1

Apostila De Access Bsico

NDICE
ASSUNTO PGINA

Introduo...................................................................................................02 Novidades do Access 2.0, 7.0 e 8.0............................................................03 Algumas Definies....................................................................................04 TABELAS...................................................................................................06 Criao de uma Tabela................................................................................08 Dicas............................................................................................................09 Planejamento de um Banco de Dados ........................................................10 Criao de uma Tabela................................................................................12 Propriedades de Campos.............................................................................14 Tipos de Dados............................................................................................16 Tipos de Dados Numricos e OLE..............................................................16 Relacionamentos..........................................................................................17 CONSULTAS..............................................................................................19 Criao de uma Consulta.............................................................................19 Especificando Critrios................................................................................21 Tipos de Consultas ......................................................................................22 FORMULRIOS.........................................................................................23 Tipos de Formulrios...................................................................................24 RELATRIOS.............................................................................................26 Tipos de Relatrios......................................................................................26 Partes de um Relatrio.................................................................................27 MACROS.....................................................................................................28 Eventos.........................................................................................................28

INTRODUO
Se o uso de planilhas (Lotus 1-2-3) foi o responsvel pela introduo dos micros PCs nas empresas, o uso de SGBDs (Sistemas de Gerenciamento e Bancos de Dados) consolidou a utilizao de micros nas mesmas. O dBase ao ser lanado no final dos anos 70 tornou-se lder dos Bancos de Dados RELACIONAIS (Bancos de Dados que podem interligar TABELAS pelos seus CAMPOS CHAVES). Em 1984 surgiu o Clipper, linguagem de programao compatvel com o dBase III Plus e veio com desempenho dezenas de vezes mais rpido que o dBase, dentre outras vantagens. At meados da dcada de 90 o Clipper era o lder do mercado de linguagens de desenvolvimento para micros. A partir de ento as linguagens visuais (for Windows) comearam a ganhar terreno. Hoje lideram o mercado: Visual BASIC, Access, Delphi, etc. Lanado pela Microsoft em 1992, o Access vendeu mais de um milho de cpias em menos de um ano. Em abril de 1994 foi lanada a verso 2.0 (quando o Access ganhou maioridade como BANCO DE DADOS), no prximo ms chegou ao Brasil a mesma verso em Portugus. Uma caracterstica marcante do Access a sua facilidade de uso (sendo o mais fcil SGBD). Da verso 2.0 pulou para a verso 7.0 (ou 95), lanada em maro deste ano (1997). Atualmente se encontra na verso XP. O Access 97 exige em torno de 16 MB para um bom desempenho. Podemos ter vrias tabelas abertas ao mesmo tempo (254 para ser exato) no Access 2.0, mas apenas um Banco de Dados por vez. E o Access pode trabalhar com at 32.768 tabelas em um nico banco de dados. Um nico arquivo .MDB pode conter objetos de dados (tabelas, consultas e ndices) e objetos da aplicao (formulrios, relatrios, macros e mdulos).

3 ALGUMAS NOVIDADES DO ACCESS 2.0 Gerenciador de Add-ins (acrscimos) Para Bancos de Dados de bibliotecas (aqueles que tm objetos que podem ser utilizados por vrios sistemas). Normalmente esses Bancos de Dados tem extenso tipo MDA e so anexados ao Access atravs de uma entrada no arquivo MSACCESS.INI existente no diretrio WINDOWS. Exemplos de Add-ins: AutoDiscador, Construtor de Menus e Documentador de Banco de Dados. Os assistentes do Access esto armazenados no arquivo WZFRMRPT.MDA; Integridade Referencial; Assistentes de Mscara de Entrada, de Mala Direta, Construtores de Expresses, de Cores, de Consultas, Macros, Menus e de Cdigo; Otimizador de Consultas (Qjet); Administrador de Grupo de Trabalho (unificar Grupos de Trabalhos e criar novo SYSTEM.MDA para um novo Grupo de Trabalho; Cdigo mais prximo do cdigo do Visual BASIC 3; ADT (Access Developer's Toolkit) Kit de Desenvolvimento do Programador do Access; ALGUMAS NOVIDADES DO ACCESS 7.0 (OU 95) Assistente de Banco de Dados. O Access 2.0 tem assistente para tabelas, consultas, formulrios, relatrios, macros e outros. J o Access 95 traz um assistente para o Banco de Dados completo (podendo agora at um leigo criar um Banco de Dados apenas respondendo s perguntas do assistente); Interface melhorada; Tabelas agora podem incluir colunas vazias; Tabelas tambm podem incluir caixas de combinao (ComboBox); Critrio Like (Como) tipo So P*; Ferramenta Pincel (copiar formatos); Figuras como background (segundo plano). Propriedade picture do Formulrio; Controles com sombra; Transformar Caixa de Texto existente em ComboBox. Boto direito item Mudar; Assistente de Segurana; Access Basic muda para VBA; Macro Autoexec muda para Caixa de Dilogo Iniciar; Corretor Ortogrfico e Autocorreo. ALGUMAS NOVIDADES DO ACCESS 8.0 (OU 97): Maior integrao com INTERNET e INTRANET; Novos Assistentes (Assistente para exportao de HTML e outros); Novo tipo de dados: Hiperlink; Auto Lista (ComboBox automtica); Arquivos DBE (compilao de mdulos que no mais podero ser editados copiar antes); Cria rplica de Banco de Dados; Assistente do Office (programvel).

ALGUMAS DEFINIES:
BANCO DE DADOS um grande conjunto de informaes, organizadas de modo a facilitar seu acesso. BANDO DE DADOS RELACIONAL o BD que capaz de interligar(relacionar) tabelas pelos campos chaves. CAMPOS Parte de informao contida em uma linha. Contem uma nica informao sobre todos os registros de uma tabela. So as colunas da tabela. CONSULTAS Tipo uma pergunta (consulta) feita ao Banco de Dados. Por exemplo: Quantos clientes compraram mais de R$ 10.000,00 no ano?; Quantos empregados faltaram mais de 5 dias no ano? CONTROLES So os campos dos formulrios (caixas de texto, botes, etiquetas, etc.). DYNASET o conjunto de registros resultante da execuo de uma Consulta ou da aplicao de um Filtro. EVENTOS So cdigos que so disparados com aes que o usurio (ou o sistema) executam sobre objetos e que, ao ocorrerem podem executar rotinas que esto indicadas nas Propriedades de Eventos na janela Propriedades. FOCO Um objeto recebe o foco quando selecionado pelo usurio ou pelo cdigo ou sistema. Perde o foco quando a seleo sai dele. No esquema de cores Padro do Windows, um objeto selecionado recebe a cor AZUL. FORMULRIOS Interface mais apresentvel para a entrada e alterao de DADOS. Uma TABELA seria a l DOS enquanto que um FORMULRIO seria a l Windows. FUNES um sub-programa chamado do interior de uma expresso, onde se calcula um valor e este valor retornado ao programa que o chamou pelo seu nome. Para criar uma funo no Access Basic basta incluir o seu cdigo dentro das instrues Function NomeDaFuno ... End Function (Caso em ingls). MACROS Assistentes que automatizam tarefas repetitivas sem a necessidade de programao. PROCEDURE (Procedimento) Um conjunto autocontido de instrues em cdigo, executvel independentemente. Comeam com Sub ou Function, que pode estar precedido das palavras reservadas Private ou Static e encerram com End Sub ou End Function.

PROPRIEDADE So caractersticas dos objetos do Banco de Dados. Como cor, formato, distncia, alinhamento, tamanho de fonte e tipo, etc. REGISTROS Corresponde a uma linha da tabela e contem cada um dos campos definidos para a tabela. formado por CAMPOS. RELATRIOS Interface que apresenta na tela ou na impressora os resultados de uma CONSULTA ou de uma TABELA. ROTINAS Sinnimo de procedimento. SGBD Sistema Gerenciador de Banco de Dados. TABELA Conjunto fixo de linhas (REGISTROS) e colunas (CAMPOS), tipo uma planilha do Excel. No Access o local destinado a armazenar (adicionar, alterar e excluir) os dados referentes a um nico assunto.

TABELAS
O nome de uma TABELA pode conter at 64 caracteres. O que outros Bancos de Dados chamam de arquivos o Access chama de TABELAS. O Access 2.0 j podia trabalhar com at 32.768 TABELAS em um nico Banco de Dados e abrir at 254 TABELAS ao mesmo tempo (dependendo dos recursos do micro). Consultas de at 16 tabelas e com at 255 campos dessas tabelas. Uma TABELA do access pode importar dados tipo: texto, Excel, Lotus 1-2-3, FoxPro, Paradox, xBase, SQL, etc. DICAS: - Usar nomes de CAMPOS curtos, claros e sem espaos em branco; - Campos tipo MEMORANDO no admitem ndice; - Campos no interdependentes devem pertencer a tabelas diferentes; - Campos que no so CHAVES devem ser independentes entre si. - Campos que abrigaro nmeros e que no faro parte de clculos (como telefones, nmero de rua, etc) devem ser do tipo texto e no numrico. - Escolher cuidadosamente os Campos para Chave. - Anexar Registro da rea de Transferncia a uma Tabela: Editar Colar Anexo

CHAVE PRIMRIA

Campo da tabela que ser utilizado pelo Access para agilizar

as consultas e outras operaes. Ideal que seja escolhido um campo numrico ou um cdigo de identificao da tabela (cdigo este que deve ser exclusivo para cada REGISTRO). - Selecionar o campo escolhido para CHAVE; - Clicar no Boto com a chavezinha (ou Editar Definir Chave Primria)

REMOVER UMA CHAVE PRIMRIA:

Selecionar o campo com a chave; Clicar no Boto com o raiozinho (ou Editar Remover Chave Primria)

TECLAS DE ATALHO
Setas, Home, End, Ctrl+Home, Ctrl+End Semelhantes ao Word/Excel e outros; Tab Mover-se entre os campos para a frente; Shift+Tab - Mover-se entre os campos para traz; F2 Editar contedo de um campo selecionado; F6 Mover-se entre cabealho e rodap de Formulrio ou de Relatrio e entre as partes superior e inferior da estrutura de uma tabela; Ctrl + Inserir uma cpia do valor do campo correspondente do registro anterior;

PASSO A PASSO PARA A CRIAO DE UM BANCO DE DADOS

TABELA

CONSULTA

FORMULRIO

RELATRIO

1) Clicar em Microsoft Access no Menu Iniciar Programas 2) Aparece a Caixa de Dilogo abaixo, onde devemos escolher Banco de Dados Vazio e OK;

8 3) Quando aparece a tela abaixo solicitando o nome do arquivo a ser criado:

Sugerindo bd1 ou bd1.mdb como nome. Devemos digitar um nome adequado ao sistema que desejamos desenvolver. 4) Ao digitarmos o nome e clicarmos em Criar ento aparece a tela principal do Access. Veremos agora uma rpida introduo sobre cada um dos objetos do banco de dados Access. Tabelas: so componentes principal de um banco de dados , uma vez que a partir delas que ns definimos como as informaes sero estruturadas. Portanto, imprescindvel que, ao cria-las, ns tenhamos extremo cuidado com o seu formato, de modo a no inviabilizar o banco de dados inteiro. Consulta: a partir das consultas que ns selecionamos as informaes de um banco de dados de acordo com nossas necessidades. Formulrio: embora ns possamos digitar as informaes diretamente em tabelas, os formulrios, como o nome j diz, oferecem um lay-out bem mais apropriado para a incluso e alterao de informaes em um banco de dados. Relatrios usando relatrios ns teremos um ferramenta adequada para colocar no papel as informaes contidas no nosso banco de dados, seja na forma de listagem, seja na forma de etiquetas. Da informaes contidas no nosso banco de dados, seja na forma de listagens, seja na forma de etiquetas. Da mesma forma que em consultas, possvel agregar informaes de diferentes origens em um relatrio, mas dando a elas um aspecto bem mais elegante, com cabealhos, rodaps, etc.. Macro e Mdulos: atravs do uso de macros e mdulos, o usurio tem a flexibilidade total de criar sistemas completos baseados no Access.

DICAS
Dividir todos os sistemas em dois arquivos MDB uma deciso muito importante. Um arquivo com as tabelas (onde ficaro armazenados os dados) e outro arquivo com o restante dos objetos (consultas, formulrios, relatrios, etc). Isso acarreta que ao desenvolver um sistema para determinado cliente estaremos despreocupados quanto a futuras alteraes na estrutura do sistema (o que normalmente acarreta perda de dados). Um sistema sendo dividido assim, quando o cliente necessitar ampliar ou alterar de qualquer maneira o sistema teremos certeza que seus dados sero preservados e no haver necessidade de redigit-los. PASSOS PARA A DIVISO DE UM SISTEMA J EXISTENTE: 1) Criar novo arquivo MDB e salv-lo com nome adequado para as tabelas (...TB.MDB); 2) Estando com o novo Banco de Dados aberto, Importar todas as tabelas para o novo Banco de Dados: Arquivo Importar Microsoft Access OK (e localizar o sistema original). 3) Excluir todas as tabelas do sistema antigo e renome-lo com nome mais adequado (...OB.MDB); 4) Anexar todas as tabelas do novo arquivo para o antigo.

Obs.: Caso tenhamos que alterar um sistema de determinado cliente, basta que levemos o arquivo ...OB.MDB e sobrescrevermos o do cliente, j que o cliente j tem os dados. Devemos levar tambm o ...TB.MDB apenas no caso do cliente ter perdido totalmente o sistema com os dados (pois sobrescrevendo este arquivo no do cliente estaremos apagando todos os dados cadastrados at ento). Manter sempre uma cpia de segurana do arquivo SYSTEM.MDA (este arquivo contem nomes e senhas de usurios e administradores do sistema, opes de configurao das Barras de Ferramentas, entre outros). Principalmente quando for alterar a segurana do sistema.

10 Compactar sempre o sistema, principalmente aps algumas alteraes, para desfragmentar o mesmo. Ao compactar um Banco de Dados (salvar uma cpia do mesmo por precauo (nunca sobrescrever o existente, salvando com o mesmo nome). Sempre que possvel restringir as Consultas aos Campos indexados (o mecanismo Rushmore agiliza consultas em campos indexados, tornando-as 50 a 60 vezes mais rpidas que em campos no indexados). Pode-se copiar apenas os dados ou apenas a estrutura de uma Tabela (Selecionar a Tabela Editar Copiar Editar Colar , ou Ctrl+C e Ctrl+V).

PLANEJAMENTO DE UM BANCO DE DADOS

As trs fases do projeto de um banco de dados para qualquer aplicao, a seguinte: 1. Definio dos campos (uma anlise dos campos existentes); 2. Agrupamento e Refinamento dos campos; 3. Estabelecimento de relaes entre tabelas e campos. Definio dos Dados Na primeira fase, que se refere definio de dados, voc dever fazer uma lista de todos os campos importantes envolvidos em sua aplicao - com detalhes, a fim de determinar exatamente que tipo de informao deve ser armazenada no banco de dados. Agrupamento e Refinamento dos Campos Nesta fase voc agrupar os campos em tabelas, caso seja necessrio, e refinar os campos em sua lista inicial, de maneira que formem uma definio exata dos tipos de dados que sero necessrios para o banco de dados. Neste estgio vital incluir sugestes de todos os usurios do banco de dados quanto possvel. Os usurios so os mais indicados para saber que tipo de informaes desejaro obter do banco de dados. Estabelecendo as Relaes Nesta fase dever ser definido todos os relacionamentos possveis entre as tabelas existentes. Durante as trs fases do projeto, importante que usurios em potencial sejam consultados a fim de determinar quais tipos de informaes eles esperam que o banco de dados fornea. Que tipo de relatrio ou consulta o banco de dados fornecer? Quais solicitaes os funcionrios faro a respeito do sistema gerenciador de banco de dados? Pensando

11 continuamente sobre essas perguntas, voc verificar o seu banco de dados, auxiliando assim na determinao dos detalhes importantes ou no. Tenha em mente que mesmo aps a terceira fase, o projeto do banco de dados no definitivo. As alteraes podero ser realizadas posteriormente, se necessrio, apesar dos problemas que isto poder ocasionar. Entretanto, se voc seguir a sistemtica do projeto do banco de dados para a sua aplicao especfica, ver que as chances da ocorrncia de modificaes sero mnimas

12

PASSO A PASSO PARA CRIAO DE UMA TABELA

1) Verificar se Tabela est selecionado, caso no esteja, clicar a esquerda em Tabela; 2) Clicar no Boto Novo; 3) Quando se poder criar a Tabela no Modo Folha de Dados, Modo Estrutura, com o Assistente, Importando ou Vinculando Tabela (clicar na respectiva opo);

4) Criaremos uma Nova tabela clicando em Modo Estrutura e OK; 5) Aparecer ento a janela de criao de Tabelas abaixo (Tabela1 : Tabela):

6) A janela composta de duas partes, a superior e a inferior. A parte superior onde devemos digitar o NOME DOS CAMPOS, o TIPO DE DADO desses campos e a descrio de cada campo. Na parte inferior devemos entrar com as PROPRIEDADES de cada campo;

13

7) Criaremos uma tabela de clientes, com seus respectivos campos, tipos de dados e descrio de campos; 8) Digitar o Nome do Campo (de preferncia em maisculas e sem acentos ou espaos) e teclar Enter para entrar com o Tipo de Dado (o Access j sugere Texto, mas podemos alter-lo digitando apenas a(s) primeira(s) letra(s)). Ao acessar o Tipo de Dado a parte inferior exibe vrias propriedades do Campo. Ver tela da prxima pgina. 9) Escolheremos o Tipo de Dado CONTADOR, apenas digitando A (o Access completar a palavra AutoNumerao). Teclar F6 para acessar a parte inferior da janela (Propriedades do Campo). Quanto ao tamanho do Campo CODIGOCLIENTE o Access sempre trar como Inteiro Longo 10) A Descrio opcional e quando este campo selecionado em um Formulrio esta Descrio aparecer na Barra de Status. 11) Assim digitamos todos os campos da tabela, como Nome, Endereo, Telefone, etc.

14

PROPRIEDADES DE CAMPOS
TAMANHO DO CAMPO O Access sugere sempre 50 para seu tipo de campo Texto, mas podemos alterar a vontade e de maneira racional, para um melhor aproveitamento. FORMATO Esta propriedade depende do Tipo de Campo. Para o campo Texto no aparece nenhuma sugesto, mas para outros tipos como o Nmero aparece um Boto direita com uma seta para baixo (que ao ser clicado mostra exemplos de formatos que podem ser escolhidos, como Moeda, Nmero Geral, Standard, etc.). DICA: Formato para exibio de maisculas independente da entrada ser ou no maiscula: > MSCARA DE ENTRADA Muito til para dados tipo nmeros de telefone, datas, CPF, CGC e similares. Ao clicarmos no boto direita com trs pontinhos aparecer o Assistente de Mscara. Importante: est disponvel apenas para campos tipo Texto e Data/Hora. Por exemplo num campo tipo telefone pode aparecer !(0009) 999-9999;;_ que facilitar a digitao dos dados exibindo a mscara: (____) ___-____. MSCARAS TEIS: CGC - 00.000.000/0000-00 CGF - 00.000.000-0 CPF 000.000.000-00 LEGENDA O que digitarmos aqui aparecer como ttulo de campo no Formulrio e na prpria Tabela ou Consulta, portanto devemos escolher com cuidado. Caso no digitemos nada o Nome de Campo ficar em seu lugar (o que no interessante). VALOR PADRO Quando estamos entrando com dados do tipo UF e que boa parte ser PR, digitamos como valor padro PR, para que j aparea no campo e no seja necessrio digitar sempre, apenas quando for diferente. REGRA DE VALIDAO - Caso queiramos limitar os valores a serem entrados neste campo (DOMNIO) ento entramos com uma expresso ou texto que filtrar apenas os valores que atendam a faixa especificada pela expresso. Exs.: >=0, BRASIL, 0 ou 100. Operadores para Regras de Validao: And, Or, Is, Not, Between, Like, &. TEXTO DE VALIDAO a mensagem que alertar o usurio que o valor que est tentando digitar no satisfaz a expresso especificada. REQUERIDO As opes so Sim ou No. Devemos colocar sim quando quisermos tornar obrigatrio o preenchimento deste Campo. Neste caso no poderemos passar adiante sem que tenhamos digitado o valor deste campo.

15

PERMITIR COMPRIMENTO ZERO Como o nome sugere: a possibilidade de permitir a entrada de um dado tipo , ou seja sem qualquer caractere. INDEXADO Para as chaves, quando queremos ordenar os campos. Existem ainda os que podemos ordenar e permitir duplicao e os que no. Caso de cdigos, CPF e outros no devemos permitir duplicao.

16

TIPOS DE DADOS NO ACCESS

Texto Caracteres alfanumricos <= 256 Bytes Memorando Caracteres alfanumricos (vrios pargrafos) <= 64.000 B Nmero Valores numricos (inteiros ou fracionrios) = 1, 2, 4 ou 8 B Data/Hora - Datas e horas =8B Moeda Valores monetrios =8B AutoNumerao - Valor numrico (com incremento automtico) = 4 B Sim/No Valores lgicos = 1 BIT Objeto OLE - Grficos ou qualquer outro tipo OLE =<= 16 GB

TIPOS DE DADOS NUMRICOS E TAMANHO DE CAMPO:

Byte - Nmeros de 0 a 255 . . 1 Byte Inteiro - De -32.768 a 32.768 (no fracionrios) Inteiro Longo- De 2.147.483.648 a 2.147.483.648 . Simples At 3,402823E38 (preciso de 6 dgitos) Duplo - (Padro) de 1,79769313486232E308 a 1,79769313486232E308 Moeda De 922337203685477,5808 a 922337203685477,5808 2 Bytes 4 Bytes 4 Bytes (7 casas decimais) 8 Bytes (15 casas decimais) 4 Bytes ( 4 casas decimais)

TIPOS DE DADOS OLE - BMP, DIB, TIF, WMF, RTF, TXT

- XLS, DIF, WAV, MID, ETC.

17

RELACIONAMENTOS
Relacionamentos So associaes estabelecidas entre os Campos COMUNS (colunas) entre duas Tabelas, cujo objetivo o de visualizar Dados no mesmo Formulrio ou Relatrio a partir de mais de uma tabela e/ou consulta. TIPOS DE RELACIONAMENTOS: - UM PARA VRIOS (1 n) O mais comum; - UM PARA UM (1 1); - VRIOS PARA VRIOS (n n). QUE TABELAS RELACIONAR? As que tm (de preferncia) Chaves Primrias comuns. QUE CAMPOS RELACIONAR? A Chave Primria exibida em negrito. ESTABELECENDO RELACIONAMENTO ENTRE TABELAS: Abrir a janela Relacionamentos (Editar Relacionamentos); Adicionar as Tabelas;

Arrastar o Campo Chave da Tabela Base para as Tabelas a relacionar (Idealmente relacionar os Campos de Chaves Primrias das Tabelas); Relacionar Campos no obrigatoriamente com o mesmo nome mas com o mesmo Tipo (exceo para Contador, que pode se relacionar com Campo numrico Tipo Inteiro Longo);

18

Reforar Integridade Referencial impede aparecimento de Registros rfos na Tabela Relacionada; Caso queira excluir Registros automaticamente na Tabela relacionada ao excluir Registros da Tabela Base: assinalar a Caixa de Verificao Propagar excluso dos registros relacionados; Para modificar o valor do campo da chave estrangeira dos registros na tabela relacionada que correspondem a uma alterao efetuada no valor do campo da Chave Primria na Tabela Base, para isso deve-se assinalar a Caixa de Verificao: Propagar atualizao dos campos relacionados; Clicar em Criar e fechar a janela Relacionamentos, salvando.

INTEGRIDADE REFERENCIAL: - Evita que registros sejam excludos acidentalmente; - Os campos relacionados tm o mesmo tipo de dados; - No se pode adicionar um PEDIDO a menos que seja efetuado por um CLIENTE existente, nem excluir um CLIENTE que tenha um PEDIDO cadastrado em seu nome; EXCLUIR RELACIONAMENTO: Clicar com o boto esquerdo do mouse e escolher a opo Excluir.

19

CONSULTAS
O resultado de uma CONSULTA parece com uma Tabela ( um Dynaset).Os dados aqui podem ser alterados como em uma Tabela e as alteraes iro afetar a(s) Tabela(s) de origem. Exemplos de Consultas: Clientes em atraso, Fitas mais alugadas, etc. UTILIDADE DAS CONSULTAS: Selecionar Campos; Selecionar Registros; Classificar Registros; Efetuar clculos; Fonte de dados para outros fins;

CRIAO DE UMA CONSULTA:

- Na tela principal do Access Clicar em Consulta Novo, ento aparece a janela abaixo;

Clicar em Modo estrutura, quando aparece a janela Mostrar tabela abaixo: Devemos informar que Tabela(s) e/ou Consulta(s) ou se Ambas sero adicionadas Consulta depois Fechar a caixa de dilogo; Adicionar os Campos que faro parte da Consulta; Dica: o Campo que estiver em negrito o Campo Chave Primria; Para adicionar todos os campos da Tabela de uma vez: duplo clique no asterisco. Detalhe: neste caso no se pode especificar critrios individuais para os campos.

20 Para selecionar todos os campos de uma vez e poder especificar critrios para cada Campo: d duplo clique no Nome da Tabela. Basta ento arrastar os campos para a parte inferior da janela (Campo). Para selecionar alguns campos: selecionar o primeiro, pressionar Ctrl e clicar nos outros. Para inserir um nico Campo, basta dar um duplo clique no mesmo; Desmarcar os Campos que no devero ser exibidos; Especificar os Critrios (se for o caso).

SELECIONAR CAMPOS EM TABELAS OU CONSULTAS

LINHA OU REGISTRO Clicar no Boto cinza esquerda da linha (quando aparece uma setinha grossa, preta e apontando para a direita). COLUNA OU CAMPOS Clicar no Seletor de Campo (Nome do Campo, quando aparece uma setinha grossa, preta e apontando para baixo). Obs.: Agrupar por Somatria gera consulta que no permite entrada de novos registros. Cria grupos fechados.

MOVER UM CAMPO
Clicar no Seletor para selecionar; Pousar o Cursor do Mouse no Seletor e arrastar para a posio desejada.

DICA: Pressionar Ctrl+Break para interromper a execuo de uma Consulta (muito til
para consultas erradas e que demoram muito para ser executadas).

ESPECIFICANDO CRITRIOS PARA CONSULTAS:

21

Apenas os Registros que atendam aos critrios estabelecidos sero exibidos no Dynaset. Expresses so utilizadas para especificar critrios. Exemplos: Entre 1000 e 5000; ROBERTO; 100 Entre 16-mar-95 e 18-jun-97;

CRITRIO PARA PROCURAR TODOS OS CAMPOS QUE COMECEM COM DETERMINADA LETRA: Critrio - COMO|[Digite a primeira letra a ser procurada:]|* CRITRIO PARA PROCURAR POR QUALQUER PARTE DE UM CAMPO: Critrio - Como*|[Digite uma parte do campo mais especfica]|* CRITRIO PARA PROCURAR NOMES COMEANDO COM L: Critrio - Como L* ACRESCENTAR CAMPOS A UMA CONSULTA: Campos Quantidade:QT A consulta ir solicitar pela entrada do valor de QT. DETECTAR CAMPOS NULOS: Critrio - Nulo CRITRIO PARA SOLICITAR MS PARA DATA DE NASCIMENTO: Critrio - Ms([DataNascimento])=[Digite o ms desejado:] VALORES SIM/NO: Sim = Verdadeiro, Ligado ou 1 No = Falso, Desligado ou 0 EXIBIO OU NO DE CAMPOS: Exibir Exibir No Exibir

>0 Or Is Null - Entre com nmeros positivos ou valores nulos.

22

Not Null Obriga entrada de dados no campo, ou seja, no pode ser nulos.

TIPOS DE CONSULTAS
SELEO Selecionam Registros a partir de uma ou mais Tabelas. CONSULTAS AO: CRIAO DE TABELA Cria uma nova Tabela a partir de outra(s) ou parte dela(s). EXCLUSO Exclui registros de uma ou mais Tabelas. ANEXAO Adicionam um grupo de Registros a uma Tabela. ATUALIZAO Altera e atualiza dados em um grupo de Registros. (Vide Consultor de Access para maiores detalhes).

23

FORMULRIOS
So janelas tipo fichas para entrada sofisticada e prtica de dados. CRIANDO UM NOVO FORMULRIO: Clicar em Formulrio, Novo, quando ento aparecer a tela abaixo:

Clicar em Autoformulrio: colunar Escolher a tabela ou consulta e clicar em OK O formulrio aberto j com os dados, se existirem Devemos fechar o formulrio e salvar com um nome adequado

UTILIDADES: Inserir, Visualizar, Modificar, Excluir Registros.

24 TIPOS DE FORMULRIOS: - COLUNA SIMPLES Um Registro exibido por vez como uma coluna de Campos e cada Campo ocupa uma linha. - TABULAR ( ou Ficha) Vrios Registros so exibidos por vez. Cada linha contm um Registro completo. Parece com uma Tabela com linhas e colunas. - GRFICO Cria um grfico no formulrio. - PRINCIPAL/SUBFORMULRIO Exibe relacionamento (um para vrios) entre dados de Formulrio principal e Subformulrio. O principal aparece em uma coluna simples e o subformulrio em uma tipo folha de dados. - AUTO FORMULRIO Formulrio criado automaticamente com aparncia do Coluna Simples. ALTERANDO A ESTRUTURA DE UM FORMULRIO

25

CONTROLES DE UM FORMULRIO( Caixa de Ferramentas)

Caixa de Listagem (ListBox) Caixa de Combinao (ComboBox) Caixa de Verificao Boto de Opo (Option Buton)

DICAS: - Recurso muito til para Tabelas, Consultas e Formulrios e o LOCALIZAR (representado pelo cone do Binculo). Selecionar o Campo de Clicar no binculo para localizar um campo. - Os dados resultantes de uma expresso podem ser exibidos em qualquer tipo de controle (caixa de texto, de verificao, botes de comando, etc.).

RELATRIOS

26 o resultado final e organizado de um Banco de Dados. Com a finalidade de distribuir esse resultado. USOS: - CONSULTA Visualizar na tela CDs emprestados; - FORMULRIO Visualiza todas as informaes sobre um artista; - RELATRIO Imprimir informaes usadas regularmente. DICA: para dados que vierem de mais de uma tabela o relatrio deve obrigatoriamente ser baseado em uma Consulta. TIPOS DE RELATRIOS (Feitos com o auxlio do Assistente de Relatrios): MODO ESTRUTURA Abre um relatrio virgem em modo de edio para ser criado; ASSISTENTE de relatrio - Cria o relatrio automaticamente baseado nos campos que voc selecionou; AUTORELATRIO Tabular Exibe cada registro como uma linha de campos; AUTORELATRIO Colunar Cria automaticamente um relatrio tipo Coluna. ASSISTENTE de Grfico cria um relatrio com um grfico ASSISTENTE de Etiquetas Cria etiquetas de endereamento tipo Avery;

PARTES DE UM RELATRIO

27

CABEALHO DO RELATRIO Aparece uma nica vez no relatrio, na primeira pgina. USO: Logotipo, ttulo ou data; CABEALHO DA PGINA Aparece em todas as pgina; CABEALHO DO GRUPO Incio de um novo grupo de registros; SEO DETALHE Corpo principal dos dados do relatrio. Os controles desta seo repetem-se para cada registro. Observar que quanto menor esta seo maior ser o nmero de registros apresentados por pgina; RODAP DO GRUPO No final de um grupo de registros. Exibir itens, como totais de grupos. RODAP DA PGINA Final de todas as pginas. USO: nmero de pgina; RODAP DO RELATRIO Final do relatrio. USO: totais do relatrio.

DICAS: - Para eliminar qualquer seo do relatrio: reduzir at desaparecer ou colocar sua propriedade visvel como No. - Propriedades do Relatrio: Page (pgina atual) e Pages (total de pginas)

MACROS

28 Permitem automatizar tarefas, facilitando o manuseio do sistema e dando-lhe aspecto profissional. Associadas a Formulrios ou Relatrios. DICAS: - Uma macro associada a Sair fecha o Access; - Uma macro como o nome Autoexec em um formulrio, abre automaticamente este formulrio quando o sistema aberto. USO: formulrios de apresentao. EXEMPLOS DE MACROS: - ABRIR FORMULRIO EM DETERMINADA POSIO Criar Macro com Ao Mover/Dimensionar. - ABRIR FORMULRIO MAXIMIZADO Criar Macro com Ao Maximizar. MACRO PARA ATUALIZAO AUTOMTICA DE CAMPOS - Ao digitar o contedo de um controle que sejam exibidos determinados outros controles, mas permitindo alteraes; - Criar uma Macro para copiar os valores de Tabelas ou Consultas para os controles do Formulrio; - Criar uma Consulta; - Na Propriedade Depois de Atualizar do(s) Controles digitar o nome da Macro e do Formulrio: NomeFormulrio.NomeMacro; - Criar a Macro que copiar o valor do campo para o Controle.

EVENTOS ASSOCIADOS A FORMULRIOS: - Ao Abrir Ao Ativar Ao Inserir (Incio da digitao) - Antes/Depois de Atualizar (antes/depois da gravao de um registro - Ao Excluir (til para exibir mensagens de confirmao de excluso) - Ao Fechar (mas antes que o formulrio seja fechado) - Ao Entrar (ao ir para um controle, mas antes dele receber o Foco. til para exibir instrues para preenchimento do controle - Ao Pressionar (utilizado em Botes de Comando: abrir formulrios, visualizar relatrios) - Ao Clicar - Ao Duplo Clique (vide anterior) - Ao Mover Mouse Ao Apertar Mouse (ao passar o ponteiro sobre o mouse e ao clicar) - Ao Sair (antes de sair do formulrio).