CommonKADS Modelo de contexto

Modelo organizacional Modelo de tareas Modelo de agente

Conocimiento siempre funciona en el contexto organizacional

Por qu modelar el contexto? Rol del modelo de aspecto: modelos organizacional, tareas y agente Pasos y tecnicas orientadas al conocimiento de analisis de negocio. Ilustraciones = casos de estudio de Heladeria, y corredora de propiedades.

Context models

Por qu modelar contexto?

Frecuentemente es dificil identificar la rentabilidad del uso de la (Conocimiento) tecnologia Experimenta una vista diferente dle mundo real. Hace buen uso de los usuarios mas importantes Entrar en el campo de los procesos no es muy facil Frecuentemente no esta claro que medidas adicionales tomar.

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Metas del modulo de contexto

Identificar problemas y oportunidades. Decidir sobre soluciones y factibilidad Provee tareas y relaciona tareas con el conocimiento. Presenta el plan necesario para el cambio organizacional.

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Rol del sistema de conocimielto

automatizacion no es la manera correcta de mirar los KSs Las tareas son usualmente complejas Es mejor ver : KS como una herramienta de mejoramiento de procesos. Rol tipico de los KS: Asistente activo inteligente.

Context models

Modelado de proceso de contexto.

Paso 1: llevar a cabo un estudio de alcance y factibilidad.

Herramienta: modelo organizacional (OM)

Paso 2: llevar a cabo un estudio del impacto y mejora.

Heramienta: modelos de tareas y agente (TM , AM) Ampleando/refinando modelo organizacional

Cada estudio consiste en un analisis aparte y se hace una constructiva toma de decisiones aparte

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Paso 1: estudio de alcance y factibilidad

Paso 1a: analisis

Identifica problemas-oportunidades y propone posibles soluciones. Pero en una amplia perspectiva organizacional. Decide sobre la economia, tecnicas y factibilidad del proyecto. Selleciona el mas prometedor , segun el area y las metas a solucionar.

Paso 1b: sintesis

Context models

Paso 2: estudio de impacto y mejoras.

Paso 2a: Analisis

Estudio interralacionado entre las tareas, agentes interesados y la utilizacion del conocimiento para funcionamiento completo. qu mejoras pueden lograrse hasta aca? decidir sobre medidas medidas organizacionales y cambio de tareas. Asegura aprovacion organizacional y integracion de una solucion de sistema de conocimiento.

Paso 2b: sisntesis.

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Arbol modelo de contaxto

Estudio de alcance y factibilidad.

Modelo organizacional (OM) Descripcion y analisis de el mas amplio entorno organizacional. Modelo de tareas (TM) y modelo de agente (AM) Mas centrado y detallado. Zoom adecuado en una parte de la organizacion. TM: tareas mas conocimiento directamente relacionado con el objetivo del problema. AM: agente involucrado en las tareas de TM

Estudio de impacto y mejoras.

Context models

Plantillas

Modelamiento de procesosos ayudado por las plantillas.

Modelo organizacional- 5 plantillas Modelo tarea 2 plantillas Modelo agente- 1 plantilla Sumario 1 plantillas

Adecuada lista de verificacion y archivos de informacion. Deberia ser usado con flexibilidad.

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Como analizar un conocimiento organizacional centrado?

Describe aspectos organizacionales:

Portafolios de oportunidades/problemas Contexto de negocio, metas y estrategias. Organizacion interna.

estructura procesos gente (staff: roles funcionales) Cultura y poder recursos(conocimiento , sistemas de ayuda, equipo,)

Hacer esto para ambos, actual y futura organizacion.

Compara, y luego decidir primero como se va hacer.

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Worksheets Organization Model

Organization Model

OM-1
Problems & Opportunities

OM-2
Organization Focus Area Description:

OM-3

OM-4

General Context (Mission, Strategy, Environment, CSF's,...)

Structure Process People Culture & Power Resources Process Breakdown

Potential Solutions

Knowledge

Knowledge Assets

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OM-1 identificacion de problemas/oportunidades.

Lista de percepcion de problemas/oportuidades. Contexto organizacional- parte invariante

Mision, vision, metas de la organizazcion. Importantes factores externos. Estrategia de la organizacion, cadena de valores. Para percibir problemas y oportunidades Compatible con modelo organizacional

Lista de posibles soluciones.

Tecnicas: entrevistas y lluvia de ideas.

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Caso de estudio: heladeria, desarrollo del producto.

Unilever food/personal cuida la industria mundias. Primer paso, analisis de plantilla OM-1.

Capturar problemas y oportunidades activos.

Tiempos acelerados para ingresar al mercado un nuevo helado. Apalancamiento, mejores practicas de conocimiento a los largo de toda la compaia.

Vision:

Product formulation Manufacturing Production processes Product properties (physical, sensory) Marketing

Feedback learning loop

Consumer preferences

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OM-1 for Housing

Modelo organizacional Problemas y oportunidades. Contexto organizacional. Plantilla OM-1: problemas / oportunidades.
Evaluacion toma mucho tiempo no es sufucioente tiempo para los casos urgentes. Mision: transparencia en los procedimiento,responsabilidad de ser claros con el solicitante. Actores Externos: consejo local, opinion publixa, reguladores Estrategia: Ampliar el alcance del mercado.
1. 2.

Soluciones
Context models

Automatizar sistemas de evaluacion. Programa urgente de capacitacion para ser entregado a los usuarios.

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Caso: Propiedades

La institucion del gobierno es responsible de asignar la renta de los propietarios solicitantes. Producir una asignacion transparente.

Cada dos semana publicar la revista con ofertas de casas. Publicar resultados.

Proceso particularmente automatizado. Actual base de datos de solicitantes y residentes.

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Problemas y oportunidades.

Dos lados de la misma moneda. Oportunidad:

Una parte del proceso de negocio en la cual se podra utilizar para introducir tecnologia de conocimiento. La oportunidad de ingresar conocimiento, que la mayoria de los casos se persive como un problema en la organizacion.

Problema:

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Frontera organizacional

Algunas veces es dificil definir el alcance de la organizacion. Por ejemplo: en el dominio d elas propiedades.

Base organizacional: asignar oficinas. Incluye solicitantes? Incluye renta de agencia? La parte invariante es asumida para ser establecida como el punto de vista a desarrollar.

Determinar la varienta e invariante de las partes.

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Aspectos variantes OM-2

Hace referencia solo al area de problemasoportunidades de OM-1 Describe la subparte de la organizacion involucrada. Describe los aspectos que mas cambios o efectos muestra por la solucion del sistema de conocimiento.

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Aspecto variante OM-2 (1)

estructura

Estructura de las caracteristicas de departamentos, grupos, unidades. Descomposicion dentro de las tareas mas dependientes. Mas detalles en la platilla OM-3 Miembros del equipo como actores y partes interesadas.
Marcadores de decision, proveedores, usuarios, clientes.

Procesos

gente

No gente real, pero si roles de funcionamiento,

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Aspectos variantes OM-2 (2)

recursos

Sistemas de informacion Equipos y materiales No conocimiento de habilidades y competencias. Recursos especiales, en este contexto. Mas detallado en la plantilla OM-4 Reglas del juego nunca definidas estilos de trabajo y relacion comunicacional informal

conocimiento

Cultura y poder

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OM-2: Heladeria analisis organizacional.

Ejemplo partwe del analisis de OM-2

Estructura.
General director

Technical director

Personnel Marketing Finance director & Sales director director

Logistics management

Technical Dept. management

Development Dept. management

Manufacturing management

Coldstore & Warehouse management

Information & IT management

Ice Cream development

Quality assurance

Packaging design

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Estructura y gente Propiedades

policy depart ment
statistical analyst staff member

direct orat e
director deputy director

public service
magazine editor magazine producer information officer

residence assignment
data entry assigner

comput er support
DB administrator system analyst

Context models

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Procesos Propiedades
primary process secondary process

data entry of applications

magazine production

application assessment

:residence assignments

statistical analysis

residence assignment

policy information

Context models

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Asi queda OM-2 para Propiedades

Modelo Organizacional Recursos Aspectos variantes : Plantilla OM-2.
Base de datos existente de solicitantes y residentes. Prioridad de calculo Para determinar una lista de prioridad de solicitudes de una residencia. Criterios de evaluacion: Conocimiento para juzgar la reparacion de la apliacion individual. Reglas de asignacion: Conocimiento utilizado para la seleccion de un solicitante de una residencia en particular. Reglas de urgencia: reglas y normas especuales para cosaso de urgencia (P.e.., gente discapacitada). Organizacion jerarquica Los empleados ven el futuro con cierto temor Estilo de administracion: historia como funcionario publico.
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Conocimiento

Cultura y poder

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OM-3: procesos distribuidos

Elemento clave => se describe con mas detalles Buena relacion oara cada tarea en la descripcion del proceso. OM-3 elementos:

Tareas : nombre - identificados Realizados por : agente (personas o recursos) Donde?: ubicacion en la estructura. Conocimientos requeridos: lista de activos de conocimiento Conocimiento - intensivo?: si/no significancia: valor cualitativo, por ejemplo escala del 1 al 5 , puntos.

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OM-3 ejemplo: distribucion de procesos en heladeria

En el desarrollo de produccion en la heladeria , los principales subprocesos son:

Generacion de idea de producto Fase de factibilidad Produccion y planificacion de ventas. Implementacion y role-out Opinion post lanzamiento.

Todos los subprocesos son de conocimientointensivos , pero la factibilidad y planificacion son fases particulares.

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Example OM-3 for Housing

Task Performed by Where Knowledge asset(s) KI?

Significance

1. Magazine production 2. Data entry applications

Magazine editor Data typist / automated telephone

Public service -

No

3 2

Residence assignment

No

3. Application assessment
4. Residence assignment

Assigner

Residence assignment
Residence Assignment

Assessment criteria
Assignment & urgency rules

Yes

5
5

Assigner

Yes

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OM-4: Activos de conocimiento

Detalles de elementos de conocimiento en OM-2. Descripcion, directo al grano.

Referido al modelo de tareas y modelo conocimiento. Activo de conocimientos: Nombre (OM-3) Usado por : Agente (OM-3) Utilizado en: tareas ID (OM-3) Rforma correcta? Lugar correcto? Momento correcto? Calidad correcta?
si/no + comentarios.

elementos:

Context models

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OM-4: activos de conocimiento para heladeria, proceso de negocio

Context models

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Activo de conocimiento propiedades

Activos de conocimientos:

normas generales de aplicacion a residentes no, deberia ser tambien en formato electronico si

Forma corecta?

Tiempo , momento y calidad corectas?

Context models

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Contenido de cocumento de factibilidad

Una copia de plantilla OM-1 For each problem/opportunity area: OM-2 For each task: OM-3 For each knowledge asset: OM-4 For each suggested solution: decision to "automate" yes/no plus reasons

Worksheet OM-5: checklist for this decision

Proposed actions

Context models

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Viabilidad de negocios

beneficios esperados (econmico) tangibles e intangibles valor aadido previsto costos esperados comparacin posibles soluciones alternativas cambios organizativos necesarios las incertidumbres y riesgos econmicos y de negocios

Context models

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Viabilidad tcnica

complejidad del proceso de conocimiento/razonamiento disponibilidad de mtodos de estado-of-the-art se ha hecho antes? aspectos crticos implicados? recursos necesarios, tiempo y calidad factores de xito mensurable pruebas de validez, calidad y rendimiento complejidad de la interaccin del usuario/sistema disponibilidad de mtodos de estado-of-the-art
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Context models

Viabilidad de proyecto

compromiso de los agentes y partes interesadas disponibilidad de recursos en trminos de tiempo, presupuesto, equipo, personal disponibilidad de otras competencias y conocimientos necesarios expectativas realistas proyecto adecuada organizacin y comunicacin externa

Context models

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Acciones propuestas

recomienda medidas concretas para la accin Lista de reas de enfoque Solucin de destino para el rea de enfoque Beneficios y resultados esperados Proyecto requiere acciones Cundo reconsiderar?

Context models

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OM-5: documento de decisin de viabilidad por ejemplo helado

Negocio, tcnicos y de factibilidad de proyectos Acciones propuestas para la direccin de la solucin

Estudio de caso de helado: Aclaracin de cuellos de botella de conocimiento alcanzado Escenarios de mejoramiento de diferentes conocimientos descritos Requisitos para tcnicos y factibilidad del proyecto declarado Acciones propuestas: Priorizar escenarios de mejora del conocimiento como paso siguiente .
Context models 37

Viabilidad vivienda (Feasibility Housing

Automatizacin de asignacin de aplicacin factible desde todas las perspectivas Acciones construccin de aplicacin cambios de trabajo en departamento de asignacin proporcionar capacitacin adicional Considere tambin la transferencia de recursos al Departamento de informtica

Context models

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Caso: servicios de seguridad social (SSS)

Problema-oportunidad-contexto: ver libro Problema: leyes y reglamentos son tan complejos = > mucho tiempo para llegar a una decisin = > Cartera = > alboroto social = > titulares en los peridicos Solucin (a priori formulado por la administracin de SSS): sistema de conocimientos almacena los conocimientos jurdicos de toma de decisiones = > atraso reducido
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Context models

SSS alcance y viabilidad decisiones

Anlisis del contexto: ver libro Solucin: "KS para resolver problema de atraso" Viabilidad de negocios
- no resuelve el problema, ya que la carga principal tarea consiste en archivar -requiere cambios organizacionales -cambiar la situacin de las personas

Viabilidad tcnica y proyectos

- trabajo de estado-of-the-art

Acciones propuestas
-redirigir el proyecto para simplificar los procedimientos para archivar y presentacin de informes.

Context models

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Siguiente paso de modelado de contexto: ampliacin de las tareas

Tarea = subparte de un proceso de negocio actividad de valor aadido de metas controla entradas y ofrece salidas deseados de una manera estructurada y controlada consume recursos; requiere conocimientos y habilidades (y proporciona) se adhiere a los criterios de calidad y rendimiento llevada a cabo por agentes responsables

Context models

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Aspectos del modelo de tarea

(Sub)Funcin y flujo
Tiempo y Control

Vista de informacin de sistemas (3D) Gerencial Vista

Objetos Estructura (Datos)

agentes

TAREA MODELO

Conocimiento y Competencias

Rendimiento y calidad Objetivo y Valor

Context models

Recursos

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TM-1: Anlisis de tarea

Zoom en una tarea

descripcin ms detallada que OM-3

vincular a los mtodos BPR/BPA

tarea es parte del proceso de negocio

enlace al modelo de anlisis SE

dependencia y flujo vista en la tarea de control de datos, funcin,

Context models

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Descripcin de la tarea: interna

Dependencia de datos y flujo de datos

tarea anterior, tareas de seguimiento

objetos manipulados
modelo de informacin sencilla

regulacin y control
frecuencia, duracin, cuando se realiza

restricciones: pre- y post-conditions

Context models

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TM-1: Top-level task model

Completar componentes de TM (ver figura TM) Ejemplo: descomposicin de tareas y flujo de la fase de viabilidad Develop Produce Marketing Da corte primera versin en la Product de la tarea de capa product product brief description concept prototypes modelo de conocimiento

Product prototypes

Final product specification

(Iteratively) Revise product description and/or prototypes

Discuss results with marketing

Carry out prototype tests

Context models

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Data flow Housing (Flujo de datos Vivienda)

applicant application data application (external) actor database of residences & applicants assessment application valid applications processing function data entry checking

Legend

relevant applications
rental agency

free residence
assign

data store assignment

assignments

data flow

Context models

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"Vivienda" de flujo de control

data entry checking [data = incorrect] application received before deadline garbage bin [data = correct]

assessing

[decision = not eligible]

further processing [decision = eligible]

Context models

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Descripcin de tareas: externo

objetivo y valor agentes implicados conocimientos:

lista de elementos de conocimiento ms detallado en el TM-2

otras competencias y habilidades recursos

refinamiento de OM-2

calidad y rendimiento:
varas de medir para medir la ejecucin de la tarea

Context models

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TM-2: Descripcin de los conocimientos elemento

Posedo por: Agent Utilizado en: Tarea ID dominio

especialidad, disciplina, rama de la ciencia o la ingeniera, la comunidad profesional

Indique la naturaleza, la forma y la disponibilidad de conocimientos

Marque si embotellamiento

Context models

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Characterizations of knowledge items

naturaleza
formal, rigurosa, emprica, cuantitativa; heurstico, reglas empricas, .....

formulario
mente, papel, electrnico, la habilidad de accin, ...

disponibilidad
limitaciones en el tiempo, el espacio, el acceso, la calidad, la forma

Context models

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TM-2: Detalle de los cuellos de botella y elementos de conocimiento

Ice-cream caso: Tema del conocimiento: los deseos del consumidor Los cuellos de botella existentes en: Naturaleza: incompleto, tcito, difcil de verificar Forma: en la mente de los comerciantes slo Disponibilidad: limitaciones de espacio y calidad

Context models

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Modelo de agente

OM y TM = > perspectiva de proceso/tarea AM: perspectiva de agentes individuales

personal, sistemas de software

gran parte: reorganizacin de la informacin ya en otras hojas de clculo

slo una nica hoja de clculo

vista de agente til para juzgar el impacto

Consulte la matriz de la actitud

insumo importante para el modelo de comunicacin

Context models

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Agent Worksheet AM-1: the assigner agent

Name Organizacin Involucrados en Se comunica con Conocimiento Asignar Departamento de asignacin de residencia 3. Evaluacin de la aplicacin 4. Asignacin de residencia Base de datos Calculadora de prioridad Criterios de evaluacin Reglas de asignacin Reglas de urgencia Capacidad para manejar la problemticos de los casos no estndares Asegrese de que las personas son tratadas por igual (no favores). Este ha sido un problema en el pasado
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Otras competencias Responsabilidades & restricciones

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Paso final: impactos y mejoras y el documento

lista de verificacin en la hoja de clculo OTA-1 medidas de mejora acompaan el trabajo de desarrollo cuestiones importantes para la toma de decisiones:
cambios organizacionales recomendadas medidas para tareas especficas o trabajadores mejoras relativas al uso y disponibilidad de conocimientos es suficiente el resultado esperado? en el futuro

Context models

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Impactos y cambios (1): toda organizacin

Estructura Proceso Recursos Personas Conocimiento Cultura y poder

Context models

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Impactos y cambios (2): especficos de la tarea/agente

comparacin: el futuro / actual modelo impacto y el cambio tipos:

tarea lay-out recursos necesarios de desempeo y criterios de calidad dotacin de personal, los agentes implicados posiciones individuales, responsabilidades, autoridad, las limitaciones en la ejecucin de tareas conocimientos y competencias comunicacin

Context models

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Proposed Actions

mejoras / cambios en la organizacin medidas de acompaamiento

entrenamiento e instalaciones

accin del proyecto ms cuando a reconsiderar

Context models

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OTA-1: impactos y decisiones mejoras

Ice-cream caso: situacin de proceso ocupa el mejor Acciones propuestas:

- Desarrollar mdulo de procesamiento de KBS

- Archivo ltimas formulaciones - La gestin del conocimiento estructurado para el intercambio de conocimientos

Context models

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Enfoque orientado a los interesados en proyecto de helado de Unilever PARIS

Identify stakeholders and project sponsors

Interview the stakeholders

Develop factory assessment approach

Feasibility study results Assess factories

Follow-up project plan & agreement

System storyboards

Context models

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Agentes y partes interesadas: actitudes y compromisos

Pauta importante: Tenga siempre en cuenta las actitudes de los actores y partes interesadas hacia cambios Pregntese: existe una base suficiente para llevar con xito a travs de cambios propuestos?
Tcnica: matriz de actitud de las partes interesadas (Caso de EMS, IEEE Intell. Syst. 1997)

Stakeholder/Solution Hospital specialist General Practitioner EMS personnel Consumer

(SQ = status quo)
Context models

SQ o o -

I + + + +

II + o + +

III + + +

IV + + +

V + o

VI + +
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Matriz de actitud: interna

Sponsor/Solutions
Manager System manager Dispatcher Paramedic Driver Consumer

SQ
-

I
o o o +

II
+ o + + o +

III
o o + + o +

IV
+ + o + o +

V
o + + +

VI
o + +

Context models

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Resumen

Aspectos organizativos: factor crtico de xito Sistemas previstos deben estar bien integrados Paso 1: cartera de soluciones + viabilidad
modelo de organizacin documento de factibilidad

Paso 2: acercar y evaluar cambios o medidas

descripciones de agente, elemento de conocimiento y tareas planificar los cambios organizacionales

Anlisis del contexto es ms aplicable

Context models

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Proceso general de anlisis de negocio en KE & M

OM-1 wo rksh eet: Start p ro b lems, sol utio n s, con text OM-3 wo rksh eet: p ro cess b reakdo wn Ref ine OM-4 wo rksh eet: kno wled ge assets Integrat e

OM-5 wo rksh eet: Integrat e [I f inf easible] Jud g e F easi bi li ty (Deci sio n Docu men t) Stop

OM-2 wo rksh eet: d escrip ti on o f o rg an izatio n fo cus area

Ref ine

[I f f easible]

T M-1 wo rksh eet: task analysi s

T M-2 wo rksh eet: kno wled ge i tem analysi s

AM-1 wo rksh eet: agen t mo del OT A-1 wo rksh eet: Assess I mp acts & Ch ang es (Deci sio n Do cu men t)

Integrat e, comparing bot h t he old and new situations

Context Analysis Ready

Context models

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Ejercicio: taller de conocimiento

Discusiones de grupo de administracin, estructurados mediante hojas de clculo OM1-5, 2-TM1, OTA-1, como un instrumento de autoevaluacin para la gestin en la propia rea de responsabilidad Utiliza, por ejemplo, Unilever y la autoridad fiscal holands En particular:
Centrarse en el proceso o rea de negocio valiosa, esboce el flujo de trabajo de este proceso y la cartera de problema/oportunidad de lista Identificar los activos de conocimiento de importancia para este proceso Investigar si existen cuellos de botella aqu (OM-4, TM-2) Idear posibles soluciones y analizar su viabilidad

Matrices QFD-tipo de problema causa Matrices de actitud de las partes interesadas

Tomar las medidas de gestin

Context models

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