ADMINISTRACIN: UN ENFOQUE BASADO EN COMPETENCIAS

Captulo 16: Comunicacin Efectiva

May 15, 2012

Proceso de Comunicacin
v

La Comunicacin es la transferencia, intercambio y entendimiento de informacin de una persona a otra por medio de smbolos con significado

La Comunicacin puede ser formal o informal, y puede adoptar muchas formas

May 15, 2012

or s m i u na le e E n y tie ea fica id d i co la

El receptor proporciona Respuestas verbales y no El mensaje verbales al emisor

viaja por uno o varios canales

El pt ce re or e b ci re y od ec ca d fi

May 15, 2012

La respuesta del emisor a la retroalimentacin puede enviar retroalimentacin

Emisor: Es la fuente de informacin y el

iniciador del proceso de comunicacin

Codificacin: Proceso de traducir los

pensamientos o los sentimientos a un medio (escrito, visual u oral) que transmita el significado que se pretende

May 15, 2012

Emisor (codificador) Principios relacionados para Incrementar la Exactitud de la Codificacin

Simplicidad
Relevancia

Organizacin

Enfoque

Repeticin

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Receptor (Decodificador)
Receptor: Persona que recibe y decodifica (interpreta) el mensaje del emisor Decodificar: Traducir el mensaje de forma que tenga sentido para el receptor Requerimiento bsico para el

receptor: Tener la habilidad de escuchar

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Comunicacin: Diferencia entre Hombres y Mujeres

Basado en sus experiencias, Esta de acuerdo, En desacuerdo, o Indeciso con cada una de las afirmaciones siguientes

Las mujeres tienden a atemperar las crticas con atenuantes positivos. Los hombres tienden a utilizar crticas directas 6.Las mujeres tienden a salpicar sus conversaciones, dando las gracias de forma innecesaria y fuera de lugar. Los hombres evitan dar las gracias en absoluto por considerar que son seal de debilidad 7.Los hombres suelen usurpar ideas planteadas por las mujeres y decir que son de ellos. Las mujeres tienden a permitir, sin protestar, que este proceso ocurra. 8.Las mujeres hablan con un volumen de voz ms bajo para propiciar la persuasin y la aprobacin. Los hombres hablan con un volumen ms fuerte para atraer la atencin y conservar el control
5.

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Escucha Prestar atencin al mensaje, no slo orlo r Lineamientos para Escuchar de forma Efectiva En base a calificaciones de A, B, C, D, y F, cmo cree que
personas que lo conocen bien lo calificaran respecto a que tan efectivamente escucha?
Recuerde que escuchar no consiste tan slo en recibir informacin, sino que la forma en que usted escuche tambin enva un mensaje de regreso al emisor 2.Deje de hablar! No se puede escuchar mientras habla 3.Demuestre que quiere escuchar a la persona que est hablando.. Repita lo que ha dicho para demostrar que ha entendido. 4.Elimine las distracciones
1.

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No prejuzgue lo que piensa o siente la otra persona. Primero escuche, y despus frmese sus juicios 6.Procure ver el punto de vista de la otra persona 7.Escuche tratando de encontrar el significado total. Esto incluye el contenido de las palabras y tambin el sentimiento o la actitud que estn detrs de ellas 8.Observe las seales verbales y las no verbales 9.No caiga en discusiones ni crticas, porque eso coloca a las personas a la defensiva y puede provocar que se cierren como ostras o que se enojen 10.Antes que ambos se vayan, confirmen lo que se ha dicho
5.

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Mensaje
q

Se refiere a los smbolos verbales (escritos o hablados) y a los no verbales que representan la informacin que el emisor quiere transmitir al receptor

Hay 3 tipos principales de mensajes: No verbales, verbales y escritos qMensajes No verbales: Expresiones faciales, Contacto visual, movimientos corporales, gestos, y contacto fsico (en conjunto se le llama lenguaje corporal) que transmiten un significado
q

Cuando las personas se comunican en persona el 60 por ciento del contenido del mensaje es transmitido por expresiones faciales y otros mtodos de comunicacin No verbal
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Mensaje: Caractersticas para un Mensaje Escrito

El contenido debe ser meditado de antemano
Important e

Lo ms breve posible

Cuidadosamente Organizado: puntos Importantes primero

1. 2. 3.

Preparar borradores Pulirlo, si el mensaje Es largo se debe Presentar un resumen

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Canales

Es la ruta que sigue el mensaje del emisor al receptor

Riqueza de la Informacin: Es la capacidad del

canal para llevar informacin

No todos los canales tienen la misma riqueza de informacin

ALVARO
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Canales: Riqueza de Informacin Canal de Informacin Charla cara a cara

Conversaciones telefnicas Cartas/memorandos por escrito (dirigidos a individuo) Documentos formales por escrito (boletines, e-mail no personalizado) Documentos numricos formales (impresiones, informes del presupuesto)
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Riqueza de Informacin La mayor

Mucha Moderada Poca

Muy poca

Canales

Canales Descendentes: Incluyen todos los medios de la

gerencia para enviar mensajes a los empleados

Canales Ascendentes: Son todos los medios que utilizan

los empleados para enviar mensajes a gerencia

Canales Horizontales: Son todos los medios que se

utilizan para enviar mensajes entre departamentos o a los proveedores y clientes y para recibirlos de ellos

Canales Informales: Representan todos los medios

informales que utilizan el emisor y el receptor para comunicarse en forma descendente, ascendente y Cadenas de rumores horizontal

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Redes de grupos de empleados

Retroalimentacin

La respuesta del Receptor al mensaje del Emisor

Caractersticas de una Retroalimentacin Efectiva Constructiva en lugar de ser una evaluacin Especfica en lugar de general til No debe ser abrumadora

Oportuna

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Percepcin

Es el significado dado al mensaje, ya sea por el emisor o el receptor

Percepcin Selectiva: Es el proceso de seleccionar la informacin de modo que no incluya aquello que la persona quiere o debe evitar qEstereotipos: Son producto de un proceso que lleva a formarse supuestos respecto a las personas en razn de que pertenecen a cierto gnero, raza, edad u otra categora
q

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Barreras organizacionales
j

Barreras de la Comunicacin Efectiva

Niveles de autoridad y Estatus La persona que ocupa un puesto formal ms alto que otra tendr un grado mayor d autoridad. Especializacin A medida que el conocimiento se va especializando, los profesionales de muchas reas van desarrollando un vocabulario propio y siglas para simplificar la comunicacin. Metas Diferentes Si cada departamento tiene sus metas, ellas podran representar un interferencia para el desempeo global de la organizacin.
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Al Instante
Es necesario ser honesto, abierto y directo y tambin reconocer que por cada empleado al que le guste lo que usted est haciendo, con seguridad habr otro al que no le guste, y que es imposible dejar contento a todo el mundo. Usted debe minimizar las diferencias de estatus entre las personas

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Barreras individuales Semntica: Es el estudio de como se usan las palabras y el significado que transmiten. Emociones: Es una reaccin o un sentimiento subjetivo, ejemplo una May 15, 2012 persona que recuerda sus

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Niveles de comprensin de un mensaje enviado por el director general

Parte del mensaje original Recibido con exactitud Distorsin del Mensaje original Alta Gerencia Vice Presidente Supervisor General Lder del Trabajador Equipo De lnea

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Propiciar la comunicacin efectiva Y Eliminando Barreras

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JUANMA

q q

Mejore sus competencias para las Aclare sus ideas antes de comunicarlas comunicaciones personales
Estudie el verdadero objeto de la comunicacin Analice el marco en el cual ocurrir la comunicacin

Consulte a otros, si fuera conveniente, para planear las comunicaciones qTenga cuidado con los mensajes no verbales que enva
q q

Aproveche la oportunidad de transmitir algo que sea de utilidad para el receptor Haga seguimiento a la comunicacin

May 15, 2012

Cuestiones ticas en la comunicacin

tica en el uso de las computadoras: Se refiere a

la naturaleza y las repercusiones de las tecnologas de la informacin y a la formulacin de polticas para su debido uso}

Asuntos de Privacidad respecto a informacin personal interesan sobremanera a varias empresas o agencias

May 15, 2012

Mandamientos de la tica en el uso de computadoras

1.

No usar la computadora para perjudicar a otros No interferir en el trabajo que otros desempeen en su computadora No entrometerse en los archivos de otros No utilizar una computadora para robar No utilizar una computadora para rendir falso testimonio

2. 3. 4. 5.

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Mandamientos de la tica en el uso de computadoras

6.

No copiar ni usar software con registro de propiedad que no haya usted comprado No utilizar los recursos de las computadoras de otros sin autorizacin o el pago correspondiente

7. 8.

No apropiarse de la produccin intelectual de otros 9. Pensar en las consecuencias sociales de los programas que edite o del sistema que disee Utilizar la computadora de modo que muestre consideracin y respeto por sus congneres

10.

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