Livre Blanc QSE PBCSoft

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LIVRE BLANC2010
Linformatisation des processus QSE dans les entreprises agroalimentaires
Les questions se poser

Qualit Scurit Environnement
30
Pascal Bousselet Consultants

Experts Industries Agroalimentaires et dition de logiciels
ui sommes-nous ?
Notre savoir-faire votre service S'appuyant sur une matrise de votre mtier et sur son exprience acquise auprs des entreprises agroalimentaires, le cabinet Pascal Bousselet Consultants dveloppe et propose aux IAA plusieurs suites logicielles, vritables outils de travail adapts vos mtiers, permettant de faciliter la gestion de vos actions. Ces logiciels structurs sur nos mthodologies mtier permettent une gestion transversale et prenne de l'information au sein de votre entreprise. Mthodologiques, conviviaux, simples d'utilisation, centralisateurs, ces logiciels permettent une diffusion des connaissances au sein de votre quipe tout en vous assurant une matrise totale et ouverte des comptences dployes.
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S
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ommaire
Prface de Pierre Milhau, Prsident de Maison Milhau SAS Comment lire ce livre blanc ? Edito de Pascal Bousselet, grant de PBCSoft Les processus QSE
Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Quest-ce quun processus et comment le grer ? QSE, quels enjeux pour votre entreprise ? Le Systme de Management de la Qualit, quelle mthodologie de planification ? Quels sont les piliers dun Systme de Management de la Qualit en IAA ? Comment passer de lvaluation des risques professionnels la mise en place dun Systme de Management de la Scurit ? Q6 : Quels sont les points cls de la mise en place dun Systme de Management de la Scurit ? Q7 : Le Systme de Management de lEnvironnement : quelles cls pour la politique environnementale ? Q8 : Comment dployer, mesurer et contrler son Systme de Management de lEnvironnement ? Q9 : Les Processus QSE : quelles transversalits ? Q10 : Le passage de la gestion des processus QSE un Systme de Management Intgr, quels avantages ? : : : : :
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Les objectifs de linformatisation

Q11 Q12 Q13 Q14 Q15 Q16 Q17 Q18 Q19 : : : : : : : : : Comment harmoniser la gestion des processus QSE ? Comment prenniser linformation laide dun systme informatique ? Comment transversaliser linformation ? Tracer linformation : comment grer le Workflow ? Comment scuriser linformation et lhistorique de lentreprise ? Quelle politique daccs et de gestion des utilisateurs ? Comment centraliser linformation et lhistorique de lentreprise ? Optimiser la collecte des donnes et les traitements dinformations : quels gains ? Comment transformer un centre de cot en centre de profit ?
2010 Pascal Bousselet Consultants
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ommaire
Les principaux critres de choix

Cahier des Charges : ncessit ou lourdeur inutile ? Ressources internes : quelle implication des diffrents services ? Pourquoi le choix de laccompagnement est-il important ? Pourquoi avoir une approche mtier du systme dinformation ? La multiplication des fournisseurs logiciels : comment travailler avec deux socits diffrentes ? Logiciels modulaires ou logiciels indpendants ? Logiciel volutif : comment rester dans lair du temps ? Quel type de contrat choisir ? Pourquoi anticiper les dpenses de maintenance et de mise jour ? Comment intgrer lexistant et dbuter avec un systme renseign ? Comment organiser linterfaage avec le systme dinformation existant ?
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Lexique Webographie La Suite Qualit PBCSoft La Suite Scurit PBCSoft La Suite Environnement PBCSoft
Pascal Bousselet Consultants 2010
rface
M. Pierre Milhau - Prsident de Maison Milhau SAS
Notre exprience de linformatisation : des Processus Ralisation aux Processus Support En 1999, loccasion du passage lan 2000, nous avons repens notre systme dinformation dans le cadre dun Schma Directeur Informatique. Cette dmarche structure nous a permis de migrer notre systme informatique, sans heurt, tout en le faisant descendre dans les ateliers de production (GPAO, Traabilit, Indicateurs, etc.). A lpoque, pour ce projet impliquant une forte mise en uvre du changement au sein de notre socit, nous avions dcid de nous faire accompagner par le cabinet Pascal Bousselet Consultants, notamment pour son exprience Mtier et ses comptences en Systme dInformation IAA. Cest donc tout naturellement, aprs cette exprience russie, que nous avons poursuivi, un rythme laissant du temps au temps , la mise niveau de notre Schma Directeur Informatique (Bureautique centralise, Internet, etc.). Sous limpulsion de notre cabinet conseil, ds 2006, nous avons repens notre systme dinformation via une approche Processus, notamment devant les contraintes QSE que la rglementation et nos clients nous imposaient. A lissue de cette rflexion, il est apparu clairement, que pour optimiser et fiabiliser nos processus supports (Qualit, Scurit, Environnement), loutil informatique devenait indispensable. Le cabinet PBCSoft nous a alors propos de dmarrer cette nouvelle approche avec son logiciel Suite Qualit pour piloter notre SMQ. Dun dploiement rapide et simple, les premiers bnfices ont t immdiats. En effet, la centralisation des donnes, notamment sur les non-conformits, nous a trs rapidement permis didentifier et de rduire les cots de non qualit grce la masse dinformation structure et traite en temps rel par le systme. La suite du dploiement des modules de la Suite Qualit sest donc poursuivie avec une forte attente de tous nos collaborateurs impliqus (Pilotage de notre dmarche HACCP/ISO 22 000, des rfrentiels Qualit, de nos plans danalyses, de nos audits internes, etc.) ! Rassurs par linteraction constate de nos Processus Ralisation avec ces outils logiciels Supports , et convaincus du retour sur investissement de la progicielisation de notre Processus Qualit, nous avons engag avec notre cabinet conseil, le dploiement de la Suite Scurit, toujours dans une dmarche support en interaction avec la Suite Qualit dj dploye. Ds 2010, compte tenu des nouveaux enjeux de la dcennie venir, nous mettons en chantier notre dmarche environnementale en nous appuyant sur le logiciel Suite Environnement. Nous sommes aujourdhui convaincus et ardents dfenseurs de lapproche Processus de nos Systmes dInformation !
C
Numro de la question
Omment lire ce livre blanc ?
Titre de chapitre
Q = Qualit S = Scurit E = Environnement
Les mots suivis du symbole * sont prsents dans le lexique
dito
M. Pascal Bousselet Grant de PBCSoft
De lexprience du mtier aux constats Fort de 35 annes au sein des entreprises agroalimentaires, jai pu constater les volutions du macro et du micro environnement. Depuis 1993, mon regard a chang de par mes fonctions de consultant auprs des IAA. En effet, dans la premire partie de mon cursus professionnel, jtais au contact du quotidien, voire en immersion, comme tout chef dentreprise ! Depuis, prs de dix sept annes de Conseils mont permis dacqurir le recul ncessaire et une exprience transversale des plus enrichissantes ! Avec mes collaborateurs, ingnieurs Informatique, Qualit, Scurit et Environnement nous sommes, tous les jours, aux cts de nos clients IAA, confronts aux problmatiques touchant ces processus. Ayant accompagn linformatisation de plus de cent sites industriels, nous avons compris depuis longtemps que les systmes dinformation sont au cur de la performance ! Aujourd'hui, la pression conomique et rglementaire est telle qu'elle oblige tout responsable approfondir les moyens qui lui permettront de faire fonctionner au mieux son entreprise et ses processus mtiers. Les outils d'aide la dcision traditionnels ne font que suivre les rsultats de l'entreprise, sans amliorer sa comptitivit. C'est pourquoi de nouvelles applications doivent tre dveloppes en tenant compte, en tout premier lieu, des processus de l'entreprise, en automatisant et transversalisant ses procdures et son savoir-faire. Parvenir ce but est un challenge important pour les entreprises. De la gestion des processus de ralisation, nous allons vers celle des processus supports. Du retour dexprience aux solutions Depuis plus de dix annes, le quotidien de mes collaborateurs ingnieurs QSE dans leurs transferts de comptences autour des processus supports est ponctu de dperdition de savoir, de dvoiement des mthodes, dinsuffisance de scurit de linformation, etc. Forts de ce constat, nous avons souhait imaginer des rponses pertinentes et prennes pour lentreprise et son management. Les rglementations QSE sont de plus en plus complexes et en perptuelle volution. Aussi, nous est-il apparu quune progicielisation de nos mthodes et de notre exprience permettrait de fiabiliser et doptimiser la gestion des processus supports de lentreprise.
dito
M. Pascal Bousselet Grant de PBCSoft
Harmoniser, prenniser, transversaliser, tracer, scuriser, centraliser et optimiser ont t les matres mots de nos rflexions pour crire nos logiciels processus ddis aux environnements QSE. Nous avons, avec nos clients IAA, dvelopp progressivement des suites logicielles ddies aux processus supports en segmentant les trois principaux : la Qualit, la Scurit et lEnvironnement. Lanalyse ne porte plus sur la globalit du fonctionnement de lentreprise, mais uniquement sur un processus qui sera modlis partir de sa cartographie. Lentreprise peut ensuite informatiser, selon son besoin, les processus les uns aprs les autres, tout en sassurant de la compatibilit des donnes. De la rflexion et de la mthode pour la mise en uvre des solutions Le propre du Consultant - Formateur est de transmettre A ces fins, lquipe de PBCSoft sest mobilise pour raliser ce livre Blanc sur linformatisation des processus QSE dans les entreprises agroalimentaires. Nous souhaitons, au travers de ces 30 bonnes questions , vous permettre dengager une rflexion sur lintrt dinformatiser vos processus QSE. Nous ne dtenons pas le savoir absolu en la matire, mais puissent notre retour dexprience et lindice de satisfaction de nos clients engags dans cette dmarche, vous apporter un clairage crateur de richesses. Bonne lecture
es processus QSE
Les processus QSE
Q1
Quest-ce quun processus et comment le grer ?
Quest-ce quun processus ? Le processus est par dfinition une activit ou un ensemble d'activits qui utilise des ressources pour convertir des lments d'entre en lments de sortie possdant une valeur ajoute. Les entreprises sont constitues de processus qui appartiennent lune des trois familles que sont :
les processus de Ralisation (ou activit mtier de lentreprise) ; les processus de Management (ou processus de pilotage) ; les processus Support (ou processus de soutien).
Il est possible de formaliser les diffrents processus, ainsi que leurs interactions, sous la forme dune cartographie. La mesure de lefficacit des processus au moyen dindicateurs permettra de vrifier si les objectifs fixs, pour une priode donne, sont atteints. Comment lapproche Systme permet-elle de grer les processus ? Lapproche Systme consiste mettre en place une mthodologie en vue dune amlioration continue du processus. Pour cela, le meilleur outil est la Roue de Deming, aussi appele boucle PDCA*. Son principe rside dans la mise en place systmatique de la mthodologie suivante :
Plan : planifier et prparer le travail, tablir les objectifs ; Do : excuter la tche prcdemment prvue ; Check : vrifier lefficacit en comparant les rsultats aux prvisions ; Act : identifier les causes des drives entre le ralis et l'attendu et dfinir comment les corriger.
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Les processus QSE
Q2
QSE, quels enjeux pour votre entreprise ?
Comment faire de la Qualit, de la Scurit et de lEnvironnement (QSE) un centre de profit ? La Qualit, la Scurit et lEnvironnement sont trois processus supports qui permettent dassurer une ralisation du produit (ou du service) tout en tant en conformit avec les exigences rglementaires en matire de gestion des risques. Lobjectif est ainsi de garantir la scurit alimentaire, la scurit professionnelle et la protection de lenvironnement. Ces processus sont souvent, tort, considrs comme improductifs. Or la production ne peut tre assure de faon prenne sans la mise en place et lamlioration de ces processus QSE. Ainsi, une bonne gestion de ces processus permet entre autre :
la matrise des cots de la non qualit ; la diminution des charges induites par les accidents de travail ; loptimisation de lutilisation des ressources ; la rduction des risques de rputation.
Enfin, cette gestion peut permettre votre entreprise lobtention dune certification de systme, ce qui est un atout commercial vous permettant de vous dmarquer de la concurrence :
Certification SMQ* : ISO 9 001 / ISO 22 000 / IFS* / BRC* / etc. Certification SMS* : OHSAS* 18 001 Certification SME* : ISO 14 001 / EMAS* / etc.
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Les processus QSE
Q3
Le Systme de Management de la Qualit : quelle mthodologie de planification ?
Quelles mthodes pour planifier le Systme de Management de la Qualit (SMQ*) ? La rglementation impose aux entreprises agroalimentaires europennes une mthode de planification du SMQ* : la mthode HACCP*. Que vous appliquiez la mthodologie du Codex Alimentarius ou celle de la Norme ISO 22 000, vous devez planifier les mesures prventives / de matrise mettre en place pour garantir la salubrit des produits. Cette planification permet entre autre de formaliser le plan de matrise sanitaire de votre entreprise. En effet, en fonction des produits, de lenvironnement, de la matire (des 5M*), diffrents pr-requis sont dfinis :
plan de nettoyage et dsinfection ; plan danalyse de surface ; plan daudit interne ; plan danalyse des produits finis, de leau ; etc.
Pour chacune de ces oprations planifies, une mesure permettant dvaluer lefficacit de laction (indicateur) est dfinie avec un objectif associ.
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Les processus QSE
Q4
Quels sont les piliers dun Systme de Management de la Qualit en IAA ?
Comment mettre en uvre le Systme de Management de la Qualit ? La mise en uvre du SMQ* ncessite de former les responsables et les oprateurs afin de leur permettre de raliser correctement les tches qui leur incombent. Afin de sassurer de la comprhension des oprations raliser, il convient de :
les formaliser sous forme dinstructions, qui spcifient les indicateurs contrler leur ralisation par des enregistrements.
surveiller et les mesures correctives prendre en cas de dpassement ;
Ainsi, mettre en place un SMQ* implique la cration dune gestion documentaire. Comment vrifier lefficacit des mesures mises en place ? La vrification peut se rsumer en trois points :
fixer un objectif ; mettre en place un indicateur pour vrifier si lobjectif est atteint ; dsigner une personne responsable du pilotage de lindicateur (recueil
des donnes, analyse, mise en place du plan dactions, vrification de lefficacit du plan dactions). Si les mesures en place ne sont pas efficaces, comment ragir ? Il convient alors dengager une analyse des causes afin de dtecter ce qui doit tre corrig pour obtenir les rsultats attendus. Ainsi, la boucle PDCA* sengage dans un nouveau tour par la mise en place de nouvelles mesures prventives / de matrise.
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Les processus QSE
Q5
Comment passer de lvaluation des risques professionnels la mise en place dun Systme de Management de la Scurit ?
TMS*, risques psychosociaux, CMR*... les rglementations en matire de scurit professionnelle sont de plus en plus svres. Comment passer de la conformit rglementaire au Systme de Management de la Scurit ? Selon le cadre rglementaire dfini dans la loi n91-1414 du 31/12/1991, vous devez transcrire les rsultats de lvaluation des risques pour la sant et la scurit des salaris de votre entreprise dans un Document Unique* mis jour chaque anne. Cette valuation, telle que dfinie par le cadre rglementaire, est au cur du Systme de Management de la Scurit. En effet, il doit sappuyer directement sur lidentification des dangers, lvaluation des risques et des moyens de matrise qui permettront de dfinir les objectifs atteindre ainsi que le programme dactions mettre en place. La direction devra galement formaliser son engagement travers llaboration dune politique de prvention des risques professionnels.
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Q6
Quels sont les points cls de la mise en place dun Systme de Management de la Scurit ?
Le management de la scurit dans lentreprise appliqu au quotidien, quelle mise en uvre ? La responsabilit de la direction au plus haut niveau doit notamment se traduire par la nomination dun responsable scurit choisi parmi les membres de la direction et charg du bon fonctionnement du systme. Le programme dactions doit permettre de formaliser sur des fiches de mission les ressources humaines alloues, le budget, le matriel, le calendrier prvisionnel, les besoins de formation, etc. De plus, la planification des activits ncessite ltablissement de procdures cohrentes avec lanalyse des risques et les modes opratoires. La mise en place dun SMS* implique galement la cration dun systme de gestion documentaire. Mesurer la performance du systme, oui mais comment ? La mise en place dindicateurs doit permettre de mesurer et de vrifier la performance du systme de management. Cela se traduit par la mise en place de mesures proactives (surveillance de la conformit aux programmes dfinis, aux moyens de matrise, aux critres oprationnels) et de mesures ractives (enqutes en cas dincidents par exemple). Lintgralit des donnes sont enregistres pour faciliter leur analyse ultrieure. Comment prenniser un Systme de Management de la Scurit adapt votre entreprise ? En cas de mise en vidence dinsuffisances ou de lacunes du SMS*, notamment suite des audits internes, des actions correctives adaptes doivent tre mises en place. Elles permettront dtablir la nouvelle politique scurit de lentreprise dont dcoulera, aprs r-valuation des risques, le programme dactions. La communication interne (runions dinformations, formations, diffusion de documents, etc.), point cl du SMS* assurant notamment la participation des salaris, est garante de la prennit de votre systme.
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Les processus QSE
Q7
Le Systme de Management de lEnvironnement : quelles cls pour la politique environnementale ?
De la politique environnementale au programme dactions, comment cibler les objectifs de votre entreprise ? Moteur de la boucle PDCA* du SME*, la politique environnementale, telle que dfinie dans la norme ISO 14 001, a pour objectif dnoncer les principes sur lesquels vont tre fondes les actions de votre entreprise en matire de protection de lenvironnement. Une fois cette politique tablie, vous ralisez une analyse environnementale de votre activit dont le but sera de rassembler toutes les donnes ncessaires llaboration du SME*. Pour cela, vous identifiez notamment les interactions entre vos activits et lenvironnement ainsi que leurs consquences pour slectionner les plus impactantes (aspects environnementaux significatifs). Pour cela, il savre indispensable de mettre en place une mthodologie reproductible garantissant lobjectivit de la dmarche. Elle requiert notamment la prise en considration de critres lis dune part la gravit de limpact en cause et dautre part la matrise que lentreprise peut exercer dessus. Enfin, les exigences (lgales et autres) et les points de vue des parties intresses doivent galement tre pris en compte dans lanalyse environnementale.
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Les processus QSE
Q8
Comment dployer, mesurer et contrler son Systme de Management de lEnvironnement ?
De la planification la mise en uvre, comment mettre en place un systme de management de lenvironnement oprationnel ? Base sur la hirarchisation des lments identifis lors de lanalyse environnementale prcdemment ralise, la dtermination des objectifs et cibles de votre entreprise traduit en termes concrets les engagements pris dans lexpression de la politique environnementale. Une fois cette slection effectue via notamment la rdaction de fiches damliorations, la prparation des programmes dactions se rsume alors la validation, pour chacune de ces fiches, dun responsable, des moyens proposs et dun calendrier prvisionnel. La mise en place dun SME* implique galement la cration dun systme de gestion documentaire. Comment mesurer et contrler lefficacit du systme ? Ce contrle doit porter la fois sur la conformit aux exigences du SME* mais galement sur celle du fonctionnement des oprations et activits avec les prescriptions et consignes opratoires fixes. La mise en place dindicateurs, les mesures de certains paramtres environnementaux et le reporting sur des tableaux de bord assureront la dtection des non-conformits. A partir des constats effectus, comment assurer lamlioration continue ? Suite aux constats effectus, outre les actions correctives mises en place, les audits internes permettront de prparer la revue de direction en vue damorcer une nouvelle boucle PDCA*.
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Les processus QSE
Q9
Les Processus QSE : quelle transversalit ?
Quelles sont les dmarches transversales QSE ? Que lon sintresse au processus Qualit, Scurit ou Environnement, certaines oprations sont transversales. La premire est la politique dentreprise, qui formalise lengagement de la direction et permet de dfinir les objectifs atteindre pour chaque processus. Ensuite, lapproche systmique implique une formalisation des oprations et la mise en place dun systme de gestion documentaire qui permet dhistorier la rdaction, la diffusion, la rvision, larchivage et la modification des documents afin de sassurer que le bon document est toujours disponible au bon moment. Enfin, chacun de ces processus est structur autour du principe de la Roue de Deming (ou boucle PDCA*) qui induit de mettre en place des objectifs, de vrifier au moyen dindicateurs si les objectifs sont atteints et de dfinir, en cas de dviation, des plans dactions correctives dans un souci permanent damlioration continue. Cependant, il existe des particularits propres chaque systme de management : la Qualit est spcifique dune ligne produit (et/ou de service) alors que les systmes de management Scurit et Environnement concernent lensemble dun site.
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Les processus QSE
Q10
Le passage de la gestion des processus QSE un Systme de Management Intgr : quels avantages ?
Quest-ce quun Systme de Management Intgr ? Un Systme de Management Intgr ou SMI* est un systme qui permet la gestion de plusieurs aspects diffrents (Qualit, Scurit, Environnement, Maintenance, ...) au sein d'une entreprise. Ce type de systme combine les exigences de diffrentes normes (ISO 9 001, pour la Qualit, ISO 14 001 pour l'Environnement, OHSAS* pour la Sant et la Scurit au Travail) afin que l'entreprise gagne en efficacit. Les Systmes de Management Intgrs permettent une vision globale de l'entreprise grce la prise de conscience de l'ensemble des processus, et de leurs interactions. Le SMI* ou comment harmoniser les dmarches pour gagner en productivit ? Outre loptimisation de lemploi des rfrentiels, le SMI* assure une meilleure comprhension par les salaris des procdures mises en place. Il amliore ainsi la communication au sein de lentreprise. Dune manire gnrale, le SMI* simplifie et optimise le fonctionnement et la mise jour des systmes de management, notamment dans les dimensions suivantes :
gestion documentaire : laborer un seul manuel regroupant lintgralit

des procdures en conservant la possibilit de diffrencier les lments communs et spcifiques par un codage particulier ; formation : regrouper et harmoniser lensemble des programmes de formation relatifs la structure et au fonctionnement des systmes de management ; communication : mettre en commun des exigences en matire de Qualit, Scurit et Environnement facilite le travail de communication avec les fournisseurs et les sous-traitants ; audits : raliser des audits communs rduisant les perturbations engendres sur les diffrents services de lentreprise.
Ainsi, la mise en place dun SMI* facilite la communication interne et externe de lentreprise, contribue rduire les cots de fonctionnement et participe lamlioration globale de la productivit.
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es objectifs de linformatisation
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Q11
Comment harmoniser la gestion des processus QSE ?
Dans quelle mesure la mise en place dun outil informatique ddi aux processus QSE permet-il dharmoniser le Management au sein dune entreprise mono-site et/ou multi-sites ? La premire tape dune informatisation est la remise plat et la validation des mthodes de gestion des processus QSE utilises au sein dune entreprise. Il y a donc forcment remise en question du Systme de Management de la Qualit, de la Scurit et de lEnvironnement pour pouvoir les regrouper au sein dun Systme de Management Intgr. Les diffrentes pratiques des personnels de lentreprise seront donc analyses pour tre refondues en une seule et unique mthode de gestion. Une fois dploys, les logiciels de gestion des processus QSE permettront :
la centralisation des donnes des diffrents sites, cest--dire : le systme

documentaire, les tudes HACCP*, les documents uniques, les non conformits, les comptes-rendus daudits; luniformisation des mthodes de travail. Le support sera uniformis mais pas le contenu ! la prennisation, dans le temps, de ces mthodes de travail ;
tout en gardant les spcificits de chaque site : chaque site a son histoire, chaque site a ses particularits. Une mme procdure (rclamations clients par exemple) ne sera pas forcment strictement identique dun site lautre. Et au sein dun groupe multi-entreprises et multi-sites ? Dans le cas dun groupe multi-entreprises la stratgie adopter sera la mme mais ltape danalyse sera plus longue et plus dterminante. La rdaction dun cahier des charges du besoin est une tape cl. Pour rdiger ce document, pensez vous projeter dans le futur car linformatique reste un investissement et loutil logiciel doit tre capable de rpondre vos besoins prsents et venir. Il vous faudra principalement dfinir les limites de luniformisation et les degrs de libert de chaque entreprise. Lharmonisation nest pas synonyme duniformisation outrance !
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Q12
Comment prenniser linformation laide dun systme informatique ?
Depuis larrive dun nouveau responsable qualit dans votre entreprise, les informations traites dans vos indicateurs ne sont plus les mmes. Vous ne pouvez donc pas avoir dhistorique. Comment loutil informatique permet-il de prenniser linformation ? La mise en place dun systme de gestion informatique va vous permettre de figer une mthodologie qui aura t pralablement valide. Ainsi, si la mthode de saisie dune information est mise en place, elle ne sera modifiable que sur accord pralable entre votre entreprise et la SSII* qui devra effectuer une mise jour sur votre systme. En cas de modification de la saisie des informations, le systme devra tre en capacit de traiter les donnes antrieures. Par contre, cette prennit dans la saisie dinformations nimplique en aucun cas un immobilisme de vos indicateurs. Il existe toujours plusieurs moyens de traiter une mme donne. De cette manire vous pourrez crer de nouvelles mthodes de calcul de vos indicateurs tout en conservant les anciens. De plus, les nouveaux indicateurs permettront galement de traiter les donnes antrieures sa mise en place dans la mesure o la saisie na pas t modifie. Chaque anne vous prenez des stagiaires. Le temps de formation de ces utilisateurs ne sera-t-il pas trop long pour tre rentable ? Linformatique professionnelle a normment volu depuis une dizaine dannes, notamment en terme de prise en main, dergonomie et dintuitivit. Bien videmment une priode de formation et dadaptation est ncessaire comme pour tout matriel. Certains logiciels possdent, outre leur intuitivit, une forte approche mtier et sont donc source de conseil sur la mthodologie comme sur les fonctionnalits. Cette formation nest-elle pas une charge de travail supplmentaire pour le/la matre de stage ? Non, il vaut toujours mieux passer quelques jours former quelquun sur un outil informatique et pouvoir utiliser les informations saisies que mal accompagner un(e) nouvel(le) entrant(e) et avoir des informations inexploitables.
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Les objectifs de linformatisation Les prrequis
Q13
Comment transversaliser linformation ?
Vous souhaitez affecter la saisie des informations aux oprateurs pour ne pas raliser de double saisie. Est-ce possible ? De mme, de nombreuses informations utiles la Qualit sont saisies et exploites par dautres services (litiges commerciaux, documents de notre GED*). Comment pouvez-vous centraliser linformation ? Un des objectifs dun logiciel de gestion des processus Qualit / Scurit / Environnement est douvrir linformation vers les autres services. Ce nest pas au service Qualit deffectuer toutes les saisies. Il est l pour analyser, manager et mettre en place des plans dactions en vue de lamlioration continue. Par consquent, il est indispensable de laisser laccs certains outils. La notion de logiciel modulaire prend tout son sens ici :
gestion Documentaire ; plan HACCP* ; gestion des litiges commerciaux ; gestion des non conformits et des plans dactions correctives et prventives ; gestion de lhygine ; etc.
Ainsi, chaque service peut avoir accs en saisie et/ou en modification (selon les profils de droits) au(x) module(s) le concernant. Dporter la saisie au personnel comptent vous permettra un gain de temps pour le traitement de linformation ! Un des rles du responsable qualit, par exemple, est de vrifier que les informations ont t saisies correctement tant quantitativement que qualitativement. Et pour la diffusion dindicateurs ? Des indicateurs peuvent tre diffuss sous un format informatique ou un format papier. Concernant le format papier, aucun souci. Pour ce qui est du format informatique, lutilisation dun Infocentre est idal. Ainsi, les diffrentes informations sont compiles sous forme dindicateurs et regroupes sur un mme tableau de bord. Ceux-ci pourront, par exemple, tre diffuss par e-mails, via un portail intranet...
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Q14
Tracer linformation : Comment grer le Workflow ?
Est-il possible doptimiser la traabilit des informations avec ce type doutil ? La traabilit de linformation est cruciale notamment en Qualit : crer un document, un plan dactions, un plan HACCP*, le faire vivre et lappliquer ! Grce la politique de droits mise en place, le systme informatique doit tre capable de connatre lhistorique de linformation saisie. Cest ce que nous appelons la gestion du Workflow* ou flux dinformations. En temps rel, loutil informatique va enregistrer qui fait quoi sur quelle information. Ainsi, vous conservez une trace indlbile de tout le travail effectu. De plus, en cas de problme, vous allez pouvoir analyser cette information avec son historique pour dtecter lerreur commise et pouvoir ainsi la corriger. Deux cas distincts de Workflow* se prsentent : 1. Dans le cadre dun systme documentaire, une gestion du cycle de vie du document :
cration : qui a rdig le document ? validation : qui a valid le document ? Quelles sont les remarques et diffusion : qui a ouvert le document et en a pris connaissance ? A quelle archivage : pourquoi le document est-il archiv ? Est-il remplac par une
nouvelle version ? 2. Dans le cadre dun gestion des enregistrements : frquence les oprateurs consultent-ils le systme documentaire ? corrections avant validation finale ?
qui, quand et sur quel ordinateur lenregistrement a t cr ? qui la modifi, quand et sur quel poste informatique ? qui la supprim ?
La gestion des logins * est trs importante pour tracer ces informations car elle permet de savoir qui est connect et sur quel poste informatique.
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Q15
Comment scuriser linformation et lhistorique de lentreprise ?
Quels outils sont votre disposition pour grer la scurit de linformation ? La scurit va tre assure par la gestion des droits utilisateurs. Un utilisateur du logiciel va tre dfini par un login*, un mot de passe et un profil utilisateur (droits dutilisation spcifique). Ainsi, chaque oprateur voulant se connecter sur le systme devra sidentifier pour accder aux informations et pouvoir les traiter. Dans ces conditions, pour pouvoir scuriser au maximum les informations, vous allez devoir mettre en place une politique de gestion des droits. Peut-on obtenir des niveaux de scurit diffrents selon la sensibilit des informations ? Thoriquement les informations dun mme type (litiges clients, analyses de surfaces, suivi des dchets) sont accessibles de la mme manire par tous les utilisateurs ayant accs au module en saisie. Cependant, pour certains types dinformations sensibles, tels que les documents (grs dans la GED*) ou les plans dactions, ils peuvent tre grs de manire unitaire, cest--dire avec un profil de droits spcifique linformation (au document, laction correcti, etc.). Ainsi, le personnel na accs qu linformation le concernant. Toutefois, il faut prendre garde la sur-segmentation de linformation car la multiplication des profils utilisateurs risque de complexifier outrance la gestion du systme.
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Q16
Quelle politique daccs et de gestion des utilisateurs ?
Quel est lintrt de dfinir une politique de droits daccs ? La dfinition dune politique des droits daccs va vous permettre doptimiser la transversalit du systme dinformation. Vous allez pouvoir affecter, laide dun login* et dun mot de passe, la saisie, la modification, la suppression et/ou la consultation dune information un utilisateur identifi et bloquer ces droits pour un autre. Plus la politique de droits est cre avec finesse, plus vous allez pouvoir dporter la saisie et la consultation des informations au sein des diffrents services. Quelles sont les diffrentes mthodes de gestion des droits utilisateurs ? On peut distinguer deux mthodes principales :
La gestion des droits par fonctionnalit : les groupes dutilisateurs sont

dfinis par des droits dutilisation des fonctionnalits dajout, de modification, de suppression et de consultation par fonction du logiciel. Par exemple, un utilisateur de type commercial va pouvoir saisir des litiges clients alors quun utilisateur de type production pourra saisir des peses de dchets. Mais ils ne pourront ni modifier ni consulter les informations de lun et de lautre. La gestion des droits la donne : importante notamment dans le cas dentreprise multi-sites, elle permet un utilisateur dune fonctionnalit de navoir accs qu son propre jeu de donnes : - la liste des documents dfinis (pour la GED*); - les indicateurs de son atelier et/ou de son site (hygine, dchets, accidents du travail); - les documents rglementaires de son site : plan HACCP*, Document Unique*, Dossier ICPE*; - etc.
De plus, les droits seront grs lutilisateur et/ou au groupe dutilisateurs :
A lutilisateur : vous allez grer les droits de chaque utilisateur cr dans Au groupe dutilisateur : les utilisateurs sont regroups en groupe de
droits appel profil. Chaque groupe possde des droits communs ses membres : groupe ouvriers de production , groupe chefs dquipe Bien entendu, ces deux mthodes peuvent tre associes.
le logiciel. Ce paramtrage est trs fin mais lourd mettre en place ;
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Q17
Comment centraliser linformation et lhistorique de lentreprise ?
A cause de la dispersion des informations utiles la rdaction dun bilan, qualit par exemple, la saisie des donnes est longue et fastidieuse. Du coup les indicateurs ne sont mis jour que mensuellement ! Comment tre plus ractif ? Si chaque utilisateur remplit correctement son rle au niveau de la saisie de linformation (transversalit du systme informatique) toutes les donnes seront, in fine, centralises dans la mme et unique base de donnes. Ainsi, tous les lments ncessaires la construction des indicateurs composant le bilan qualit sont automatiquement centraliss. De plus, un bon outil de gestion doit possder un module dInfocentre permettant de recouper les diffrents tableaux de bords Qualit, Scurit et Environnement de lentreprise. Lors de lanalyse du besoin il sera important, pour mettre en place un Infocentre pertinent, de valider les indicateurs avec la SSII*. Ainsi, vos trimestrielles) en un seul clic. Les multiples fichiers de tableurs (Excel, Works, OpenOffice Calc) qui vous servent tenir votre tableau de bord ne sont donc plus ncessaires. Le temps gagn ldition pourra donc tre mis au profit de lanalyse et de la mise en place de plans dactions damlioration. Le gnrateur de tableaux de bord, ou loutil de reporting, doit tre suffisamment souple pour vous permettre de faire voluer la structure de vos indicateurs sans forcment tre oblig de passer par la SSII* qui, elle, vous facturera ses prestations.
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Q18
Optimiser la collecte des donnes et les traitements dinformations : quels gains ?
Combien de temps est rellement dgag par un logiciel processus ? Le gain de temps gnr par linformatique est une question rcurrente et dlicate. Dans labsolu, la totalit du temps conomis va tre rinvesti immdiatement dans lanalyse des rsultats. Souvent, le gain de temps ne parat donc pas vident. De plus, chaque socit possde sa propre structuration et ses mthodes de travail. Les conomies de temps vont donc tre variables en fonction de chacune dentre elles. Cependant, en prenant lexemple dun logiciel de gestion de la qualit, il est possible de :
transfrer la saisie des litiges clients (rclamation, retour) au service

commercial ; transfrer la saisie des litiges fournisseurs au service achat ; ouvrir la consultation des indicateurs aux personnels autoriss ; compiler automatiquement un plan HACCP* ; diter en un clic un bilan qualit ; etc.
Ainsi, le gain de temps obtenu vous permettra de vous investir davantage dans le Management Intgr et dans la sensibilisation du personnel. Lexprience montre que sans logiciel processus, le responsable QSE passe son temps chercher linformation et la saisir dans des bases de donnes sous Excel ou OpenCalc. Mais lorsque nous lui posons la question Que faites-vous de toutes ces donnes stockes ? , il nous rpond bien souvent : Rien. Je nai pas eu le temps de les analyser ! . Dot dun logiciel processus, le responsable QSE peut se consacrer pleinement aux missions les plus intressantes de son travail : piloter le Systme de Management travers lanalyse dindicateurs, la mise en place et le suivi des plans dactions.
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Q19
Comment transformer un centre de cot en centre de profit ?
Peut-on suivre finement les cots de non qualit ? Les cots de non qualit sont souvent mal apprhends car mal quantifis. Deux mthodes peuvent sopposer :
lapproximation des cots (saisie ou calcul) : cest une mthode simplifie

et souvent utilise comme premire approche. Elle permet de quantifier des cots de non qualit, souvent plus reprsentatifs pour la direction, sur des non conformits, quelles soient internes ou issues de litiges ; lutilisation des cots rels : plus longue paramtrer, elle permet de suivre finement les dpenses lies la non qualit. Certains de ces cots sont dj saisis - par exemple les avoirs dans la Gestion Commerciale -, mais rarement transmis au service qualit avec prcision (Quel client ? Quel article ? Quel motif ?).
Ces deux mthodes sont associatives, certains cots pourront tre rels et dautres calculs de faon approximative. Lobjectif tant toujours de tendre vers la ralit. Avec un logiciel de gestion des processus QSE, vous pourrez tre plus efficace lors du suivi de vos cots de non qualit et identifier plus facilement vos cots cachs. Peut-on rellement piloter ces cots laide dun logiciel processus QSE ? Plus vous vous approchez de la ralit en terme destimation des cots, plus vous pouvez les piloter. Ds lors, vous serez capable de dterminer les causes et les actions correctives mettre en place. Ainsi, en rapprochant cots et dpenses vous orientez les choix de mise en uvre des plans dactions en optimisant leur rentabilit. De tels outils de pilotage vous permettront de :
enregistrer les non conformits et donc valoriser les cots de non qualit ; analyser et hirarchiser les non conformits : gestion des 80/20 (Pareto) dfinir, planifier, enregistrer et suivre les AC/P* ; calculer le cot de lAC/P* et donc les cots dobtention de la qualit. 30
en valeur (kg, ), frquence dapparition, gravit ;
es principaux critres de choix
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Q20
Cahier des Charges : ncessit ou lourdeur inutile ?
Pour ce type doutil informatique, o la concurrence est faible, est -il ncessaire de raliser un cahier des charges ou est-ce une perte de temps ? Pour tout projet dinformatisation, la rdaction dun cahier des charges est une tape majeure. Le but de ce type de document est de centraliser et de formaliser votre besoin. Dans un premier temps, vous devez inventorier lexistant - format des documents, mthodologies utilises - pour pouvoir vous projeter dans un nouvel outil. Bien entendu linformatisation fait partie de la conduite du changement au sein dune entreprise. Cette tape doit donc tre une source de rflexion : pertinence des mthodes actuelles, orientation court et long terme. Une fois les fonctionnalits souhaites recenses, il est indispensable de se projeter dans lavenir. La mise en place dun logiciel de gestion doit tre capable de rpondre vos attentes daujourdhui mais aussi et surtout celles de demain. En Qualit, Scurit et Environnement, la rglementation voluant rapidement, votre outil informatique doit tre modulable dans le temps. Mme sil sagit de logiciels de gestion des processus trs spcialiss, ils entrent dans une rflexion globale par rapport au schma directeur informatique de lentreprise. La dfinition des besoins, exprims dans le cahier des charges, est galement le support de la mise en uvre du changement !
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Q21

Ressources internes : quelle implication des diffrents services ?
Quelles sont les ressources impliquer dans le projet pour pouvoir optimiser la transversalisation des processus QSE ? Pour dfinir au mieux votre besoin, aucun service de lentreprise ne doit tre exclu. En effet, le service QSE ne va pas agir seul ; le travail des responsables QSE tant un travail de sensibilisation et de management. Les ressources impliquer dans la rflexion autour du cahier des charges sont donc : le service QSE : modules de management et rflexion globale ; le service informatique : architecture du systme et implmentation au sein du SDI* de lentreprise ; la Direction : validation des tableaux de bord ; le service des Ressources Humaines : modules de gestion des comptences et des accidents du travail ; le CHSCT : module de ralisation du Document Unique* et des accidents du travail ; le service Production : saisie dindicateurs (Qualit et Environnement) ; le service Commercial : suivi des litiges clients ; le service des Achats : gestion des litiges et audits fournisseurs ; etc.
Cette liste nest pas exhaustive. Les processus Qualit, Scurit et Environnement sont des processus supports. La rflexion sur la conduite du changement doit donc impliquer lensemble de lentreprise.
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Q22
Pourquoi le choix de laccompagnement est-il important ?
Le dploiement de loutil logiciel et la formation sont deux points cls de lappropriation de loutil informatique par les utilisateurs. Faut -il un accompagnement spcialis pour optimiser cette phase de dploiement ? Tout comme pour le choix du prestataire informatique, il est ncessaire dtre accompagn dans les diffrentes tapes de linformatisation :
la rflexion sur les besoins internes : rdaction du cahier des charges ; le choix de loutil logiciel : la rponse lappel doffres ; la mise en place de loutil : le paramtrage et le dploiement de la solution lappropriation de loutil par les utilisateurs : la formation.
Pour ces trois premires tapes, un intervenant extrieur aura une vision plus large quune personne prsente dans lentreprise depuis plusieurs annes. Au fil du temps, les personnels shabituent au mode de gestion des processus QSE en place. Un regard extrieur permet de se remettre en cause et de se poser des questions que le service QSE ne se pose plus par manque de recul. Souvent, avec le temps de nombreuses pratiques semblent videntes sans toutefois pouvoir en expliquer clairement la raison : choix dune mthode, choix des indicateurs... Cependant, il nest pas ncessaire de passer par un prestataire tierce, comme un cabinet de conseil par exemple. En effet, dans le cas o la SSII* possde une relle comptence mtier, elle pourra vous aider construire votre cahier des charges en vous proposant des fonctionnalits dployes dans dautres entreprises du mme secteur dactivit. Votre fournisseur de solutions logicielles doit tre en mesure de conduire, avec vous, une rflexion globale sur la dmarche dinformatisation tout en conservant en ligne de mire vos spcificits mtier. logicielle ;
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Q23
Pourquoi avoir une approche mtier du systme dinformation ?
Les socits informatiques napprhendent pas toujours avec justesse la ralit mtier des services QSE dans les IAA. Comment slectionner une SSII*, et un progiciel, proches de vos mtiers ? Les mtiers de lagroalimentaire possdent de nombreuses spcificits par rapport aux industries classiques. La rglementation, la prissabilit des denres ou encore la pression des clients, notamment en grande distribution (rfrentiel IFS*, BRC*) imposent des rgles, en terme de Management QSE*, qui sont propres aux IAA. Il faut donc tre vigilent : un outil dvelopp pour les mtiers de la sant, de la chimie ou de tout autre mtier ne rpondra jamais aux exigences des IAA ou alors partiellement. Quoiquil en soit, la SSII* choisie doit possder une branche agro a minima pour la partie concernant la gestion du processus Qualit. Un exemple simple et parlant : le plan HACCP*. Cette mthode danalyse, trs pousse pour lagroalimentaire, comporte plusieurs tapes :
logigrammes de fabrication : seule une connaissance mtier des IAA

permet de grer des process de production en autorisant les cas les plus complexes : tapes de reprise, de contrle, gestion des diffrentes voies de transformation ; analyse des 5 M* : Mthode, Main-duvre, Milieu, Matire, Matriel ; PRP*, PRP Op*;
analyse des dangers avec une classification de type ISO 22 000 : CCP*, plan de surveillance, obligatoires pour les PRP Op* et les CCP*.
Une SSII* sans exprience dans lagroalimentaire ne permettra pas dapprhender avec finesse ces problmatiques. Cest pourquoi, il est indispensable de vrifier que la SSII* slectionne rponde aux critres suivants :
exprience en IAA avre ; logiciel dvelopp pour les IAA exclusivement ; chefs de projets issus des mtiers de lagroalimentaire.
Un bon logiciel QSE* est un logiciel pens par des responsables QSE* pour des responsables QSE*.
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Q24
La multiplication des fournisseurs logiciels : comment travailler avec deux socits diffrentes ?
Vaut-il mieux passer par la mme socit pour les diffrents outils informatiques ? Concernant les logiciels mtiers (Gestion de Production, Gestion Commerciale), il est prfrable de travailler avec la mme socit informatique pour deux raisons :
les changes de donnes doivent tre raliss en temps rel ; de nombreux lments de la base de donnes sont communs.
Concernant les logiciels de gestion des processus supports que sont la Qualit, la Scurit et lEnvironnement, il est prfrable de travailler avec la mme socit. En revanche, cette socit peut tre compltement diffrente de celle qui gre vos outils logiciels mtiers. Par dfinition, un logiciel processus est interfaable avec le systme dinformation en place et requiert, de la part de la SSII*, une expertise reconnue sur les processus. Mais dans ce cas, ne risque-t-on pas davoir des problmes dans la gestion des transferts de donnes ? Au premier abord, on peut penser que si vous rencontrez un problme de transfert de donnes, vos prestataires se renverront la responsabilit, vous faisant ainsi perdre un temps prcieux. Cependant, vous devez toujours garder lesprit que :
vous tes propritaires de vos donnes, vous devez donc y avoir accs
librement, que ce soit via un datawarehouse* ou bien directement par le systme de gestion de la base de donnes ; la socit qui installe le logiciel processus doit vous proposer des solutions dinterfaage et en est responsable. Cest ce prestataire de tout mettre en uvre pour que les changes de donnes se fassent dans les meilleures conditions pour vous.
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Q25
Logiciels modulaires ou logiciels indpendants ?
Quest ce quun logiciel modulaire ? Un logiciel est dit modulaire lorsquil est compos de diffrents lments rpondant chacun une fonctionnalit. Chacun de ces modules interagit avec les autres. Cest pourquoi on parle bien dun seul et unique logiciel. Lutilisation dun outil ainsi segment permet de grer plus facilement les droits utilisateurs par fonctionnalit et davoir une IHM* plus agrable et intuitive. Faut-il mieux choisir un logiciel unique QSE* ou bien diffrents outils ? Nous pourrions penser quun outil unique est la meilleure solution mais cest une erreur. Un systme unique serait une vritable machine gaz et les droits des utilisateurs seraient lourds grer. De plus, vous pouvez avoir envie de ne grer quun seul ou deux des trois processus (Qualit, Scurit, Environnement). De ce fait, choisir trois suites logicielles correspondant chacune un processus prcis est la meilleure solution. En revanche, ces logiciels auront bien videmment des interconnexions natives entre eux sur les points cls du Systme de Management Intgr :
membres du personnel ; gestion documentaire ; suivi des plans dactions correctives et prventives ; etc.
Trois suites logicielles modulaires spcialises vous serviront mieux quun outil unique trop complexe. Quen est-il dun logiciel Qualit par exemple ? Faut-il choisir un seul outil ou plusieurs tels quune GED*, un gestionnaire de plans dactions, etc. ? Au niveau du processus, la multiplication des outils informatiques vont compliquer la cartographie du systme dinformation. De plus, il existe de nombreuses connexions entre les diffrents modules : par exemple, lier une non conformit un rsultat danalyse de surface qui lui-mme fait partie du plan de surveillance dun PRP Op*. Le logiciel modulaire est donc le choix le plus pertinent au niveau du processus.
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Q26
Logiciel volutif : comment rester dans lair du temps ?
La rglementation est en perptuelle volution. Comment tre sr que le systme informatique en place ne devienne pas obsolte ? Un logiciel de gestion des processus Qualit, Scurit et/ou Environnement est avant tout fait pour rpondre aux contraintes rglementaires et celles des rfrentiels. Lorsque lun de ces deux points est amen voluer, la SSII* se doit de faire voluer son logiciel. Ici, nous retrouvons limportance de la connaissance et de la matrise du processus par les chefs de projet du prestataire informatique : ils doivent tre en vieille permanente par rapport aux obligations lgales et celles des rfrentiels (par exemple passage de lIFS version 4 la version 5 : mise disposition des informations au 1er septembre 2007 et contraintes au 1er janvier 2008). Une SSII* qui ne matrise pas ces notions est dans lincapacit de tenir votre systme jour dans les meilleurs dlais. Et si vous souhaitez vous-mme raliser une volution du logiciel suite un nouveau besoin ? Comme pour tout outil informatique, vos prestataires vous proposeront des mises jour fonctionnelles. Celles-ci sont, soit incluses dans votre contrat dassistance, soit ralises sur devis selon limportance de lvolution. Certaines socits, avant de proposer une mise niveau, effectuent un sondage auprs de leurs clients pour que les nouveauts correspondent leurs attentes. Noubliez jamais que cest vous qui utilisez le logiciel, il est ncessaire que vous vous lappropriez et que votre prestataire soit votre coute. Enfin, si vous demandez une volution spcifique, celle-ci doit tre ralisable dans les meilleurs dlais et elle ncessite souvent un devis.
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Q27
Quel type de contrat choisir ?
De nombreux modes dacquisition doutils logiciels existent (licence, infogrance, Soft As Service*). Quels sont les principaux ? Aujourdhui trois principaux modes dacquisition doutils logiciels se trouvent sur le march avec chacun un modle conomique diffrent :
lacquisition de licences : modle le plus ancien, il consiste acheter des

licences du logiciel qui sera install sur votre systme informatique (serveur, postes clients). Cette acquisition est ferme et dfinitive. Un contrat de maintenance, sans obligation, vous sera propos. Le droit dutilisation du logiciel vous appartient et vous avez un droit dexploitation illimit dans le temps ; la licence temporaire : vous payez une licence de base lors du dploiement. Celle-ci doit tre ractive, chaque anne, laide dun mot de passe (appel cl ). Pour obtenir cette activation vous tes dans lobligation de payer annuellement la maintenance sous peine de ne plus pouvoir utiliser le logiciel. Le systme est toutefois install sur votre systme informatique ; le Soft As Service* : ici, il ny a aucun achat. Vous payez chaque mois un droit daccs la plateforme, gnralement de type intranet. Ds le moment o vous stoppez labonnement, laccs est interrompu. Le serveur tant externalis, vous navez aucun recours pour rcuprer vos donnes : vos donnes confidentielles sont stockes chez une entreprise tierce.
Lors dun investissement informatique, il est important de calculer lamortissement sur lensemble de la dure dutilisation de la solution. Si le Soft As Service* et la licence temporaire sont des solutions moins coteuses initialement, la rcurrence des paiements devient beaucoup plus lourde que pour une solution traditionnelle dacquisition de licence permanente. En revanche, les systmes de type intranet vous permettent dviter lachat de matriel ddi mais ncessitent un meilleur rseau et une meilleure connexion internet. A lheure actuelle le prix du hardware* (serveur) chute considrablement. Ces modles conomiques peuvent se rsumer en une question simple : souhaitez-vous investir dans un outil ou considrer linformatique comme un consommable ? .
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Q28
Pourquoi anticiper les dpenses de maintenance et de mise jour ?
Quelle est la diffrence entre les notions de maintenance, dassistance et de mise jour informatiques ? Maintenance : ce contrat vous permet, en cas de souci (bug informatique), de demande de modifications mineures et de besoins dinformations supplmentaires, dexiger de votre prestataire une rponse, voire une intervention. Ce contrat vous permet de maintenir, avec les fonctionnalits dployes, la solution logicielle installe. Mise jour : quelle soit forfaitaire ou sur devis, la mise jour vous permet de faire migrer votre logiciel vers une version plus rcente comprenant des corrections et/ou de nouvelles fonctionnalits. La mise jour peut tre effectue votre demande ou suite une proposition de la SSII*. Les autres termes du contrat sont un mlange entre maintenance et mise jour. Chaque anne, leurs cots augmenteront de manire contrles selon lindice SYNTEC*. Ainsi, le contrat doit tre tudi avec attention avant dtre sign. Nhsitez pas demander de plus amples informations sur les articles qui vous semblent flous. Ce type de contrat est rsiliable par lettre recommande avec accus de rception suivant des dlais stipuls dans le contrat. Ces dpenses supplmentaires sont-elles ncessaires ? Ces dpenses vous apporteront une relle plus-value. En effet, sans contrat de maintenance, vous aurez des difficults rsoudre les problmes techniques que vous rencontrerez. Contrairement aux logiciels de distribution grand public, vous trouverez peu, voire pas dinformation sur internet. De plus, dans le cadre des logiciels de gestion des processus Qualit, Scurit et Environnement, les mises jour permettront de conserver une solution logicielle volutive et cohrente avec la rglementation et les exigences des services QSE de vos clients.
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Q29

Comment intgrer lexistant et dbuter avec un systme renseign ?
Pour pouvoir tre pertinent (calcul des statistiques, volution) un outil informatique ncessite lintgration des donnes antrieures (souvent sous Excel). Combien de temps et de ressources doivent tre mobiliss ? Le travail de rintgration de lexistant est long et fastidieux. Outre la ressaisie des donnes historises dans lentreprise, il faut galement en contrler la pertinence et la viabilit : plan HACCP* jour ? Document Unique* obsolte ? gestion documentaire conforme aux dernires versions des rfrentiels ? etc.
Cette tape requiert la participation de lensemble de lentreprise. Chacun doit contrler ses donnes pour les faire valider in fine par le service QSE. Si vous ne prenez pas le temps de raliser cette vrification, vous pouvez toujours dmarrer avec lexistant en prenant le risque dexploiter des donnes errones. Est-il possible de lintgrer au dploiement ? Certaines socits proposent, dans le forfait dinstallation, la rintgration des donnes existantes. Ainsi, le logiciel est livr cl en main avec vos donnes, et donc votre historique, dj charg. Les SSII* facturant les prestations la journe, il est important de dfinir quelles sont les informations qui doivent imprativement tre renseignes lors de la premire utilisation. Il serait dommageable pour vous de payer une prestation de rintgration de donnes sur des lments errons. Toutefois une rintgration ralise par une SSII* sera en moyenne dix quinze fois plus rapide que si elle est ralise manuellement. Cependant, elle nvitera pas le contrle et la qualification des donnes ainsi importes dans ce nouvel environnement fonctionnel.
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Q30
Comment organiser linterfaage avec le systme dinformation existant ?
Votre entreprise possde dj un systme dinformation qui couvre les besoins en gestion commerciale ainsi quen gestion de production. Des passerelles entre les logiciels processus et le PGI* sont-elles envisageables ? Des passerelles sont possibles, et mme ncessaires, mais il convient de dterminer, selon le degr durgence de linformation, la mthodologie mettre en place : utilit par rapport au cot. Un logiciel processus doit, par dfinition, sinterfacer avec dautres logiciels (PGI*). Quels types dinterfaage sont possibles ? Trois types dinterfaage sont possibles :
Interface manuelle : dans le cas o limport/export doit passer par des

fichiers de routines (souvent au format .TXT ou .CSV), crs de manire manuelle (procdure dclencher lorsque lon souhaite raliser la mise jour), il faudra dvelopper un module dimport/export spcifique au format des donnes issues du progiciel en place ;
Interface automatise, dsynchronise : ici la procdure est la mme que

pour un import/export manuel mais la mise jour sera lance automatiquement par le systme une frquence dfinie pralablement ;
Interface en temps rel : ds que linformation est saisie dun des deux
cts, elle se retrouve immdiatement de lautre sans aucune intervention de votre part. Cette mthode ncessite un rel dveloppement spcifique et une bonne coopration entre les diffrents prestataires informatiques. Cest la technique la plus coteuse.
Une interface est toujours possible. Par consquent, choisissez en premier lieu loutil qui correspond votre besoin avant dessayer de rsoudre le problme de communication avec lexistant que vous validerez de manire contractuelle.
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exique
Indice Syntec L'indice SYNTEC mesure l'volution du cot de la main d'uvre, essentiellement de nature intellectuelle, pour des prestations fournies. Login On appelle login (en franais identifiant) les informations permettant une personne de s'identifier auprs d'un systme. OHSAS Occupational Health and Safety Assessment Series (spcification britannique OHSAS 18 001) Prcise les rgles pour la gestion de la sant et la scurit dans le monde du travail. PDCA Plan / Do / Check / Act ou Roue de Deming. Boucle de lamlioration continue qui illustre lapproche systmique des processus (cf. Q1). PGI Progiciel de Gestion Intgr. PRP PreRequisites Program (Programme de Prrequis) Rgles d'hygine de base ncessaires au maintien d'un environnement adapt l'laboration du produit. PRP Op Programmes prrequis oprationnels : mesures de matrise dfinies par lanalyse des dangers comme tant essentielles pour matriser la probabilit dintroduction de dangers. Software as a Service (SAAS) Le logiciel en tant que service ou en anglais le Software as a Service est un concept consistant proposer un abonnement un logiciel plutt que l'achat d'une licence. SDI Schma Directeur Informatique. SME Systme de Management de lEnvironnement. SMI Systme de Management Intgr. SMQ Systme de Management de la Qualit. SMS Systme de Management de la Scurit. SSII Socit de Services et dIngnierie Informatique TMS Troubles Musculo-Squelettiques. Workflow Modlisation et la gestion informatique de l'ensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier. 2010 Pascal Bousselet Consultants
5M Mthode grce laquelle on reprsente de faon claire les causes produisant un effet en les classant en 5 familles : Matires, Mthodes, Mainduvre, Matriel, Milieu. AC/P Actions Correctives / Prventives. Bilan Carbone Mthode de comptabilisation des gaz effet de serre. BRC British Retail Consortium est un rfrentiel d'audit des fournisseurs d'aliments marques de distributeurs. CCP Critical Control Point : point critique pour la matrise de la salubrit alimentaire. CMR Catgorie de produits chimiques Cancrignes, Mutagnes et Reprotoxiques. Datawarehouse Base de donnes utilise pour collecter et stocker de manire dfinitive des informations volatiles provenant d'autres bases de donnes. Document Unique Transcription des rsultats de l'valuation des risques pour la sant et la scurit des travailleurs devant tre mise jour annuellement. EMAS Le rglement EMAS ( Eco Management and Audit Scheme ou co-audit est un rglement europen cr en 1995 par la commission europenne pour cadrer des dmarches volontaires d'co management utilisant un SME. GED Gestion Electronique des Documents. HACCP Hazard Analysis Critical Control Point (Analyse des dangers - points critiques pour leur matrise) Systme qui identifie, value et matrise les dangers significatifs au regard de la scurit des aliments. Hardware Matriel informatique physique, par opposition au software, matriel logiciel. ICPE Installation Classe Protection de lEnvironnement. IHM Interface Homme-Machine. IFS International Food Standard est un rfrentiel d'audit des fournisseurs d'aliments marques de distributeurs.
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W
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Ministres : Qualit :
ebographie
Droit & Rglementation :

www.europa.eu.int www.journal-officiel.gouv.fr www.afnor.org
www.agriculture.gouv.fr www.environnement.gouv.fr www.industrie.gouv.fr
www.codexalimentarius.net www.mfq.asso.fr : Mouvement Franais pour la Qualit www.process-magazine.com www.ria.fr www.haccp-guide.fr www.afssa.fr : Agence Franaise de Scurit des Aliments : www.invs.sante.fr : Institut National de Veille Sanitaire www.efsa.europa.eu/fr www.food-care.info : site officiel de l'International Food Standard www.brcglobalstandards.com : site officiel du BRC
Scurit :
www.inrs.fr : Institut national de recherche et de scurit pour la prvention des accidents du travail et des maladies professionnelles www.risquesprofessionnels.ameli.fr : site des accidents du travail et des maladies professionnelles de la Scurit Sociale www.travailler-mieux.gouv.fr : la sant et la scurit au travail, site du Ministre du Travail www.anact.fr : Agence nationale pour lamlioration des conditions de travail www.calyxis.fr : Centre Europen de Prvention des risques www.ohsas.org
Environnement :
www.ineris.fr www.ademe.fr www.epe-asso.org www.ipcc.ch www.ademe.fr/bilan-carbone www.ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm www.ineris.fr
uite Qualit
Notre savoir-faire votre service

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