Desarrollo de un Software para Disear Sistemas de Gestin Ambiental Autor: Dominique Senler, Ingeniera de Ejecucin en Ambiente.

Este paper resume los trabajos realizados por Dominique Senler en las oficinas de TGT.

El software aqu expuesto permite planificar y controlar las siguientes fases propias del desarrollo de todo SGA: Fase I: Compromiso y Poltica Ambiental Para lograr una Poltica Ambiental acorde a la organizacin, la Alta Gerencia debe designar responsables de elaborar un compromiso basado en los costos de beneficios de implementar un SGA basado en la norma ISO 14001:2004. Se debe considerar los principios de Mejora Continua, Prevencin de la Contaminacin, Cumplimiento de la Normativa Ambiental, Desarrollo Sustentable y Buenas Relaciones

Publicas. Antes de redactar el documento definitivo, se deben realizar dos diagnsticos a la organizacin. En primer lugar un Revisin Ambiental Inicial, la cual si bien no es requisito de la norma, se sustenta con la norma ISO 14004 en su requisito 4.1.4. La RAI entrega una visin global de las fortalezas y debilidades de la organizacin en el rea ambiental, ya que muestra el estado inicial de la organizacin. Para desarrollar esta revisin es necesario que la Alta Gerencia designe responsables que sean competentes en temticas ambientales para que puedan evaluar los procedimientos o practicas ambientales preexistentes en la organizacin, Es necesario que los responsables sean capaces de identificar los aspectos ambientales significativos que afectan a la organizacin, los requerimientos legales y otras normativas, como tambin evaluar los pasivos ambientales previos y los registros de emergencia pasados, para desarrollar un documento consolidado, denominado

Informe de la Revisin Ambiental Inicial. En segundo lugar se debe realizar el Gap Analysis o Anlisis de Brecha, el cual mide la diferencia que existe entre los requerimientos de la norma y lo existente dentro de la organizacin. La poltica Ambiental de la organizacin es un documento nico, claro que describe la declaracin de compromisos y principios de accin ambiental que la Alta Gerencia apruebe. Como consecuencia de esta declaracin, se deben establecer los objetivos y metas ambientales, que planteen la lnea de accin para lograr un proceso de mejoramiento continuo. Para que estos se lleven a cabo se deben establecer responsables, plazos y recursos, los cuales deben establecerse mediante un documento estratgico llamado Programa de Gestin Ambiental. Fase II: Implementacin y Operacin La Alta Gerencia debe destinar recursos (econmicos, humanos, tecnolgicos y formativos).

Se deben designar responsables para desarrollar funciones dentro del SGA, lo cual se detalla mediante una Matriz de Responsabilidad, la cual debe ser comunicada a toda la organizacin y a los que trabajen en su nombre (contratistas, proveedores, clientes, etc.) Para obtener una optima implementacin de un SGA en la organizacin es necesario que esta elabore un Plan de Formacin y Capacitacin que permita formar conscientemente sobre temticas ambientales a los miembros de la organizacin. Derivado de la identificacin de aspectos ambientales significativos, el equipo de trabajo del SGA debe determinar cules son las prioridades dentro de este plan. La organizacin debe establecer vas de comunicacin (interna y externa) para asegurar que la informacin relacionada con sus aspectos ambientales significativos y el SGA se transmitan adecuadamente a todas las partes interesadas. Para una ordenada y correcta operacin del

SGA es necesario documentar para poder entender su funcionamiento y es testimonio de que las operaciones son consistentes con los objetivos y metas ambientales planteadas para la organizacin, debe permitir que las partes externas a ella (auditores externos) puedan certificar el correcto funcionamiento del SGA bajo norma ISO 14001:2004. La documentacin explica y describe la gestin ambiental de la organizacin, y su base es la descripcin de los elementos del SGA y su interaccin, adems de todos los documentos relacionados a sus procesos. Es necesario elaborar un Manual del SGA, Procedimientos, Instructivos de trabajo, formatos y otros documentos, como tambin elaborar registros. Es necesario mantener controlada esta documentacin, con el objetivo de que cualquier tipo de informacin relevante este ubicable y disponible en cualquier situacin y retirar o identificar en forma adecuada la informacin obsoleta para no hacer mal uso de ella.

Para tener una coherencia entre la poltica ambiental de la organizacin y el logro de sus objetivos y metas ambientales propuestos, es indispensable llevar un control, es as como se debe considerar la documentacin generada para identificar y controlar las actividades dentro de la organizacin que estn asociadas con los aspectos ambientales significativos, esto es el Control de Operaciones. La organizacin debe reducir el potencial de ocurrencia de accidentes o de situaciones de emergencia que signifiquen un impacto al medioambiente, mediante una planificacin que minimice los daos y proteja a los miembros de la organizacin y la comunidad cercana a ella. Fase III. Verificacin. La organizacin debe establecer y mantener actualizados procedimientos para controlar y medir de forma peridica las principales caractersticas de sus actividades, productos o servicios que pueda causar un impacto ambiental significativo.

Para dar conformidad al requisito 4.5.2 de la norma ISO 14001:2004, la organizacin debe elaborar procedimientos que le permitan evaluar el cumplimiento de la normativa ambiental vigente asociada a sus actividades productos o servicios, segn el registro de normativa ambiental disponible en la organizacin. Tambin es necesario evaluar el cumplimiento de los requisitos voluntarios adquiridos por la organizacin. Si el SGA no funciona segn los requisitos de la norma ISO 14001:2004, se debe a que en ocasiones se producen fallas por diversas razones: cambio o falla en las instalaciones, errores humanos, cambio en la organizacin, mal manejo del control operacional, etc. Cuando alguna de estas situaciones ocurra la organizacin por medio de su SGA debe registrar y tomar las medidas necesarias para corregir dichas situaciones. Para dar conformidad al requerimiento 4.5.4 de la norma ISO 14001:2004 es necesario saber que los registros son la evidencia de la evolucin del SGA y son

una fuente de informacin del desempeo ambiental de la organizacin. La organizacin debe disponer de procedimientos claros y precisos para la identificacin, conservacin, orden y eliminacin de los registros del SGA. La auditora es una herramienta que permite evaluar de forma objetiva, peridica y documentada el desempeo de la organizacin en relacin a su gestin ambiental. Su objetivo es verificar si la organizacin da conformidad a los requerimientos establecidos en su SGA bajo norma ISO 14001:2004, entregando informacin global acerca de la evolucin del sistema implementado, lo que permite detectar las deficiencias de este y evidencie las oportunidades de mejora del mismo. Fase IV: Revisin por la Alta Gerencia La revisin del Sistema Gestin Ambiental de la organizacin garantiza un mejoramiento continuo, ya que considera el cambio en las necesidades de la organizacin y se preocupa de que esta

responda a los objetivos y metas ambientales propuestos y a las demandas ambientales de la comunidad de la forma ms adecuada. Favorece que la gestin ambiental sea efectiva y permite detectar las acciones o procedimientos que no son adecuados para el logro de los objetivos y metas ambientales, o para el control de los procedimientos y actividades importantes en materia ambiental para la organizacin. Fase V: Certificacin La ltima etapa que tiene un SGA implementado por una organizacin bajo la norma ISO 14001:2004 es certificarse. Segn la ISO, el trmino certificacin se refiere a las garantas escritas entregadas por un organismo externo (certificador) e independiente que audita el SGA de la organizacin y verifica que el SGA se ajuste a los requerimientos especificados en la norma ISO 14001:2004.

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