Unidad 2. Relaciones Publicas.

Relaciones pblicas internas Las relaciones pblicas internas, constituyen una parte importante en toda empresa, para el buen funcionamiento de los planes y objetivos; ya que al haber una buena comunicacin dentro de la organizacin, se dirigen de mejor manera los recursos, y existe una mejor coordinacin en las actividades. Relaciones pblicas externas Las relaciones pblicas externas, tambin son importantes, principalmente el pblico de la empresa, ya que son ellos los que deciden si una empresa es buena o no. Tambin los proveedores constituyen un punto importante, ya que son los que ofrecen el punto de partida para la produccin de bienes y servicios.

La situacin presente con el personal y como mejorarla. . Primer Sondeo: Se busca encontrar los problemas que aqueja al grupo de trabajadores de manera general, demostrando inters por resolverlos de manera rpida. Para llevar a cabo este primer sondeo se deben de seguir ciertas recomendaciones como: - No es necesario preocuparse por la cantidad de empleados a entrevistar, debe quedar claro que los entrevistados deben de pertenecer a los diferentes departamentos o reas dentro de la empresa. - Se deben de incluir preguntas abiertas. - Dejar en claro a los empleados que sus nombres no sern revelados para que no exista el temor a represalias. - Todo lo comentado o respondido por los empleados se debe de transcribir tal y como lo dijeron.

Luego de la obtencin de la informacin, sta debe ser cuidadosamente tabulada y analizada.

b. Segundo Sondeo: En caso de que sea necesario un segundo sondeo, esta vez los objetivos, la muestra y el cuestionario debern estar bien definidos. Estas son algunas recomendaciones: - En este caso si se realizarn preguntas cerradas para una mejor precisin a la hora de la respuesta del empleado como en el anlisis de las respuestas.

- A parte, de las preguntas cerradas se recomienda que el entrevistado coloque algn comentario para enriquecer la informacin obtenida. - No es conveniente realizar un cuestionario extenso. - Cuando el personal de la empresa es numeroso se recomienda limitar el nmero de personas que se entrevistar. - Los cuestionarios deben ser llenados de preferencia por el entrevistador. INFORMACION PARA EL PERSONAL Toda empresa, para una buena gestin, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Aplicar, despus, todos los recursos humanos, materiales y econmicos necesarios para conseguir alcanzar esos objetivos fijados. Por tanto, la comunicacin interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuales son esos planes, esos objetivos a alcanzar y su grado de participacin y esfuerzo en esa tarea. Si no existe comunicacin interna o sta no es la adecuada, el personal no sabr a donde se dirige el barco, la ruta a seguir y que se espera aporte cada cual. Esta situacin, normalmente, inviabilizar los planes y oscurecer los objetivos a alcanzar. La Direccin debe mantener canales abiertos de esa comunicacin para informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos, relativos a sus planes, objetivos y acciones a realizar a su personal. Tambin, debe de utilizar esos cauces o canales de comunicacin para conocer, informarse, pulsar las opiniones y sugerencias de su personal. Despreciar en la realidad esta faceta de la comunicacin interna de abajo hacia arriba en los organigramas de la empresa, es despreciar una herramienta siempre de utilidad. El personal, tiene mucho que recibir en cuanto a informacin y datos, pero tambin tiene mucho que aportar en informacin, opiniones y sugerencias de todo tipo. Aunque sea vlido para cualquier tipo de reunin en el marco de la gestin de una empresa, en concreto en el mbito de la calidad y del Sistema de Gestin de la Calidad, deben ser objeto de comunicacin interna bidireccional: la poltica de la calidad los objetivos de la calidad establecidos los requisitos de la calidad a cumplir por la empresa los logros y metas alcanzados

los resultados obtenidos en los indicadores establecidos Cules pueden ser los canales o actividades que promueva la Direccin de una empresa para mantener una buena comunicacin interna? Habr tantos como la imaginacin de esa Direccin y estructuras de mando pueda aportar. Pero, a modo de sntesis de lo ms habitual, podemos considerar las siguientes: A) REUNIONES EN GRUPO Una reunin, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa, bien sea especficamente convocada para comunicar, es un foro abierto siempre a la informacin, al debate y a la exposicin de las opiniones de los asistentes. Cuando se utiliza para la comunicacin interna, permite: planificarla adecuadamente reunir a varias personas a la vez escoger selectivamente a los asistentes exponer claramente los mensajes dar todas las aclaraciones adecuadas de la informacin a transmitir adecuar el nivel de la informacin a los asistentes graduar la informacin transmitida de acuerdo con la asimilacin de los asistentes formular preguntas verificar la buena comprensin de las informaciones transmitidas evaluar el nivel de percepcin de la informacin transmitida chequear el grado de aceptacin y la reaccin de los asistentes posibilitar modificaciones o ampliaciones de la informacin transmitida a instancia de los asistentes gran flexibilidad en la exposicin recibir, sobre la marcha, comentarios, sugerencias y opiniones de los asistentes motivar colectivamente aglutinar a los asistentes alrededor del mensaje potenciar el liderazgo de la direccin Las reuniones requieren siempre una preparacin previa, que permita a quienes la van a dirigir o moderar, obtener la mxima eficacia de ellas. B) REUNIONES INDIVIDUALES

Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la direccin de la empresa con algn empleado, o de mandos intermedios con sus subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicacin interna. Se puede decir que es en este terreno en el que se juega la autntica y diaria comunicacin bidireccional de la empresa. Cuando esos cauces se ciegan, por cualquier causa que provoque incomunicacin total o parcial, la vida de la empresa se resiente. Este hecho es mucho ms frecuente de lo que parece. En muchas empresas, el carcter y la personalidad de directivos y mandos intermedios, su estilo de direccin y mando, su desconocimiento de la importancia de la comunicacin hace que no estn suficientemente abiertos los canales con la parte del organigrama que cuelga de ellos. Y esto es siempre un perjuicio para la empresa, suficientemente reconocido en la actualidad. La reunin individual permite: personalizar la informacin a transmitir matizar y cribar ms o menos la informacin la mxima flexibilidad en la comunicacin escuchar al interlocutor conocer sus opiniones y sugerencias poder hablar con mayor libertad sobre el impacto de la informacin C) PUBLICACIONES INTERNAS Si una empresa cuenta con una revista o boletn peridico interno, puede aprovecharlo como cauce de comunicacin de aquella informacin, derivada de SU gestin, que a la Direccin interese transmitir. Es un vehculo unidireccional, de arriba abajo. Una publicacin interna se caracteriza por: lo que est escrito puede releerse y comprender mejor se puede guardar para consultar en cualquier momento solo se informa cada cierto tiempo, de acuerdo con la periodicidad de la publicacin existe una gran limitacin de espacio no toda la informacin que quiera dar la Direccin es publicable la informacin ha de ser unica y la misma para todos puede trascender al exterior de la empresa sin control

permite fotografas, grficos y un diseo ms atractivo para el lector se puede captar bien su atencin corre el riesgo de no ser leida D) CIRCULARES INTERNAS La circular interna de la empresa, entendida como un escrito o memorandum en el que la Direccin comunica algo a todo el personal o una parte del mismo, es relativamente frecuente en empresas grandes. No se utiliza prcticamente en las PYMES. Es tambin nicamente unidireccional de arriba abajo. Plantea los siguientes aspectos: tiene las ventajas de permanencia ya citadas, del material escrito se puede leer y releer se puede guardar ordenadamente y encarpetar se puede distribuir a aquellas personas de la organizacin que interese a la Direccin la informacin que se da est estudiada y pensada es una informacin, ms o menos concreta, y limitada se corre el riesgo de que no la lea aquel a quien se dirije puede no ser correctamente entendida o comprendida da un sentido de autoridad y obligatoriedad al cumplimiento cuando se requiera es ms formal permite un estudio reposado por parte del que la recibe E) TABLN DE ANUNCIOS Se considera as a aquellos existentes en muchas empresas, estratgicamente colocados para poder ser ledos, en los que la Direccin de la empresa coloca escritos, cuadros, grficos, fotografas, carteles o similares. En todo caso, se trata de lugares de visualizacin y lectura de informacin facilitada por la Direccin. Es un sistema de informacin unidireccional descendente. Sus caractersticas son: limitado al tabln o tablones que se hayan colocado limitado por su mejor o peor ubicacin fsica limitado por el tamao del tabln y espacio de que disponga permite colocar informacin escrita o grfica de todo tipo

salvo que exista cristal protector, el material colocado puede deteriorarse con el tiempo o ser roto, cortado o escrito por cualquiera exige detenerse a ver o leer y por tanto estar a la vista de otros provoca cierta reticencia a detenerse a leer. en muchas empresas, nadie acude ya a ello puede saturar por exceso de cosas colocadas, por obsolescencia de las mismas,etc con frecuencia, se colocan cosas encima de las ya existentes requiere una supervisin de su operatividad la informacin ha de ser dirigida a todos F) CARTELES Se trata de elementos grficos de informacin de alguna cuestin concreta, ms o menos puntual, dotada de un diseo que pretende atraer la atencin del personal de la empresa, para que ste capte, en forma de mensaje, dicha informacin. En consecuencia, es utilizable para cuestiones muy concretas, de inters general, normalmente del tipo de anuncio de algo o de alguna campaa sobre algun aspecto o cuestin interno o externo a la empresa. La informacin es unilateral y descendente. Sus caractersticas bsicas son: es un elementos apto como sensibilizador de alguna cuestin sirve para transmitir algo muy concreto est muy supeditado, en su eficacia, al diseo y elementos grficos y de color que contenga. se hace obsoleto enseguida y deja de llamar la atencin pronto una parte del personal no lo lee o no le presta atencin la informacin es general es muy limitado en sus posibilidades bueno como elemento de apoyo en una campaa G) VIDEOS Se trata de producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa para transmitir informacin, aprovechando las posibilidades de estos medios. Estas informaciones pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, productos o servicios o pueden ser formativas. En el caso de videos para informacin, ms o menos amplia, acerca de la empresa y sus

realizaciones, actividades o productos, la informacin es generalmente externa, pensada para el cliente o para un tercero externo. Cuando se plantean videos para desarrollar un plan deformacin del personal, en cualquiera de las reas de la empresa, s cabe incidir en algunos aspectos de la comunicacin interna. Se puede transmitir en el programa formativo desarrollado en el video aquella informacin que la Direccin considere relevante. El video como elemento pura e intencionadamente informativo, en sentido unilateral y descendente, se utiliza para presentaciones a determinado personal de la empresa de diversos aspectos de la marcha econmico- financiera, de nuevos productos o servicios, de la implantacin en el mercado y cuotas de mercado, sobre la competencia y sus posicionamientos, etc. En este caso, s puede considerarse como un elemento de apoyo a la comunicacin interna, utilizado en reuniones, convenciones, jornadas o asambleas. Entre sus caractersticas estan: tiene un coste superior a otros medios de comunicacin est muy supeditado, en su eficacia, a su buena elaboracin, fotografa o diseo, textos y contenidos verbales,duracin, calidad de imagen y sonido,etc. requiere un tiempo de preparacin y elaboracin. es factible su uso en grandes grupos o pequeos grupos, incluso individualmente. capta mejor la atencin que en una conferencia o exposicin personal del tema su uso abusivo puede cansar a los asistentes es ms fcil desconectar del tema al asistente se puede guardar y volver a poner cuando se precise se puede hacer obsoleto por antigedad de la informacin o por haberlo visto ya el personal. como elemento de apoyo en formacin es de gran utilidad y eficacia, incluso para tareas o trabajos manuales. H) ENCUESTA A LOS EMPLEADOS Es un elemento de comunicacin interna unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinin de los empleados sobre algun aspecto de la gestin de la empresa o de sus actividades o procesos e, igualmente, recibir sugerencias de stos. Es una forma de comunicacin interna cada da ms utilizada, aunque en muchas ocasiones mas formal que intencionadamente. Todava existen muchos directivos y mandos intermedios que no

creen en absoluto en su eficacia o desconfian de estas encuestas. En cierto modo, son temidas por la escala de mandos que puede ver en ellas un peligro para su status y prestigio dentro de la empresa. Sus principales caractersticas son: es una de las formas de obtener informacin de abajo a arriba permite el anonimato en las respuestas, si as se desea las preguntas pueden estar bien pensadas y estructuradas unas preguntas mal planteadas inutilizan la encuesta cabe la respuesta incierta o falsa, en el sentido de contestar arbitrariamente o intencionadamente al revs de lo que se piensa permite cuantificar las respuestas y hacer seguimientos y comparaciones no gusta a muchos directivos y mandos intermedios la informacin obtenida es limitada y ha de ser bien analizada las conclusiones a sacar de las respuestas han de obtenerse con prudencia permite que los empleados manifiesten cuestiones que no haran en otro caso, bien por no tener oportunidad de hacerlo o bien por su carcter escrito y annimo las opiniones y sugerencias pueden ser muy subjetivas e incluso adolecer de cargas emocionales o de simpata/antipata requieren explicacin previa de cmo se cumplimenta y qu se pretende el empleado se puede sentir ms til y que se cuenta con su participacin es preciso que se vea, despus, que opiniones y sugerencias han servido para algo o se han tenido en cuenta I) BUZN DE SUGERENCIAS Utilizado en bastantes ocasiones para diversas cuestiones en la vida de la empresa. Si se usa para recabar opiniones y sugerencias de los empleados se estara usando para la comunicacin unidireccional ascendente. Sus caractersticas bsicas son: permite su ubicacin solamente en uno o varios puntos de la empresa suele ser poco utilizado cae en desuso pronto, al acostumbrarse el personal a ver los buzones all hay un cierto sentido del ridculo y de respetos humanos hacia el utilizarlos se usan ms para la protesta o la crtica negativa que para lo positivo tericamente, es un buen elemento de participacin, tanto annima como firmada

requiere leer todas las aportaciones y hacrselo saber al interesado para que no se sienta defraudado carece de sistemtica en la informacin recibida J) CORREO ELECTRNICO En aquellas empresas con utilizacin masiva de ordenadores, es cada vez ms frecuente el establecimiento de direcciones de correo personalizadas a diversos mandos y empleados de la empresa. Tambin, se extiende el uso del establecimiento de foros de opinin o debate, buzones de sugerencias y similares, dentro del sistema informtico de la empresa, para abrir vas de comunicacin bidireccional, ascendente y descendente, entre la Direccin y los empleados. En todos estos casos, el acceso ms o menos reciente a estas nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin esta propiciando un uso masivo. Entre las caractersticas de este apartado destacamos: buena herramienta de comunicacin en ambas direcciones permite dar entrada a su uso selectivamente, a quien la Direccin desee. se pueden establecer, mediante claves de acceso y restricciones, niveles diferentes de posibilidades de informacin. permite toda clase de cruces de comunicacin horizontal y vertical, individualizada o de grupos tiene las ventajas de la comunicacin escrita en cuanto a redaccin pensada o estructuradas, relectura y archivo permite una rapidez total en la distribucin de la informacin que puede ser en tiempo real se puede obtener respuesta, comentarios o nueva informacin de forma casi inmediata permite su uso sin separarse del puesto o mesa de trabajo requiere formar al personal en la utilizacin del ordenador y el correo electrnico permite combinar texto escrito con grficos y fotografas permite remitir juntamente con el texto del correo archivos adjuntos con toda clase de informacin se puede contrastar la recepcin de aquellos a quienes va dirigida la informacin un inconveniente sera que el nmero de e- mail recibidos por los usuarios del sistema informtico en la empresa sea muy elevado e intil o no deseado, en gran parte, lo que dificultara la recepcin y lectura de la informacin de valor y aburrira al personal en su uso

hay que dosificar la informacin a lo estrictamente necesario, ya que recepcin no significa lectura ni captacin de la misma K) VIDEOCONFERENCIA La videoconferencia permite que varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real. Su principal ventaja es posibilitar esas reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en la trabajo de cada uno de los asistentes. Como las tcnicas audiovisuales y de comunicaciones estn avanzando cada da ms, es posible obtener buenos niveles de imagen y sonido en la utilizacin de las video conferencias. Es una tcnica de aplicacin para la comunicacin interna de la empresa en sentido bidireccional, ascendente y descendente, as como horizontal. Sus principales caractersticas son: requiere el equipo de videoconferencias y por tanto tiene el coste de la inversin correspondiente tiene, adems, el coste de la conexin telefnica derivado del tiempo de su utilizacin. es muy atractivo, por ahora, para los asistentes por lo novedoso del sistema y la facilidad de su uso en cualquier momento requiere coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el sitio o ubicacin prevista en ocasiones, la imagen no es buena lo que desanima de su uso o permite desconectar de la informacin que se recibe permite debatir o discutir cuestiones diversas con el grado o nivel de intensidad y duracin que se precise se puede seleccionar a los asistentes es motivadora para la intervencin y la atencin o escucha activa su uso excesivo en duracin o nmero de veces de empleo puede causar cansancio y prdida de eficacia, adems de interrumpir el trabajo de los asistentes en exceso K) PAGINA WEB O PORTAL EN INTERNET Si bien una pgina web o un portal en internet es, por naturaleza, abierto a todo el mundo que

accede a este medio, puede ser utilizada para la comunicacin interna en la empresa. Esta podr ser restringida a travs de claves de acceso o abierta a todo el que quiera entrar. En el caso de que se utilice, entre otras cosas, para comunicacin interna se dar al personal la posibilidad de acceso a contenidos informativos acerca de la empresa y su gestin, resultados, productos o actividades, etc. En este caso las caractersticas son: permite ofrecer una informacin estudiada y estructurada permite seleccionar por niveles en base a claves de acceso permite combinar contenidos escritos o de texto, con grficos y fotografas al ser muy novedoso, por ahora, propicia su uso por parte del personal la informacin est solo disponible para aquellos que dispongan de ordenador la informacin puede permanecer en la pgina o portal el tiempo que se desee. si no se actualiza los contenidos informativos pueden perder vigencia y hacerse obsoletos no se puede asegurar que todo el personal deseado accede o lee y visualiza la informacin permite el archivo de la informacin por el usuario exige que el personal tenga mentalidad de usuario de ordenador, por lo que existen personas en la organizacin a las que ser difcil su uso, pudiendo quedar fuera de los circuitos de informacin es muy flexible de cara a los contenidos de la informacin, vale para todo puede llevar a prdidas de tiempo del personal en su trabajo, en funcin de su responsabilidad personal, dado que es fcil dejarse llevar por el afn de conocer y sabe cosas externas o ajenas a la empresa y perder tiempo de trabajo admite la participacin activa de todos los usuarios de la empresa, mediante opiniones, sugerencias y aportaciones de todo tipo. RELACIN DE LAS FUNCIONES DE RELACIONES PBLICAS Y LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Funciones Es por eso que las podemos dividir en; internas que son las que estan dirigidas al personal de la empresa o institucin, otro tipo son las mixtas diseadas a los proveedores y distribuidores de la compaa y las externas que son las que suelen ser confundidas ms con la publicidad porque son dirigidas al pblico consumidor, sociedad en general, autoridad y gobierno. Pero toda actividad de relaciones pblicas tiene como finalidad principal la gestin de la comunicacin integral de las organizaciones, mediante el desempeo de las siguientes funciones:

Gestin de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institucin y que stos a su vez conozcan las polticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce.

Gestin de las comunicaciones externas: Toda institucin debe darse a conocer a s misma y a su accionariado. Esto se logra a travs de la vinculacin con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicacin. Funciones humansticas: Resulta fundamental que la informacin que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del pblico es la que permite el crecimiento institucional. Anlisis y comprensin de la opinin pblica: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones pblicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinin pblica para ordenar el caos en que est inmersa. Es esencial comprender a la opinin pblica para poder luego actuar sobre ella. Las relaciones pblicas constituyen una funcin asesora que tendr a su cargo la fijacin de la poltica general de la empresa y, por ende, su ubicacin se encuentra al lado de la presidencia o de la gerencia general. La empresa debe ser considerada por lo tanto como una entidad econmica a producir bienes y servicios, utilizando todos los recursos disponibles, en el cual sus integrantes, o sea, sus recursos humanos, cualquiera sea su nivel o jerarqua dentro de la misma, obtenga su ms amplio y total subdesarrollo y desenvolvimiento.

La Empresa Moderna debe sentir las exigencias de la Opinin Pblica, comprender sus problemas, no debe apartarse de estos y colaborar a resolverlos, pero tambin debe buscar la forma de hacerse interpretar por las distintas categoras de pblicos a fin de evitar que se creen prejuicios, opiniones errneas y antagonismos.La Empresa que acta en el seno de la sociedad no puede aislarse porque debe crear para vivir una infinidad de tratos que se definen como una responsabilidad social implcita en las exigencias del vivir en comn.

Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: El trabajo de todo relaciones pblicas debe tener una slida base humanista con formacin en psicologa, sociologa y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas. RELACIONES CON LOS ACCIONISTAS, INVERSIONISTAS EINSTITUCIONES FINANCIERAS

Los accionistas suelen recibir la publicidad, pero constituyen una audiencia de gran importancia a la que hay que llegar a veces con mensajes especficos; y eso se puede hacer mediante una publicidad selectiva, y utilice correo directo, juntas de accionistas, las recepciones e informes de la sociedad.

Los programas de relaciones con los consumidores deben ser muy activos para asegurar que estn satisfaciendo las necesidades de las personas a las que sirven. Esto quiz signifique ampliar los horarios de servicio al cliente, iniciar nuevos proyectos de investigacin, explotar otras salidas de comunicacin, reposicionar una marca, crear un nuevo empaque e infinidad de consideraciones ms Con frecuencia, la unidad de relaciones con los consumidores est ligada al departamento de relaciones pblicas de la organizacin. Esta conexin es natural, dado que los consumidores son uno de los pblicos que los publirrelacionistas han tenido tradicionalmente.

El principal postulado de la defensa de los consumidores es que carecen de informacin adecuada y suficiente para tomar decisiones de compra. La complejidad del sistema de las empresas y la proliferacin de productos contribuyen a esta dificultad, pero muchos problemas de los consumidores se derivan del uso indebido o mantenimiento incorrecto de los productos. Un cliente satisfecho se lo dir de 5 a 8 personas ms, pero los clientes insatisfechos o molestos llevan sus quejas a foros pblicos, como los sitios Web, los programas de opinin y otros medios, adems de informrselo de 10 a 16 amigos y conocidos.

PRECEPTOS BASICOS PARA LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES

Tener en cuenta los puntos de vista de los clientes. Ser veraz en la comunicacin con los clientes. Atender invariablemente con esmero a los clientes.

INFORMACION QUE SE DEBE OBTENER DE LOS CLIENTES

Para conocer los puntos de vista de los clientes en cuanto a su opinin o imagen de la organizacin en general, se pueden emplear diversos medios; los principales son: Encuestas de opinin. Anlisis de las reclamaciones o quejas de los clientes, y Los buzones de sugerencias especiales para clientes.

INFORMACION QUE SE DEBE PROPORCIONAR A LOS CLIENTES

Informacin con respecto a lo que es la organizacin.

Informacin referente a la contribucin de la organizacin al desarrollo y bienestar de la comunidad. Informacin sobre mejoras de la organizacin.

MEDIOS DE COMUNICACIN CON LOS CLIENTES

Publicidad institucional. Publicaciones privadas y folletos. Visitas a la organizacin. Exposiciones.

Existen ciertos departamentos o divisiones de la organizacin que tienen un mayor contacto con los clientes actuales y potenciales, y cuyas actividades, por tanto, pueden influir en la imagen que de ella se formen los componentes de este pblico. Los mencionados departamentos debern recibir asesora de relaciones pblicas para la realizacin de aquellas actividades relacionadas con los clientes que puedan afectar en cierto momento la imagen organizacional.

RELACIONES PBLICAS CON LOS PROVEEDORES

Actualmente el ritmo de las transacciones comerciales es de tal ndole que ninguna organizacin, tanto grande como pequea, puede predecir cundo necesitar de los servicios de un proveedor determinado, de ah la importancia de que se mantengan relaciones no slo con las fuentes de aprovisionamiento presentes, sino tambin con otras potenciales. Otra razn de la importancia de las RP con los proveedores, es el hecho de que stos no slo suministran productos y/o servicios, sino que adems pueden ser fuente de valiosa informacin que en ocasiones no puede conseguirse por otros medios. Esta informacin puede referirse, por ejemplo, a sugerencia de precios, crticas constructivas sobre productos y/o servicios de la empresa, tendencias de la moda, estadsticas y estudios de mercado, ideas para publicidad y promocin de ventas, asesora tcnica, etc. Las relaciones pblicas pueden ser de enorme utilidad para lograr que todas estas importantes informaciones estn siempre disponibles para la organizacin.

PRECEPTOS BASICOS.

1.- Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organizacin deseara ser tratada por sus propios clientes. Lo anterior implica que se elimine de sta la actitud tomada todava por muchas empresas en el sentido de considerar que se les hace el gran favor a los proveedores de comprarles y que deben, por tanto, atenerse a todas las condiciones que se les imponga.

2.- Es prctica recomendable en la funcin de compras, el promover la concurrencia de diversos proveedores para un mismo producto o servicio, a fin de poder seleccionar al mejor de ellos; por tanto, se deben mantener relaciones pblicas no slo con las fuentes de suministro actuales, sino tambin con otros proveedores potenciales, lo cual es adems una buena medida para prever posibles urgencias.

3.- Nunca se debe pedir a un proveedor una cotizacin o presupuesto, a menos que en realidad se piense considerar seriamente su oferta.

4.- Se debe comprar al precio justo del mercado, considerando las caractersticas del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por el proveedor; es decir, se debe evitar la prctica de presionar, a toda costa, al proveedor par conseguir de l un precio mucho menor a la cotizacin normal y justa del mercado, ya que ello con frecuencia redunda en perjuicio de ambas partes.

5.- Slo excepcionalmente se debe permitir a los compradores hacer contraofertas a los precios cotizados por los vendedores. Es posible que haya otro proveedor que ofrezca el mismo producto o servicio ms barato y en las mismas condiciones; entonces, a ese debera comprrsele.

6.- Se debe procurar, siempre que sea posible, la concentracin de compras de un mismo producto o servicio en un solo proveedor.

7.- Los trminos de los pedidos o contratos convenidos deben ser claros y concisos, de manera que no haya lugar a la menor duda respecto a las condiciones aceptadas por ambas partes. En ellos debern especificarse servicios, calidad, precios, fechas y condiciones de pago y de entrega, descuentos y dems condiciones convenidas.

8.- Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y est dentro de las posibilidades de la organizacin ayudarlo, se debe hacer.

9.- Se debe evitar cancelar pedidos o devolver las mercancas sin razones bien fundamentadas.

10.- Todos los compradores deben conocer bien tanto las polticas de su departamento como las generales de la organizacin y normar su actuacin con apego a ellas.

11.- Se debe poner especial atencin en evitar el soborno a los compradores de la organizacin bajo cualquiera de sus formas.

12.- Es recomendable que los compradores visiten a los proveedores de vez en cuando.

13.- Hay que evitar la prctica de comprar a una organizacin nicamente por el hecho de que tambin sea nuestro cliente.

RELACIONES PBLICAS CON EL GOBIERNO Nos referimos a: Las Secretaras de Estado, los organismos descentralizados, los gobiernos (estatales y municipales) y en general a cualquier dependencia u oficina gubernamental.

Por supuesto, depender de las caractersticas de cada organizacin, el determinar con cul o cules organismos o sectores del gobierno deber establecer RP. Comunidad: Es un grupo de personas que estan establecidas en la misma zona de la organizacion y tienen intereses similares.

Comunidad + Organizacion - Desarrollo Local (Fuentes de empleo, impuestos, comercio local)

Las relaciones publicas deben planearse considerando las caracteristicas propias de cada localidad, la comunicacion con los lideres, contribuir al desarrollo de la comunidad.

Medios de Comunicacin

Los periodistas y los relacionadores pblicos se necesitan mutuamente, ya que los medios de comunicacin necesitan material e ideas procedentes de Fuentes de relaciones pblicos, y los profesionales necesitan a los medios para exponer su material. Los medios impresos como son los periodicos, revistas, libros etc. son elementos fundamentales de la profesin de relaciones pblicas ya que son adecuados para los mensajes que deben conservarse en el tiempo y deben volverse a leer. La rapidez y la movilidad son las caractersticas propias que hacen la radio un caso especial entre los principales medios de comunicacin. A diferencia de los medios de impresin este no se ve en largo proceso de impresin ya que es instantneo. Y adems puede llegar a cualquier parte. Las posibilidades de uso de la televisin que tiene el profesional de las relaciones pblicas son tan numerosas, que merece la pena examinarlas a dos niveles distintos: nacional y loca.