SOP Lembaga Pelatihan: Template

Operasional Siap Pakai

Versi: 1.0 | Tanggal: [isi tanggal] | Status: Draft/Final
Hak Cipta © [Nama Lembaga] [Tahun]. Seluruh hak dilindungi.
0. Pengendalian Dokumen (Document Control)
Tujuan: Menjamin seluruh SOP dan formulir terkendali, versi terbaru digunakan, dan
terdokumentasi untuk audit BAN-PNF/BNSP.
Ruang lingkup: Seluruh dokumen kebijakan, SOP, instruksi kerja (IK), formulir, dan
rekaman mutu.
Definisi:
 SOP: Prosedur Operasional Baku.
 IK: Instruksi Kerja rinci yang mendukung SOP.
 Rekaman: Bukti hasil pelaksanaan SOP/IK.

0.1 Kodefikasi Dokumen

Format kode: [Tipe]-[Unit]-[Nomor]-[Revisi]-[Tahun], contoh: SOP-OPS-001-R02-2025.
Tipe Keterangan Contoh
Kebijakan Dokumen tingkat kebijakan KBL-UMM-001-R01-2025
SOP Prosedur operasional baku SOP-OPS-001-R02-2025
IK Instruksi kerja rinci IK-OPS-004-R00-2025
FR Formulir/Logbook FR-OPS-010-R00-2025
RK Rekaman RK-OPS-010-R00-2025

0.2 Persetujuan & Distribusi

1. Penyusun: [Jabatan/Unit].
2. Pemeriksa: [QA/Manajer Mutu].
3. Pengesah: [Direktur/Ketua Lembaga].
4. Distribusi: Softcopy pada repository resmi; hardcopy terkendali diberi stempel
'Controlled Copy'.

0.3 Daftar Induk Dokumen (Master List)

Kode Tanggal Pemilik
No Judul Revisi Status
Dokumen Berlaku Proses
1 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
001-R00- SOP]
2025
2 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
002-R00- SOP]
2025
3 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
003-R00- SOP]
2025
4 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
004-R00- SOP]
2025
5 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
005-R00- SOP]
2025
6 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
006-R00- SOP]
2025
7 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
007-R00- SOP]
2025
8 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
008-R00- SOP]
2025
9 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
009-R00- SOP]
2025
10 SOP-XXX- [Isi Judul R00 [dd/mm/yyyy] [Unit] Aktif
010-R00- SOP]
2025

0.4 Log Revisi

Revisi Tanggal Uraian Perubahan Disusun oleh Disetujui oleh
R00 [dd/mm/yyyy] [Ringkasan perubahan] [Nama/Jabatan] [Nama/Jabatan]
R01 [dd/mm/yyyy] [Ringkasan perubahan] [Nama/Jabatan] [Nama/Jabatan]
R02 [dd/mm/yyyy] [Ringkasan perubahan] [Nama/Jabatan] [Nama/Jabatan]
1. Tata Kelola & Organisasi
Tujuan: Memastikan struktur organisasi, kewenangan, dan tanggung jawab jelas, efektif,
dan akuntabel.

1.1 Struktur Organisasi

Lampirkan bagan organisasi (Direktur, QA, Keuangan, Operasional, Marketing, IT, Admin,
Instruktur).

1.2 RACI Tanggung Jawab

R A
Proses C (Consulted) I (Informed)
(Responsible) (Accountable)
Perencanaan Kepala Direktur Instruktur/QA Keuangan/Marketing
Pelatihan Operasional
Rekrutmen HR/Operasional Direktur QA Keuangan
Instruktur
Evaluasi Instruktur Kepala QA Direktur
Peserta Operasional
Audit Internal QA Direktur Semua Unit Semua Unit
2. Manajemen Instruktur
Tujuan: Memastikan kualifikasi, penugasan, dan kinerja instruktur memenuhi standar.

2.1 Rekrutmen & Kualifikasi

5. Verifikasi berkas: CV, ijazah, sertifikat kompetensi/asesor (jika relevan), NPWP, KTP.
6. Wawancara teknis & microteaching minimal 10 menit.
7. Penilaian kelayakan menggunakan Form FR-INS-001.

2.2 Penugasan & Kontrak

8. SPK instruktur ditandatangani oleh kedua pihak.
9. Penetapan jadwal mengacu pada rencana pelatihan (FR-OPS-001).
10. Briefing pra-kelas: silabus, RPP/Modul, media, dan skenario evaluasi.

2.3 Penilaian Kinerja Instruktur

11. Observasi kelas oleh QA minimal 1x per batch.
12. Umpan balik peserta (FR-INS-004).
13. Indikator: ketercapaian tujuan, kepuasan peserta (>85%), ketepatan waktu,
administrasi.
3. Operasional Kelas & Kurikulum

3.1 Perencanaan Program

14. Analisis kebutuhan pelatihan (TNA) menggunakan FR-OPS-100.
15. Penyusunan kurikulum/silabus dan RPP/RPS.
16. Pemetaan CPL/CP/Unit Kompetensi (untuk skema berbasis BNSP).

3.2 Persiapan Kelas

17. Penetapan jadwal, ruang, perangkat, dan media.
18. Persiapan modul, daftar hadir, pre-test, post-test, dan lembar evaluasi.
19. Uji coba perangkat (IT, proyektor, lab).

3.3 Pelaksanaan Pembelajaran

20. Pembukaan dan orientasi (kontrak belajar, aturan disiplin, K3).
21. Metode: ceramah interaktif, praktik, studi kasus, simulasi, OJT (jika ada).
22. Dokumentasi: daftar hadir, logbook, foto kegiatan.

3.4 Penutupan & Laporan

23. Ujian/asesmen akhir dan rekap nilai.
24. Sertifikat diterbitkan sesuai kriteria kelulusan.
25. Laporan batch (RK-OPS-999) diserahkan ke QA & Direktur.
4. Penerimaan Peserta & Layanan Pelanggan

4.1 Pendaftaran & Seleksi

26. Publikasi persyaratan & jadwal.
27. Verifikasi berkas & pembayaran.
28. Placement test bila diperlukan.

4.2 Orientasi & Komunikasi

29. Pengiriman welcome letter & handbook peserta.
30. Grup komunikasi resmi (WA/Telegram) dan etika komunikasi.
31. Layanan CS: SLA respon < 1x24 jam kerja.

4.3 Penanganan Keluhan

32. Pencatatan keluhan di FR-CS-001.
33. Analisis akar masalah dan tindakan korektif (CAPA).
34. Feedback ke pelapor maksimal 3 hari kerja.
5. Evaluasi Pembelajaran & Asesmen
35. Pre-test untuk baseline kemampuan.
36. Penilaian formatif: kuis, tugas, observasi praktik.
37. Post-test & ujian praktik.
38. Rubrik penilaian distandarkan (FR-ASM-002).

5.1 Sertifikasi BNSP (jika relevan)

39. Pemetaan skema sertifikasi dan persyaratan asesmen.
40. Jadwal asesmen oleh LSP mitra/mandatory (jika LSP internal, ikuti pedoman 17024).
41. Pengelolaan bukti asesmen (portfolio, log, checklist).
6. Keuangan & Pengadaan

6.1 Manajemen Biaya & Pembayaran

42. Penetapan biaya pelatihan dan kebijakan diskon.
43. Metode pembayaran: transfer, VA, e-wallet; bukti bayar ke FR-KEU-001.
44. Refund/reschedule sesuai kebijakan.

6.2 Pengadaan Barang/Jasa

45. Permintaan pembelian (PR) oleh unit terkait.
46. Perbandingan minimal 2 penawaran (kecuali pembelian kecil).
47. Penerimaan & verifikasi barang (BAST).
7. Sarana Prasarana & IT
48. Daftar inventaris & jadwal perawatan berkala.
49. Checklist kesiapan ruang kelas/lab sebelum kelas.
50. Backup data dan manajemen LMS (bila ada).
8. Kesehatan, Keselamatan Kerja (K3) & Keamanan
51. Briefing K3 pra-kelas; APD untuk praktik lab.
52. Simulasi keadaan darurat & jalur evakuasi.
53. Kotak P3K dan kontak darurat tersedia.
9. Jaminan Mutu & Audit Internal
54. QA menetapkan KPI mutu (kepuasan, kelulusan, ketepatan jadwal).
55. Audit internal minimal 1x per tahun.
56. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) membahas capaian & perbaikan.

9.1 Prosedur Audit Internal

57. Penunjukan auditor kompeten & independen.
58. Rencana audit, daftar periksa (checklist), dan pelaksanaan.
59. Laporan temuan, CAR, verifikasi efektivitas.
10. Persiapan Akreditasi BAN-PNF / Kemitraan BNSP
60. Pemetaan kriteria akreditasi terhadap bukti dokumen dan implementasi.
61. Penyusunan Eviden: kebijakan, SOP, rekaman, foto, data KPI.
62. Simulasi visitasi & perbaikan temuan.

10.1 Daftar Cek Akreditasi (Ringkas)

Kriteria Eviden Utama Status (V/X) Catatan
Tata Kelola Struktur, SK, RACI,
kebijakan
Program Pelatihan Silabus, RPP, modul,
TNA
Instruktur Kualifikasi, kontrak,
penilaian
Fasilitas Daftar sarpras, foto,
checklist
Mutu Audit, RTM, KPI,
CAPA
Keuangan Kebijakan, bukti
bayar, laporan
11. Manajemen Perubahan & Risiko

11.1 Change Control

63. Usulan perubahan melalui FR-CC-001 (alasan, risiko, dampak).
64. Persetujuan QA & pimpinan sebelum implementasi.
65. Sosialisasi dan pelatihan perubahan.

11.2 Manajemen Risiko

66. Identifikasi risiko operasional, finansial, legal, keselamatan.
67. Penilaian dampak x kemungkinan (skala 1–5).
68. Rencana mitigasi dan pemilik risiko.
12. Perlindungan Data & Kepatuhan
69. Pengelolaan data pribadi sesuai regulasi yang berlaku.
70. Kontrol akses data peserta, instruktur, dan keuangan.
71. Retensi & pemusnahan dokumen sesuai jadwal.
13. Template Isi SOP per Proses
Bagian Isi yang Harus Dicantumkan
Judul & Kode Dokumen Nama SOP, kode, nomor revisi, tanggal
berlaku.
Tujuan Mengapa SOP ini ada dan apa yang dicapai.
Ruang Lingkup Unit/proses yang tercakup, pengecualian
jika ada.
Definisi & Istilah Istilah kunci yang dibutuhkan pembaca.
Acuan Kebijakan, regulasi, standar eksternal
(BAN-PNF/BNSP).
Peran & Tanggung Jawab RACI atau peran per jabatan.
Perlengkapan/Dokumen Terkait Formulir, IK, panduan, referensi.
Prosedur Langkah-demi-Langkah Langkah numerik jelas beserta kriteria
mutu.
Indikator Kinerja (KPI) Definisi KPI, target, metode ukur.
Rekaman Jenis rekaman yang dihasilkan & media
penyimpanan.
Lampiran Form, checklist, contoh pengisian.
14. Formulir & Logbook

FR-OPS-001 Jadwal Pelatihan

Batch Program Tanggal Waktu Ruang/Link Instruktur Catatan

FR-OPS-010 Daftar Hadir Peserta

Nama Instansi Hari/Tanggal Tanda Tangan Keterangan

FR-INS-001 Seleksi & Microteaching Instruktur

Nama
Tanggal Kriteria Skor Keputusan Catatan
Instruktur

FR-ASM-002 Rekap Nilai

Nama Post- Nilai
Pre-test Formatif Praktik Keterangan
Peserta test Akhir

FR-CS-001 Log Keluhan

Uraian
Tanggal Nama Kontak Tindakan SLA Status
Keluhan

FR-KEU-001 Bukti Pembayaran

No. Nama Program Nominal Metode Tanggal Verifikasi
Transaksi

FR-QA-001 Checklist Audit Internal

Target
Proses Klausul Temuan Level Rekomendasi PIC
Selesai

FR-CC-001 Form Perubahan

Analisis
Usulan Alasan Dampak Keputusan Implementasi Verifikasi
Risiko
15. Contoh SOP Detail: Penyelenggaraan Kelas (SOP-OPS-001)
Tujuan: Menjamin penyelenggaraan kelas berjalan efektif, aman, dan terdokumentasi.
Ruang lingkup: Seluruh kelas tatap muka/daring.

Peran & Tanggung Jawab

 Kepala Operasional: menyetujui jadwal & sumber daya.
 Instruktur: melaksanakan pengajaran & penilaian.
 Admin: menyiapkan administrasi & sarana.
 QA: memonitor kepatuhan & mutu.

Prosedur
72. H-7: finalisasi jadwal & publish ke peserta.
73. H-2: cek sarana & perangkat (checklist).
74. Hari-H: presensi, orientasi, pelaksanaan sesi, dokumentasi.
75. H+1: rekap nilai/kehadiran & unggah rekaman.

KPI & Rekaman

 KPI: ketepatan mulai (>95%), kepuasan peserta (>85%), penyelesaian materi (100%).
 Rekaman: FR-OPS-001, FR-OPS-010, dokumentasi foto, rekaman evaluasi.
16. Contoh SOP Detail: Penanganan Keluhan (SOP-CS-002)
Tujuan: Menangani keluhan pelanggan secara cepat, sopan, dan tuntas.
Ruang lingkup: Seluruh keluhan peserta, mitra, dan publik.

Prosedur
76. Menerima keluhan via kanal resmi; catat di FR-CS-001.
77. Klasifikasi tingkat keluhan (ringan/sedang/berat).
78. Penunjukan PIC & rencana tindakan; SLA: 3 hari kerja.
79. Konfirmasi penyelesaian kepada pelapor; tutup tiket.

Indikator
 SLA terpenuhi ≥ 95%.
 Keluhan berulang turun ≥ 20% per semester.
17. Contoh SOP Detail: Audit Internal (SOP-QA-001)
Tujuan: Memastikan kesesuaian implementasi dengan standar dan SOP.
Ruang lingkup: Seluruh unit dan proses operasional.

Prosedur
80. Susun program audit tahunan berdasarkan risiko.
81. Tetapkan auditor independen dan jadwal.
82. Laksanakan audit dengan daftar periksa; dokumentasikan temuan.
83. Terbitkan laporan & CAR; lakukan verifikasi efektivitas.
18. Ringkasan KPI Utama
Frekuensi
Proses KPI Target Sumber Data
Pemantauan
Penyelenggaraan Keterlambatan <= 5% Mingguan FR-OPS-001
Kelas mulai
Kepuasan Skor survei >= 85% Per batch FR-INS-004
Peserta
Keluhan SLA terpenuhi >= 95% Bulanan FR-CS-001
Audit CAR tertutup >= 90% Triwulan Laporan Audit
tepat waktu
19. Jadwal Retensi Dokumen
Jenis Dokumen Retensi Minimum Media Disposisi Akhir
SOP/IK/Kebijakan Selama berlaku + 5 Digital & cetak Arsip permanen
tahun
Rekaman Pelatihan 5 tahun Digital Dimusnahkan aman
Keuangan 10 tahun Digital & cetak Sesuai regulasi
Data Peserta 5 tahun Digital Anonimisasi/pemusnahan
20. Pernyataan Kepatuhan & Revisi Dokumen
Seluruh karyawan/instruktur wajib mematuhi SOP ini. Pelanggaran akan dikenai tindakan
sesuai peraturan internal.
Usulan perbaikan dan pembaruan SOP diajukan melalui FR-CC-001 kepada QA untuk
ditinjau pada RTM berikutnya.