CAPITULO 13. VENTAS Y CUENTAS A COBRAR. 1. DESCRIPCIN Y CONTENIDO DEL COMPONENTE.

Cuentas a cobrar se puede cancelar por dos alternativas: - Su cobranza - Su anulacin por tratarse de un incobrable Tiene tres sub-componentes: - Ingresos por ventas - Cuentas a cobrar por venta - Cobranzas de deudores 2. ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL COMPONENTE Ordenes de pedido: Una transaccin de venta se inicia con el ingreso de las ordenes de pedido, ya sea por medio de vendedores o directamente por el cliente, se somete a autorizacin por lnea de crdito y disponibilidad del bien. Si la produccin es a pedido: la orden genera el correspondiente inicio de produccin. Durante el procesamiento de las rdenes de pedido pueden generarse diversos informes tiles para su control por Ejemplo: - Clientes inexistentes - Clientes con exceso en el lmite de crdito - Falta de artculos en existencia - Detalle de pedidos procesados, aceptados y rechazados. Despacho de bienes y/o produccin de servicios: Las rdenes de despacho se emplean para la seleccin fsica de los bienes que sern despachados y para la descarga de los registros de existencias. Una vez preparadas las entregas debe emitirse el remito o una copia de la orden de despacho no valorizada. Un punto fuerte de control consiste en que una copia del remito sea firmado por el cliente o el transportista remito conformado, es la evidencia del despacho y la recepcin de los bienes por parte del cliente. Analizar rdenes de despacho no remitida a los clientes, para ello se debe conciliar diariamente el total de rdenes pedidas con los productos vendidos y con los remitos conformados. El remito debe poseer los datos fsicos que sustentan la facturacin, (identificar al deudor, los productos entregados, la fecha de entrega, deben confeccionares sobre pedidos autorizados), los remitos deben ser preimpresos y correlativos para facilitar los controles de integridad. Facturacin: Las facturas se hacen en base a la informacin de los remitos, la referida a los precios y las condiciones de venta. Para verificar la integridad del proceso de facturacin se pueden generar diversos informes relativos a: - Despachos no facturados (deben analizase las causas) - Detalle diario de facturas de venta (permite la conciliacin con el remito, las ordenes de despacho y/o de pedido). La factura avala informacin contable - registracin de la venta- y brida datos para los registro de cuentas a cobrar. Si la empresa emite NC O ND, que modifican la informacin contenida en la factura se requiere de sistemas de control que aseguren un adecuado procesamiento de estos documentos.

Cobranzas: Por lo general las empresas tienen cobradores. Las cobranzas se suelen detallar en informes diarios que son controlados y conciliados con los fondos o valores ingresados. Estos informes avalan las imputaciones en los registros de caja y banco, de cuentas corrientes y la informacin contable relacionada. Se pueden obtener informes relativos al control de las cobranzas como: - Cobranzas no apareadas a una cuenta corriente - Totales de cobranzas por cobradores, por da, por cliente. Para fortalecer controles es conveniente el depsito integro e inmediato de las cobranzas en cuentas corrientes bancarias. En los registros de las cuentas corrientes pueden extraerse informes relativos a: - Antigedad de cuentas a cobrar; - Saldos totales de cuentas a cobrar; - Transacciones de ventas o cobro no apareados; - Detalle de ND / NC. - Modificaciones a la informacin fija de los clientes. 3. PAUTAS PARA LA COMPRENSION Y ANALISIS DEL NEGOCIO Las caractersticas del componente varan segn el ente en base al tipo de negocio que desarrolla. Relacin con lneas de producto, mtodos de comercializacin y polticas de distribucin: - Tipos de productos vendidos y montos correspondientes, - Mrgenes de los productos vendidos, - Cambios en la mezcla de productos, - Relacin de los nuevos productos con los existentes, - Otorgamiento de descuentos o bonificaciones para las ventas de nuevos productos, - Utilizacin de leasing o de venta en consignacin, - Acuerdos de garantas, - Tipos de canales de distribucin (mayorista, minorista ), - Estacionalidad del negocio. Referidas a las caractersticas de los deudores: - Grado de dependencia hacia uno o un nmero limitado de deudores, - Solidez financiera de los deudores significativos, - Volumen de operaciones recurrentes, - Montos de ventas a empresas vinculadas, - Acuerdos contractuales a largo plazo Relacionadas con las condiciones y tendencia econmicas de los mercados: - Cambios en la participacin o en la magnitud del mercado, - Condiciones econmicas adversas en la industria de los deudores, - Controles de precios del mercado y gubernamentales, - Cambios significativos en: estructura de precios, trmino y polticas de financiamiento, trminos de garantas, calidad del producto, polticas de devoluciones. - Controles de precios en el mercado. - Otros controles gubernamentales. 4. ASPECTOS DE VALUACION Y DE EXPOSICION: EL CRITERIO DE REALIZACION: Las ventas se reconocen cuando el bien es entregado, o el servicio es efectivamente prestado, para inmuebles con la escritura traslativa

 la realizacin de la venta tiene un impacto directo sobre el adecuado corte de las transacciones. VALUACION Cuentas a cobrar: Debe considerarse su valor probable de realizacin, dando adecuado reconocimiento al efecto que sobre las mismas pueden tener los descuentos, bonificaciones, devoluciones y estimaciones por irrecuperabilidad o difcil cobro. El sobreprecio surge como diferencia entre el precio de contado y el precio a plazo, ya que el tiempo es el hecho generador, los resultados financieros deben ser asignados al periodo que corresponde al tiempo transcurrido. Al momento de la medicin las cuentas a cobrar deben incluir el precio de contado ms los sobreprecios asignables al perodo transcurrido desde el origen de la transaccin hasta la medicin. Las ventas: Deben informarse en el EERR por su valor de contado, por lo tanto los sobreprecios por inflacin beben informarse juntamente con los otros resultados financieros. EXPOSICION: Se expondran como crditos a corto y largo plazo en funcin de su plazo de exigibilidad, por su naturaleza pueden distinguirse entre los crditos con o sin garantas, las documentados o no documentados Poner las cuentas regularizadoras restando a aquellas que ajustan. CONSIDERACIONES DE AUDITORIA Del anlisis de cada una de las situaciones presentes depender el enfoque de auditoria a emplear: La forma en que la Empresa reconoce contablemente las ventas, La base del corte al cierre del periodo, Forma de exposicin de ventas a empresas vinculadas, La base para el conocimiento y la registracin de los componentes financieros implcitos, Mtodos de estimacin de devoluciones, descuentos, bonificaciones, comisiones, Mtodos de previsin para deudores incobrables. AFIRMACIONES INGRESOS POR VENTAS: VERACIDAD: Que los ingresos sean por la venta de bienes, que estn reducidos por devoluciones, descuentos y bonificaciones, que las NC sean reales, que las condiciones de venta y las devoluciones y bonificaciones estn adecuadamente autorizadas. INTEGRIDAD: Que las ventas estn adecuada e ntegramente contabilizadas, y acumuladas en los registros correspondientes, la ventas estn registradas en el periodo adecuado, que el cierre de operaciones sea correcto. VALUACION Y EXPOSICION: Que las ventas, descuentos, devoluciones y bonificaciones estn correctamente calculados y valuadas a su monto apropiado de acuerdo a los trminos de la transaccin y las normas contables aplicables. Que sean expuestos todos los aspectos necesarios para su comprensin. COBRANZA DE DEUDORES: VARACIDAD: Que el efectivo ha sido recibido del deudor.

INTEGRIDAD: Que las cobranzas estn adecuada e ntegramente contabilizadas y acumuladas en los registros correspondientes, que las cobranzas estn registradas en el periodo adecuado, que el corte es correcto. VALUACION Y EXPOSICION: Que los recibos, descuentos y conversin de moneda extranjera estn correctamente calculadas.

CUENTAS A COBRAR POR VENTAS: VERACIDAD: Las cuentas a cobrar representan derechos exigibles por la venta de bienes o prestacin de servicios. INTEGRIDAD: Los saldos de cuentas a cobrar estn adecuada e ntegramente contabilizados y acumulados en los registros correspondientes. VALUACION Y EXPOSICION: Los saldos de cuentas a cobrar reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin, que se constituyeron las previsiones apropiadas, que las previsiones para deudores incobrables no sean excesivas y que estn correctamente calculadas, las cuentas a cobrar han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptas y se han expuesto todos los aspectos para su comprensin. CONTROLES: AMBIENTE DE CONTROL: Las pautas que revelan potenciales errores e irregularidades como consecuencia de un dbil ambiente de control es: La alteracin de la informacin de ventas, cuentas a cobrar y cobranzas incluidas en los registros contables, Registros de transacciones de venta sin respaldo, Aplicacin indebida de normas contables, Omisin de informacin significativa sobre las ventas, cuentas a cobrar y cobranzas en los registros contables. Se debe prestar atencin a los temas de veracidad e integridad de las transacciones. CONTROLES DIRECTOS: Gran nmero de transacciones distribuidas durante todo el perodo. Controles gerenciales e independientes: Utilizacin de planes anuales de ventas, presupuestos de publicidad y promocin, seguimiento y comparacin de los resultados reales con los planificados para corroborar la integridad y veracidad de ventas y gastos relacionados. Procedimientos empleados por la Gerencia para controlar mrgenes de resultados positivos por lnea de producto, para comprobar la veracidad de los ingresos por ventas. Preparacin de informes, para controlar: - Cambios en los deudores y en los precios, - Anticuacin de cuentas a cobrar, - Das en la calle, - Anlisis de previsiones para deudores incobrables, - Actividad por lnea de producto y por deudor, - Anlisis de productos defectuosos, devoluciones y reclamos por garantas, - Estudios de participacin en el mercado - Revisin de cuentas morosas, Utilizacin de procedimientos para revisin de cuentas morosas incluyendo las causas para comprobar la valuacin de cuentas a cobrar.

Conciliacin de los listados con las cuentas control del mayor general para verificar la integridad de cuentas a cobrar. Control de remitos para asegurar que todos los despachos estn facturados (integridad). Participacin de auditoria interna en la confinacin de saldos de cuentas a cobrar durante el perodo para comprobar la adecuada valuacin (veracidad e integridad) de las cuentas a cobrar.

Controles y funciones de procesamiento. - Las listas de precios y sus modificaciones, los pedidos y los documentos de despacho son aprobadas por un funcionario del nivel apropiado. - Los documentos de despacho son firmados por los transportistas. - Los documentos de despacho son preparados en forma completa y precisa sobre la base de los pedidos aprobados. - Los bienes despachados y los servicios prestados son facturados en base a las condiciones y precios autorizados. - El acceso a las funciones de procesamiento de facturas y notas de crdito y los registros de datos relacionados est restringido; al igual que el procesamiento de las rdenes de pedido y de la inclusin de los precios y los registros de datos relacionados. CONTROLES GENERALES: Una adecuada segregacin de funciones incompatibles en el rea de ventas y cuentas a cobrar se manifiesta si: Ingreso de pedido, asignacin de crditos, despacho y facturacin # Cuentas a cobrar, mayor general y caja. (Separadas) Asignacin de crditos # Caja # Facturacin (Separadas) Cobranzas en efectivo # Pagos en efectivo (Separadas) Custodia de existencia y Despachos # pedidos de deudores y facturacin (Separadas) Caja # Procesamiento de despacho, facturacin, NC, y mayor general (Separadas) Cobranzas # Preparacin y aprobacin de conciliaciones bancarias (Separadas) FACTORES DE RIESGO Factores de Riesgo Inherente Cantidad significativa de nuevos deudores. Cambios significativos en los procedimientos de cobranzas. Cambios significativos de precios en los productos destinados a la venta. Dependencia de la empresa a un nmero reducido de clientes. Modificacin en la participacin de mercado y en el margen de utilidad por la introduccin de nuevos productos de los competidores. Aumentan las devoluciones de productos vendidos. Las estimaciones de la gerencia sobre niveles de devoluciones, descuentos, bonificaciones y deudores incobrables no fueron correctas. Los deudores pertenecen a industrias que estn experimentando condiciones desfavorables. Factores de Riesgo de Control. La sociedad no ha presentado anlisis confiables de cuentas vencidas. Existe un aumento significativo en la cantidad y monto de NC y ajustes. Los lmites de crditos son informales y no estn sujetos a autorizacin. Las cantidades despachadas difieren de las pedidas o no se comparan con las facturadas.

Existe una acumulacin de transacciones no procesadas o existen numerosas partidas pendientes en la conciliacin de los registros auxiliares con las cuentas de control del mayor general.

ENFOQUE DE AUDITORIA: Ingresos por ventas y Cuentas a cobrar incluyen partidas que representan: Una situacin a un momento dado; Un grupo de transacciones ocurridas durante un perodo. Subcomponente de saldos => Cuentas a cobrar. (Pruebas sustantivas) Subcomponentes de transacciones => Ingresos por ventas y cobranzas de deudores. (Pruebas de cumplimiento, confianza en los controles). Controles internos: Existe estricto control presupuestario de ventas. Empleado de contadura ajeno a facturacin y despacho realiza mensualmente una conciliacin de los despachos con lo facturado, e investiga las diferencias observadas. Al cierre de cada mes un empleado de contadura investiga las rdenes de venta pendientes de cumplimiento y evala causas para asegurarse de que no existen problemas de corte en los despachos. Evidentemente, este tipo de controles constituyen suficiente prueba de auditora para respaladar la siguiente afirmacin: Todas las ventas estn adecuadamente contabilizadas y los ingresos por ventas representan montos derivados de la venta de bienes. Por lo tanto, el Auditor debe ampliar un enfoque de cumplimiento combinado con reducidas pruebas sustantivas. Si los controles no existiesen u operasen ineficaz o ineficientemente el enfoque de Auditoria se vera afectado, dado, que no ser posible obtener evidencia a travs de pruebas de cumplimiento, y se debern aplicar exmenes analticos y una mayor cantidad de recursos para obtener evidencia SUSTANTIVA de lo necesario para comprobar el cumplimiento de un control. Cuando no existan controles que respalden la siguiente afirmacin: Los saldos de cuentas a cobrar reflejan todos los hechos que afectan a su valuacin, se han constituido las previsiones adecuadas para las cuentas que probablemente no se cobren en su totalidad. El enfoque a aplicar debe ser SUSTANTIVO. Algunas pruebas de ndole sustantiva son: - Circularizar un alto nmero de clientes - Analizar cobranzas posteriores al cierre del periodo - Examinar cartas de abogados por litigios con clientes. - Analizar antigedad de saldos individuales de clientes - Analizar globalmente los das en la calle - Evaluar la suficiencia de la previsin para deudores incobrables. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INGRESOS POR VENTAS: Procedimientos Analticos Anlisis comparativo entre los montos del periodo corriente y el anterior y los presupuestados en relacin con: - Ventas por producto y lnea, - Mrgenes brutos por producto y lnea, - Ventas del mes anterior y posterior al cierre, - Devoluciones y descuentos.

Para efectuar este anlisis pueden emplearse los anlisis que la gerencia efecta sobre el control presupuestario. Recuperacin de datos de programas computarizados de informacin relativa a: - resumen de venta por lnea de producto - acumulacin de ventas por periodos o ejercicios contables. Revisar las conciliaciones de las cantidades despachadas con las facturadas, las pedidas y descargadas al costo de venta Considerar la razonabilidad global de las ventas multiplicando las unidades vendidas por un precio de venta promedio por producto. Comparar las ventas mximas posibles con las contabilizadas y con las compras de insumos o con estadsticas de produccin. Prueba de cumplimiento de controles No siempre es necesario confiar en los controles. En general, las pruebas de cumplimiento de controles consisten en obtener evidencia para confirmar que ciertos controles, considerados por el auditor como claves, operan en forma efectiva. Revisin gerencial de estados financieros y comparacin con montos presupuestados y otros datos financieros para verificar la razonabilidad de ventas, mrgenes brutos, gastos de ventas, devoluciones, descuentos, bonificaciones. Revisin gerencial y seguimiento de la informacin de: - Fluctuaciones en los volmenes o montos de ventas por productos, - Mrgenes por productos - Ventas individualmente significativas - Cambios en los precios o cantidades El Auditor deber evaluar: - El nivel gerencial que realiza estas revisiones, - El grado de detalle del anlisis, - La relacin de la informacin revisada con la registrada en la contabilidad - La periodicidad de las revisiones - Evidencia del seguimiento de las situaciones inusuales o inesperadas detectadas. Las conciliaciones de las cantidades facturadas con las despachadas, las pedidas y las registradas en el costo de venta son revisadas y aprobadas por funcionarios de nivel apropiado. Las listas de precios y los cambios en las mismas son aprobados por un funcionario de nivel apropiado Aprobacin por parte de funcionarios de nivel apropiado de: - los pedidos en cuanto a plazos, precios y crdito, - los documentos de despacho, - las facturas y NC, - los ajustes de facturas El Auditor debe obtener evidencia de que operan correctamente el apareamiento de los asientos de venta y costos e investigacin de las diferencias en forma oportuna, registro de facturas y NC en las cuentas individuales de los clientes. Pruebas detalladas de transacciones y saldos. Las pruebas de transacciones incluyen la seleccin de una muestra de documentos sobre los cuales tendrn lugar ciertas comprobaciones. En general: remitos, facturas, NC, para poder comprobar algunos controles y verificar el vuelco de las transacciones en los registros correspondientes lo ptimo es que estn vinculados correlativamente.

Para muestra de factura: comparar con el listado de facturas emitidas, con remitos, comparar con los precios autorizados, verificar la exactitud matemtica. Para remitos y documentos de prestacin de servicios seleccionados: comparar los detalles con las facturas correspondientes, comparar las facturas con los listados de facturas emitidas. Para NC seleccionadas emitidas durante el periodo y con posterioridad al cierre: comparar con listado de NC, verificar su exactitud matemtica, rastrear la cuenta individual de cada deudor. La seleccin de los documentos puede ser al azar o segn determinado monto. Revisin sobre corte de operaciones: porque si es inadecuado puede dar lugar a errores poner mayor nfasis en el corte de inventario fsico. Las pruebas de corte deben efectuarse sobre los documentos emitidos antes y despus del cierre del periodo contable. El alcance de las revisiones posteriores debe ser hasta la fecha de finalizacin de su trabajo. COBRANZA DE DEUDORES: Procedimientos analticos. * Anlisis comparativo entre ao corriente, anterior y presupuestado de cobranzas de deudores, tambin segn nivel y tendencia de las ventas. La informacin necesaria para el anlisis comparativo puede obtenerse de los registros de ingresos de caja. Otras pruebas analticas son: Revisar asientos de cobranza para identificar tems significativos o inusuales. Comparar el nivel de cobranza por cada vendedor Para estas pruebas pueden utilizarse programas computarizados para recaudar datos: - Preparacin de informes sobre cobranzas significativas o inusuales - Acumulacin de cobranzas por lnea, producto o vendedor - Preparacin de informes sobre volumen y montos de las cobranzas por periodo. Pruebas de cumplimiento de controles. Pueden hacerse en forma sorpresiva, por ejemplo interceptando los depsitos antes de ser enviados al banco. Esto permite que la informacin sobre los depsitos sea comparada con los asientos de los registros de cuentas a cobrar. En industrias en que es usual que el deudor remite el pago antes de recibir lo bienes o los servicios, se debe evaluar la razonabilidad del mtodo del cliente para signar los montos recibidos a resultados o a ingresos diferidos. Algunos controles tpicos y una referencia de los pasos a seguir para obtener evidencia: Revisin y seguimiento Gerencial de informacin relativos a: - Cobranzas de deudores previas al despacho de bienes o prestacin del servicio - Cobranzas individualmente significativas, - Partidas inusuales en las conciliaciones bancarias. El Auditor tambin debe evaluar que: Los cheques sean endosados en forma restrictiva al ser recibidos Se emite recibo por cada cobranza, se detallan los documentos cancelados. Las cobranzas son correctamente aplicadas a los saldos a cobrar Otros controles sobre los cuales el auditor debe obtener evidencia para confirmar que operan en forma efectiva son: Las cobranzas son adecuadamente identificadas e incluidas en un listado al ser recibidas e inmediatamente depositadas intactas

 Las cobranzas efectuadas por vendedores, a travs de bancos o terceros son depositadas directamente en la cuenta bancaria del cliente y contabilizadas inmediatamente. Todos los datos de las cobranzas son ingresados para su procesamiento en forma completa y precisa y solo una vez, utilizando controles de validacin. Los datos de los recibos son procesados en forma completa y precisa en el periodo contable correcto, incluyendo la transferencia de datos a otros sistemas. Pruebas detalladas de saldos y transacciones Una vez seleccionada una muestra de cobranzas puede efectuarse el siguiente trabajo: - Comparar recibos con el listado de cobranzas, - Comparar con las boletas de deposito y el estado de cuenta bancaria, - Comparar con la cuenta individual de cada deudor. Adems el Auditor debe realizar pruebas del correcto corte de las transacciones de cobros. CUENTAS A COBRAR POR VENTAS: Procedimientos analticos Son efectivos si hay un pequeo nmero de deudores, Efectuar un anlisis comparativo de: - Cuentas a cobrar, - Cuentas a cobrar por canales de venta y distribucin, - Das en la calle, - Previsin de deudores incobrables (como % de venta / o % de cuentas a cobrar), - Cargos por deudores incobrables. Revisar las conciliaciones de listados de cuentas a cobrar con la cuenta control del mayor general Comparar las cobranzas posteriores al cierre con las cuentas a cobrar en dicha fecha (esto se puede hacer analizando los comprobantes de caja ingresos o registros auxiliares) Prueba de cumplimientos de controles Revisin por parte de la gerencia de los estados financieros interinos y las comparaciones con montos presupuestados y otros datos financieros para verificar la razonabilidad de: - Cuentas a cobrar - Previsiones para deudores incobrables, - cargos por deudores incobrables. Revisin y seguimiento por la gerencia de los informes de: - ventas individualmente significativas, - saldos vencidos significativos, - NC significativas, saldos de deudores con lmite de crditos excedidos. Aprobacin y revisin de las conciliaciones de los listados de cuentas a cobrar con las cuentas del mayor general por un funcionario apropiado. Prueba detallada de transacciones y saldos Circularizacin de cuentas a cobrar, facturas pendientes, clientes especficos. Obtener la anticuacin de las cuentas a cobrar y efectuar sobre ellas algunas comprobaciones.

Analizar la previsin para deudores incobrables.

CIRCULARIZACION DE CUENTAS A COBRAR El procedimiento de obtencin de confirmaciones directas de terceros est prevista en la Resolucin Tcnica N 7. Pautas generales: La circularizacin proporciona evidencia de la efectividad de los sistemas y controles. Puede ser: Positiva: Que el deudor responda si aprueba o no el saldo Negativa: Que responda solamente si no lo aprueban Ciega: cuando no se le informa del saldo que lleva la empresa en sus registros El nmero de cuentas a circularizar depende de diferentes factores, cantidad y tipo de deudores, la efectividad del sistema contable y de control, si es positiva o negativa. La seleccin inicial de cuentas normalmente debe incluir algunos con saldo acreedor y de saldo cero. Puede hacerse por un muestreo al azar o sistemtico utilizando estratificacin en lo posible y llevarse a cabo antes del cierre, salvo que haya debilidades de control significativos. Debe tratarse de maximizar el % de respuestas (se puede dirigir el pedido a una persona especfica, enviar 2 pedido por carta certificada) Bases de seleccin: Los mtodos dependen del objetivo de la circularizacion pero es conveniente que todas y cada una de las cuentas tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas. Se pueden fijar la siguiente clasificacin: a) Cuentas con saldos deudores superiores a XX b) Cuentas con saldos acreedor o aparentemente irregulares superiores a XX c) Cuentas con saldos deudores, acedares o sin saldos El Auditor tambin puede seleccionar las cuentas a circularizar, aplicando su criterio personal, basado en el conocimiento de las cuentas y de la operatoria de la empresa, o por aparentes inconsistencias en los nombres y saldos que observe. En todos los casos es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de seleccin adoptados. Programas de trabajo 1. Obtener listado completo de saldos a cobrar (asegurarse que concuerda con los saldos de las cuentas individuales, y asegurarse de que los cortes fueron bien hechos) 2. Seleccionar las cuentas individuales a circularizar. 3. Registrar los detalles importantes en una planilla de control de circularizacion. 4. Revisar con los funcionarios de la empresa la lista de cuentas a circularizar, disponer que se prepare y firme por la empresa cada pedido de circularizacion, que deben ser con membrete de la empresa. 5. Despachar la circularizacion. 6. Enviar un segundo pedido si no hay respuesta del primero. 7. Procesar las respuestas, analizar las respuestas para ver si son autenticas, si hay diferencias investigar y conciliar. 8. Si no se recibe respuesta del segundo pedido habr que revisar los movimientos posteriores de la cuenta y comparar con otros documentos respaldatorios. 9. Obtener conclusiones sobre los resultados de la circularizacion.

CAPITULO 14. OTROS CRDITOS. 1. DESCRIPCIN Y CONTENIDO DEL COMPONENTE. 1.1 CONCEPTO DE LAS PARTIDAS QUE INTEGRAN EL COMPONENTE. Los otros crditos incluyen saldos derivados de diversas operaciones. La naturaleza de las partidas que integran el componente es variada ya que representan, la culminacin de una transaccin que puede generar ingresos de fondos futuros (todas las cuentas a cobrar), o bien reducir desembolsos en los prximos ejercicios (gastos pagados por adelantado). Las partidas que integran el componente pueden originarse en transacciones ya concretadas restando la fase de su cobranza, o en otras situaciones no tan concretas como la constitucin de crditos derivados de reclamos hacia terceros que no se vinculan al objeto principal del negocio.
1.2 IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS PARTIDAS QUE COMPONENTE. INTEGRAN EL

En cada ente la importancia relativa del componente vara en funcin de las actividades que desarrolla. Situaciones especiales puede ocasionar un incremento de la importancia del componente. Tal es el caso de la acumulacin de cuentas a cobrar no derivada de las actividades de ventas de productos o prestacin de servicios. En general, los fondos que ingresan a las empresas provienen de las ventas. Por lo tanto las cuentas a cobrar por las ventas son de mayor importancia. Existen situaciones extraordinarias que pueden originarse cuando: - las ventas son al contado - la acumulacin de gastos pagados por adelantado al cierre es elevada - se han iniciado reclamos a terceros no vinculados al objeto principal. - los regmenes tributarios exigen el pago anticipado de impuestos que se compensarn en ejercicios futuros - los regmenes tributarios vigentes originan saldos de impuestos a favor del ente. - la sociedad exporta productos sujetos a un rgimen promocional con reembolsos. - la sociedad adelanta fondos a sus proveedores para que presten servicios. En el componente se encuentran partidas que representan situaciones en un momento dado y que, en genera., no son la conclusin de un significativo nmero de transacciones.
1.3 LOS GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO.

Se consideran como otros crditos solo en la medida que evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros. Un primer grupo de gastos pagados por adelantado son: alquileres, seguros, suscripciones de revistas, materiales de oficina. En estos casos a efectos de aparear ingresos con costos se activan los importes pagados por consumos de prximos ejercicios o perodos. La porcin a activar se corresponde con la parte no devengada de los gastos. Otro tipo se encuentra en las industrias con marcada actividad estacional, (la produccin se concentra en una parte del ao y el resto se incurren en costos para reparar la planta. Estas industrias no imputan los costos de reparacin incurridos durante la etapa no productiva a los resultados sino que los acumulan en cuentas de otros crditos para luego cargarlos a los costos de produccin. 2. PAUTAS PARA LA COMPRENSION Y ANALISIS DEL NEGOCIO.

Existen diversos aspectos que se deben considerar a fin de evaluar las condiciones en las cuales se generan otros crditos en base a la operacin de la empresa: - Tipo de financiacin otorgada a proveedores. - Existencia de regmenes de promocin a exportaciones. - Existencia de regmenes tributarios que se basan en la recaudacin anticipada de gravmenes - Naturaleza y montos de los gastos pagados por adelantado y de los cambios de demanda. - Solvencia de los proveedores para hacer frente a anticipos otorgados. - El perodo de devengamiento de los gastos no devengados. - Frecuencia del otorgamiento de anticipos a empleados y terceros. - Monto de los reclamos judiciales o extrajudiciales - Naturaleza estacional del proceso productivo - Cambios significativos en las disposiciones que regulan los regmenes de promocin de exportaciones y tributarios. Puede establecerse que los otros crditos de significacin se originan en operaciones especficas de los entes a auditar. 3. ASPECTOS DE VALUACION Y EXPOSICION 3.1 ASPECTOS DE VALUACION Para la valuacin de los otros crditos debe considerarse el criterio de lo devengado a la fecha de medicin contable. Para el caso de los otros crditos que representan cuentas a cobrar no originados en operaciones de venta, debe darse un adecuado reconocimiento a los efectos que afectan la futura cobranza. En el caso de los gastos pagados por adelantado debe darse preeminencia al concepto de devengado. Los otros crditos relacionados con estos gastos deben representar importes abonados en un periodo o ejercicio correspondientes a gastos cuyo hecho generador se producir en periodos futuros. Gastos de reparacin y mantenimiento originados en actividades productivas estacionales. La determinacin del hecho generador de estos gastos puede estar sujeta a dos interpretaciones: Considerarlos como gastos necesarios para la produccin futura. Aqu el hecho generador es la futura actividad de produccin y por lo tanto los importes originados en la reparacin y el mantenimiento deben ser tratados como gastos pagados por adelantado. Considerar que el proceso productivo genera la necesidad de reparacin y mantenimiento. En este caso dentro de los costos de produccin debe provisionarse la porcin de costos de reparacin y mantenimiento. Si se considera a los costos de reparacin y mantenimiento como gastos pagados por adelantado no es necesario recurrir a estimaciones de importes a erogar ya que las imputaciones se basan en costos ya incurridos. Desde el punto de vista de la auditora de estados contables esta es la opcin ms ventajosa ya que se evitan los problemas de la subjetividad de estimaciones. La valuacin de los gastos pagados por adelantado debe contemplar la reexpresin por inflacin de los conceptos involucrados. En general en contextos inflacionarios toda operacin a plazo contiene implcita o explcitamente sobreprecios por inflacin que deben segregarse del importe considerado como gasto y tratarse como resultados financieros. La segregacin de los componentes financieros implcitos o explcitos no devengados e incluidos en los saldos de las otras cuentas a cobrar no provenientes de crditos por ventas, debe seguir el mismo tratamiento que en stos.

3.2 ASPECTOS DE EXPOSICIN Deben considerarse los plazos de realizacin y de devengamiento para la apertura en corto y largo plazo requerida por las normas en vigencia. La inclusin de los anticipos de impuestos dentro de este componente tiene lugar en la medida que no existan saldos a pagar, de los cuales deducir estos adelantos. Es as que los montos de crdito fiscal del impuesto al valor agregado originados en compras de bienes de uso, se tratan como crditos en la medida que, de acuerdo con las normas vigentes, no puedan compensar impuestos a pagar. Las normas contables vigentes consideran que deben exponerse como bienes de uso los anticipos a proveedores otorgados por el ente para la compra de tales activos. En aquellas industrias donde tiene lugar la construccin de una planta otorgar anticipos a proveedores es comn. Con relacin a los gastos pagados por adelantado deben formar parte del capitulo otros crditos, slo aquellos que no se vinculan con otro activo o pasivo directamente. Es as que, los sobreprecios no devengados de las cuentas a pagar deben exponerse regularizando los pasivos correspondientes, los intereses pagados por adelantado se deben restar el saldo de las deudas que los originan. En la presentacin del componente tiene lugar el agrupamiento dentro de la lnea varios u otros de un elevado nmero de importes menores, pero que en conjunto pueden formar una cifra significativa. 3.3 CONSIDERACIONES DE AUDITORIA SOBRE CUESTIONES CONTABLES SIGNIFICATIVAS. Las implicancias contables de los temas tratados a continuacin pueden afectar el trabajo de auditora: - La base para la activacin de gastos. - La asignacin de la cuota de amortizacin de los gastos pagados por adelantado. - Pautas para la valuacin de reclamos. - Mtodos para el apareamiento de costos a ingresos y su relacin con el desembolso de los fondos. - Mtodo para la determinacin de los reembolsos a cobrar por exportaciones. - La base para el reconocimiento y registracin de los componentes financieros implcitos en las cuentas a cobrar que no provienen de la venta y en los gastos pagados por adelantado. - El criterio de valuacin y ajuste por inflacin de los gastos pagados por adelantado. - Agrupamiento de conceptos varios slo en una lnea de informacin financiera. 4. AFIRMACIONES El objetivo de auditora es obtener suficiente evidencia de que las afirmaciones son vlidas. Afirmaciones especficas de Otros Crditos. Veracidad: Los Otros Crditos representan activos de propiedad del ente que puede esperarse que beneficie a ejercicios futuros. Los gastos pagados por adelantado representan beneficios a ser recibidos o utilizados en los prximos periodos. Integridad: Todas las transacciones y saldos de Otros Crditos estn contabilizados en los registros correspondientes al periodo adecuado.

Valuacin y Exposicin: Los montos de Otros Crditos estn correctamente calculados de acuerdo con la naturaleza de la transaccin, las normas contables, los plazos de amortizacin. Los Otros Crditos reflejan todos los hechos que afectan su valuacin y han sido adecuadamente resumidos, clasificados, descriptos y se han expuesto para una adecuada comprensin. 5. CONTROLES: AMBIENTE DE CONTROL, CONTROLES DIRECTOS Y GENERALES 5.1 Ambiente de control En general las empresas no establecen un sistema especfico de control de transacciones, ya que no son numerosas las operaciones que afectan a las cuentas. Las transacciones que originan los gastos pagados por adelantado estn relacionadas con compras y cuentas a pagar. 5.2 Controles directos. En general los entes no establecen controles de procesamiento y funciones de procesamiento para el control de las transacciones. Los trabajos de auditora no incluyen una evaluacin de los sistemas de Otros Crditos. Controles gerenciales y controles independientes. - La gerencia revisa las transacciones y saldos de Otros Crditos e investiga cuestiones dudosas. - Los registros auxiliares de Otros Crditos son conciliados con las cuentas de control del mayor general. - Se emplean procedimientos para revisar el correcto devengamiento de los gastos pagados por adelantado, para comprobar la valuacin de Otros Crditos. - La gerencia revisa la razonabilidad de los saldos de Otros Crditos. - Para los Otros Crditos de ndole contingente (reclamos a cobrar), participa el departamento de legales de la sociedad en el anlisis gerencial de la valuacin contable. Controles de procesamiento y funciones de procesamiento. - El acceso a las funciones de procesamiento en Otros Crditos y en los registros de datos relacionados estn restringido. Veracidad y Valuacin. -Todas las transacciones de Otros Crditos son ingresadas en forma completa y solo una vez. Integridad. -Las transacciones rechazadas son identificadas, analizadas y corregidas. Integridad. -Las cuotas de amortizacin de los gastos pagados por adelantado son aprobadas por un funcionario del nivel apropiado. Veracidad y Valuacin. - Funcionarios del departamento de impuestos evalan la razonabilidad de los crditos impositivos. Veracidad y Valuacin -Funcionarios del departamento de legales evalan la razonabilidad de los montos reclamados. Veracidad y Valuacin. -Los adelantos de fondos a empleados o a terceros son aprobados por un funcionario del nivel apropiado. Veracidad. Controles Generales Una adecuada separacin de funciones incompatibles en el componente se manifiesta si: -las funciones de registros detallados estn segregadas de las funciones de mayor general - la iniciacin, evaluacin y aprobacin de Otros Crditos est segregada de la contabilizacin de las operaciones.

- la preparacin y aprobacin de las conciliaciones de los registros detallados con las cuentas control de mayor general est segregado de las funciones del mayor general, cobranzas y desembolsos. 6. FACTORES DE RIESGO Factores de riesgo inherente. Las transacciones nuevas o significativas representan reas de mayor riesgo. Aumento o disminucin significativa en la cantidad y monto de los gastos pagados por adelantado. Cambios significativos en la composicin de otros crditos. La recuperabilidad de ciertos reclamos depende de complejas interpretaciones judiciales y legales. Se otorgaron adelantos a empleados que se retiraron de la sociedad. Existe un deterioro significativo en la antigedad de las otras cuentas a cobrar. Factores de riesgo de control. Las conciliaciones de los registros detallados que respaldan los otros crditos y la cuenta control del mayor no se realizan en forma oportuna. La sociedad no ha presentado anlisis confiable de otras cuentas a cobrar vencidas. Cambios en los mtodos y plazos de amortizacin de los gastos pagados por adelantado. Los valores de libros de los otros crditos no son revisados regularmente por la gerencia. Los adelantos a empleados, proveedores y otros terceros no son adecuadamente analizados y aprobados antes de su registracin contable. 7. ENFOQUE DE AUDITORIA El enfoque ms efectivo y eficiente de auditora a aplicar para el componente Otros Crditos es el sustantivo. En algunos entes pueden presentarse situaciones donde el nmero de las transacciones son significativas, en estos casos puede resultar ms eficaz un enfoque de auditora basado en la confianza de los controles. Si el auditor encuentra en su revisin de Otros Crditos que se incluyen partidas similares a la de los periodos anteriores y el componente en total del activo no ha variado, un enfoque sustantivo es el ms apropiado. Si las partidas que integran los Otros Crditos se originan en un nmero significativo de transacciones, entre las cuales se incluye el manejo de fondos, un enfoque de cumplimiento puede ser es el mas eficiente. En general cuando se presentan estas situaciones no tiene lugar la prueba de controles especficos de este componente, sino que se asocian los procedimientos con los llevados a cabo en otros sistemas. Si los gastos pagados por adelantado se originan en un nmero elevado los desembolsos, en la revisin del rea Compras y Cuentas a Pagar, se incluirn pruebas de controles relacionados con otros gastos. Como complemento se aplicarn procedimientos sustantivos tendientes a revisar la amortizacin de estos gastos adelantados. Cuando los otros crditos son los originados en cuentas a cobrar de terceros, resulta ms efectivo un enfoque que tienda a comprobar el saldo.

 Si los otros crditos se originan en reclamos a cobrar o en anticipos de impuestos, el enfoque sustantivo es el ms adecuado. As la confirmacin de la razonabilidad de los importes registrados por parte del departamento de legales y de especialistas en impuestos, brinda evidencia sustantiva de auditora vlida y suficiente. 8. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Procedimientos analticos. Efectuar un anlisis comparativo entre los montos del perodo o ejercicio corriente, anterior y los presupuestados con respecto a: - gastos pagados por adelantado individuales y en conjunto - gastos pagados por adelantado como porcentaje del total del activo - saldos de otras cuentas a cobrar no provenientes de ventas como porcentaje del total del activo. - gastos pagados por adelantado y saldos de otras cuentas a cobrar como porcentaje del total de Otros Crditos. El resultado de esta revisin analtica puede poner en evidencia alteraciones en la composicin de las partidas del componente, o bien indicar que no tuvieron lugar modificaciones. Si tiene lugar la segunda alternativa y los riesgos inherentes y de control son bajos, es probable que ste se constituya en el nico procedimiento a aplicar en la revisin del componente. Para llevar a cabo esta revisin analtica el auditor puede recuperar los datos relativos a los Otros Crditos a travs de programas computarizados que extraigan informacin sobre: -partidas nuevas o significativas -fluctuaciones significativas en las partidas individuales con respecto a los montos anteriores -detalles de gastos adelantados al cierre -detalles de movimientos contables que afectan las cuentas del componente. Revisar los asientos por gastos pagados por adelantado y de otros crditos para identificar partidas inusuales. Pruebas de cumplimientos de controles Dada la forma en que son contabilizados, es probable que la confianza no sea la forma ms efectiva de auditar Otros Crditos. En general las pruebas de cumplimiento de controles consisten en obtener evidencia para confirmar que ciertos controles operan en forma efectiva. El auditor deber determinar que controles clave han sido establecidos por el ente y luego obtener evidencia de que operan efectivamente. La gerencia debe revisar peridicamente el valor contable y el plazo de amortizacin de los otros crditos. El auditor debe revisar y obtener evidencias del control gerencial, y si los saldos son significativos ser necesario realizar otras pruebas para satisfacerse de que el valor de los otros crditos no ha disminuido. Pruebas detalladas de transacciones y saldos. Puede resultar ms efectivo realizar dichas pruebas antes del cierre del perodo y aplicar solo procedimientos analticos sobre los saldos del cierre. Las pruebas de auditoria que involucran desembolsos por gastos pagados por adelantado deben estar coordinadas con las pruebas realizadas en compras y cuentas a pagar. A continuacin se enumeran algunas pruebas tpicas:

Obtener registros detallados que respalden el componente de otros crditos y: - comparar las transacciones y saldos con el mayor general. - investigar partidas inusuales y significativas - comprobar si se han registrado los gastos pagados por adelantado usuales en el tipo de negocio para verificar posibles omisiones. Para una muestra de otros crditos seleccionados: - determinar la naturaleza y el propsito de partidas significativas. - determinar la correccin del valor contable - determinar si la clasificacin como corriente o no corriente es apropiada en base a los periodos cubiertos. - para los gastos pagados por adelantado, determinar la razonabilidad de los montos diferidos para periodos/ejercicios futuros. - determinar la razonabilidad de los plazos de amortizacin de los gastos pagados por adelantado. Confirmar con terceros: - los saldos de otros crditos - transacciones especificas de otros crditos Solicitar la opinin de abogados para la evaluacin de reclamos y otras situaciones contingentes como otros crditos. En general estas opiniones las solicita el auditor en situaciones muy especiales. En ellas el asesor letrado debera informar acerca de la recuperabilidad del reclamo. Es necesario que el auditor evale con el abogado los importes involucrados y los contabilizados para comprobar la valuacin de la cuenta a cobrar. Evaluar juntamente con especialistas tributarios los saldos por impuestos a cobrar y los anticipos. Los derechos de los contribuyentes hacia el fisco tienen diversos tratamientos. En ocasiones son saldos de libre disponibilidad compensables con otros impuestos y con una pauta de actualizacin. En otras situaciones no se actualizan y solo pueden computarse a cuenta de determinados tributos. Todas estas pautas indican que ante saldos significativos, el auditor debe recabar la ayuda de especialistas para verificar la valuacin de estas otras cuentas a cobrar.