INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - Art.

9 LEY 1474 DE 2011 Jefe de Gestin Pblica y Autocontrol: JULIN HERNANDO HERNNDEZ PALACIOS

Periodo evaluado: Marzo de 2012 a junio de 2012.

Fecha de elaboracin: Julio 2 de 2012.

Subsistema de Control Estratgico Dificultades

(Ambiente de Control) Falta un estudio de cargas laborales que de la mano con la actualizacin del manual de funciones y competencias laborales que permita identificar las competencias, funciones y responsabilidades de cada servidor pblico contribuyendo al cumplimiento de metas de la entidad. (Direccionamiento estratgico) Armonizar el plan de desarrollo institucional al plan de desarrollo distrital aprobado recientemente en el Concejo de Bogot, ya que el que se tiene actualmente est bajo el anterior plan de Bogot Positiva, igualmente el plan de accin y planes operativos. (Administracin de riesgos) A pesar de que se tiene un mapa de riesgos por procesos tomado del mapa de procesos institucional, todava los riesgos siguen vinculados a un rea o dependencia en particular, que dificulta un anlisis integral de los riesgos vs proceso.

Avances

(Ambiente de control) El Grupo Funcional de Gestin Humana contribuye al desarrollo del talento humano mediante sus polticas materializadas en los procedimientos documentados en el sistema de calidad, contribuyendo a una mejora en el clima organizacional. (Direccionamiento Estratgico) Con el cambio de gerente y su equipo directivo, se evidencia la fortaleza para desarrollar y actualizar los procesos y procedimientos de calidad en la entidad con eficiencia direccionando la entidad hacia procesos de certificacin en excelencia o acreditacin. Se inician las actividades lideradas por la Oficina de Planeacin para armonizar el Plan de desarrollo Distrital, al plan de Desarrollo de la Entidad y los planes Operativos. La nueva Plataforma Estratgica del Hospital. Metodolgicamente se fortalece la administracin de riesgos con una herramienta creada y elaborada con apoyo de la oficina de Planeacin para el seguimiento a la efectividad de los controles.
Subsistema de Control de Gestin

Dificultades

(Actividades de Control) Falta actualizar el manual de procesos y procedimientos que incluya las polticas de operacin que faciliten la gestin, adicionalmente a pesar de que el autocontrol es inherente a cada servidor pblico en el cumplimiento de las actividades y funciones, en desarrollo de las auditorias se ha evidenciado que este no se est aplicando de la forma adecuada. El autocontrol no responde al grado de responsabilidad de cada servidor.

(Sistemas de Informacin) Se debe actualizar la plataforma informtica y propiciar uso de nuevas tecnologas de la informacin que garanticen criterios tales como accesibilidad, confiabilidad, oportunidad, efectividad e integridad; de igual forma las capacitaciones deben incluir temticas propias de la aplicacin de polticas a la entidad. (Comunicacin Pblica) Persiste la debilidad en la implementacin del Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA), ya que apenas se est iniciando la elaboracin de tablas de retencin documental y una pobre socializacin de la importancia de la gestin documental. (Actividades de Control) Se sigue ejecutando bajo la coordinacin directa del grupo de calidad la actualizacin del sistema de calidad de los diferentes procesos de la entidad, subiendo a la intranet del hospital dicha informacin para que sea de fcil consulta por todos los colaboradores. (Sistemas de Informacin) Se viene fortaleciendo la actividad de verificacin y seguimiento a la oportunidad en que la informacin que se hace a entes externos cumplan con criterios de calidad y confiabilidad. A travs de la creacin de unas matrices. (Comunicacin Pblica) Se destaca la creacin de nuevos canales de comunicacin para la respuesta oportuna de necesidades al interior de la entidad entre el grupo asistencial (enfermeras, auxiliares y servicios). Este mecanismo es reciente y ha mostrado mejora en la capacidad de respuesta
Subsistema de Control de Evaluacin

Avances

Dificultades

A nivel Institucional se ha presentado dificultad en la adherencia al desarrollo e implementacin de los siguientes elementos: Desarrollo de las herramientas de Autoevaluacin de la Gestin y del control. Planes de Mejoramiento Individual Situacin que genera dificultad para consolidar, analizar y revisar el impacto de estos elementos y productos

Avances

Retroalimentacin a dueos de procesos y coordinadores de reas de los hallazgos, recomendaciones, observaciones, realizadas por entes externos, usuarios, veeduras ciudadanas, grupos de inters y funcionarios de la entidad. Seguimiento ptimo al cumplimiento de las acciones de mejora de los diferentes responsables de rea, con el propsito de disminuir los hallazgos y ms an su incidencia segn sea el caso. (administrativa, disciplinaria, fiscal y penal).

Estado general del Sistema de Control Interno

En trminos generales, el estado del Sistema de Control Interno se mantiene en Bueno, pero requiere de la articulacin de los sistemas de gestin en pro de la gestin organizacional.
Recomendaciones

Avanzar en la integracin de sistemas de gestin, depurando los controles existentes, para escoger los que realmente muestren la efectividad del Sistema de Control Interno Institucional. Se debe continuar con la revisin y ajuste de los planes de mejoramiento producto de las autoevaluaciones, y de las auditoras establecidas con sus correspondientes seguimientos. Se debe establecer procedimientos claros y documentados de entrega y recibo de cargos, que operen en todos los niveles de la entidad, En relacin con los procesos contractuales, el Hospital debe fortalecer mecanismos de participacin ciudadana para el seguimiento y control social del proceso contractual en cada una de las etapas que lo conforman, de manera que el control social se convierta en una herramienta para la gestin. Ajustar el Plan de auditoras al cumplimiento de los objetivos y metas del Plan de de Desarrollo de la Entidad. Generar de manera participativa el despliegue del plan de Desarrollo Bogot Humana hacia el Plan de desarrollo Institucional y los planes operativos del Hospital. Se requiere concepto por parte de los entes de regulacin y de control en el manejo operativo que se les debe dar a las autoevaluaciones de control y de gestin. Adicionalmente pronunciarse en la aplicacin o no de los planes de mejoramiento individual. En trminos de sostenibilidad del Sistema de Control Interno se requiere por parte del DAFP, la actualizacin de la herramienta de cuestionarios en la evaluacin independiente para cada uno de los Subsistemas del MECI.

JULIAN HERNANDO HERNANDEZ PALACIOS

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