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El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una prdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de produccin y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciacin, Mtodos de depreciacin, Provisin de cartera, y Amortizacin de activos intangibles] Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clsico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

realizacin de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios, las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelacin de las cuentas de resultado contra la cuenta de prdidas y ganancias [5905]. Al finalizar el ao, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelacin se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelacin se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000. Entonces..
Cdigo Cuentas Comercio al por mayor y al por menor GANANCIAS Y PERDIDAS Gastos de Personal GANANCIAS Y PERDIDAS 600.000 Debe 1.000.000 1.000.000 600.000 Haber

4135 5905 5205 5905

La utilidad o perdida se determina en el saldo de la cuenta Ganancias y Prdidas.

DEBE 600.000 HABER 1.000.000 400.000

Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislacin vigente y con los estatutos de la empresa. Si hay perdida no se liquidan ni impuestos ni reservas, puesto que estos se liquidan sobre la utilidad. Utilidad=400.000*33%=132.000 CONTABILIZACIN DE IMPUSTOS
Cdigo Cuenta Ganancias y Perdidas De renta y Complementarios SUMAS IGUALES 132.000 Debe 132.000 132.000 132.000 Haber

5905 2404

Contabilizacin Reserva
400.000 132.000=268.000
Cdigo Cuenta Ganancias y Perdidas RESERVAS OBLIGATORIAS Reserva legal 10% de $268.000 RESERVAS ESTATUTARIAS 20% sobre utilidad liquida (268.000*20%) SUMAS IGUALES 80.400 53.600 80.400 26.800 Debe 80.400 Haber

5905 3305 330505 3310

Una vez calculados los impuestos y las provisiones obtenemos el valor real de la utilidad a distribuir. Entonces debemos realizar la cancelacin de la cuenta Ganancias y Perdidas, acreditando la cuenta Utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad o debitando la Cuenta Prdida del Ejercicio, cuando haya perdidas. Utilidad Neta Impuestos Reservas=Utilidad del Ejercicio.

Entonces la utilidad es igual a:

400.000 132.000 80.400 = 187.600

Cdigo 5905 3605

Cuentas GANANCIAS Y PERDIDAS UTILIDAD DEL EJERCICIO SUMAS IGUALES

Debe 187.600

Haber 187.600

187.600

187.600

Documento que contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar impuestos, reservas y la utilidad del ejercicio, conceptos puestos a disposicin de la asamblea.