de las transacciones financieras........................................................................................................... 59 Anlisis mensual de los recibos y pagos............................................................................................................ 60 Flujo de caja mensual......................................................................................................................................... 61 Estado de resultados mensual........................................................................................................................... 62 Estado de resultados (ao a la fecha) comparado al presupuesto anual...........................................................63 El monto promedio mensual de cada rubro........................................................................................................ 64 Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos................................................................................65 Cmo preparar el estado de resultados mensual.................................................................................................66 Cmo calcular el monto promedio mensual de cada rubro...................................................................................68 Detalles de las transacciones financieras por rubro............................................................................................. 70 Para Mayor Informacin..................................................................................................................................... 72

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Conocimiento de hojas de clculo requerido para poder usar el programa

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Conocimiento requerido
Conocimiento requerido para usar el programa: Cmo abrir, guardar y cerrar hojas de clculo. Cmo seleccionar celdas. Cmo escribir y editar en una hoja de clculo. Cmo imprimir una hoja de clculo. Cmo copiar y pegar celdas (incluyendo pegado especial). Conocimiento adicional para configurar bsicamente el programa: Cmo configurar una hoja de clculo para imprimir (tamao de papel). Cmo proteger y desproteger una hoja de clculo. Cmo ocultar filas. Conocimiento adicional para configurar avanzadamente el programa: Cmo insertar filas. Cmo cambiar el nmero de posiciones decimales.

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Materiales disponible (OpenOffice / LibreOffice)


Si usa el programa contable bsico para OpenOffice / LibreOffice y necesita ayuda en cuanto a los conocimientos requeridos hay un manual disponible: Gua de Calc (Segunda Edicin)

Para descargarlo vaya a Scribd (Rupert Parsons Coleccin: Materiales de Informtica) o haga clic en el enlace que est de abajo: http://es.scribd.com/collections/3181920/Materiales-de-Informatica La tabla abajo detalla los captulos y las secciones de Gua de Calc (Segunda Edicin) que le ayuda: Conocimientos Requeridos Cmo abrir, guardar y cerrar hojas de clculo Cmo seleccionar celdas Cmo escribir y editar en una hoja de clculo Cmo ocultar filas Cmo imprimir Cmo configurar una hoja de clculo para imprimir (tamao de papel) Cmo insertar filas Captulo de la Gua de Calc Abrir, Guardar y Cerrar hojas de clculo Seleccionar celdas Escribir y editar en una hoja de clculo Columnas y filas (Seccin: Ocultar columnas) Imprimir (Seccin: Imprimir) Imprimir (Seccin: Formato de papel y mrgenes) Columnas y filas (Seccin: Insertar filas)

Cmo cambiar el nmero de posiciones decimales Formato de Celdas (Seccin: Nmeros)


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Configuracin Bsica

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Nombre de su Institucin
Vaya a la pestaa Parmetros Fijos. Seleccione la celda del Nombre de la Institucin. Cargue el nombre de su institucin:

Tiene que cargarlo por la siguiente razn: Para que el nombre de su institucin aparezca en todas las hojas / informes del programa:

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Smbolos de moneda
Vaya a la pestaa Parmetros Fijos. Seleccione la celda del Smbolo de moneda local. Cargue el smbolo de moneda local. En caso de que tenga que presentar informes en una moneda extranjera: Seleccione la celda del Smbolo de moneda extranjera. Cargue el smbolo de moneda extranjera:

Tiene que cargar el smbolo/s de moneda por la siguiente razn: Para que el smbolo de moneda aparezca en el ttulo de todas las columnas que tienen montos:

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Banco y efectivo
Vaya a la pestaa Parmetros Fijos. Seleccione la celda de Banco que se ubica debajo del ttulo Nombres de los libros contables. Cargue el nombre de su Banco. Se suele usar el nombre Caja Chica para efectivo. En caso de que quiera un nombre diferente para efectivo (en vez de Caja Chica): Seleccione la celda de Efectivo. Cargue el nombre que quiere para efectivo:

Tiene que cargarlos por las siguientes razones: Para los ttulos de las hojas donde carga los recibos y pagos.

Para los ttulos de algunos de los informes financieros. (por ejemplo el informe Anlisis de los Recibos y Pagos).

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Cdigos
Vaya a la pestaa Parmetros Fijos. Cargue los cdigos y los nombres de las cuentas que corresponden a los cdigos (su plan de cuentas). Para cargar los cdigos y los nombres de las cuentas de sus recibos: Vaya a la seccin de la hoja: Plan de Cuentas: Recibos Para cargar los cdigos y los nombres de las cuentas de sus pagos: Vaya a la seccin de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

Tiene que cargar los cdigos y los nombres de las cuentas por las siguiente razones: Para la lista desplegable de los cdigos que aparece donde carga los cdigos para cada recibo y pago:

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Para el informe financiero Anlisis de los Recibos y Pagos:

Para el informe financiero Estado de Resultados:

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Descripciones
Vaya a la pestaa Parmetros Fijos. Cargue las descripciones habituales de sus recibos y pagos. Para cargar las descripciones habituales de sus recibos: Vaya a la seccin de la hoja: Descripciones: Recibos Para cargar las descripciones habituales de sus pagos: Vaya a la seccin de la hoja: Descripciones: Pagos Ejemplos de descripciones habituales para recibos: Nombres de clientes Nombres de donantes Ejemplos de descripciones habituales para pagos: Nombres de proveedores Nombres de empleados (salarios)

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Tiene que cargarlas por las siguiente razones: Para la lista desplegable de las descripciones que aparece donde carga las descripciones:

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Informe Financiero 1
Introduccin La hoja Informes Financieros 1 incluye los informes: Anlisis de los Recibos y Pagos Flujo de Caja Para configurar correctamente los informes de la hoja Informes Financieros 1 las siguientes pginas de esta seccin explican: En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta. Cmo configurar el informe para su tamao de papel.

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En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta Le recomiendo que oculte las filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta para mejorar la presentacin del informe: Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Anlisis de los Recibos y Pagos. Seleccione las filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta:

Desproteja la hoja Informes Financieros 1. Oculte las filas. Proteja la hoja Informes Financieros 1.

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Cmo configurar el informe para su tamao de papel La hoja Informe Financiero 1 se configur para el tamao de papel Carta. Si usa papel A4: Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Abra la ventana que configura la pgina o si tiene Excel 2007 / 2010 seleccione la ficha Diseo de pgina (icono Tamao). Cambie solamente el tamao de papel Carta a A4 usando la lista desplegable:

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Informe Financiero 2
Introduccin La hoja Informes Financieros 2 incluye los informes: Los estados de resultados mensuales El estado de resultados (ao a la fecha) comparado al presupuesto anual Para configurar correctamente los informes de la hoja Informes Financieros 2 las siguientes pginas de esta seccin explican: Cmo cambiar los ttulos de los meses de los estados de resultados mensuales. Cmo cambiar los ttulos del smbolo de moneda local al smbolo de moneda extranjera o viceversa. En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta. Cmo configurar el informe para su tamao de papel.

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Cmo cambiar los ttulos de los meses de los estados de resultados mensuales Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a los ttulos de los meses:

Para cada ttulo del mes que quiere cambiar: Seleccione la celda del mes. Use la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el mes o escrbalo directamente en la celda:

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Cmo cambiar los ttulos del smbolo de moneda local al smbolo de moneda extranjera o viceversa Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Seleccione la celda del smbolo de moneda que se ubica en la primera columna de los estados de resultados mensuales (Columna G). Use la lista desplegable que aparece en la celda para seleccionar el smbolo de moneda local o el smbolo de moneda extranjera que se cargaron en la hoja Parmetros Fijos:

Los otros ttulos del smbolo de moneda se cambian de acuerdo al smbolo de moneda que se seleccion en la primera columna de los estados de resultados mensuales (Columna G):

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En caso de que haya filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta Le recomiendo que oculte las filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta para mejorar la presentacin del informe: Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Seleccione las filas que no tienen un cdigo y nombre de la cuenta:

Desproteja la hoja Informes Financieros 2. Oculte las filas. Proteja la hoja Informes Financieros 2.

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Cmo configurar el informe para su tamao de papel La hoja Informe Financiero 2 se configur para el tamao de papel Carta. Si usa papel A4: Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Abra la ventana que configura la pgina o si tiene Excel 2007 / 2010 seleccione la ficha Diseo de pgina (icono Tamao). Cambie solamente el tamao de papel Carta a A4 usando la lista desplegable:

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Configuracin Avanzada

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Crear ms filas para cargar recibos y pagos


Para crear ms filas para recibos y / o pagos tiene que dar dos pasos: Paso 1: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos Paso 2: Configurar los informes financieros para las nuevas filas Paso 1: Crear las nuevas filas para cargar recibos o pagos Vaya a la hoja donde quiere crear ms filas para cargar recibos o pagos. Las hojas que tienen pestaas grises son las hojas para cargar los recibos y pagos: Banco Cargar Recibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar Recibos Efectivo Cargar Pagos Vaya a la ultima fila amarilla. Seleccione la ultima celda amarilla de las fechas:

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Desproteja la hoja. Inserte el nmero de las nuevas filas que necesita:

En la ultima fila seleccione la celda del nombre de la cuenta. Copie la celda del nombre de la cuenta:

Seleccione las celdas del nombre de la cuenta de las nuevas filas y pegue. Proteja la hoja.

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Paso 2: Configurar los informes financieros para las nuevas filas Tiene que configurar el informe financiero que muestra los detalles de los recibos o los pagos que se cargaron en la hoja donde insert las nuevas filas. Las hojas (pestaas verdes) que muestran los detalles de los recibos y pagos que se cargaron son las siguientes: Banco Detalles Recibos Banco Detalles Pagos Efectivo Detalles Recibos Efectivo Detalles Pagos Por ejemplo: Si insert nuevas filas en la hoja Banco Cargar Pagos tiene que configurar la hoja Banco Detalles Pagos para las mismas:

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Vaya a la ultima fila del informe. Seleccione la ultima celda de las fechas:

Desproteja la hoja. Inserte los mismos nmeros de las filas que se insertaron en la hoja para cargar los recibos o los pagos:

Seleccione la ultima fila del informe. Copie la ultima fila del informe.

Seleccione las nuevas filas y pegue. Proteja la hoja.

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Crear ms filas para los cdigos


Para crear ms filas para los cdigos tiene que dar tres pasos: Paso 1: Crear las nuevas filas para los cdigos Paso 2: Configurar Informes Financieros 1 Paso 3: Configurar Informes Financieros 2 Paso 1: Crear las nuevas filas para los cdigos Vaya a la hoja Parmetros Fijos. Si quiere crear ms filas para los cdigos de los recibos: Vaya a la seccin de la hoja: Plan de Cuentas: Recibos Si quiere crear ms filas para los cdigos de los pagos: Vaya a la seccin de la hoja: Plan de Cuentas: Pagos

Vaya a la ultima fila de los cdigos (recibos o pagos). Seleccione la ultima celda de los cdigos.

Desproteja la hoja. Inserte el nmero de nuevas filas que necesita para los cdigos. Proteja la hoja.

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Paso 2: Configurar Informes Financieros 1 Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Anlisis de los recibos y pagos. Vaya a la seccin del informe Recibos (si cre ms filas para los cdigos de los recibos). o Vaya a la seccin del informe Pagos (si cre ms filas para los cdigos de los pagos).

Seleccione la ultima celda de los cdigos de la seccin (recibos o pagos). Dicha celda se ubica dos filas arriba de la fila de los totales:

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Desproteja la hoja. Inserte los mismos nmeros de las filas que se insertaron para los cdigos en la hoja Parmetros Fijos (paso 1):

Seleccione la fila que est debajo de las nuevas filas. Copie la fila.

Seleccione las nuevas filas y pegue. Proteja la hoja.

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Paso 3: Configurar Informes Financieros 2 Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a la seccin del informe Recibos (si cre ms filas para los cdigos de los recibos). o Vaya a la seccin del informe Pagos (si cre ms filas para los cdigos de los pagos).

Seleccione la ultima celda de los cdigos de la seccin (Recibos o Pagos). Dicha celda se ubica dos filas arriba de la fila de los totales:

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Desproteja la hoja. Inserte los mismos nmeros de las filas que se insertaron para los cdigos en la hoja Parmetros Fijos (paso 1):

Seleccione la fila que est debajo de las nuevas filas hasta la columna de % Recibido / Pagado. Copie la fila:

Seleccione las nuevas filas hasta la columna de % Recibido / Pagado y pegue:

Proteja la hoja.

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Cambiar el nmero de posiciones decimales de 2 a 0


Si usa Excel Seleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el nmero de posiciones decimales que se muestran:

Desproteja la hoja. Pulse dos veces el icono que disminuye las posiciones decimales. Despus de pulsar el icono dos veces las posiciones decimales que se muestran cambiarn de 2 a 0:

Proteja la hoja.
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Si usa OpenOffice / LibreOffice Seleccione las celdas de montos donde quiere cambiar el nmero de posiciones decimales que se muestran:

Desproteja la hoja. Haga clic Men Formato. Seleccione Celdas... Aparece la ventana Formato de celdas. Seleccione la pestaa Nmeros. Haga clic en el cuadrito Formato de cdigo. Borre la siguiente parte del cdigo: .00 o ,00 * (*depende si su separador decimal es un punto o una coma)

Pulse Aceptar Proteja la hoja.

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Redondear (moneda extranjera)


Se puede cambiar cmo se redondean los montos de la moneda extranjera:

Cmo cambiar el redondeo: Vaya a la hoja Parmetros Fijos. Vaya a la seccin de la hoja Redondear (moneda extranjera) que se ubica debajo de la seccin Descripciones: Pagos. Seleccione la celda de Nmero de lugares decimales. Los montos de la moneda extranjera se redondearn al nmero de lugares decimales en esta celda:

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En la celda de Nmero de lugares decimales si carga: Un nmero mayor a cero, los nmeros calculados se redondean al nmero de lugares decimales especificado. El nmero cero, los nmeros calculados se redondean al nmero entero ms prximo. Un nmero menor que cero, los nmeros calculados se redondean hacia la izquierda del separador decimal.

Cmo deshabilitar el redondeo: Cargue el nmero: 15 en la celda de Nmero de lugares decimales. (Se debe a que Excel realiza clculos con una precisin de 15 dgitos significativos)

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Comienzo del mes

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Introduccin
Al comienzo de cada mes tiene que dar los siguientes pasos: Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior Paso 5: Cotizacin Para mayor informacin vaya a las siguientes secciones de este captulo que explican cada paso. Adems si el nuevo mes es el primer mes del ao contable tiene que dar tambin los pasos del nuevo ao (vaya al captulo Comienzo del ao).

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Paso 1: Crear un nuevo archivo para el nuevo mes


Abra el archivo del mes anterior.* (*a excepcin de la primera vez que usa el programa) Haga una copia del archivo para el mes corriente (Guardar como..). El nombre del nuevo archivo debe incluir el ao y el mes corriente. p.ej. Contabilidad Marzo 2011

Le recomiendo que tenga una carpeta electrnica para cada ao de la contabilidad y que guarde el nuevo archivo en la carpeta del ao que corresponde al nuevo mes:

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Paso 2: Borrar los recibos y pagos del mes anterior


Vaya a las hojas (pestaas grises) que tienen los recibos y pagos que se cargaron del mes anterior: Banco Cargar Recibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar Recibos Efectivo Cargar Pagos Borre los recibos y pagos que se ubican en las celdas amarillas:

Verifique que todos los recibos y pagos del mes anterior hayan sido borrados: Vaya a la hoja Informes Financieros 1 (Anlisis de los recibos y pagos). Verifique que los recibos totales y los pagos totales son iguales a cero.

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Asegrese que los Recibos totales estn en cero:

Asegrese que los Pagos totales estn en cero:

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Paso 3: Seleccionar el mes de contabilidad


Vaya a la hoja Parmetros Mensuales. Seleccione la celda de mes. Seleccione el mes de contabilidad usando la lista desplegable o escrbalo directamente en la celda:

Cada enero (el comienzo del ao): Seleccione la celda de ao. Cambie el ao al ao actual:

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Paso 4: Cargar los saldos del mes anterior


Vaya a la hoja Parmetros Mensuales. Vaya a la seccin de la hoja Saldos del mes anterior. Cargue los saldos del banco y efectivo del mes anterior:

Para encontrar los saldos transportes del banco y efectivo del mes anterior vaya a la hoja: Informes Financieros 1 (Flujo de Caja) del mes anterior.

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Paso 5: Cotizacin
En caso de que tenga que presentar sus informes financieros en moneda extranjera tiene que cargar la cotizacin para el mes: Vaya a la hoja Parmetros Mensuales. Seleccione la celda de la cotizacin. Cargue la cotizacin para el mes:

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Comienzo del ao contable

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Introduccin
Si el nuevo mes es tambin el primer mes del ao contable tiene que dar los siguientes pasos as como los pasos para el comienzo del mes: Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del ao anterior* Paso 2: Borrar el presupuesto anual del ao anterior* Paso 3: Cargar el presupuesto anual para el nuevo ao *a excepcin de la primera vez que usa el programa. Para mayor informacin vaya a las siguientes secciones de este captulo que explican cada paso.

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Paso 1: Borrar los estados de resultados mensuales del ao anterior


Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a las columnas de los estados de resultados mensuales. Borre los datos del ao anterior que se ubican en las celdas que tienen bordes:

Verifique que todos los datos de los estados de resultados mensuales del ao anterior hayan sido borrados: Vaya a la columna del Total (ao a la fecha). Verifique que haya no ningn monto en esta columna:

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Paso 2: Borrar el presupuesto anual del ao anterior


Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a la columna del Presupuesto Anual. Borre los datos de la columna que se ubican en las celdas que tienen bordes:

Rupert Parsons 2012

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Paso 3: Cargar el presupuesto anual del nuevo ao contable


Cargue los datos del presupuesto anual del ao contable actual:

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Registrar los recibos y pagos mensuales

Rupert Parsons 2012

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Introduccin
Se puede cargar los recibos y pagos en las hojas que tienen pestaas grises: Banco Cargar Recibos Banco Cargar Pagos Efectivo Cargar Recibos Efectivo Cargar Pagos Detalles de los depsitos a su banco Detalles de los pagos de su banco Detalles de los depsitos en efectivo Detalles de los pagos en efectivo

Cargue los siguientes detalles de cada documento financiero: La fecha La referencia El cdigo La descripcin El monto Lea la siguiente seccin Los detalles para registrar para mayor informacin.
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Los detalles para registrar


La fecha Escrbala directamente en la celda de fecha. Use el formato: dd/mm/aaaa* por ejemplo: 12/02/2011 (*Estados Unidos: mm/dd/aaaa). Para pagos: use la fecha del pago. Para recibos: use la fecha de la cobranza o la fecha del depsito en el banco.

La referencia Escrbala directamente en la celda de referencia. Use referencias que hacen que sea fcil de encontrar cualquier documento de respaldo. Ejemplos de referencias para recibos: Nmero de la factura Nmero del recibo Ejemplos de referencias para pagos: Nmero de la factura Nmero del cheque o se puede usar su propia referencia interna para recibos y pagos.

Rupert Parsons 2012

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El cdigo Use la lista desplegable que aparece en la celda de cdigo para seleccionarlo (no puede cargar el cdigo directamente en la celda):

Es posible que haya un espacio entre algunos de los cdigos si tiene ttulos para las cuentas

Despus de seleccionar el cdigo el nombre de la cuenta que corresponde al cdigo aparece. El nombre de la cuenta le ayuda a estar seguro que ha seleccionado el cdigo correcto:

La descripcin Use la lista desplegable que aparece en la celda de referencia para seleccionarla o escriba la descripcin directamente en la celda:

El propsito de la descripcin es especificar la informacin del recibo o pago. Ejemplos de descripciones apropiadas para recibos: Nombre de cliente Nombre de donante Ejemplos de descripciones apropiadas para pagos: Nombre del proveedor/a Nombre del empleado (para salarios)
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El monto Escrbalo directamente en la celda:

Para registrar el monto en los informes financieros tiene que seleccionar un cdigo. En caso de que se olvid de seleccionar un cdigo la palabra Cdigo? aparecer a la derecha del monto:

No inserte ningn separador de miles porque aparece automticamente despus de escribir el monto. Los montos aparecen a dos posiciones decimales (incluso si carga un monto sin decimales). Por ejemplo: Si tiene que cargar dos mil, escriba: 2000 (sin separador de miles). En la celda del monto lo siguiente aparecer: 2,000.00 (si en su pas el separador de miles es una coma y el separador decimal es un punto). 2.000,00 (si en su pas el separador de miles es un punto y el separador decimal es una coma). Si su moneda no tiene decimales puede cambiar el nmero de posiciones decimales que aparecen de 2 a 0 (para hacerlo vaya el captulo: Configuracin Avanzada Seccin: Cambiar el nmero de posiciones decimales de 2 a 0).

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Verificar los recibos y pagos

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Detalles de los recibos y pagos


Si quiere controlar cada uno de los detalles que se cargaron vaya a las siguientes hojas: Banco Detalles Recibos Banco Detalles Pagos Efectivo Detalles Recibos Efectivo Detalles Pagos Cada detalle tiene un cuadrito para poner una tilde () cuando el mismo se verifica correctamente:

Se puede poner la tilde () directamente en la pantalla: Seleccione el cuadrito de la columna V en el que quiere poner una tilde. Aparece una lista desplegable. Use la lista desplegable para seleccionar la letra a:

El texto se cambiar de una a a una tilde ():

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Conciliacin del efectivo


El efectivo (caja chica) debe ser contado por lo menos al fin de cada mes. El monto contado debe ser comparado al saldo del efectivo (caja chica) segn el programa contable al fin del mes. Para ver el saldo del efectivo (caja chica) segn el programa contable: Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Flujo de Caja (saldo transporte de efectivo / caja chica).

En caso de que se encuentre una discrepancia entre el monto contado y el saldo del efectivo segn el programa, la misma debe ser registrada as: Si el monto contado es menor que el saldo del efectivo la diferencia debe ser registrada en pagos (hoja Efectivo Cargar Pagos) como gasto no identificado. Asgnela a una cuenta apropiada, por ejemplo Faltante de Caja. Si el monto contado es mayor que el saldo del efectivo la diferencia debe ser registrada en recibos (hoja Efectivo Cargar Recibos) como ganancia no identificada. Asgnela a una cuenta apropiada, por ejemplo Sobrante de Caja. Las discrepancias deben ser reportadas al director.
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Conciliacin Bancaria
El saldo del banco segn el programa contable debe ser conciliado con el saldo segn el extracto bancario por lo menos al fin de cada mes. Este ejercicio se llama Conciliacin Bancaria. Para ver el saldo del banco segn el programa contable: Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Flujo de Caja (saldo transporte del banco):

Si se encuentra una diferencia entre el saldo del banco segn el programa contable y el saldo segn el extracto bancario, esta diferencia debe tener una explicacin. En la prctica, casi siempre toda o la mayor parte de la diferencia ser debida a los retrasos de tiempo, tales como: Recibos registrados en el programa pero que todava no aparece en los registros bancarios. Cheques girados por la organizacin pero que an no han sido cobrados por el proveedor. Sin embargo, es posible que parte de la diferencia sea debida a errores, tales como: Cargos bancarios y los intereses en el extracto que no han sido registrados en el programa. Errores en los registros de recibos y / o pagos que se cargaron en el programa. Errores del banco. Por lo tanto la Conciliacin Bancaria le ayuda a verificar los recibos y pagos. Vaya a la prxima pagina para ver un ejemplo de conciliacin bancaria ...
Rupert Parsons 2012 55

Ejemplo de conciliacin bancaria ( Mango 2005)

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Informes Financieros

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Los informes financieros que el programa puede generar


El programa puede generar los siguientes informes financieros: Detalles de las transacciones financieras Anlisis mensual de los recibos y pagos Flujo de caja mensual Estado de resultados mensual Estado de resultados (ao a la fecha) comparado al presupuesto anual Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos en forma grfica Le recomiendo que imprima estos informes al fin de cada mes. Para mayor ilustracin de cada uno de los informes vea las siguientes pginas de esta seccin...

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Detalles de las transacciones financieras Para ver e imprimir todos los detalles de las transacciones financieras vaya a las hojas: Banco Detalles Recibos Banco Detalles Pagos Efectivo Detalles Recibos Efectivo Detalles Pagos Tambin puede ver los detalles de los recibos y pagos por rubro. Para entender cmo hacerlo vaya a la seccin de este captulo: Detalles de las transacciones financieras por rubro

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Anlisis mensual de los recibos y pagos Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Anlisis de los Recibos y Pagos. Los recibos y pagos son analizados por rubro en moneda local y si quiere en moneda extranjera:

El informe calcula la diferencia entre los recibos y pagos:

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Flujo de caja mensual Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Flujo de Caja. El informe le muestra el saldo del banco y el saldo del efectivo. Tambin puede ver el total del flujo de caja total en moneda local y si quiere en moneda extranjera.

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Estado de resultados mensual Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Puede ver las tendencias de los recibos y pagos porque los estados de resultados mensuales se ubican uno al lado del otro. Para entender cmo prepararlo vaya a la seccin de este captulo: Cmo preparar el estado de resultados mensual

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Estado de resultados (ao a la fecha) comparado al presupuesto anual Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Las celdas de la columna Total ao a la fecha suman los datos de los estados de resultados mensuales. Si el presupuesto anual se carg, el informe muestra por rubro, la variacin del presupuesto y el porcentaje del presupuesto anual recibido o pagado. Las variaciones del presupuesto son las diferencias entre el presupuesto y los recibos y pagos reales. Si en la variacin del presupuesto se registra un monto positivo, la variacin es favorable y si en la variacin se registra un monto negativo, la variacin es adversa. Una variacin favorable significa que: El total de los recibos reales es mayor que el monto presupuestado o El total de los pagos reales es menor que el monto presupuestado Una variacin adversa significa que: El total de los recibos reales es menor que el monto presupuestado o El total de los pagos reales es mayor que el monto presupuestado

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El monto promedio mensual de cada rubro En la hoja Informes Financieros 2 se encuentra, a continuacin de las columnas de los informes mensuales, la columna Promedio. Esta columna calcula los montos promedios mensuales de cada rubro:

Los datos le podran resultar tiles para calcular el presupuesto para el ao siguiente. Para calcular los montos promedios correctamente vaya a la seccin de este captulo: Cmo calcular el monto promedio mensual de cada rubro

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Resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos Vaya a la hoja Grfico 1 o Grfico 2. Puede ver el resumen y tendencias mensuales de los recibos y pagos en forma grfica:

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Cmo preparar el estado de resultados mensual


Recibos Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Anlisis de los recibos y pagos. Vaya a la seccin Recibos. Seleccione los montos para recibos de la columna total (moneda local o extranjera) a excepcin de los siguientes: Recibos totales Transferencias entre el banco y efectivo Copie los montos seleccionados:

Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a la columna que corresponde al mes de la contabilidad. Seleccione la primera celda que tiene un borde de la seccin Recibos. Use Pegado especial (Valores) en Excel o Pegado especial (Nmeros) en OpenOffice / LibreOffice para pegar los montos seleccionados de la hoja Informes Financieros 1:

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Pagos Repita los pasos para los pagos: Vaya a la hoja Informes Financieros 1. Vaya al informe Anlisis de los recibos y pagos. Vaya a la seccin Pagos. Seleccione los montos para pagos de la columna total (moneda local o extranjera) a excepcin de los siguientes: Pagos totales Transferencias entre el banco y efectivo Copie los montos seleccionados. Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a la columna que corresponde al mes de la contabilidad. Seleccione la primera celda que tiene un borde de la seccin Pagos. Use Pegado especial (Valores) en Excel o Pegado especial (Nmeros) en OpenOffice / LibreOffice para pegar los montos seleccionados de la hoja Informes Financieros 1. Verificar el estado de resultados mensual Vaya a la seccin Diferencia entre recibos y pagos de la hoja Informes Financieros 2. Asegrese que la diferencia que se registr sea igual a la diferencia entre recibos y pagos segn el informe Anlisis de los recibos y pagos de la hoja Informes Financieros 1. Diferencia entre recibos y pagos (Informes Financieros 2):

Diferencia entre recibos y pagos (Informes Financieros 1):

Los montos deben ser iguales

En caso de que las diferencias no sean iguales investigue si copi y peg los montos correctamente
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Cmo calcular el monto promedio mensual de cada rubro


El monto promedio mensual de cada rubro le podra resultar til para calcular el presupuesto para el ao siguiente. Cmo calcularlo: Vaya a la hoja Informes Financieros 2. Vaya a la columna Promedio (a continuacin de las columnas de los informes mensuales). Ubquese en la celda debajo del ttulo Promedio. Seleccione, usando la lista desplegable, el nmero que corresponde al nmero de los informes mensuales que se cargaron en esta hoja:

(El monto total de cada rubro se dividir por el nmero seleccionado para calcular el promedio). Para ilustrarlo tome como ejemplo el caso de 3 informes mensuales que se han cargado en la hoja Informes Financieros 2:

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En este caso, tiene que seleccionar el nmero 3, usando la lista desplegable, en la celda debajo del ttulo 'Promedio', porque hay 3 informes mensuales:

Despus de seleccionarlo aparecer lo siguiente (de 3 meses):

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Detalles de las transacciones financieras por rubro


Puede ver los detalles de las transacciones de cada rubro. Para ilustrarlo tome como un ejemplo el total Gs. 349.000 para combustible y lubricantes en el informe Anlisis de Recibos y Pagos de la hoja Informes Financieros 1:

En el ejemplo el total para combustible y lubricantes se ubica en el anlisis de pagos de Banco. Para ver las transacciones del total tiene que ir a la hoja Banco Detalles Pagos. En esta hoja puede ver las transacciones de cada cdigo (por ejemplo combustible y lubricantes) as como todas las transacciones. Cmo ver las transacciones de cada cdigo: Ubquese en la celda del ttulo para los cdigos. La celda tiene una lista desplegable. Seleccione el cdigo que quiere, usando la lista desplegable:

Aparecen solamente los detalles de los recibos o los pagos del cdigo seleccionado (en el caso del ejemplo: combustible y lubricantes):

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Despus de seleccionar el cdigo, el monto Pagos totales que se registra en el informe ahora corresponde al monto que se registra para el mismo cdigo en el informe Anlisis de Recibos y Pagos (Informes Financieros 1). Para ilustrarlo en el caso del ejemplo, despus de seleccionar el cdigo para combustible y lubricantes, el monto Pagos totales registra Gs. 349.000. Este monto corresponde al monto que aparece en la columna de Banco del informe Anlisis de Recibos y Pagos para combustible y lubricantes:

Para mostrar de nuevo todos los detalles, seleccione en la lista desplegable Todas (si usa Excel) o Todo (si usa OpenOffice / LibreOffice):

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Para Mayor Informacin

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En caso de que necesite mayor informacin de contabilidad le recomiendo que descargue el manual gratis: Gestin Financiera Prctica para ONG's Para descargarlo haga clic en el enlace que est de abajo: http://www.mango.org.uk/Guide/CourseHandbook En la pgina web que aparecer seleccione: Mangos FM1 Course Handbook in Latin American Spanish

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