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UNIVERSIDAD METROPOLITANA CASTRO CARAZO

Seminario para Secretarias II

ADMINISTRACIN GENERAL
Elaborado por: Neri Gutirrez Rodrguez Fecha: 01-06-2012

Portada Introduccin a la Administracin de las Organizaciones Administracin Ayer y Hoy Teoras Generales de la Administracin Contribuciones importantes de la Administracin Cultura y entorno de las organizaciones: Las Limitaciones Toma de decisiones y su proceso Fundamentos de la Planeacin Estructura y diseo Organizacional Comunicacin y tecnologa de la informacin Soy capaz de crear mi propia empresa? Cmo emprender con xito? Definicin de un Proyecto Definicin de Mercado Definicin de Produccin

CONTENIDO

Qu es Administracin?
Es el proceso de disear y mantener un entorno en el

que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos.


Proceso de coordinar e integrar las actividades de

trabajo, de modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras personas y por medio de ellas.
Es el arte de planear, organizar, controlar y dirigir

una empresa.
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Proceso de disear y mantener un medio ambiente

en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.
Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo

o culminar una meta.


Es

el proceso de planificacin, organizacin, integracin, direccin y control del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar los recursos disponibles de la organizacin para alcanzar las metas establecidas.
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Que es una organizacin?


Conjunto sistemtico de personas encaminada a realizar un propsito especfico.

Caractersticas de las organizaciones


La organizacin de hoy:
- Dinmica y flexible - Centrada en las habilidades - Trabajo se define por tareas - Trabajo de Equipos - Puestos temporales

- Empleados participan en las decisiones


- Orientacin a los clientes - Trabajo en cualquier parte y momento - Personal heterogneo

Administracin ayer y hoy


Primeros ejemplos

En Egipto ( pirmides) y China (La Gran Muralla) Ciudad de Venecia (lneas de montaje de barcos de guerra que se hacan flotar por los canales).
Adam Smith

Argument la Divisin del Trabajo (especializacin) para incrementar la productividad de los trabajadores.
Revolucin Industrial

Aparece el poder de las mquinas, la produccin en masa y el transporte eficiente, Se crearon las primeras grandes empresas y organizaciones (necesidad de administrar y gestionar)

Teoras Generales de la Administracin(TGA)

Diversos investigadores desarrollaron teoras generales de lo que hacen los gerentes y lo que constituye la buena prctica administrativa.

Teoras Generales de la Administracin(TGA)


Principales Teoras Administracin cientfica: Determina la mejor manera de hacer un trabajo. Teoras de la Administracin: Burocracia: Forma de organizacin caracterizada por la divisin del trabajo, una jerarqua bien definida, reglas y normas detalladas y relaciones impersonales Clsica: Principios y reglas bsicas que se pueden aplicar de una manera productiva en la administracin del trabajo y del personal.

Estructuralista: aplicacin de tcnicas (anlisis,

tipologa, objetivos, ambiente y conflictos organizacionales).


Comportamiento Organizacional (CO): Campo de estudio

que se ocupa de las acciones (conducta) de las personas en el trabajo.


Enfoque sistemtico: Conjunto de partes relacionadas e

interdependientes dispuestas de tal manera que producen un todo unificado

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Estos sistemas son: Sistema Abiertos: Sistema que interactan dinmicamente con su entorno. Cerrados: Sistema que no son influidos ni se relacionan con el entorno.
Enfoque de contingencias: Plantea que como las

organizaciones son diferentes y enfrentan situaciones distintas, necesitan mtodos diversos de administracin

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Caractersticas de la Administracin
Universalidad: Es aplicable en toda actividad del ser

humano Valor Instrumental: Busca obtener un resultado Unidad Temporal: Todas las partes del proceso existen Simultneamente Amplitud de ejercicio: Aplicable en todos los niveles de una organizacin formal. Especificidad: Posee un carcter especfico Interdisciplinaridad: Es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo Flexibilidad: Se adapta a las necesidades propias de cada organizacin

Importancia
Universalidad: es imprescindible para

el adecuado funcionamiento de cualquier empresa. Simplifica el trabajo: mediante los principios, mtodos y procedimientos para el logro de la efectividad Productividad y Eficiencia: Aplicacin de una buena administracin Bien comn: aprovechamiento de los recursos, buenas relaciones humanas y generacin de empleo.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIN MECNICA
1-PLANEACIN: Incluye la definicin de metas, el establecimiento de una estrategia y el desarrollo de planes para coordinar las actividades. Implica seleccin de misiones, objetivos y las acciones para lograrlos. Requiere tomar decisiones, escoger cursos futuros de accin entre alternativas, que debe de seguir una compaa y cada departamento de ella.

2-ORGANIZACIN:
Determinacin de qu tareas es necesario llevar acabo?,

quin las realizar?, cmo deben agruparse las tareas?, quin rendir cuentas a quin y dnde se debern tomar las decisiones?. Parte de la administracin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa. Comprende agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordinar las actividades de la empresa.

3-INTEGRACIN DEL PERSONAL


Implica llenar los puestos de la estructura organizacional y

mantenerlos ocupados. Determina los requerimientos de trabajo que se ha de realizar e influye el inventario, evaluacin y seleccin de candidatos para el puesto; remuneracin y entrenamiento o desarrollar de otra manera tanto a los candidatos como a los titulares del puesto para realizar sus tareas de modo eficaz y eficiente.

ADMINISTRACION DINMICA
4-DIRECCIN
Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar

los canales de comunicacin ms eficaces y resolver conflictos. Consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtencin de las metas de la organizacin y del grupo. Es comprensible que la direccin implique motivacin, estilos y enfoques de liderazgos y comunicacin.

5-CONTROL
Vigilar actividades para asegurarse de que se

realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviacin significativa. Es la medicin y correccin de las actividades de los subordinados con el fin de asegurarse de que los hechos se ajusten a los planes. Las actividades de control se relacionan con la medicin del logro. El proceso de control bsico incluye tres etapas:
Establecer estndares Medir el desempeo con estos estndares y Corregir las variaciones con respecto a los estndares y

los planes

Cultura y entorno organizacional

LIMITACIONES
VESTIMENTA: NO ES ADECUADA EN LOS FUNCIONARIOS
NO EXISTE UN PARQUEO APTO PARA LOS FUNCIONARIOS COCINA: NO ES APROPIADA PERSONAL: NO ES ROTATIVO

FALTA DE RECURSOS: POR LA AUSTERIDAD


LA INESPERIENCIA DE LAS AUTORIDAD EN LO QUE SE

REFIERE A LA SALUD PUBLICA FALTANTE DE RECURSO ESTRUCTURALES

HUMANO,

MATERIALES

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Toma de Decisiones y su proceso

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Decisin.
Seleccin realizada a partir de dos o ms alternativas

Toma de Decisiones

El Proceso de la Toma de Decisiones

Identificacin de

un Problema.

Identificacin de Criterios de decisin

Asignacin de

ponderacin a los criterios.

Desarrollo de Alternativas.

Evaluacin de la
Eficacia de la Decisin.

Implementacin de
Una Alternativa.

Seleccin de una Alternativa.

Anlisis de Alternativas.

Toma de Decisiones

Fundamentos de la Planeacin
Qu hago?

Es la capacidad de

pensar y conceptualizar situaciones abstractas, de ver a la organizacin como en todo y las relaciones entre sus diversas subunidades y visualizar como la organizacin se ajusta en su entorno mas amplio.

FUNDAMENTOS DE LA PLANEACIN
La planeacin se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer), como de los medios (cmo hay que hacerlo), esta puede ser formal o informal. La planeacin marca una direccin, reduce la incertidumbre, reduce los desechos y las redundancias, y establece los criterios para controlar

Estructura y diseo organizacional


Organizacin: Proceso que consiste en crear la estructura d una organizacin La estructura organizacional: Es la distribucin formal de los empleos dentro de una organizacin

Diseo organizacional: Desarrollo o cambio de la estructura de una organizacin

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Estructura y diseo organizacional


La estructura organizacional que se describe a continuacin permite al Ministerio de Salud ejecutar, eficaz y eficientemente, los procesos necesarios para cumplir con las funciones de rectora de la produccin social de la salud, de provisin de servicios de salud y de gestin institucional

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ORGANIGRAMA DEL NIVEL REGIONAL

Comunicacin y tecnologa de la informacin


Contempla el manejo efectivo del recurso tecnolgico mediante actividades gerenciales y la toma de decisiones tecnolgicas dentro de la estrategia competitiva empresarial.

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Soy capaz de crear mi propia empresa?

Espritu Emprendedor
Espritu Emprendedor: Proceso por el que un

individuo o grupo de individuos empea sus esfuerzos organizados en busca de oportunidades de crear valor y crecer satisfaciendo deseos y necesidades mediante la innovacin y la diferenciacin, sin importar qu recursos tengan en ese momento

Emprendedor
Es una persona que percibe la oportunidad que ofrece el mercado y ha tenido la motivacin, el impulso y la habilidad de movilizar recursos con el fin de apropiarse de dicha oportunidad. Debe tener confianza en sus ideas, capacidad de convocatoria y de conviccin, saber vender las ideas y tener la capacidad de ofrecer resultados; es un lder, debido a que ve oportunidades donde otros no ven nada. El emprendedor asume un compromiso que lo conduce a desarrollar una prctica ignorada que resolver una discordia en pequea o en gran escala, logra reconocimiento al declararse responsable de resolver el problema y reunir gente que tenga un inters

caractersticas del emprendedor


Espritu emprendedor. Visin e imaginacin creativa e innovadora.

Necesidad de logros personales.


Constancia y dedicacin. Trabajo en equipo. Visin integral de las necesidades del mercado. Liderazgo.

Cmo emprender con xito


FIJACIN CONTINUA DE OBJETIVOS: Se trata de determinar metas claras, alcanzables y compatibles con los intereses; como tambin de reevaluar las mismas. El empresario de xito siempre se plantea nuevos retos. 2. PERSEVERANCIA: Es la firmeza de carcter que los obliga a seguir esforzndose constantemente para alcanzar la meta, no importa con que barreras se encuentre. 3. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO: Cuando se est en un negocio, se debe conocer de l, todo lo posible, pero tambin debe saberse delegar. No se trata de acaparar todo, sino de comprender el funcionamiento de la compaa y los trabajos especficos de los colaboradores.

Qu es un proyecto?
un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. nico quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los productos similares

Qu es un Mercado?
Los mercados son los consumidores reales y potenciales de nuestro producto. Comprende todas las personas, hogares, empresas e instituciones que tiene necesidades a ser satisfechas con los productos de los ofertantes. Son mercados reales los que consumen estos productos y mercados potenciales los que no consumindolos an, podran hacerlo en el presente inmediato o en el futuro.

Qu es Produccin?
Se define como la transformacin o conversin de insumos en productos, lo que revele una participacin activa del hombre. Esta puede darse de distintos modos: . Trabajando en el proceso de conversin o transformacin de forma directa (operario, ingeniero, tcnico)

Trabajando en el proceso de conversin o transformacin de forma indirecta (contador, analista, supervisor). Adquiriendo el resultado del proceso (producto o servicio), transformndose l en cliente consumidor. Prestando apoyo para el mejor funcionamiento del proceso (medico, inspector de calidad, consultor).