PLANEAMIENTO ESTRATGICO DE LA TECNOLOGA INFORMTICA

Javier Collazo y Ral Saroka, Informtica en las organizaciones Edicon, CPCE-CABA, 2010 - Extracto Captulo 7

INTRODUCCION
El planeamiento estratgico es un proceso por el cual una organizacin define su visin de largo plazo y las estrategias para lograrla, a partir del anlisis de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Implica el diseo de un estado futuro deseado, la implantacin de iniciativas para concretarlo, la elaboracin de planes de cambio y la asignacin de responsabilidades para sostener la perseverancia hacia ese futuro.

La prctica del planeamiento estratgico est ntimamente ligada al xito de las organizaciones. Paralelamente, este xito depende de la capacidad de la organizacin para administrar el recurso ms valioso de nuestro tiempo: la informacin. Por ello, los recursos informticos presentan dos aspectos decisivos desde el punto de vista estratgico. En primer lugar, en la medida en que son esenciales para la gestin eficiente, deben responder estrechamente al plan estratgico general de la firma. Y, en segundo trmino, deben tener formulado su propio plan estratgico.

El planeamiento estratgico de sistemas implica la bsqueda del mximo desarrollo de las capacidades potenciales de la organizacin mediante la aplicacin de la tecnologa informtica. Su enfoque abarca el importante uso de tales tecnologas para el alcance de un alta eficiencia en la gestin integral de la organizacin y para la satisfaccin del conjunto de los objetivos estratgicos de la misma.

Necesidad y relevancia del planeamiento estratgico de sistemas

La planificacin del uso de los recursos informticos en la organizacin responde a los mismos fundamentos que sostienen la necesidad de planificar todas las restantes actividades empresariales. Sin embargo, presenta adems los siguientes fundamentos especficos: La gestin de las tecnologas informticas tiene una profunda repercusin en la eficiencia de todas las funciones de la organizacin, tanto en los niveles operativos como en los de direccin. La funcin de Sistemas es una funcin de servicio. En consecuencia, resulta imprescindible planificar su desarrollo de acuerdo con las prioridades operativas y estratgicas que la Direccin asigne a cada una de las unidades de negocio de la organizacin.

Las actividades informticas requieren importantes inversiones, tanto en mano de obra como en equipos e infraestructura. Las nuevas aplicaciones informticas exigen un proceso de construccin o seleccin que se desarrolla en perodos de, por lo menos, varios meses, y terminan conformando un paquete de proyectos cuya coordinacin es imposible sin una adecuada planificacin de la asignacin de recursos.

La configuracin, la contratacin, la instalacin y la puesta en funcionamiento de equipos e instalaciones informticas suelen demandar largos perodos, importantes costos, conversin de aplicaciones o archivos, capacitacin del personal, entrenamiento de usuarios y otras acciones cuyo xito no es concebible sin un adecuado planeamiento.

El cambio tecnolgico involucrado en las actividades informticas es vertiginoso. Sin embargo, responde a tendencias que pueden identificarse y entre las cuales la organizacin debe hacer su eleccin para mantenerse en el mejor nivel de eficiencia en el uso de la tecnologa informtica. La aplicacin de la tendencia tecnolgica escogida debe ser planificada.

Los sistemas operan en redes que combinan muy diversas tecnologas de computacin y de comunicaciones. La integracin eficiente de las diferentes tecnologas informticas slo puede alcanzarse mediante la formulacin del Plan de Sistemas.

El planeamiento de sistemas va ms all de la problemtica de computacin o de comunicaciones. En especial: o Suministra una clara definicin y un preciso y completo inventario de la informacin clave que se necesita para dirigir y gestionar el negocio. o Proporciona mecanismos de regulacin y control para asegurar la rpida y eficiente adaptacin de la organizacin a los cambios de contexto. o Orienta y respalda la mejor explotacin de las oportunidades de negocios.

PLANIFICACION ESTRATEGICA DE SI/TI

La elaboracin del Plan Estratgico de Sistemas, como captulo importante del Plan Estratgico General de la organizacin, est orientada a la satisfaccin de exigencias fundamentales como las siguientes: Determinar la mejor alternativa del uso de los recursos informticos en los procesos de tratamiento de informacin y en las actividades productoras de bienes y/o servicios. Consolidar la influencia positiva que los sistemas de informacin pueden ejercer en la excelencia de la organizacin. Considerar el impacto de los sistemas de informacin y del uso de las tecnologas informticas en el desempeo de la organizacin.

Apuntar a la determinacin de los cursos de accin estratgica en materia de sistemas de informacin transaccionales, sistemas para el nivel superior y sistemas de apoyo a la decisin.

Orientar el fortalecimiento del uso de las tecnologas informticas para crear y consolidar ventajas competitivas, fundamentalmente en lo vinculado con la diferenciacin del producto, la creacin de barreras de entrada y el mejoramiento de la segmentacin de los mercados.

Tomar en cuenta el efecto de la creciente complejidad de las aplicaciones de la tecnologa informtica y la consiguiente necesidad de que su diseo e implementacin sean planeados de manera integrada, produciendo como resultado un Plan de Sistemas que instaure una combinacin armnica de las diferentes manifestaciones de esa tecnologa.

PLAN DE SISTEMAS
El Plan de Sistemas debe proveer respuestas en cinco reas clave: Aplicaciones, Recursos tcnicos, Recursos humanos, Organizacin y procedimientos e Implementacin del plan y desarrollo de los sistemas. Algunos aspectos ilustrativos de cada rea son los siguientes:

a) Aplicaciones o o Tipo de informacin necesaria para cumplir objetivos y estrategias de largo plazo. Nuevos sistemas de informacin a desarrollar para incrementar la eficiencia operativa, de planeamiento y control. o o Sistemas a desarrollar para mejorar la competitividad de la organizacin. Forma ms eficiente de articular la nueva arquitectura e aplicaciones con la existente.

b) Recursos tcnicos o o Recursos aplicables de las tecnologas de computacin y comunicaciones. Adquisicin, contratacin o desarrollo de tales recursos.

c) Recursos humanos o o o o Cantidad de personal y tipo de capacitacin tcnica. Programa para el desarrollo de recursos humanos. Programa para capacitacin de usuarios. Utilizacin de consultores.

d) Organizacin y procedimientos o o o o o Desarrollo y aplicacin de polticas y normas. Desarrollo de la base de datos central. Definicin de procesos y polticas de acceso de usuarios a bases de datos. Control del uso eficiente de los recursos informticos. Organizacin y administracin de las funciones y actividades informticas.

e) Implementacin del plan y desarrollo de los sistemas o o o o Articulacin de las actividades de sistemas en curso con las definidas en la Plan de Sistemas. Prioridades en el desarrollo de sistemas. Plan de recursos Costos, beneficios y riesgos de cada proyecto.

Etapas del Plan de Sistemas

En la formulacin del Plan de Sistemas, deben cumplirse las siguientes etapas principales:

I. Diagnstico de la situacin organizativa Esta etapa implica diagnosticar la situacin de la organizacin en aspectos vinculados con la gestin informtica, tales como: cultura organizacional, objetivos, planeamiento, estructura de organizacin, sistemas, procesos, conduccin, productividad, relaciones interpersonales, anlisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), etc. II. Identificacin de los objetivos estratgicos. El objetivo de esta etapa es vincular el planeamiento de sistemas con el planeamiento de negocios. Se analiza la estrategia de la organizacin y se identifican sus implicaciones en la funcin de gestin de recursos informticos, determinando el valor estratgico de los sistemas de informacin y de la aplicacin de la tecnologa informtica para fortalecer la respuesta de la organizacin a los diferentes factores que determinan su relacin con el mercado. El resultado de esta etapa es la definicin de los objetivos del Plan de Sistemas, en el marco referencial compuesto por el plan de negocios, el diagnstico resultante de la etapa anterior y el anlisis de la competencia. Esta definicin incluye la prioridad y el peso relativo de cada objetivo. III. Anlisis de los procesos Los objetivos de esta etapa son: o Proveer la comprensin de la situacin operativa. o Generar herramientas tiles de comunicacin con los usuarios. o Obtener elementos para generar un puente entre el planeamiento y la implementacin del plan. IV. Identificacin de las necesidades informativas En esta etapa se definen los procesos o partes del ciclo de vida de cada uno de los recursos de la organizacin: personal, dinero, clientes, productos, informacin, instalaciones, etc. Se determina, para cada proceso de cada recurso, cules son las necesidades de informacin que deben ser satisfechas para gestionarlo eficientemente. Entre otras herramientas, en esta etapa se determinan los factores clave para el xito.

V. Evaluacin de la arquitectura de aplicaciones existente El objetivo de esta etapa es la identificacin de los principales sistemas de informacin existentes, estableciendo la relacin de cada uno entre s y con la estructura de organizacin, los procesos y los archivos. VI. Anlisis de la infraestructura existente El propsito de esta etapa es reconocer el equipamiento de computacin y de comunicaciones existente, a fin de obtener los elementos para planear la transicin de la situacin actual a la situacin que se persigue como objetivo.

En los casos de renovacin de infraestructura, en especial, cuando cambia el paradigma de SI/TI, es aconsejable considerar tambin las siguientes actividades:

Definicin de la nueva arquitectura de aplicaciones Esta etapa constituye la primera de las que conforman el resultado de la formulacin del plan. La arquitectura de aplicaciones, definida en el nivel estratgico, incluye tres componentes bsicos: la descripcin de archivos y bases de datos, la descripcin de funciones de cada aplicacin a implantar y la descripcin de la lgica global que enlaza las aplicaciones.

Definicin de nuevas arquitecturas de hardware, software y comunicaciones El objetivo esencial de esta etapa es definir el hardware, el software y las redes de comunicaciones de datos que deben servir de soporte a las aplicaciones. Tambin se define cul es la distribucin ptima de las diferentes aplicaciones. Incluye, como primer paso, el anlisis de las tendencias tecnolgicas. Asimismo, se determina el grado de centralizacin o descentralizacin que se aplicar en cada una de las tres dimensiones siguientes: o Configuracin de infraestructura (hardware, software de base, telecomunicaciones) o Desarrollo de aplicaciones o Ejercicio de la funcin de gestin de recursos informticos Uno de los puntos esenciales de esta etapa es la identificacin de las tecnologas informticas que resultan decisivas para la posicin competitiva de la organizacin, as como la definicin de las pautas para la implementacin de estas tecnologas.

Organizacin y procedimientos Considera todo lo relacionado con el soporte organizativo y administrativo de los nuevos sistemas de informacin. Para ello, se ponderan elementos tales como: o Distribucin de las necesidades de acceso a las bases de datos o Requerimientos de acceso a los archivos centrales

o Tiempos de respuesta y de actualizacin de las bases de datos o Volumen proyectado de transacciones o Momentos y lugares de captura de datos o Bases de organizacin de las actividades informticas En esta etapa tambin deben definirse miembros y funciones del Comit de Sistemas, con representantes de la Direccin, del rea de Sistemas y de reas usuarias y destinado a coordinar y seguir el desarrollo del plan.

Estructura del Plan de Sistemas y del Plan Operativo Anual

Anualmente, se formulan en detalle el Plan de Sistemas y el Plan Operativo Anual. El contenido bsico de cada uno de estos planes es el siguiente:
PLAN DE SISTEMAS
Aplicaciones Objetivos Arquitectura de aplicaciones existente Arquitectura de aplicaciones futura Principales aplicaciones a desarrollar Recursos tcnicos Arquitecturas de hardware, de software y de comunicaciones existentes Arquitecturas de hardware, de software y de comunicaciones futuras Proyectos de instalacin de hardware, software y comunicaciones Recursos humanos Polticas y normas para el personal informtico Desarrollo de ejecutivos de sistemas y personal tcnico clave Organizacin y procedimientos Objetivos de cada grupo de sistemas Composicin y funciones del Comit de Sistemas Plan de accin Plan de proyectos Proyeccin de gastos de desarrollo Apndices Anlisis de los procesos Anlisis de la competencia Tendencias tecnolgicas Necesidades informativas a corto y mediano plazo

PLAN OPERATIVO ANUAL

Aplicaciones Lista de proyectos a desarrollar en el siguiente ao Criterios de medicin de desempeo Recursos tcnicos Plan de capacidad (proyeccin de la capacidad del equipamiento para absorber el crecimiento de las aplicaciones informticas previsto en el Plan de Sistemas) Plan de instalaciones Proyeccin de utilizacin de recursos Recursos humanos Plan de reclutamiento de personal Plan de capacitacin Plan de promocin Asignacin por proyecto Organizacin y procedimientos Cambios organizativos Plan de accin Plan de proyectos Costos de desarrollo Gantt de implementacin Presupuesto

ROL DE LOS USUARIOS EN LA ELABORACIN DEL PLAN DE SISTEMAS

Ya se ha sealado la importancia del papel del usuario en el desarrollo de las aplicaciones informticas. Es indudable que, siendo el cliente interno de tales aplicaciones, el usuario tiene un papel no menos importante en la formulacin del plan que determina la naturaleza, las prioridades y la secuencia de implantacin de tales aplicaciones. Dado que la gestin de recursos informticos es

una funcin de servicio, la planificacin de lamisca no puede realizarse sino sobre la base de la satisfaccin de las necesidades de sus destinatarios finales. Por ello, la participacin de los usuarios en la formulacin del Plan de Sistemas es un requisito y un punto de partida imprescindible. Ciertamente, el Plan de Sistemas contiene estrategias y definiciones de carcter tcnico en las que el usuario tal vez tenga poco que aportar, pero los especialistas debern encarar tales definiciones y estrategias como meras herramientas para el logro ms eficiente de su objetivo esencial, es decir, el suministro de las prestaciones informticas que mejor respalden el desarrollo del plan estratgico de la organizacin. En particular, cada etapa de la formulacin del Plan de Sistemas presenta sus demandas especficas en cuanto a la funcin y la participacin del usuario.

La etapa de Diagnstico de la situacin organizativa se desarrolla habitualmente con la activa participacin de los niveles gerenciales de la organizacin. En ltima instancia, estos niveles son los ms calificados para apreciar y evaluar las caractersticas actuales de la empresa y las condiciones favorables o condicionantes que existen para el desarrollo de una estrategia informtica.

La etapa de Identificacin de los objetivos estratgicos exige un papel protagnico de los usuarios. Se trata, justamente, de relevar el conjunto de estrategias de la organizacin, expresadas a travs del plan de negocios, a cuyo apoyo y alcance deber concurrir la tecnologa informtica. En este sentido, el plan de negocios constituye un antecedente condicionante del Plan de Sistemas, ya que, a travs de aqul, los usuarios explicitan cules son sus demandas y necesidades en materia de tecnologa informtica, y de qu modo y con qu prioridades debern ser satisfechas.

En la etapa de Anlisis de los procesos, los usuarios participan brindando informacin sobre la situacin operativa actual y sobre las condiciones que debern considerarse para realizar los cambios derivados de la implantacin de nuevos sistemas y tecnologas.

La etapa de Identificacin de las necesidades informativas conforma otra intervencin decisiva de los usuarios, ya que en ella se establecen los resultados que debern proporcionar los sistemas de informacin transaccionales y los del nivel superior. La aplicacin del mtodo de los Factores Clave para el xito ilustra acabadamente la medida en que el papel de los usuarios es determinante para la definicin de la arquitectura de aplicaciones que contendr el Plan de Sistemas. Tal como ya se ha visto, este mtodo implica una particular y personalsima definicin de la informacin que cada usuario necesita para su respectivo tablero de comando.

Las etapas de Evaluacin de la arquitectura de aplicaciones y de Anlisis de la infraestructura existente constituye un reconocimiento de la situacin actual en materia de aplicaciones y equipos, por lo que requieren una mnima participacin del usuario.

En la etapa de Definicin de la arquitectura de aplicaciones, se toman decisiones en materia del alcance de cada sistema proyectado, as como de la organizacin, administracin y contenido de la base de datos. De modo similar al diseo de una aplicacin particular, estas definiciones sern formuladas por los especialistas, pero deben ser sometidas a la consideracin y conformidad de los usuarios. Algo similar ocurre con la etapa de Definicin de las arquitecturas de hardware, software y comunicaciones.

En la etapa de Organizacin y procedimientos, se determinan ciertos parmetros bsicos para definir la naturaleza de las prestaciones informticas. En esta etapa, el usuario participa en todo lo relacionado con el efecto que los nuevos sistemas producirn en sus procedimientos administrativos, as como con las exigencias de cambios, transformaciones y conversiones que plantearn las implementaciones. Adems, los nuevos procedimientos deben ser aprobados por los usuarios en todo lo vinculado con sus necesidades de acceso a las bases de datos, los tiempos de respuesta de las aplicaciones en tiempo real, el mtodo de actualizacin de las bases de datos, la oportunidad y forma de captura de datos, etc. Asimismo, los usuarios formalizan aqu su participacin activa a travs de representantes que, junto con la Direccin y el rea de Sistemas, integrarn el Comit de Sistemas que tendr un permanente papel de coordinacin y respaldo en el desarrollo del plan.

Finalmente, en la elaboracin del Plan de Sistemas y el Plan Operativo Anual, los usuarios juegan un papel fundamental en la evaluacin de la contribucin operativa y econmica de cada proyecto y en la definicin de las respectivas prioridades de implementacin. En este ltimo sentido, el Plan de Sistemas aporta otra significativa contribucin; en efecto, en la prctica, muchas insatisfacciones de los usuarios respecto del servicio informtico se relacionan con los proyectos atrasados y las promesas incumplidas. En muchas organizaciones, el nmero de proyectos informticos pendientes de desarrollo equivale al de aplicaciones implementadas. Incluso, suele considerarse que aquel nmero es muy superior si se tienen en cuenta las necesidades no planteadas en razn de la cola de proyectos en espera. Sin la existencia de un Plan de Sistemas, la aspiracin insatisfecha del usuario conforma una situacin de incertidumbre respecto del futuro de sus propias actividades, ya que, a la falta de puesta en marcha del proyecto de su inters, se agrega el desconocimiento del plazo que tardar en ser encarado y de las razones por las que se lo posterga. El Plan de Sistemas, en cambio, provee una visin integrada de las necesidades de todos los usuarios, as como de las razones que fundamentan las prioridades con que las mismas sern satisfechas. Esto proporciona a cada usuario un contexto consistente de planeamiento, pues sabe cundo ser encarado su proyecto y cul es la importancia o urgencia de los que resulta conveniente llevar a cabo antes que el suyo.