Quest-ce quAccess ? Access 2010 est un outil de dploiement et de conception dapplication de base de donnes que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi dinformations importantes. Vous pouvez conserver vos donnes sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que dautres puissent utiliser votre base de donnes avec un simple navigateur Web. Bases de donnes relationnelles dans Access Il est parfois ncessaire dutiliser une base de donnes relationnelle pour effectuer le suivi de ce type dinformations : un entrept de stockage de donnes rparties en plusieurs collections de donnes plus petites (les tables) pour liminer les redondances et relies entre elles par les informations quelles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de donnes relationnelle ddie la planification dvnements peut inclure une table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre avec les informations sur les vnements. Cette dernire table peut contenir un champ la reliant la table des clients et un autre la reliant la table des fournisseurs. De cette faon, par exemple, lorsquun fournisseur change de numro de tlphone, linformation est mise jour dans la table des fournisseurs uniquement, et il nest pas ncessaire de la modifier dans tous les vnements impliquant le fournisseur. Access est un outil qui permet de dvelopper rapidement et facilement des applications de base de donnes relationnelle afin de grer vos informations. Vous pouvez crer une base de donnes pour effectuer le suivi de nimporte quel type dinformations, par exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procdures dentreprise. En fait, Access est fourni avec des modles que vous pouvez utiliser en ltat pour suivre toute une varit dinformations et qui rendent les choses aises mme pour un dbutant. Lorsque vous ouvrez Access Lorsque vous dmarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparat : vous pouvez y obtenir des informations sur la base de donnes active, crer une nouvelle base de donnes, ouvrir une base de donnes existante et afficher du contenu propos dans Office.com.
Pour rutiliser un modle rcemment utilis, cliquez sur Modles rcents, puis slectionnez le modle de votre choix. Pour utiliser un modle dj install, cliquez sur Mes modles, puis slectionnez le modle de votre choix. Pour trouver un modle sur Office.com, sous Modles Office.com, cliquez sur une catgorie de modle, slectionnez le modle de votre choix, puis cliquez sur Tlcharger pour tlcharger le modle depuis Office.com vers votre ordinateur. REMARQUE Vous pouvez galement rechercher des modles sur Office.com partir dAccess. Dans le champ Rechercher des modles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flche pour lancer la recherche.
3. Vous pouvez galement cliquer sur licne en forme de dossier en regard du champ Nom fichier pour accder lemplacement o vous voulez crer la base de donnes. Si vous nindiquez pas demplacement, Access cre la base de donnes lemplacement par dfaut qui est affich sous le champ Nom fichier. 4. Cliquez sur Crer. Access cre la base de donnes et louvre pour lutiliser. Crer une base de donnes entirement nouvelle Si aucun des modles ne correspond vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des donnes dun autre programme, vous pouvez dcider quil vaut mieux crer une base de donnes entirement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de donnes de bureau standard ou une base de donnes sur le Web. Pour crer une nouvelle base de donnes, procdez comme suit : 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Lentre de donnes en mode Feuille de donnes est trs similaire lentre de donnes dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est quil est obligatoire dentrer les donnes dans des lignes et des colonnes contigus, en commenant par langle suprieur gauche de la feuille de donnes. Nessayez pas de mettre en forme vos donnes en insrant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opration se solderait par une perte despace dans la table. La table ne contient que les donnes. Leur prsentation visuelle se fait dans les formulaires et les tats que vous crez ultrieurement. La structure de la table est cre lors de lentre des donnes. Un nouveau champ est dfini dans la table chaque ajout dune colonne la feuille de donnes. Access dfinit le type de donnes du champ en fonction du type de donnes que vous entrez. Par exemple, si la table contient une colonne dans laquelle vous navez renseign que des dates, Access attribue le type de donnes Date/Heure ce champ. Par la suite, si vous essayez dentrer une valeur qui nest pas une date (comme un nom ou un numro de tlphone) dans ce champ, Access affiche un message vous informant que cette valeur ne correspond pas au type de donnes de cette colonne. Dans la mesure du possible, pensez concevoir une table o chaque colonne contient un type de donnes unique, que ce soit du texte, des dates, des nombres ou toute autre valeur. Cest ainsi que vous faciliterez la gnration de requtes, de formulaires et dtats qui slectionnent uniquement les donnes souhaites. .
REMARQUE Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans lenregistrer. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
utilisateur de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et crire dans la base de donnes en mme temps, cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir la base de donnes en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier, cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule. Pour ouvrir la base de donnes en mode exclusif, empchant ainsi toute autre personne de louvrir au mme moment que vous, cliquez sur la flche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif. Pour ouvrir la base de donnes en mode lecture seule, cliquez sur la flche ct du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. Dautres utilisateurs peuvent ouvrir la base de donnes, mais en lecture seule uniquement. Si la base de donnes ouvrir est introuvable 1. Dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail. 2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de donnes, puis cliquez sur Rechercher. 3. Entrez vos critres de recherche puis appuyez sur la touche ENTRE pour rechercher la base de donnes. 4. Si vous trouvez la base de donnes, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la bote de dialogue Rsultats de la recherche. REMARQUE tant donn que la recherche a t lance dans la bote de dialogue Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette bote de dialogue pour que la base de donnes souvre. Vous pouvez ouvrir directement un fichier de donnes dans un format de fichier externe (tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez galement ouvrir directement nimporte quelle source de donnes ODBC, telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access cre automatiquement une base de donnes Access dans le mme dossier que le fichier de donnes, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de donnes externe. Utiliser votre nouvelle base de donnes Selon le modle utilis, vous devrez peut-tre effectuer lune des oprations suivantes pour dmarrer la nouvelle base de donnes : 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Si Access affiche une bote de dialogue Connexion incluant une liste vide dutilisateurs, utilisez lune des procdures suivantes pour commencer : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur Nouvel utilisateur. Compltez le formulaire Dtails de lutilisateur. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Slectionnez le nom dutilisateur que vous venez dentrer, puis cliquez sur Connexion.
Si Access affiche une feuille de donnes vide, vous pouvez commencer taper directement les donnes dans la feuille de donnes ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour dcouvrir la base de donnes. Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de donnes, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour dcouvrir la base de donnes. Si Access affiche un message Avertissement de scurit dans la barre des messages et que vous faites confiance la source du modle, cliquez sur Activer le contenu. Sil est ncessaire de se connecter la base de donnes, vous devrez vous reconnecter.
Ajouter une table Vous pouvez ajouter une nouvelle table une base de donnes existante en utilisant les outils du groupe Tables sous longlet Crer.
REMARQUE Dans la base de donnes Web, seule la commande Table est disponible dans le groupe Tables. Quel que soit le mode utilis en premier lieu, vous pouvez basculer de lun lautre grce aux boutons de modes daffichage situs dans la barre dtat de la fentre Access. Crer une table vide en mode Feuille de donnes Le mode Feuille de donnes permet dentrer directement des donnes. La structure de la table est alors cre en tche de fond. Les noms sont attribus aux champs par incrments numriques (Champ1, Champ2, etc.) et Access dfinit leur type de donnes en fonction du type de donnes que vous y entrez. 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table . 2. Access cre la table, puis place le curseur dans la premire cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter. 3. Pour ajouter des donnes, commencez taper dans la premire cellule vide ; vous pouvez galement les coller partir dune autre source, comme dcrit plus loin dans cet article.
Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur len-tte correspondant, puis
tapez le nouveau nom. CONSEIL Attribuez un nom significatif chaque champ afin de pouvoir en dterminer le contenu sans avoir afficher les donnes. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
glisser lemplacement souhait. Vous pouvez galement slectionner plusieurs colonnes contigus et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination. Pour ajouter dautres champs votre table, vous pouvez soit commencer taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de donnes, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs laide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous longlet Champs. Crer une table en mode Cration En mode Cration, vous devez dabord crer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de donnes pour entrer des donnes, ou bien vous pouvez entrer des donnes laide dune autre mthode, comme avec un formulaire. REMARQUE Le mode Cration nest pas disponible pour les tables dune base de donnes Web 1. Sous longlet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Cration de table. 2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis slectionnez un type de donnes dans la liste Type de donnes. 3. Vous pouvez entrer des informations supplmentaires dans chaque champ dans la colonne Description. Cette description saffiche dans la barre dtat lorsque le point dinsertion se trouve dans ce champ et lorsquil est utilis comme texte de la barre dtat pour tous les contrles que vous crez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un tat, ainsi que pour tous les contrles crs pour ce champ par le biais de lAssistant Formulaire ou tat. 4. Aprs avoir ajout tous les champs, enregistrez la table : Sous longlet Fichier, cliquez sur Enregistrer. 5. Vous pouvez commencer entrer des donnes dans la table tout moment en basculant en mode Feuille de donnes, en cliquant sur la premire cellule vide, puis en tapant les donnes. Vous pouvez par ailleurs coller des donnes partir dune autre source, comme dcrit dans la section suivante. Coller des donnes dune autre source dans une table Access Si les donnes sont stockes dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En rgle gnrale, pour optimiser cette opration, il est recommand que les donnes soient dj organises en colonnes, comme dans le cas dune feuille de calcul Excel. Si les donnes sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux sparer les colonnes de donnes laide de tabulations ou convertir les donnes en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les donnes doivent tre modifies ou manipules (par exemple, fractionner les noms complets en prnoms et noms), il est recommand de le faire avant de les copier, notamment si vous navez pas lhabitude dutiliser Access. Lorsque vous collez des donnes dans une table vide, le type de donnes de chaque champ est automatiquement dfini en fonction du type des donnes colles. Par exemple, si un champ coll ne contient que des dates, Access lui applique le type de donnes Date/Heure. Si le champ coll ne contient que les mots oui et non , Access lui applique alors le type de donnes Oui/Non. Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la premire ligne de donnes colles. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access dtermine que la premire ligne fait partie des donnes et attribue aux champs des noms gnriques (F1, 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
de la grille de cration.
Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de donnes aux rsultats dune requte
Totaux.
Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de cration, vous devez choisir une
fonction dagrgation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau dun champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ. 3. Dans la deuxime colonne de la grille de cration, sur la ligne Total, slectionnez Somme dans la liste droulante. 4. Sous longlet Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur Excuter. La requte sexcute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
fois en maintenant la touche Ctrl enfonce, en cliquant sur plusieurs champs, puis en les faisant glisser simultanment vers le formulaire. Lordre des tables dans le volet Liste de champs peut varier en fonction de la partie du formulaire slectionne actuellement. Si le champ que vous souhaitez ajouter nest pas visible, essayez de slectionner une autre partie du formulaire et dajouter nouveau le champ. 4. Pour ajouter un logo, un titre ou la date et lheure au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Cration, sous longlet En-tte et pied de page. 5. Pour ajouter une plus large varit de contrles au formulaire, utilisez les outils figurant dans le groupe Contrles sous longlet Cration. Pour obtenir une slection de contrles lgrement plus importante, basculez en mode Cration en cliquant avec le bouton droit sur le formulaire puis en cliquant sur Mode Cration. Les contrles qui sont ajouts en mode Cration peuvent savrer incompatibles avec la fonctionnalit Publier sur le Web. Si vous envisagez de publier le formulaire sur le Web, vous devez utiliser uniquement les fonctionnalits disponibles en mode Page. Prsentation des modes Page et Cration Mode Page Le mode Page est laffichage le plus intuitif lorsquil sagit de modifier un formulaire. Vous pouvez y effectuer pratiquement toutes les modifications quil est possible dapporter un formulaire dans Access. Si vous crez une base de donnes en cliquant sur Nouvelle base de donnes Web en mode Microsoft Backstage, le mode Page est le seul affichage disponible pour la cration de formulaires.
ajouter une plus grande diversit de contrles votre formulaire, notamment des cadres dobjet dpendants, des sauts de page et des graphiques ; modifier les sources des contrles Zone de texte directement dans les zones de texte sans utiliser la feuille de proprits ; redimensionner des sections de formulaire, comme la section En-tte de formulaire ou Dtail ; modifier certaines proprits de formulaire qui ne sont pas modifiables en mode Page.
Ajuster votre formulaire en mode Page Une fois que vous avez cr un formulaire, vous pouvez ajuster facilement sa conception en travaillant en mode Page. En vous basant sur les donnes relles du formulaire, vous pouvez rorganiser les contrles et ajuster leur taille. Vous pouvez placer de nouveaux contrles dans le formulaire et dfinir les proprits de ce dernier et des contrles quil contient. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page. Access affiche le formulaire en mode Page. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et sections quil contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :
Sous longlet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants. Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste de champs vers la section du formulaire o vous souhaitez le faire apparatre. Pour ajouter plusieurs champs la fois, maintenez la touche Ctrl enfonce, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire.
Ajuster votre formulaire en mode Cration Dans les bases de donnes de bureau, vous pouvez ajuster la structure de votre formulaire en mode Cration. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrles et champs au formulaire en les ajoutant la grille de cration. La feuille de proprits vous donne accs un grand nombre de proprits que vous pouvez dfinir en vue de personnaliser votre formulaire. Pour basculer en mode Cration, cliquez avec le bouton droit sur le nom du formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Cration. REMARQUE Le mode Cration nest pas disponible lorsque vous travaillez dans une base de donnes Web. Access affiche le formulaire en mode Cration. Vous pouvez utiliser la feuille de proprits pour modifier les proprits du formulaire et des contrles et sections quil contient. Pour afficher la feuille de proprits, appuyez sur F4. Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requte sous-jacente la structure de votre formulaire. Pour afficher le volet Liste de champs :
Sous longlet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Raccourci clavier Appuyez sur Alt+F8. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre formulaire.
Pour ajouter un champ unique, double-cliquez dessus, ou faites-le glisser du volet Liste
sur les champs que vous souhaitez ajouter. Faites ensuite glisser les champs slectionns vers le formulaire. ETATS Lorsque vous utilisez une base de donnes, vous avez gnralement recours aux tats pour afficher, mettre en forme et synthtiser des donnes. Vous pouvez par exemple crer un tat de type liste pour afficher les numros de tlphone de tous vos contacts ou bien un tat de synthse pour calculer le total des ventes de votre socit dans diffrentes rgions des priodes diffrentes. Si votre base de donnes dispose dune structure de table et de relations correctement conus, vous constaterez quil est beaucoup plus simple de crer des tats significatifs. Vue densemble
Les tats peuvent fournir des informations dtailles sur un enregistrement donn, des synthses de nombreux enregistrements ou les deux. Vous pouvez galement utiliser des tats Access pour crer des tiquettes de publipostage ou des tiquettes dautres fins. Il est possible de crer des tats indpendants qui naffichent pas de donnes. Dans le cadre de cet article, nous supposerons toutefois quun tat est li une source de donnes comme une table ou une requte. tats clients et tats Web Access 2010 propose une nouvelle fonctionnalit qui vous permet de crer une base de donnes Web en publiant une base de donnes Access sur un serveur SharePoint excutant Access Services. Lorsque vous crez une base de donnes Web, les tats Access sont affichs dans le navigateur laide de SQL Server Reporting Services. Cette conversion entrane des limites par rapport aux fonctionnalits que vous pouvez utiliser dans les tats afficher dans le navigateur. Toutefois, si vous ne souhaitez pas afficher ltat dans le navigateur, vous pouvez utiliser lensemble des fonctionnalits proposes dans le concepteur dtat Access. Sections dun tat Dans Access, la structure dun tat est divise en sections. Dans une base de donnes cliente, vous pouvez afficher ltat en mode Cration pour visualiser ses sections. En mode Page, les sections sont moins visibles mais toujours prsentes. Vous pouvez les slectionner laide de la liste droulante du groupe Slection de longlet Format. Pour crer des tats utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrle calcul dtermine la faon dont les rsultats sont calculs dans Access. La liste suivante prsente un rsum des diffrents types de section et de leurs usages :
En-tte dtat Imprim une seule fois, dans la partie suprieure de ltat. En rgle gnrale, len-tte dun tat regroupe les informations habituelles dune page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrle calcul qui utilise la fonction de
REMARQUE En mode Cration, le pied dtat se trouve en dessous du pied de page. Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque ltat est en cours dimpression ou en mode Aperu avant impression), le pied dtat se trouve au-dessus du pied de page, juste aprs le dernier pied de groupe ou la ligne de dtail de la dernire page. Nouveauts Le processus de cration dun tat dans Access 2010 est trs similaire celui dAccess 2007. Toutefois, Access 2010 offre quelques nouvelles fonctionnalits applicables aux tats :
Galerie dimages partages Dans Access 2010, vous pouvez dsormais attacher une image une base de donnes, puis lutiliser dans plusieurs objets. La mise jour de limage est effectue quel que soit lemplacement de celle-ci dans toute la base de donnes. Thmes Office Dans Access 2010, vous pouvez dsormais utiliser les thmes Microsoft Office standard pour appliquer en une seule fois des jeux de polices et des couleurs prdfinis tous vos formulaires et tats Access. Mise en forme conditionnelle plus puissante Access 2010 contient des outils encore plus puissants pour faire ressortir des donnes sur un tat. Vous pouvez ajouter jusqu 50 rgles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrle ou groupe de contrles et, dans les tats clients, vous pouvez ajouter des barres de donnes pour comparer les donnes entre plusieurs enregistrements. Dispositions plus souples Dans Access 2010, la mthode de conception des tats par dfaut consiste placer des contrles dans des dispositions. Ces grilles vous permettent daligner et de redimensionner facilement les contrles, et sont ncessaires pour tout tat que vous souhaitez afficher dans un navigateur. Bien que les dispositions ne soient pas rellement une nouveaut dans Access 2010, leur mode dutilisation a chang pour dplacer, aligner et redimensionner des contrles.
Crer un tat tape 1 : choisir une source denregistrement 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Si les donnes dont vous avez besoin sont contenues dans une table ou une requte existante, slectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez la section tape 2 : choisir un outil dtat. Si la source denregistrement nexiste pas encore, effectuez lune des oprations suivantes : Passez la section tape 2 : choisir un outil dtat et utilisez loutil tat vide - ou Crez la ou les tables ou la requte qui contient les donnes utiliser, slectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez la section tape 2 : choisir un outil dtat.
tape 2 : choisir un outil dtat Les outils dtat sont situs sous longlet Crer, dans le groupe tats. Le tableau suivant dcrit brivement la fonction de chaque outil : tats Web Les tats crs laide de ces outils sont compatibles avec la fonctionnalit de publication sur Access Services et sont affichs dans un navigateur. Notez que les objets Web sont signals par le globe qui se trouve sur licne des objets. IMAGE DU BOUTON OUTIL DESCRIPTION
tat
Permet de crer un tat simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source denregistrement que vous avez slectionne dans le volet de navigation. Permet douvrir un tat vierge en mode Page et dafficher le volet Office Liste de champs. Access cre une requte de source denregistrement lorsque vous faites glisser les champs de la Liste des champs vers ltat.
tat vide
tats clients Les tats crs laide de ces outils ne sont pas compatibles avec la fonctionnalit de publication sur Access Services. Lajout dtats clients une base de donnes Web nempche pas cette dernire dtre publie, mais les tats clients ne sont pas disponibles dans le navigateur. Vous pouvez toutefois utiliser un tat client lorsque la base de donnes est ouverte dans Access. IMAGE DU BOUTON OUTIL DESCRIPTION
tat
Permet de crer un tat simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source denregistrement que vous avez slectionne dans le volet de navigation. Permet douvrir un tat vierge en mode Cration auquel vous pouvez ajouter les champs et contrles dsirs. Permet douvrir un tat vierge en mode Page et dafficher le volet Office Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de champs vers ltat, Access cre un requte incorpore et la stocke dans
bords jusqu la taille dsire. Dplacez un champ en le slectionnant (avec son tiquette, le cas chant), puis en le faisant glisser jusquau nouvel emplacement. Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou slectionner des champs et effectuer dautres tches de mise en forme. Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalits dcrites dans les sections ci-aprs pour rendre ltat plus lisible et attrayant. Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux La mthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux un tat consiste cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces fonctionnalits, puis de cliquer sur la commande dsire dans le menu contextuel. Lorsque ltat est ouvert en mode Page ou Cration, vous pouvez galement appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux laide du volet Regrouper, trier et total : 1. Si le volet Regrouper, trier et total nest pas encore ouvert, sous longlet Cration, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier. 2. Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis slectionnez le champ pour lequel vous souhaitez un regroupement ou un tri. 3. Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour dfinir des options supplmentaires et ajouter des totaux. Faire ressortir des valeurs laide de la mise en forme conditionnelle Access 2010 contient des outils plus puissants pour faire ressortir des donnes sur un tat. Vous pouvez ajouter jusqu 50 rgles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrle ou groupe de contrles et, dans les tats clients, vous pouvez ajouter des barres de donnes pour comparer les donnes entre des enregistrements.
barres de donnes, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements. REMARQUE Loption Comparaison aux autres enregistrements nest pas disponible dans les bases de donnes Web. 6. Sous Modifiez la description de la rgle, spcifiez la rgle qui dtermine quel moment la mise en forme doit tre applique, ainsi que la mise en forme dsire lorsque les critres de la rgle sont satisfaits. 7. Cliquez sur OK pour revenir la bote de dialogue Gestionnaire des rgles de mise en forme conditionnelle. 8. Pour crer une autre rgle pour ce contrle ou cet ensemble de contrles, rptez les tapes de cette procdure partir de ltape 4. Sinon, cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue. Obtenir un aspect professionnel grce aux thmes Vous pouvez dsormais appliquer les thmes Office 2010 une base de donnes Access, ce qui vous permet de crer un style uniforme pour tous vos documents Office. IMPORTANT Si vous choisissez une couleur, une police ou un thme Office, cet lment est appliqu tous les formulaires et tats de votre base de donnes (et pas seulement ltat sur lequel vous travaillez). 1. Ouvrez un tat en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page. 2. Sous longlet Cration, dans le groupe Thmes, slectionnez le thme, la couleur ou la police dsire :
modle prdfini.
Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour dfinir les couleurs ou les polices
indpendamment. Ajouter des images Auparavant dans Access, les images taient lies des contrles dimage distincts sur les formulaires ou tats. Pour modifier une image couramment utilise dans plusieurs formulaires et tats, chaque contrle dimage devait tre modifi manuellement. Dans Access 2010, vous pouvez dsormais attacher une image une base de donnes, puis lutiliser dans plusieurs objets. La mise jour de limage est effectue quel que soit lemplacement de celle-ci dans toute la base de donnes. Cela savre trs utile pour des images telles que des logos dentreprise ou des images darrire-plan qui sont utilises dans toute la base de donnes. Ajouter une image 1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage, puis cliquez sur Mode Page. 2. Cliquez sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage. 3. Sous longlet Cration, dans le groupe Contrles, cliquez sur Insrer une image. 4. Effectuez lune des oprations suivantes :
Utiliser une image existante Si limage que vous souhaitez ajouter se trouve dj dans
Parcourir. Dans la bote de dialogue Insrer une image, accdez limage que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. Access ajoute limage slectionne ltat. Ajouter une image darrire-plan REMARQUE Il est impossible dajouter des images darrire-plan des tats Web.
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur ltat auquel vous souhaitez ajouter limage darrire-plan, puis cliquez sur Mode Page. 2. Sous longlet Format, dans le groupe Arrire-plan, cliquez sur Image darrire-plan. 3. Effectuez lune des oprations suivantes :
Utiliser une image existante Si limage que vous souhaitez ajouter se trouve dj dans la galerie, cliquez dessus pour lajouter ltat. Tlcharger une nouvelle image Dans la partie infrieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la bote de dialogue Insrer une image, accdez limage que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. Access ajoute limage slectionne ltat.
Afficher laperu dun tat et limprimer Afficher laperu dun tat 1. Ouvrez ltat dont vous souhaitez afficher laperu ou slectionnez-le dans le volet de navigation. 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
imprimer ltat ; ajuster la taille de la page ou la disposition ; effectuer un zoom avant ou arrire ou afficher plusieurs pages la fois ; actualiser les donnes de ltat ; exporter ltat dans un autre format de fichier.
3. Pour retourner dans lespace de travail de la base de donnes, sous longlet Aperu avant impression, dans le groupe Fermer laperu, cliquez sur Fermer laperu avant impression. Imprimer un tat Outre limpression dun tat partir du mode Aperu avant impression, vous pouvez galement limprimer sans afficher daperu : 1. Ouvrez ltat dont vous souhaitez afficher laperu ou slectionnez-le dans le volet de navigation. 2. Sous longlet Fichier, cliquez sur Imprimer.
Pour envoyer directement ltat vers limprimante par dfaut sans dfinir des options
imprimante, indiquer le nombre de copies et dfinir dautres paramtres, cliquez sur Imprimer. Importer des donnes depuis une feuille de calcul ou un autre programme Si vous avez utilis dautres programmes de base de donnes ou feuilles de calcul, vous connaissez probablement dj leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages et fonctions des bases de donnes. Contrairement la plupart des autres systmes de gestion de base de donnes, Access permet de crer des bases de donnes relationnelles, et diffre de la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le dveloppement de requtes, formulaires et tats sophistiqus. Il offre en outre de nombreuses options dinteraction avec dautres programmes de base de donnes, comme SQL Server. Importer une feuille de calcul Excel dans Access Nombreux sont ceux qui se mettent explorer Access aprs avoir gnr une liste dans Excel. Si Excel se prte idalement la cration initiale dune liste, plus cette dernire stoffe et plus son organisation et sa mise jour deviennent dlicates. Gnralement, le transfert de cette liste vers Access constitue ltape logique suivante. La structure dune table de base de donnes ressemble celle dune feuille de calcul, en cela que les donnes sont stockes dans des lignes et des colonnes. Par consquent, limportation dune feuille de calcul dans une table de base de donnes est en gnral une opration simple. Cest au niveau du mode dorganisation des donnes que lon constate la principale diffrence 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Sous longlet Donnes externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel. Dans la bote de dialogue Donnes externes, cliquez sur Parcourir. Utilisez la bote de dialogue Ouvrir pour accder au fichier. Slectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir. Dans la bote de dialogue Donnes externes, vrifiez que loption Importer les donnes sources dans une nouvelle table de la base de donnes active est slectionne. 10. Enfin, cliquez sur OK. 5. 6. 7. 8. 9. LAssistant Importation de feuille de calcul dmarre ; rpondez aux questions qui vous sont poses sur les donnes. 11. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Prcdent pour parcourir les pages. Sur la dernire page de lAssistant, cliquez sur le bouton Terminer. REMARQUE Access demande si vous voulez enregistrer les dtails de lopration dimportation que vous venez deffectuer. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Oui, puis entrez les dtails. Vous pouvez alors facilement reproduire limportation en cliquant sur Importations enregistres dans le groupe Importer de longlet Donnes externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les dtails de cette opration, cliquez sur le bouton Fermer. Access importe les donnes dans une nouvelle table, quil affiche ensuite sous Toutes les tables dans le volet de navigation. Utiliser lAssistant Analyseur de table pour organiser des donnes 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Vous pouvez faire glisser des champs dune table vers une zone vide de la page pour crer une nouvelle table les contenant. Vous tes invit entrer un nom de table. Vous pouvez faire glisser les champs dune table une autre si vous pensez que cela peut optimiser leur stockage. Un champ ID ou Numro unique gnr est octroy la plupart des tables. Pour en savoir plus sur les champs didentification, cliquez sur Conseils dans le coin suprieur droit de lAssistant. Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler. Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
6. Aprs avoir organis les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant. 7. Si lAssistant identifie des enregistrements aux valeurs trs similaires, il les considre comme dventuelles erreurs typographiques et affiche un cran o vous pouvez confirmer la conduite tenir face ces enregistrements. Faites dfiler la liste pour trouver les 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Excel Vous pouvez rcuprer les donnes dune feuille de calcul ou dune plage dfinie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage dfinie doit tre importe ou lie sparment. Access Ce format est particulirement utile pour sparer processus et donnes, lors de la cration dune base de donnes fractionne. En bref, vous pouvez conserver tous vos formulaires, tats et macros dans une base de donnes et vos donnes dans une autre. Par la suite, vous pouvez procder des amliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez galement combiner les donnes de nombreuses bases de donnes Access dans une seule base, facilitant ainsi la
Sous longlet Outils de base de donnes, dans le groupe Dplacer les donnes, cliquez sur Base de donnes Access.
Dans la bote de dialogue Assistant Fractionnement de base de donnes, cliquez sur Fractionner la base de donnes. REMARQUE Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi simplement crer une copie laide de la base de donnes dorigine.
HAUT DE LA PAGE tape 3 : connecter la nouvelle base de donnes frontale la base de donnes dorigine 2010 Microsoft Corporation. Tous droits rservs.
Vous pouvez prsent optimiser la nouvelle base de donnes frontale afin quelle prenne en charge de nouvelles fonctionnalits.