Administracin del Tiempo

1.- Qu es el tiempo? 2.- Un Acontecimiento 3.- El control de los acontecimientos 4.- Lo Urgente y lo Importante 5.- Matriz de Administracin del Tiempo 6.- Conozca a los ladrones de su tiempo 7.- Organzate y distribuye tu tiempo.
Que es un da? Imagnese que todas las maanas un banco deposita en su cuenta US$86,400. No lleva el saldo de un da para otro. Cada noche, el banco hace desaparecer todo lo que pudiera quedar en la cuenta y que no se utiliz durante el da. Qu hara? Retirar hasta el ltimo centavo, por supuesto! Cada uno de nosotros tiene un banco as. Se llama TIEMPO. Todas las maanas le deposita 86,400 segundos. Y todas las noches hace desaparecer, como prdida, todo lo que dej de invertir para un buen fin. No lleva el saldo de un da para otro. No permite sobregiros. Cada da abre una cuenta nueva para uno. Cada noche hace desaparecer lo que pudiera quedar del da. Si no cumple con utilizar el depsito del da, uno es quien pierde. No hay manera de retroceder. Tampoco puede hacer retiros del "maana". Tiene que vivir en el presente, con los depsitos del da. Invirtalos para obtener el mximo rendimiento en salud, felicidad y xito! El reloj sigue avanzando. Aproveche el da al mximo. Para darse cuenta del valor de UN AO, pdale su opinin a un colegial que repiti el ao. Para darse cuenta del valor de UN MES, pregntale a la madre que tuvo un beb prematuro. Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA, converse con el editor de un semanario. Para apreciar el valor de UNA HORA, pregntales a los enamorados que estn esperando para encontrarse. Para comprender el valor de UN MINUTO, pregntele a quien perdi el tren. Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregntele a quien acaba de escapar de un accidente. Para apreciar el valor de UN MILISEGUNDO, pregntele a quien gan una medalla de plata en las Olimpiadas. Atesore cada momento que tenga! Y atesrelo ms porque lo comparti con alguien especial, tan especial como para que le haya dado su tiempo. Y recuerde que el tiempo no espera a nadie. Ayer es historia. Maana es misterio. Hoy es un regalo. Por eso se llama presente!

Pues bien, si hacemos un breve repaso histrico, Isaac Newton afirmaba que el tiempo era algo absoluto, que exista tanto si el Universo exista como tal, como si no. Pero fue Albert Einstein el que rompi este Paradigma, afirmando que el tiempo y los acontecimientos estn estrechamente vinculados. Einstein dijo que el tiempo es la sucesin secuencial de los acontecimientos e introdujo el concepto de acontecimientos simultneos. Es decir, el avin no despega a las cinco; lo hace en el mismo momento en el que las manecillas del reloj sealan las cinco. Son dos acontecimientos simultneos. Definicin del Diccionario: Proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos que vienen del pasado, pasan por el presente, y van hacia el futuro. Si leemos la definicin del diccionario encontramos que el tiempo es Un proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro. De esta definicin claramente podemos concluir que el elementos bsico del tiempo son los Acontecimientos. Nuestra vida se compone de una sucesin de acontecimientos. Cuando nos hemos levantado esta maana ha sido un acontecimiento, cuando nos hemos cepillado los

1.- QU ES EL TIEMPO? Descubriendo los conceptos claves para Dominar su recurso ms valioso DECA SAN AGUSTN, cuando hablamos de l, entendemos sin dificultad el concepto de tiempo, pero si tuvisemos que dar una definicin, realmente nos resultara algo complicado el hacerlo.

dientes ha sido otro acontecimiento, cuando hemos realizado esa llamada telefnica ha sido otro acontecimiento, el abrir este libro ha sido otro acontecimiento. . . El elemento Bsico del Tiempo es: 2.- UN ACONTECIMIENTO Ah tenemos una de las primeras claves para comenzar a comprender realmente la base de la correcta gestin del tiempo. Si el elemento clave del tiempo son los acontecimientos, podremos llegar a controlar el tiempo en nuestra vida en la medida en que seamos capaces de Controlar los Acontecimientos de nuestra vida. La clave para administrar el tiempo es: 3.- EL CONTROL DE LOS ACONTECIMIENTOS Esa es la base de las teoras tradicionales de la administracin del tiempo: afirman que la clave para administrar eficazmente el tiempo es El control de los acontecimientos. Y esto, en parte es correcto. Pero existe un factor previo que ha de tenerse en consideracin.De qu nos puede servir controlar los acontecimientos si no estamos avanzando en la direccin que deseamos? Para qu queremos realizar ms y ms tareas, si en el fondo sabemos que no nos estn acercando al lugar al que queremos llegar? Hay un factor mucho ms importante y es definir primero qu es lo realmente importante para nosotros. Es, desde luego, una situacin harto frecuente el encontrarnos haciendo un montn de cosas todos los das para luego recapacitar y darnos cuenta de que no hemos avanzado hacia ningn lugar. Es como correr sobre una cinta elstica permaneciendo en el mismo punto, pero terminando agotados. El futuro es algo que todos alcanzamos a un promedio de 60 minutos por hora, no importa lo que hagamos o quines seamos. El concepto de control Como ya hemos comentado, uno de los conceptos claves a la hora de ser eficaces en la gestin de nuestro tiempo es el control. Imaginemos por un instante algn acontecimiento que no podemos controlar. Posiblemente nos vendrn a la cabeza acontecimientos del tipo de el clima que hace, el pas en el que hemos nacido, el trfico que nos encontraremos en una carretera. . .y realmente son buenos ejemplos. Pero si vamos a la esencia de la cuestin, nos daremos cuenta de que hay un tipo de acontecimientos que nunca podemos controlar, y son todos aquellos que dependen de nuestro prjimo. Podemos evidentemente influirlos, pero no controlarlos. Por el contrario, existen acontecimientos que podemos controlar totalmente, y son aquellos que dependen de nosotros mismos. Es evidente que todo aquello que dependa de nosotros podemos llegar a controlarlo, aunque en ocasiones pensemos que escapa de nuestro control.Obviamente para tomar el control de los acontecimientos de nuestra vida se requiere pagar el precio de actuar con proactividad. Pero vale la pena ya que si pensamos en los sentimientos asociados a acontecimientos que se escapan de nuestro control nos resultar fcil pensar en emociones como frustracin, enojo, ira, ansiedad, estrs, . . . mientras que los acontecimientos que controlamos nos acercan emociones como seguridad, paz, libertad,

tranquilidad, realizacin. . . . . Hay realmente una diferencia enorme y se hace evidente que el control apropiado de los acontecimientos trae consigo el sentirnos bien acerca de nosotros mismos y el aumento de nuestra autoestima. Solo hay un tipo de acontecimientos que podemos realmente controlar: TODOS AQUELLOS QUE DEPENDEN EXCLUSIVAMENTE DE NOSOTROS MISMOS Algunas de las caractersticas del tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es un bien valioso, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. Los problemas ms comunes para administrar el tiempo son: Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Tambin sucede que se no sabe decir no a las distracciones externas. Se confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del da o cuando haya un momento oportuno, lo cul no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informacin que se manejan a diario. No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar

eficientemente el tiempo, llegando tarde a reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias. La falta de la planeacin del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la va de accin ms efectiva Hay quienes se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

Principios bsicos para administrar con eficiencia el tiempo: Una lista de las actividades de una semana completa facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. El tiempo rara vez se utiliza exactamente como se planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Beneficios de la administracin del tiempo Nos gua siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos. Evita el estrs. Facilita la obtencin de resultados ms eficaces, eficientes y efectivos. Podemos obtener ms y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos. Organiza mejor el trabajo y las otras actividades. Ayuda al cumplimiento de plazos. Tenemos ms tiempo para nuestros intereses.

4.-Lo Urgente y lo Importante

La nocin de organizacin presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a travs de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribucin y coordinacin de esas tareas y actividades. Considerando este doble significado, toda organizacin debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atencin de lo Urgente. Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin. El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

Caractersticas de quienes administran eficientemente el tiempo: El 80% de los asuntos que llegan los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario. Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia. Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados.

Los "Robatiempos" 5.- MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO Pero tambin las personas inviertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Robatiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los Robatiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto". Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

1.- Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto. Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante. Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una memjora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas. Urgente Cuadrante 1:

No Urgente Cuadrante 2: Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera. Cuadrante 4: Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

Importante

Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes.

Cuadrante 3: Interrupciones Varias, Reuniones No Importante Imprevistas, Visitas Inesperadas.

A cuntos ladrones identific? Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformndonos en el objeto de nuestra atencin, recorriendo un trayecto de profeca autocumplidora: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que slo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender slo lo urgente y enfocarnos sobretodo, en planificar y atender lo importante. Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretacin de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo. Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los trminos. Porque el xito de una persona u organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que ms bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de atender lo urgente. Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro. Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."

SCALE JUGO AL TIEMPO 6.- Conozca a los Ladrones de su Tiempo Existen 24 ladrones de su tiempo, conocerlos lo ayudar a combatirlos: A) Impuestos sobre Ud: 1) Interrupciones. 2) Esperar por respuestas. 3) Indefinicin del trabajo a realizar. 4) Trabajo excesivo. 5) Comunicaciones deficientes. 6) Cambio continuo de prioridades. 7) Procesos burocrticos. 8) Reuniones innecesarias. 9) Baja moral en la empresa. 10) Fallas frecuentes en los equipos. 11) Jefe desorganizado. 12) Prioridades en conflicto. B) Autoimpuestos por Ud. mismo: 13) Incapacidad para delegar. 14) Desorden personal. 15) Falta de concentracin. 16) No saber escuchar. 17) Falta de autodisciplina. 18) No tomar decisiones. 19) No completar las tareas ya iniciadas. 20) Postergar frecuentemente las tareas. 21) Fatiga. 22) Excesiva socializacin en el trabajo. 23) Actitud negativa hacia el trabajo. 24) No deshacerse rpidamente de los documentos que le llegan.

Organzate y distribuye tu tiempo.

Recopilado por: Carlos dlR