Objetivos del taller

Reducir la insatisfaccin en las reuniones Crear una gua para la conduccin o direccin efectiva de las reuniones

Descubrir como crear un ambiente en la que las reuniones sean fructferas y satisfactorias.

Contenido del Taller

MODULO 1 CONCEPTOS BASICOS

MODULO 3 ROLES CLAVES EN LAS REUNIONES

MODULO 2 REUNIONES INEFECTIVAS E IMPRODUCTIVAS MODULO 4 CONDUCIENDO REUNIONES EFECTIVAS

MODULO 1

Conceptos Bsicos

Las Reuniones
Es un mtodo que utilizan equipos de trabajo, para bsqueda de consenso y estrategias para la solucin problemas, con aprovechamiento efectivo tiempo y de la comunicacin beneficio de la empresa y equipo los la de : . de el del en del

Utilidad de las Reuniones

Permite recopilar conocimientos, sugerencias y experiencias para resolver un problema. Abre espacios de participacin y cohesin para el logro de las metas. Establece un acercamiento entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Fomenta el respeto y tolerancia por las opiniones individuales y las decisiones grupales

Tipos de Reuniones
Segn su Objetivo, las reuniones pueden ser para
Informar: Cuando el lder de la reunin quiere pasar al grupo una informacin. Dar instrucciones Dar y/o recibir informes Anunciar y explicar cambios de procedimientos Resolver problemas Ocuparse de quejas Buscar informacin: Cuando el lder de la reunin necesita informacin de los asistentes para tomar una decisin. Intercambiar Opiniones: Buscar que los participantes expresen sus puntos de vista con respecto a un tema especifico.

Tipos de Reuniones
Segn su Objetivo, las reuniones pueden ser para
Llegar a acuerdos: Buscan una solucin satisfactoria para las partes en conflicto. Estimular y generar ideas: buscan nuevas ideas para solucionar un problema especifico. Tomar decisiones: En estas el lder busca seleccionar las mejores ideas, opiniones o informaciones para marcar una lnea de accin.

Entrenar: Cuando el lder de la reunin busca desarrollar en los asistentes determinadas habilidades, conocimientos y actitudes.

Que tipos de reuniones hay.?

90% de las reuniones incluyen actividades clasificadas en una de estas categoras.

62% 49% 32% 22% 19%

De las reuniones son informativas

Se enfocan a planear / coordinar actividades Son para resolver problemas / conflictos Son para realizar una tormenta de ideas

Son para identificar necesidades

Incluyen entrenamientos

15%

En solo el 17% de las reuniones se toman decisiones

Fuente: Systema Group Reuniones Eficaces

Cuatro tipos de Reuniones

Tipo de Reunin Repaso Diario Tiempo Finalidad y Formato Claves del xito Evita confusion sobre las prioridades * Mantener su naturaleza dministrativa No cancelar aunque no esten todos Deben estar todos presentes * Revisin progreso de los indicadores * Posponer los debates estrategicos. Limitarse a uno o dos temas Prepararse e investigar Implicarse en un conflicto positivo Salir de la Oficina Centrase en el trabajo No cargar el horario en exceso
Reuniones que matan, Patrick Lencioni, pag. 247

5 a 15 minutos

Informar y compartir planes y Actividades que van a realizar durante ese da. Analizar las actividades semanales y los datos, e identificar obstculos y eliminarlos.
Debatir, analizar, tormenta de ideas y decidir cuestiones criticas que inciden en el xito a largo plazo Analizar la estrategia anual, las tendencias del sector, la competencia, personal clave, desarrollo del equipo.

Tctica Semanal

45 a 90 minutos

Estrategia mensual

2a4 horas

Repaso Trimestral

1a2 das

Que quiere Usted saber sobre las reuniones?

Una tercera parte de los gerentes emplean mas de 17 horas semanales en reuniones.

88% 66% 62% 33% 59%

De las reuniones son participativas

De las reuniones tienen un objetivo

Son convocadas con una agenda

De estas se asigna tiempo en la agenda Tienen un seguimiento adecuado De las reuniones se preparan minutas Incluye asuntos generales al final
Fuente: Systema Group Reuniones Eficaces

47% 65%

Diagnostico
Fortalezas y reas de Oportunidad de las Reuniones en Cervecera

MODULO 2

Reuniones Inefectivas e Improductivas

Que descuidos empobrecen las reuniones?

Las reuniones producen efectos negativos cuando incluyen a uno o mas de estos componentes.

Se pierde tiempo o duran mas del tiempo requerido

No logran beneficios que todo perciben Se utilizan para castigar o reprender a alguien Las ideas son impuestas sin apoyo racional Hay excesivos desvos de la agenda anticipada

No llegan a conclusiones
No se determinan acciones

Con relacin a las reuniones los ejecutivos aceptan:

91% 96% 73% 39%

Se distraen
Faltan a reuniones programadas Llevan otros trabajos Se duermen a veces

Sin embargo muchos ejecutivos no estn interesados, ni dispuestos a cambiar los hbitos que generan reuniones improductivas
Fuente: Ricardo Olmus Restrepo Reuniones productivas, 2005

Estos son tres de los sntomas principales de las reuniones inefectivas

Son demasiado largas
No son debidamente controladas por el facilitador

No hay estructura ni coherencia

Causas que producen Reuniones muy Largas.

Falta de preparacin o agenda Falta de sentido de urgencia Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros La falta de habilidad de quien dirige la reunin. Ausencia de liderazgo

El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.

Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros Faltan limites de tiempo en los temas conflictivos Se divaga demasiado antes de tomar una decisin Expectativas excesivamente ambiciosas

Causas de Descontrol en las Reuniones.

Exceso de participacin de una o mas personas La agenda la dictan los participantes Se permiten dialogo privados entre los participantes El coordinador no frena las divagaciones La susceptibilidad entre los asistentes El convocar la reunin a una hora inapropiada La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunin No tener inters el asunto a tratar

Se permite entrar y salir de la reunin

Causas que ocasionan falta de Estructura en las Reuniones.

La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr Los temas urgentes se dejan para el final Falta tiempo para dedicarlo a los temas importantes

No estn presentes las personas adecuadas

Faltan informacin importantes para debatir los temas o tomar decisiones Hay que volver a un tema que se daba por concluido Malos anlisis y decisiones No pasa nada despus que la junta termina; las decisiones no se convierten en acciones

AUTOEVALUACION: AUDITORIA DE REUNIONES

Las malas reuniones empiezan con las actitudes y los enfoques de las personas que dirigen esos encuentros o participan en ellas
Patrick Lencioni, Reuniones que matan

MODULO 3

Roles Claves en las Reuniones

Rol del lder de la Reunin

El lder es posiblemente, la persona mas importante para lograr una reunin efectiva y productiva. Dirige la reunin hacia el objetivo deseado Controla el tiempo y el desarrollo de los temas Maneja el comportamiento de los asistentes y el clima general de la reunin.

Rol del Lder de la Reunin

ACLARAR

Implica garantizar una comunicacin efectiva durante la reunin.

Se refiere a la correcta administracin de las intervenciones , as como el tiempo asignado a cada persona o tema

CONTROLAR

RELAJAR

Crear un ambiente emocional adecuado a los fines perseguidos. Implica elevar el nivel de energa de los asistentes para lograr mayor involucramiento de ellos.

ANIMAR

Rol del lder de la Reunin

Inicio: Asegurarse que todos comprendan claramente cual es el objetivo de la reunin.
Durante: Velar por la comprensin mutua de los asistentes. Para esto, ser muy til la reformulacin de preguntas y respuestas, y el uso de un lenguaje que todos dominen.

ACLARAR

Cierre: Sintetizar o estructurar lo que ha ocurrido durante la reunin, para que todos estn claros, seguros y de acuerdo con lo que se ha logrado en la reunin.

Rol del lder en el inicio

Inicio: Asegurarse que todos comprendan claramente cual es el objetivo de la reunin.
Ubicarlos en el contexto requerido. Qu se espera lograr en esa reunin ? Confirmar la duracin Explicar las reglas del juego
ACLARAR

Apagar celulares o en modo vibracin Solo una reunin a la vez: No se hacen comentarios aislados Mecnica y metodologa a utilizar.

Rol de los participantes Forma de intervencin Mecanismos para analizar problemas y tomar decisiones

No olvide cerrar formalmente la reunin

Agradezca a todos la asistencia, inters y aportes a la reunin. Si tiene fecha para la prxima reunin comunquela.

Pngase de pie e invite a continuar con sus responsabilidades.

Consecuencias de no cerrar formalmente la reunin

Rol del lder de la Reunin

Las intervenciones: El lder debe ayudar al grupo a fijar las reglas del juego y adems controlar que el nivel de participacin de los asistentes sea equilibrado, evitando que unos monopolicen la conversacin a costa de otros que permanecen silenciosos mucho tiempo.

CONTROLAR

Tiempo: El lder es la nica persona dentro de la reunin con la autoridad necesaria para controlar el ritmo de la reunin. Dando a cada tema solo el tiempo previamente planificado, se aumentan las probabilidades de lograr los objetivos de la reunin.

Rol del lder de la Reunin

Lograr un Ambiente Relajado La comunicacin sincera y productiva solo es posible cuando nos sentimos tranquilos y en confianza con los dems... La funcin del lder cuando se altera el estado emocional de los asistentes (ansiedad, entusiasmo, enojo, frustracin) no es, necesariamente reprimir tales manifestaciones emocionales, sino saber administrarlas permitiendo o aprovechando las adecuadas, y limitando o eliminando las que resultan contraproducentes, segn los objetivos de la reunin.

RELAJAR

Rol del lder de la Reunin

Animar y Energizar la Reunin Motivar a los participantes para prestar atencin a la reunin e involucrarse en la misma. Estar atento a las fluctuaciones emocionales del grupo y tratar de mantener elevado el nivel de inters. Presentar los temas de la reunin de forma en que se perciba el beneficio que ofrecen a cada participante.

ANIMAR

Tipos de Participantes

Participantes Conflictivos
PAYASO TESTADURO

MURMURADOR

SABELOTODO

iNTERMINABLE

DESPISTADO

HELECHO

JEFE

DISCUTIDOR

ALARGADORES
Fuente: Ricardo Olmus Restrepo Reuniones productivas, 2005

El Traicionero

La Malogradora

El Juicio Final

El Silencioso

La Simptica

Roles de los Participantes

El Santo

El Esforzado

El Perro Faldero

El Ciego
Fuente: Paren la reunin, quiero salirme, Scout Snair

La agenda oculta
Adems de los fines legtimos por los que se convocan las reuniones o por los que una persona asiste a una reunin, existen entre otros, los siguientes objetivos ocultos
Gordon R. Wainwright

Una persona puede convocar o asistir a una reunin para

Impresionar a otras que no han sido invitadas a asistir. Desacreditar a un rival, especialmente si no est presente. Mostrar superioridad, quiz aportando un informe especial. Trasladar sus problemas a otras personas asistentes a la reunin. Promocionarse, atrayendo de alguna manera, la atencin de sus superiores. Construir un imperio, teniendo a individuos que le informen. Defender su territorio, hacindolo parecer ms importante. Hacerse la vida ms fcil, quiz traspasando tareas a otros presentes en la reunin. Tratar sobre un tema favorito, que aparece en algn lugar de la orden del da

Que hacer con las agendas ocultas?

La tarea del lder es detectar qu objetivos ocultos existen en cada ocasin, y decidir qu hacer acerca de ellos. Tiene bsicamente dos elecciones posibles. Puede ignorarlos y dirigir la reunin como si no existieran Puede reconocerlos y aceptar su existencia y sacarlos a la luz.

Roles a favor de la reunin

SECRETARIO
Registra por escrito el desarrollo de la reunin (intervenciones importantes, principales ideas, acuerdos y responsables). Busca conciliar los conflictos y clamar los nimos del grupo controlando a los individuos agresivos e impidiendo las agresiones personales.. Fomenta la participacin equitativa en cuanto a frecuencia y duracin
Hace conciencia del tiempo disponible y la distribucin del mismo alertando oportunamente para evitar crisis..

MODERADOR

CONTROLADOR DEL TIEMPO

EXPERTO

Brinda al grupo informacin y asesoria de gran valor. Recarga las energas del grupo, cuando el desaliento o el cansancio amenazan el logro de los objetivos

MOTIVADOR

MODULO 4

Conduciendo Reuniones Efectivas

ANTES DE 1. LA REUNION

Conduciendo Reuniones Efectivas En 3 Pasos

DURANTE LA 2. LA REUNION

DESPUES DE 3. LA REUNION

Aspectos a considerar para lograr Reuniones Efectivas

ESTRATEGICO TECNICO HUMANO

Propsitos Temtica Asistentes Lugar Tiempo Consecuencias

Agenda Convocatoria Audiovisuales Estructura Minutas

Participacin Control Orden Foco Colaboracin

Es necesario la reunin?
Antes de convocar una reunin pregntese:

Es realmente imprescindible la realizacin de la reunin? Puede consolidarse con otra reunin? Puede lograrse el objetivo de otra forma mas rpida y efectiva: Tomando la decisin y asumiendo la responsabilidad. Vea otras alternativas: Telfono, Teleconferencias, e-mail, entrevistas individuales

Es necesario la reunin?
Antes de asistir una reunin pregntese:

Puede solicitar la agenda y la minuta de la reunion? Puede enviar a un representante o un reporte escrito?

Aspectos a considerar para lograr Reuniones Efectivas

Lo Estratgico
Propsito
Para que se ha citado la reunin? Que resultados espera lograrse? Objetivos prioritarios? Cual es el impacto para el departamento o empresa? Que consecuencias tendra no hacerse? Que temas se van a trata? En que orden? Cuanto tiempo se les va a dedicar?

Temtica

Quienes deben estar en esta reunin? Quienes no deben estar? Quien aportara positivamente a las decisiones a tomar? Asistentes y Lugar Cual es el mejor lugar? Como sern los arreglos fsicos?

Tiempo Consecuencias Anticipadas

Cuanto tiempo debe durar esta reunin? Quienes estarn todo el tiempo y quienes solo parte?
Quienes deben tomar accin y cuando? Quien debe responsabilizarse por los resultados?

Aspectos a considerar para lograr Reuniones Efectivas

Lo Tcnico
Agenda
Se ha preparado una agenda? Tiene relacin con el objetivo de la reunin? Todos la conocen con tiempo suficiente? Con que anticipacin se cita? Que detalles deben incluirse en la convocatoria? Cuales ayudaran a la efectividad de la reunin? El responsable de la reunin sabe manejarlos o contara con la asistencia necesaria? Los equipos estn listos antes de la reunin? Cual es el orden lgico de los temas? Es necesario consultar las prioridades con alguien? Que documentos ser necesario reproducir? Quien las toma? Que utilidad tendr? Quien debe recibir copias? Con que nivel de detalle deben ser preparadas?

Convocatoria

Audiovisuales

Estructura

Minutas

Elementos de la agenda
Lugar donde se realizar Da y hora Tiempo de duracin Quien ser el lder de la reunin Participantes convocados, posicin y rea Temas o puntos a tratar Responsable de cada tema Tiempo asignado a cada tema Recursos necesarios que deben ser llevados por cada Participante Quienes deben asistir a toda la reunin y quienes solo a ciertos temas.

Elementos

Aspectos a considerar para lograr Reuniones Efectivas

Lo Humano
Participacin
Como lograr que todos aporten? Que todos se preparen antes de la reunin? Como evitar una sesin de quejas? Como evitar que alguien acapare la palabra? Que hacer con los que abusan de otros? Que hacer con los que conversan? Como evitar que alguien se vaya del tema? Que hacer con los que se distraen? Que hacer con los que traen temas importantes o urgentes pero que no estn en agenda? Como incorporar a los indiferentes o negativistas? Es necesario llegar a consensos o acuerdos mayoritarios?

Orden y Control

Foco

Colaboracin

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Inicio a la hora acordada

Presentacin de los temas Fijar objetivos y modo de trabajo

Control de los temas y tiempo

Control de los participantes Resumen y cierre de la reunin Terminar a la hora acordada Elaboracin de la minuta Seguimiento a los acuerdos

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Inicio a la hora acordada

No hay otra hora valida para comenzar la reunin. Si esta comienza a la hora prevista, estamos dando el mensaje de que es una reunin importante. Adems, es la mejor manera de lograr que los asistentes quieran volver a una reunin organizada por nosotros.

Como efecto psicolgico que ayuda a la puntualidad se recomienda

no realizar la convocatoria a la reunin en una hora exacta, es decir, 9:00 a.m. o 2:00 p.m., . sino que se con unos minutos de retraso o adelanto a la hora exacta. Por ejemplo, puede convocarse el da de maana a las 8:12 a.m. y notar que la mayora se encontrarn puntuales al momento de iniciar la reunin

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Presentacin del tema de la reunin

Nadie presta atencin gratuitamente. Todos escuchamos mas aquello que nos interesa. Por lo tanto, el lder de la reunin debe saber como motivar los temas a tratar.

Es imprescindible que quede claro para los asistentes:

De que se hablara

Importancia de ese tema

Porque se eligi este tema Como les beneficia/ afecta a ellos

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Fijacin de Objetivos y Modo de trabajo Es conveniente, siempre que el caso lo permita, que los
objetivos y temas especficos de la reunin sean definidos de comn acuerdo entre el lder y los asistentes. De esta forma se asegura una mayor participacin de estos en la reunin.

Ayuda mucho tambin al ritmo gil de la reunin el definir la forma de trabajo: asignacin del rol de secretario, controlador del tiempo, la forma de participacin y turnos.

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Control de temas y tiempo

Ninguna reunin puede terminar en el tiempo previsto, sin
un control estricto del tiempo dedicado a cada tema. Si no se lleva control seguro ser exageradamente desarrollado uno de los temas, teniendo as que sacrificar otros temas igualmente importantes o se tendr que extender la reunin. Igualmente no debe permitirse la discusin de ningn tema que no ayude al logro de los objetivos trazados al inicio de la reunin.

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Resumen y cierre de la reunin Minutos antes de la hora de termino de la reunin se debe

realizar el anlisis de lo tratado en el transcurso de la misma, motivando la reflexin de los asistentes acerca de los temas y acuerdos logrados. Deben aclararse los resultados de la reunin. Que se logro, cuales acuerdos se realizaron, cuales tareas quedaron pendientes, quienes son los responsables de hacerlas, fechas de entrega. Todos los acuerdos logrados, deben ser registrados por escrito, indicando los responsables de los mismos.

La reunin debe terminar a la hora acordada.

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Elaboracin de la Minuta Para la elaboracin de la minuta es indispensable que

alguien haya registrado, durante el desarrollo de la reunin, todo lo que en ella ocurra. Redactando de forma organizada y breve, la minuta debe presentar la importancia de los temas tratados, la dinmica desarrollada en la reunin, las principales opiniones externadas, los acuerdos a los que se llego, los responsables de los mismos y la fecha de la prxima reunin ( si es necesaria otra). La minuta de la reunin deber ser enviada a cada persona invitada a la reunin (haya asistido o no) al da siguiente de realizada la reunin.

Desarrollo de una reunin Productiva

Elementos indispensables

Seguimiento a los acuerdos establecidos

Solo cuando las decisiones o acuerdos alcanzados en la reunin se implementan es que se ha cumplido totalmente su objetivo. La responsabilidad del lider de una reunin no termina con la entrega por escrito de la minuta, sino con el seguimiento posterior de la forma en que cada participante cumple con las responsabilidades que contrajo. Lamentablemente, sta es una prctica muy poco frecuente y es lamentable comprobar que luego de largas reuniones, en que se distribuyen diferentes tareas, stas no se cumplen por falta de seguimiento posterior

Rol como Asistente a la Reunin

Cuando lo invitan a una reunin:
Responda rpidamente si podr o no asistir Investigue el tema y objetivo de la reunin Investigue que se espera de Usted

Lleve documentos o informacin que sean tiles

Pida la palabra antes de hablar Evite confrontamientos personales Limite el tiempo de sus intervenciones Evite comentarios fuera del tema tratado Ayude al grupo a cumplir la agenda Comprometase con los acuerdos logrados