CEPTA: CONTABILIDAD Y FISCALIDAD

El anlisis de informacin con hojas de clculo

LAS TABLAS DINMICAS COMO HERRAMIENTA DE INVESTIGACIN ...... 2 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN .......................................... 2
Rangos de datos ....................................................................................... 4 El uso de filtros........................................................................................ 4 El uso de subtotales .................................................................................. 4

LAS FRMULAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS............................ 5

Frmulas en tablas dinmicas...................................................................... 5 Frmulas en el rango de datos..................................................................... 5

Llus Rull
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EL ANLISIS DE INFORMACIN
LAS TABLAS DINMICAS COMO HERRAMIENTA DE INVESTIGACIN
Las tablas dinmicas nos permiten tratar de manera rpida y eficaz una gran cantidad de datos. El origen de estos datos puede ser diverso. Excel nos permite tratar informacin de diferentes orgenes. El primer paso para crear una tabla dinmica es lanzar el asistente de creacin

tras lo que aparece la siguiente pantalla: Las opciones de uso habitual son a, b y c: o a: La informacin est ubicada en un libro Excel o b: La informacin est en una base de datos externa, se conoce el origen de los datos o c: Aprovechamos una tabla dinmica ya existente

Una vez sealada la fuente de informacin, tras pulsar Aceptar, la tabla dinmica es creada en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo activa (en la imagen, la tabla se crea en la celda Sheet1!$U$37). Tras ello el proceso de creacin habr concludo. La estructura con la que la tabla dinmica organizar la informacin puede disearse la pulsar con el botn izquierdo del mouse sobre cualquier punto de la tabla dinmica. Con ello aparece el siguiente menu contextual:

Al pulsar sobre la opcin Opciones de tabla dinmica se muestra el siguiene cuadro de dilogo para configurar la tabla:

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La disposicin de los campos se realiza mediante la Lista de campos mostrada automticamente en el lateral derecho de la pantalla: Si no aparece, la Lista de campos se activa en el men contextual de la tabla dinmica cuya ltima opcin ser Mostrar lista de campos. Para situar las variables en las diferentes reas nicamente es necesario arrastar el concepto al rea deseada. Es recomendable situar en el rea de Rtulos de fila los conceptos cualitativos con mayor nmero de elementos y en el rea de Rtulos de Columna conceptos cuyo nmero de elementos sea controlable por el analista. En la zona central se ubicarn las conceptos cuantitativos. Al hacer doble-click sobre los conceptos activos en tabla se muestra un cuadro de dilogo de configuracin del concepto. En el caso de los conceptos-valor, dicho cuadro de dilogo muestra las diferentes funciones por las que el campo puede aparecer calculado. Tambin es posible tratar datos ubicados desde aplicativos terceros mediante la eleccin de la opcin Utilice una fuente de datos externa al crear la tabla.

Tras conectar con la fuente externa el proceso seguido por el asistente es igual en todos los casos.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
Para tratar de forma eficaz y eficiente la informacin el analsta debe proceder a un diseo previo de las fuentes de datos disponibles: la informacin que contienen es suficiente?, los datos deben ajustarse?, el ajuste es global o nicamente debe aplicarse a ciertos registros? Cuando la informacin procede de un origen externo a Excel, por motivos de seguridad, la gestin de los datos no es recomendable para prevenir su modificacin. Ante esta situacin el analista debe recorrer al uso de recursos propios como fijar una fuente de informacin actualizable que cruzar con datos localizados en otro origen y que contendrn las modificaciones requeridas. Como consecuencia de ello se consigue tener localizados los ajustes practicados y su inclusin automtica en la informacin actualizada con el consiguiente ahorro de tiempo.

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RANGOS DE DATOS
Para administrar el origen de datos resumidos en tablas dinmicas: Son tablas Excel. Los rangos de datos para ser utilizados en tablas dinmicas deben contener un encabezado en la primera lnea de la tabla para cada concepto. Recomendaciones: o Una hoja por tabla o Fijar paneles mediante el comando Inmovilizar paneles del men Vista o Incluir una columna final a cuya izquierda insertare nuevos conceptos que sern includos en catlogo de campos de la tabla dinmica de forma automtica tras actualizar su contenido o Mantener los datos originales, crear nuevos campos para las modificaciones

EL USO DE FILTROS
La aplicacin del fitro a las cabeceras de columna permitir filtrar un conjunto valores determinados. En este caso es de utilidad utilizar una columna para sealar los valores filtrados. El filtro es accesible en el men Datos. Conjunto Ordenar y filtrar.

EL USO DE SUBTOTALES El comando Subtotal se halla en el men Datos, conjunto Esquema.

Para utilizar la funcin de subtotales en Excel, el rango a subtotalizar debe tener columnas con encabezado y seguir una ordenacin previa para obtener para los campos deseados el corte de subtotal. Una vez ordenada la informacin y seleccionado el rango debe fijarse la funcin que se desea aplicar a los valores. Las funciones disponibles con las mismas que las disponibles en rea de datos de las tablas dinmicas.

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LAS FRMULAS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS FRMULAS EN TABLAS DINMICAS

La funcin Tabla dinmica de Excel permite crear elementos a partir de las variables cualitativas del origen de datos (Elemento calculado) o bien efectuar operaciones (Campo calculado) entre las variables cuantitativas del rango a nivel lineal. El orden de resolucin determina el orden en que se realizarn los clculos La opcin de Crear lista de frmulas genera un informe con las frmulas introducidas por el usuario en la tabla dinmica. Al estar activa una tabla dinmica la Barra de mens toma un aspecto diferente, aparece el men Opciones con la que se accede a las diferentes funcionalidades de una Tabla Dinmica.

FRMULAS EN EL RANGO DE DATOS

Muchas de las operaciones disponibles en Excel quedan deshabilitadas al usar tablas dinmicas. Ello es debido a que en una tabla dinmica las operaciones entre campos se realizan a nivel registro. Este hecho conlleva ventajas en el momento de calcular valores promedios (como precios); sin embargo, en muchas ocasiones el usuario desear efectuar calculos transversales (estimar un valor futuro en base a una serie temporal de datos). En este caso es muy til la insercin de nuevas columnas en el rango en las cuales efectuar los nuevos clculos. En el tratamiento de los datos recogidos en rangos son de mucha utilidad las frmulas condicionales Contar.Si, Sumar.Si y Si.