Anda di halaman 1dari 11

1. Carilah artikel tentang inventory control management di rumah sakit, buatlah resume maksimal 2 lembar.

Sertakan artikel anda dalam pengumpulan tugas! Tujuan dari diberlakukannya inventory control management di RS adalah untuk: 1. Menjamin dan menjaga availabilitas item-item yang diperlukan dalam pelayana medis di RS (Obat, Alkes dan item-item pendukung lain), dimanapun dan kapanpun dengan biaya yang paling optimal (cost efficiency). 2. Mengoptimalkan biaya dengan menganalisa biaya penyimpanan (Holding Cost), biaya pemesanan (Ordering Cost) dan jumlah kerugian jika terjadi kondisi Out of Stock (Stock Out Cost) yang ditanggung oleh RS. 3. Meminimalkan terjadinya Stok Mati dan kondisi merugikan lain terkait perbekalan RS. Prinsip keseluruhan sistem ini adalah untuk menjamin biaya minimum dalam menjaga ketersediaan barang; maka jenis biaya persediaan yang harus dipahami oleh semua tenaga profesional yang berkecimpung di bidang ini, terutama bagi saya sebagai calon Apoteker yang mungkin nanti akan berada pada posisi sebagai penaggungjawab perbekalan farmasi di RS. Inventory control sendiri adalah merupakan sistem yang menjamin pengawasan pasokan dan penyimpanan dan aksesibilitas item, sehingga pasokan (perbekalan) yang ada dapat selalu tercukupi untuk menghindari pasokan berlebihan. Hal ini juga dapat disebut sebagai pengendalian internal merupakan prosedur akuntansi atau sistem yang dirancang untuk mempromosikan efisiensi atau menjamin pelaksanaan kebijakan atau menjaga aset atau menghindari penggelapan, penipuan dan hal-hal kritikal terhadap inventory RS. Yang perlu diingat adalah, inventori ataupun perbekalan di Rumah Sakit tidak hanya terbatas pada perbekalan Farmasi, namun juga perbekalan-perbekalan lain yang menjadi unsur pendukung dalam pelayanan medis di Rumah Sakit. Namun karena yang menjadi titik pembahasan seorang calon Apoteker yang berkecimpung di dunia medis RS adalah perbekalan Farmasi, maka untuk selanjutnya pembahasan terkait inventori di sini dapat dikerucutkan menjadi Perbekalan Farmasi. Inti dari pembahasan Inventory Control Management adalah, keseluruhan metode jika dijalankan dengan optimal dan dengan sistem yang mantap, maka akan menghindari terjadinya beberapa kendala di Perbekalan Farmasi RS berupa Stok Macet yang menjadi penyebab banyaknya obat-obat yang mencapai masa kadaluarsa di gudang, Out of Stock item-item tertentu

yang mengganggu kualitas dan menghambat pelayanan hingga menyebabkan terganggunya Cashflow yang berujung kepada masalah finansial di RS.

Teknik Inventory Control : Ada beberapa teknik yang seorang penanggungjawab Perbekalan RS dapat gunakan untuk meningkatkan keuntungan dan merampingkan alur kerja melalui kontrol persediaan yang tepat. Melalui penelitian, analisis kompetitif dan pengalaman, manager/penanggungjawab instalasi ataupun perbekalan RS yang efektif dapat menyeimbangkan biaya dan keuntungan untuk menyimpan dan memesan pasokan yang diperlukan untuk memastikan vitalitas logistik. Rantai pasokan terbuat dari semua bahan yang membantu Anda untuk memproduksi, memanage dan memasok dan mendistribusikan produk pelayanan kefarmasian. Pengendalian persediaan berarti bahwa Anda telah mengidentifikasi setiap aspek dari rantai suplai dan logistik. FIFO Untuk menangani item yang mudah rusak dan memiliki ED yang tidak lama, maka metode FIFO (first in, first out) adalah konsep paling praktis dan efisien diterapkan, untuk mengetahui dan menjaga seluruh rantai pasokan. Penerapannya secara sederhana: stok yang baru datang lebih dulu (atau dengan kata lain lebih lama berada di gudang) akan dikeluarkan pertama kali ketika ingin digunakan. Stok harus diatur berdasarkan tanggal diterima.

Cutting Edge Technology Control Semakin besar RS, maka akan semakin besar pula inventori yang harus ditangani, oleh karena itu, sistem FIFO jika digunakan sebagai satu-satunya sistem, tidak akan mampu membantu RS untuk dapat memanage seluruh perbekalannya. Oleh sebab itu, Rsbesar akan sangat perlu mempertimbangkansistem pendukung yang akurat, efisien, dan praktis. Seperti menggunakan sistem barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) yang memungkinkan setiap yang berkepentingan mengetahui lokasi, jumlah, dan informasi detail terkait item lainnya yang sudah diharmonisasikan dengan database perbekalan RS. Sistem ini pada awalnya akan membutuhkan biaya yang besar dari segi pengadaan fasilitas dan peralatan pendukung untuk operasional, tapi tidak akan terus menerus seperti itu. Dana yang mungkin dikeluarkan secara rutin untuk

mempertahankan sistem ini tetap berjalan optimal mungkin hanya sekedar biaya maintenance. Sedangkan dampaknya bagi RS besar adalah, terjaminnya sistem inventory control yang prima.

Costs versus Convenience Seorang penanggungjawab perbekalan RS yang baik harus mampu membuat sistem yang dapat menyeimbangkan ruang yang tersedia untuk masuknya inventory ekstra yang dibandingkan kecepatan produk Turnover, mempertimbangkan biaya untuk penyimpanan jika ingin memasuk suatu item dalam jumlah yang besar, biaya dalam jumlah besar dibandingkan pemesanan reguler, dan apakah klien / pengguna akan bersedia menunggu, dan hal ini tentu saja tidak terjadi di RS. Pasien tidak bisa menunggu untuk diobati jika memang perlu penanganan saat itu juga, dan pasien tidak dapat menunggu obat yang sudah diresepkan untuknya oleh dokter, dipasok dalam waktu yang lama. Untuk itu, tidak boleh terjadi out of stock dalam perbekalan farmasi. Jika Formularium RS dijalankan dengan baik oleh dokter dan formularium itu menjadi salah satu dasar dalam pertimbangan pemesanan dan pemasokan obat, maka kondisi stock macet ataupun obat out of stock tidak boleh terjadi, kecuali memang managemen perbekalan yang tidak memiliki sistem handal atau kinerja yang tidak profesional dari para karyawan.

2. Jelaskan tentang Ideal Inventory Control Model , anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Model Kontrol Persediaan yang Ideal secara Skematis

Pembahasan tentang konsep Ideal Inventory Control Model merupakan inti utama dari keseluruhan Inventory Control Models framework, oleh karena itu, dari pembahasan yang tertulis di dalam buku, saya coba kembangkan lagi agar lebih mudah menjelaskan konsep ini secara lebih detail (bagi diri saya pribadi), dan tidak banyak pemotongan bahasan yang dilakukan. Dalam model yang ideal ini, semua perbekalan farmasi yang dikeluarkan sebagai tanggapan atas permintaan (resep ataupun non-resep), dan hal utama yang paling dihindari sebagai alasan utama diberlakukannya sistem ini adalah bahwa jangan sampai terjadi kondisi stock out; keadaan dimana tidak tersedianya obat/sediaan farmasi lain, yang dibutuhkan dalam penangan medis pasien. Seiring dengan berjalannya aktivitas pelayanan medis, dimana terjadi arus pergerakan perbekalan farmasi dari gudang menuju ruang instalasi farmasi di RS hingga sampai ke tangan pasien ataupun di distribusikan sebagai floor stock, perbekalan farmasi yang tersedia terus menurun sampai titik di mana harus dilakukan pemesanan kembali terhadap item-item yang mulai menurun jumlahnya di gudang perbekalan. Stok sendiri terdiri dari dua komponen, stok

yang siap pakai (ready stock) dan Safety Stock (SS). Dalam model yang ideal (normal), pemasok yang sudah ditunjuk oleh RS sebagai suplier dianggap saja mampu menyediakan barang sesuai dengan waktu yang disepakati, artinya tidak ada delay atau penundaan, atau dengan kata lain pengiriman tiba tepat waktu. Jumlah barang yang datang atau Quantity Ordered (QO) sesuai dengan kalkulasi, dan tingkat persediaan kembali ke titik maksimum semula (QO + SS). Stok siap pakai bervariasi dari nol sampai kuantitas yang dipesan dan mewakili jumlah stok yang digunakan untuk memenuhi keperluan selama proses menunggu pengiriman tiba di RS. Karena sekali lagi ditegaskan bahwa, tidak boleh terjadi kondisi Stock Out. Perhatikan bahwa dalam model yang ideal, working stock rata-rata adalah setengah dari kuantitas pesanan.

Secara kalkulatif dirumuskan sebagai kondisi:

Working Stock Rata-Rata = QO

Jumlah Persediaan Rata-Rata (I) atau Jumlah Rata-Rata Stok yang Tersedia, merupakan jumlah dari Safety Stock ditambah Working Stock Rata-Rata:

I = SS + QO

Hal yang kemudian dijadikan pertimbangan selanjutnya terkait usaha pengontrolan Inventori yang Ideal terhadap sebuah instalasi RS adalah bahwa sistem pengadaan barang tidak dapat disederhanakan dengan ungkapan: Semakin banyak memesan barang, maka semakin Cost effectiveKarena bisa memperbesar diskon dari pemasok, dan tidak perlu kena beban biaya pemesanan yang berulang-ulang. Hal tersebut memang logis, akan tetapi ada hal-hal teknis yang juga perlu turut dipertimbangkan, yakni adanya biaya yang akan dikeluarkan dalam proses penyimpanan barang, atau yang disebut dengan istilah inventory-holding cost dimana nilai nya kan terus bertambah seiring berjalannya waktu. Untuk dapat mengurangi jumlah Inventory rata-rata yang kemudian akan turut mengurangi biaya penyimpanan, working stock, safety stock, atau kedunya akan sangat baik jika bisa diminimumkan. Ketika sediaan farmasi digunakan dengan kecepatan yang konsisten (sebagai

implementasi dari tidak adanya kendala distibusi dan peresepan yang dilakukan sesuai dengan Formularium Rumah Sakit) maka akan tercapai kestabilan arus pergerakan perbekalan farmasi dari gudang ke seluruh pos-pos pelayanan di RS, serta arus pemesanan yang dilakukan instalasi farmasi RS kepada suplier. Kegiatan pemesanan dalam jumlah besar yang dilakukan tidak secara teratur dan diluar dari perhitungan yang tepat, akan menyebabkan berbagai masalah yang akan berujung pada Cash Flow Rumah Sakit, dan itu akan berpengaruh terhadap citra penanggungjawab Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Jika kita mencoba untuk memotong jumlah (SS) maka jumlah (I) akan dapat diminimalisir, akan tetapi hal tersebut memperbesar kemungkinan terjadinya Stock Out.

Maka, untuk mempermudah mencapai kestabilan aktivitas perbekalan farmasi, hal-hal berikut penting untuk dipertimbangkan: 1. Safety stockBerapa banyak jumlah stok yang harus disimpan dalam perbekalan untuk mencegah kondisi Stock Out 2. Reorder frequencywaktu yang diperlukan sebelum harus memasok ulang sediaan tertentu (Disebut juga Waktu Pengadaan) 3. Reorder quantityJumlah barang yang di order, sesuai dengan kebutuhan

3. Jelaskan tentang Combination of Annual, Scheduled, and Perpetual Purchasing anda dapat menggunakan buku Managing Drug Supply sebagai referensi Anda!

Kenyataan bahwa perbekalan farmasi terdiri dari berbagai macam jenis, bentuk dan spesifikasi yang berbeda-beda antara satu dan yang lain, menyebabkan penerapan sistem pemesanan barang (dalam hal ini barang yang dimaksud adalah perbekalan farmasi RS yang terdiri dari obat, alkes dan perbekalan penangan dan perawatan medis lain) tidak dapat dilakukan dengan metode yang sama sederhananya dengan metode yang digunakan dalam memasok benda-benda lain, misalnya saja memesan kain untuk produksi baju, yang bisa dilakukan cukup dengan memperhitungkan seberapa banyak baju yang ingin diproduksi, tanpa perlu mempertimbangkan banyak hal lain. Dalam memesan perbekalan farmasi, banyak sekali variabel-variabel yang harus

dipertimbangakn, oleh karena itu, memilih satu metode pemesanan barang, tidak akan dapat diterapkan jika ingin mencapai pembelian yang paling rasional. Pembelian rasional akan membantu memastikan kelancaran pelayanan medis terkait ketersediaan perbekalan farmasi yang selalu terjamin. Jika secara umum metode pembelian dibagi menjadi ke dalam tiga metode berbeda, yakni metode Pembelian Tahunan (Annual Purchasing), Pembelian Terjadwal (Schedulled

Purchasing) dan Pembelian Terus-Menerus (Perpetual Purchasing), maka dalam pengadaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit, ketiga metode ini harus digabungkan untuk menciptakan sistem pembelian yang harmonis. Hal ini terkait kenyataan bahwa variasi-variasi yang harus diperhitungkan dalam penentuan metode pembelian meliputi jenis sediaan, kecepatan penggunaan yang berbanding dengan jumlah stock terpakai per satuan waktu, kondisi terjadinya wabah yang menyebabkan suatu obat tertentu tiba-tiba digunakan dalam jumlah banyak, dan banyak hal lain yang menyebabkan pembelian obat tidak dapat dilakukan dengan satu metode. Tinjauan secara menyeluruh dari beberapa pilihan dapat mengungkapkan bahwa beberapa obat paling baik jika dibeli per tahun, misalnya, impor obat-obatan di suatu negara dimana devaluasi mata uang lokal adalah masalah utama, atau harga rendah, dan obat-obatan tersebut jarang digunakan. Obat lain mungkin paling efektif jika dibeli melalui pembelian yang terjadwal, misalnya, obat yang relatif slow moving tetapi teratur digunakan. Obat-obatan yang memiliki volume besar dan obat-obatan yang sangat mahal akan lebih efektif jika dibeli secara berkelanjutan, tentunya dengan mempertimbangkan kapasitas tempat penyimpanan.

4. Pengolahan data dalam format Excel Word terkait pengkategorian item obat berdasarkan metode ABC dan VEN. a. Berdasarkan data tersebut, buatlah kombinasi analisa ABC dan VEN menjadi

PUT(Prioritas, Utama, Tambahan). Jika anggaran yang tersedia hanya 4,5 milyar, maka lakukanlah penyesuaian sesuai prioritas PUT. b. Berdasarkan data tersebut, hitunglah nilai EOQ dan EOI! Jelaskan apa makna dari EOQ dan EOI!

Jawaban: a. Dari data yang didapatkan, untuk pembelian seluruh item obat yang ada dalam daftar membutuhkan dana total sebesar Rp 5,814,704,858.90 Sedangkan Dana yang dianggarkan hanya sebesar 4,5 Milyar Rupiah. Jika saya yang menjadi manager Instalasi Farmasi Rumah Sakit, maka obat yang akan saya reduce jumlah pembeliannya adalah: 1. Lantus (Vial) yang semula direncanakan untuk diorder sebanyak 2.800 Vial akan cukup diorder sebanyak 1.000 Vial. Jika order awal Lantus: 2.800 x Rp 491.900 = Rp Dan yang diorder 1.000 x Rp 491.900 = Rp Total dana terpotong = Rp
1.377.320.000,00

491.900.000,00 885.420.000,00

2. Rifam (Botol) yang semula direncanakan dibeli sebanyak 74.160 Botol, dibeli setengahnya saja. Jika order awal Rifam: 74.160 x Rp 14.000 = Rp 1.038.240.000,00 Dan yang diorder 37.080 x Rp 14.000 = Rp 519.120.000,00 Total dana terpotong = Rp 519.120.000,00 Alasan: karena Lantus dan Rifam masuk dalam kategori Slow Moving, dan pada saat Lantus mulai mencapai titik perlu restock, maka sudah akan ada cukup dana untuk membeli lagi Lantus ke pemasok. Dan saya merasa lebih simpel memesan ulang 2 item daripada harus memesan beberapa puluh item dengan nilai pembelian tidak seberapa yang dibatalkan pembeliannya. Maka nilai total pemangkasan Anggaran Belanja RS sebesar Rp 1.404.540.000,00

b. EOQ= Economic Order Quantity Keadaan dimana metode pengadaan barang yang dilakukan dapat mencapai nilai ekonomis terbaik yang membuat besar biaya antara biaya pemesanan, jumlah pemesanan serta biaya penyimpanan (Holding Cost) berada dalam kuadran terendah. EOQ hanya berlaku ketika permintaan untuk suatu produk konstan sepanjang tahun dan setiap pemesanan akan dipasok secara menyeluruh saat persediaan mencapai nol. Ada biaya tetap untuk setiap pesanan, terlepas dari jumlah unit yang dipesan. Ada juga biaya penyimpanan yang dikenakan untuk setiap unit, kadang-kadang dinyatakan sebagai persentase dari biaya pembelian item.

EOI = Economic Order Interval perencanaan berkala atau EOI, sesuai dengan namanya, ialah perencanaan dan perhitungan kebutuhan barang yang dilakukan secara berkala tetap, misalnya setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, dan sebagainya. Salah satu jenis formula yang digunakan dalam perencanaan berkala untuk menghitung kebutuhan barang sekaligus juga untuk menghitung jumlah pemesanan kembali, adalah sebagai berikut.

Q=C(P+T+R)-(S+O) Q = C = Quantity, adalah jumlah yang harusdipesan (dalam satuan barang) Consumption, yaitu pemakaian rata-rata per bulan (dalam satuan barang),dihitung dari rata-rata selama setahun terakhir. P = Periode, adalah periode antara perhitungan(dalam bulan), yang dapat dihitung dengan menggunakan rumus EOQ (frekuensi) atau dapat ditentukan secara khusus. T = Total Elapsed Time, atau lead time pembelian (dalam bulan) R = Reserve, atau safety stock (dalam bulan), dapat dihitung dengan metode tertentu. S = Stock on hand, atau jumlah yang tersedia di gudang (dalam satuan barang) O = On order , atau jumlah yang sedang dipesan (dalam satuan barang) Rumus tersebut terdiri dari 2 bagian besar, yang pertama ialah (P+T+R) sedangkan bagian kedua adalah (S+O). Bagian pertama menunjukkan kebutuhan yang akan datang dan yang kedua menunjukkan persediaan pada saat ini. Jadi Q atau kebutuhan yang perlu dipesan adalah selisih kebutuhan yang akan datang dikurangi dengan persediaan saat ini. Secara lebih jelas, setiap komponen perhitungan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut ini. 1. Consumption (C) Ini adalah kebutuhan rata-rata per bulan, yang umumnya dapat dihitung dari kebutuhansatu tahun terakhir dibagi dengan 12. Perlu dijelaskan bahwa ini adalah kebutuhan rutin,bukan kebutuhan ekstra. Dengan cara perhitungan di atas, agaknya sekaligus diasumsikan bahwa kebutuhan rata-rata per bulan yang akan datang sama dengan kebutuhan rata-rata per bulan pada tahun yang lalu. 2. Period (P) Period adalah waktu antara setiap perhitungan kebutuhan atau pemesanan kembali. Beberapa perusahaan, berdasarkan pengalaman membuat perhitungan ini secara mudah atau dengan pembulatan. Misalnya untuk barang yang pemakaiannya cepat (fast moving items), perhitungan dilakukan perbulan sekali, jadi P = 1; untuk barang yang pemakaiannya lambat (slow moving items), perhitungan dilakukan setiap tahun, jadi P=12;

dan sebagainya. Namun perusahaan yang ingin lebih akurat, dapat menggunakan rumus EOQ frekuensi. 3. Total Elapsed Time (T) Total elapsed time atau disebut juga lead time, adalah waktu yang dibutuhan untuk memesan barang, dari sejak perhitungan jumlah kebutuhan sampai barang itu tiba di gudang pembeli, siap untuk digunakan. Waktu ini termasuk permintaan penawaran atau tender,analisis tender, pembuatan surat pesanan, pembuatan barang,

pengapalan,pembongkaran, dan sebagainya. Perlu diperhatikan, apabila T makin besar, maka Q juga makin besar. 4. Reserve (R) Reserve stock atau safety stock atau persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang perlu ditambah untuk menjaga sewaktu-waktu ada tambahan kebutuhan atau keterlambatan kedatangan barang. 5. Stock on Hand (S) Ini adalah jumlah persediaan yang ada di gudang, yang dapat digunakan, yang dinyatakan dalam satuan barang. Perlu diperhatikan bahwa satuan P, T, dan R adalah bulan, sedangkan satuan S dan O adalah satuan barang. Satuan C adalah satuan/bulan. 6. On Order (O) Kadang-kadang istilah on order disebut juga stock on order , karena barang yang sudah dipesan sudah dapat diperhitungkan juga sebagai persediaan yang belum datang. Hal ini dari perhitungan formula memang benar, tetapi tetap perlu diingat waktu kedatangan barang harus sedemikian rupa, sehingga jangan sampai S menjadi nol