Organizacin y Mtodos

Relaciones Pblicas RR.PP Profesor: Manuel Castillo Carrera: Administracin

Alumna: Mara del Carmen Espinoza Ruiz de Castilla

Organizacin y Mtodos

RELACIONES PBLICAS (RR.PP)

1. Definicin: Las Relaciones Pblicas (RR.PP) son el conjunto de acciones destinadas a crear y mantener una buena imagen de la empresa, tanto ante el pblico en general (consumidores, clientes, inversionistas, instituciones pblicas, organizaciones sociales, grupos de opinin, etc.), como ante los trabajadores de la empresa. Estas acciones pueden estar conformadas por la organizacin de eventos o actividades, o en la participacin en eventos o actividades organizadas por otras empresas o instituciones. Ejemplos de estos eventos o actividades pueden ser los eventos culturales, actividades deportivas, los seminarios, los congresos, conferencias, labores sociales, obras de caridad, proyectos de ayuda social, etc. Y, a la vez, estas acciones que realizan las Relaciones Pblicas pueden tambin consistir en la comunicacin o el envo de informacin relacionada con la empresa y con los eventos o actividades que organiza o en donde participa. Ejemplos de esta informacin puede ser el prestigio que posee la empresa, la calidad de los productos o servicios que ofrece, los beneficios que implica trabajar en la empresa, el buen ambiente laboral que posee, las acciones importantes que ha realizado o est por realizar (por ejemplo, la compra o fusin con otra empresa), etc. Informacin la cual comunica o enva a travs de medios o canales tales como anuncios o comunicados de prensa, conferencias de prensa, canales publicitarios, blogs, etc. Un ejemplo del uso de las Relaciones Pblicas en una empresa, puede consistir en la organizacin de un evento empresarial, por ejemplo, la conferencia de un reconocido empresario; y en su promocin a travs de diferentes medios, por ejemplo, a travs de anuncios en la prensa local.

Organizacin y Mtodos

Cabe resaltar que las Relaciones Pblicas se basan en una comunicacin bilateral, ya que sta no slo se dedica a enviar un mensaje hacia el pblico o hacia sus trabajadores, sino tambin, permite recopilar informacin de stos, tal como las necesidades, preferencias, cambios de opinin pblica, intereses, etc. La importancia de las Relaciones Pblicas radica en que permiten crear y mantener una imagen positiva de la empresa, lo que genera una buena promocin de sta, y lo que a su vez genera un clima favorable para las ventas. Y, por otro lado, permiten mantener una buena relacin con los trabajadores, lo que genera un buen ambiente o clima laboral, y lo que a su vez genera trabajadores motivados y eficientes. 2. Funciones: Toda actividad de relaciones pblicas tiene como finalidad principal la gestin de la imagen institucional, mediante el desempeo de las siguientes funciones: -Gestin de las comunicaciones internas: Es de suma importancia conocer a los recursos humanos de la institucin y que stos a su vez conozcan las polticas institucionales, ya que no se puede comunicar aquello que se desconoce. -Gestin de las comunicaciones externas: Toda institucin debe darse a conocer a s misma y a su accionariado. Esto se logra a travs de la vinculacin con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicacin. -Funciones humansticas: Resulta fundamental que la informacin que se transmita sea siempre veraz, ya que la confianza del pblico es la que permite el crecimiento institucional. -Anlisis y comprensin de la opinin pblica: Edward Bernays, considerado el padre de las relaciones pblicas, afirmaba que es necesario manipular a la opinin pblica para ordenar el caos en que est inmersa. Es esencial comprender a la opinin pblica para poder luego actuar sobre ella. -Trabajo conjunto con otras disciplinas y reas: El trabajo de todo relaciones pblicas debe tener una slida base humanista con formacin en psicologa, sociologa y relaciones humanas. Se trabaja con personas y por ende es necesario comprenderlas. Tambin es importante el intercambio con otras reas dentro de la comunicacin como ser la publicidad o el marketing. Si bien estas ltimas tienen fines netamente comerciales, debe existir una coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para as colaborar a alcanzar los fines institucionales. Las herramientas de las que se valen las relaciones pblicas para cumplir con sus objetivos y funciones son muchas y diversas: La organizacin de eventos El lobbying Planes de responsabilidad social Relaciones con los medios de comunicacin -Diarios: permite a la organizacin acceder al pblico general.

Organizacin y Mtodos -Revistas: permite acceder a pblicos ms y mejor segmentados. -Radio: permite transmitir informacin instantneamente las 24 horas del da. -Televisin: Otorga gran notoriedad a la institucin. -Internet: Se puede trabajar sobre el sitio web institucional o con la versin en lnea de diversos medios. Cabe recordar que para poder enviar cualquier informacin a los diversos medios es indispensable que sta cuente con valor de noticia y se adapte a las caractersticas del medio en cuestin. 3. Caso Prctico: 3.1. Escoger una Empresa 3.2. Creacin de la Oficina de Relaciones Pblicas de la Empresa Desarrollo: 3.1. Empresa Divinas: Nace por que muchas veces, buscamos algo que nos haga diferente, desde unos pendientes hasta ese bolso que tiene que ser la sensacin donde vayas y simplemente no lo hallbamos. Sabiendo el malestar que se siente decidimos empezar esta bonita experiencia de poder complacer los gustos ms exigentes de todas Uds. DESCUIDA AQU TU ESTILO ES UNICO Siempre innovando, tenemos la plena seguridad que estarn contentas. Porque aqu TUS SUEOS SE HACEN REALIDAD... simple TU LO PIDES NOSOTROS LO CREAMOS!!!! 3.2. Creacin de RR.PP: Tomando en consideracin los conceptos de RR.PP, adems de la ausencia de una oficina de RR.PP, dentro de la Empresa Divinas, en donde estas funciones son atendidas por otras gerencias, sealo un modelo de un Departamento de Relaciones Pblicas que contribuya al desarrollo eficaz de esta empresa. Estructura El Departamento de Relaciones Pblicas deber estar ubicado dentro de su estructura y organizacin bajo la gerencia general o la alta direccin para darle a las RR.PP el lugar que le corresponde dentro de la empresa como disciplina, que es la asesora en lo administrativo, principalmente en el rea de comunicacin. La conformacin de dicho departamento vara dependiendo del tamao, ocupacin y presupuesto de la empresa. Por ello las diferentes secciones, como las diferentes ocupaciones del personal vara, por lo que se requiere de profesionales idneos, tales como: relacionistas pblicos, secretarias, fotgrafos, publicistas, mensajeros, para lograr los objetivos trazados por el departamento de RR.PP y la empresa.

Organizacin y Mtodos En general los objetivos de este departamento estn dirigidos a desarrollar una serie de programas y actividades de la empresa en materia de comunicacin. Dentro de este departamento se debe contar con un aproximado de 6 empleados, para el buen funcionamiento de la misma. Entre los funcionarios que all laboren contaremos con: El jefe del departamento de RR.PP Asistente de RR.PP 1 Secretaria 1 Periodista 1 Fotgrafo

Objetivos del Departamento de Relaciones Pblicas (a corto y mediano plazo. Servir de apoyo a los programas de mercadeo, incluyendo la publicidad del producto, como el de su proceso en los desplegados de prensa, y la utilizacin audiovisual de radio y televisin. Implementar comunicaciones internas con los empleados en la realizacin de publicaciones para la compaa, y a su vez ejecutar programas de informacin para los empleados acerca de las utilidades, aspectos econmicos de la empresa, control de calidad y operaciones gerenciales de la empresa. Efectuar estudios de opinin pblica con el objetivo de analizar en detalle los pblicos, actitudes y formacin de su opinin hacia la empresa. Realizar una evaluacin ambiental y social como medio para tratar a los pblicos de la empresa. Realizacin de planes y programas de RR.PP para la empresa que les permita incrementar su funcionamiento interno como externo y las operaciones generales de la organizacin. Mantener relaciones cordiales con los pblicos a travs de comunicaciones de doble direccin, de puertas abiertas con todas aquellas personas que de algunas manera estn conectadas con la empresa. Velar que se mantengan tratos cordiales con los diferentes pblicos que se acerquen a la empresa brindar todo tipo de acceso, desde una llamada telefnica hasta brindar la informacin que requieran. Proporcionar informacin a los visitantes, como al personal en cuanto a reuniones, seminarios y proyectos de la misma.

Organizacin y Mtodos Divulgar a travs de medios de comunicacin (radio, televisin, prensa) de las actividades que realicen la Empresa Divinas.

Funciones del Departamento de RR.PP de la Empresa Divinas Elaborar publicaciones dentro de la empresa para mantener informado al personal. Desarrollar propaganda de tipo empresarial hacia los pblicos. Ejecutar principalmente una actividad de recaudacin de informacin por medio de una medicin y anlisis de opinin pblica, que servir de apoyo para todo proyecto o programa de RR.PP para la empresa. Trabajar en conjunto con otros departamentos de la empresa para ejecutar buenos programas de RR.PP y a su vez tener conocimientos de los mismos para disear tcnicas de comunicacin (boletines informativos, folletos, brochurs, etc.) que informen sobre las diversas funciones a su pblico externo.

Papel y lugar de la RR.PP en la Empresa. El departamento de RR.PP va a desempear un papel importante dentro de la Empresa Divinas al igual que en sus diferentes departamentos, ya que va a contar con personal especializado, capaz de poder desarrollar sus funciones a travs de mecanismos de investigacin que puedan dar como resultado la buena imagen de la empresa. Este departamento, debido a sus funciones, debe tener una relacin directa con la alta gerencia, colocndose dentro de la estructura organizacional como asesora, dndose as una comunicacin eficaz entre ambas partes. Todo se llevar a cabo si el departamento es considerado como parte importante par la empresa y sus ejecutivos. Ventajas del Departamento de RR.PP La creacin de un departamento de RR.PP tiene ventajas para la empresa, entre las que podemos mencionar las siguientes: Se brinda informacin sobre la empresa u organizacin a cualquier persona que requiera de la misma. Se pueden estudiar a los pblicos, adems de investigar a travs de tcnicas cientficas de comunicacin las conductas y actitudes de la misma. Sirva de vocero oficial, es decir, el departamento encargado de difundir, por medio de las diversas tcnicas de comunicacin, todas las actividades, eventos y promociones propias de la empresa. Es importante que el departamento de RR.PP para la Empresa Divinas, al igual que los otros departamentos cuenten con un personal especializado, capaz de poder desarrollar sus funciones a travs de mecanismos de investigacin que puedan dar como resultado la buena imagen de la empresa.

Organizacin y Mtodos

Una vez expuesta la estructura organizacional de esta propuesta para la creacin de un departamento de RR.PP para la Empresa Divinas, puedo decir que se detectaron algunos problemas de tipo comunicacional. Esto se debe a que dentro de su estructura organizacional no cuenta con un departamento que se encargue de tratar este tipo de situaciones comunicacionales. Por tal motivo la conclusin principal es que es necesario que se incluya un departamento de RR.PP dentro de la empresa. Esta afirmacin la hago, ya que al tener un departamento de RR.PP con personal idneo, estn en capacidad e evaluar actividades y opiniones del pblico, con la finalidad de determinar a quienes van dirigidas las actividades e investigar a quienes van dirigidos los objetivos. De esta forma establece un ambiente favorable para todos (empresa, empleados, clientes), tratando de ver los intereses y beneficios comunes. Adems, la empresa debe brindar la informacin que solicite el pblico, sea ste cliente o no, sin encontrar tantos obstculos al momento de llegar a la empresa a solicitar una cita con algunos de los empleados que all laboran. Si bien es cierto, una empresa no slo depende de vender un buen producto, sino tambin debe emplear mecanismos esenciales de RR.PP, ya que tiene como escenario de trabajo la sociedad que la rodea, y ste tiene el compromiso de basar sus actividades en programas y planes ricos en una comunicacin continua hacia ambos sentidos, mirando siempre el beneficio de la comunidad que va desde (usuarios, clientes, personas particulares y pblico en general), tratando de que exista una afinidad y comprensin con el pblico. La empresa debe utilizar diferentes tcnicas de comunicacin, las cuales deben ser sencillas y atractivas que interesen al pblico, tanto interno como externo de la empresa. Finalmente, debo sealar que las RR.PP no son casuales, sino que llevan a cabo una funcin continua de transmisin empresarial, por tanto es muy importante analizar el rol que juegan en una empresa u organizacin.