ORGANIZACIN Y MTODOS

Lic. Vctor Vladimir Guardado

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UNIDAD II: TEORA DE LA ORGANIZACIN

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Introduccin de la Organizacin
La Organizacin tiene su origen en la palabra Organismo. Organizacin es la estructura tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. La Organizacin produce grandes beneficios que se reflejan en la reduccin de costos para la empresa y una mejor direccin de la misma
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INTRODUCCIN
Qu Estudia l O y M?

Los Problemas de Estructura y Funcionamiento de la Administracin. Aconsejar a los Funcionarios interesados en mejorar la Organizacin y Mtodos de la Empresa

Cul es la Finalidad de una Unidad de O y M?

Asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientificos de Organizacin
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INTRODUCCIN
Cul es la Finalidad de una Unidad de O y M?
Conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra. Observacin: No se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin.

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INTRODUCCIN
La Ventajas de un O y M?

Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puedan tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. Es el Desarrollo de las Facultades Crticas, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.

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INTRODUCCIN
El Servicio del Departamento de O y M se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

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INTRODUCCIN
El Servicio del Departamento de O y M se caracteriza por:

Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberacin de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

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INTRODUCCIN
El Trmino O y M Consiste:

Determinar su grado de eficiencia. Su Rentabilidad Su Facultad de adaptarse a los cambios del medio Conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organizacin

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INTRODUCCIN
Los Objetivos dentro de una dependencia de O y M:
1.

2.

Servir de Vinculacin entre rgano Central de modernizacin administrativa y las dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo. Analizar los problemas originados en la estructura de la Organizacin y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa.
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INTRODUCCIN
Origen de Organizacin y Mtodos:
1821 Reorganizacin Administrativa tendientes a racionalizar y ms eficientes.

La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: Una Referente a su Origen y Formacin. Consolidacin

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INTRODUCCIN
La Primera Fase Se inicia con la Creacin de los Departamentos Administrativos Termina con la Instalacin de las Unidades de O y M En Toda la Administracin

1917-1964

La Segunda Fase Se dedican a modernizar la Administracin e Introducen las tcnicas administrativas Experimentales en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de La estructura como el funcionamiento.
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1965

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INTRODUCCIN
Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos: 1) Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las reformas administrativas. 2) Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia. 3) Acuerdo por medio del cual seda a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios.
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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS

Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin 1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. 2) Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. 3) Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; Coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo. 4) Hacer actividades de promocin, Investigacin y divulgacin.
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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
5)

6)

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que debe realizar la organizacin en cada una de sus divisiones.
Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual dependen.
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7)

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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
8)

Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos. Estudiar, proponer e implementar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

9)

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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS
1 Fase de desarrollo (inicial)
Anlisis de estructuras y funciones Cuadros de distribucin del trabajo Elaboracin de organigramas Elaboracin de diagramas de flujo Anlisis y descripcin de puestos

2 Fase de desarrollo (intermedia)

Teora de sistemas

3 Fase de desarrollo (consolidacin)

Teora cuantitativa

Desarrollo Organizacional Administracin por proyectos Administracin estratgica

Ingeniera de sistemas Informtica Modelos de simulacin

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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS Fase de Desarrollo (Inicio): Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de tareas.
a)

Fase de Desarrollo (Intermedia): En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas y los proyectos.
b) 18

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1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS Fase de Desarrollo (Consolidacin): Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos.
c)

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS ORGANIZACIN Y MTODOS La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: 1) Conocer el hecho o la situacin que se analiza. 2) Describir tal hecho o situacin. DE

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS ORGANIZACIN Y MTODOS 3) Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. 4) Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. 5) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. 6) Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 7) Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. DE

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS ORGANIZACIN Y MTODOS Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as: 1) Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. 2) Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. 3) Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. 4) Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. DE

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS ORGANIZACIN Y MTODOS 5) Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. 6) Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. 7) Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. 8) Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. DE

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1.3 CARACTERISTICAS DE ORGANIZACIN Y MTODOS
9)

LOS

ANLISTAS

DE

PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc. 10) Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas. 11) Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

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1.3 CARACTERISTICAS DE ORGANIZACIN Y MTODOS
12)

LOS

ANLISTAS

DE

Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas.

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado. Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.
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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA a) Ubicacin segn la funcin de asesora: Secretara Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo Organizacin y Mtodos nivel jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden Subsecretara situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos Organizacin y Mtodos En una secretara, donde dependa directamente del secretario, Gerencia del subsecretario y de un gerente .
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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA

En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.
Direccin General Organizacin y Mtodos

Subdireccin General Organizacin y Mtodos

Subdireccin A

Subdireccin B

Subdireccin C

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo: Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos.

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que dada su importancia o dimensin las.
Secretara

Subdireccin A

Subdireccin B

Direccin General de O. y M.

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicacin del departamento de Organizacin y Mtodos en una Secretara
Secretara

Subsecretara A

Subsecretara B

Direccin de Planeacin administrativa

Departamento de O. y M.

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-

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicacin de las oficinas de Organizacin y Mtodos en una paraestatal
Direccin General

Subdireccin General

Subdireccin A

Subdireccin administrativa

Departamento de administracin

Departamento de personal

Departamento jurdico

Oficina de O. y M.

Oficina de O. y M.

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos: La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones. La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin.

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en una secretara Secretara

Subsecretara A

Subsecretara B

O. y M.

Proyecto 1

Proyecto 1

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Ubicacin de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependen de la direccin.
Direccin General

Organizacin y Mtodos

Subdireccin A

Subdireccin B

Subdireccin C

Proyecto 1

Proyecto 1

Proyecto 1

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1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organigrama. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original. En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto
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1.5 Personal de Organizacin y Mtodos ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos: Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin. Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.
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1.6 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres aspectos:

1) La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las dependencias pblicas. 2) La escasez de personal calificado. 3) La resistencia al cambio

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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

GERENCIA ACTIVIDADES

Mantenimiento
c e n t r a

Mejoramiento

Administracin Tradicional

Tratando de evitar que la situacin se deteriore-tipo correctivo

El Desgaste de la Administracin
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

Adquisicin de Nuevas Tecnologas Falta adecuada Capacitacin y entrenamiento Personal

Mejoramiento

Se pierde su eficiencia y muchas veces vuelve los niveles de productividad Observacin: Cuando el mejoramiento se logra por la creatividad y empeo de las personas, ste no se mantiene por la carencia de mecanismos de estandarizacin y seguimiento adecuado debido a que el mejoramiento 40 continuo tampoco est en la agenda del administrador

ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La empresa en s es un gran proceso: entran insumos, se ejecutan unas actividades y se generan productos o servicios para los clientes. El modelo administrativo tradicional es tpicamente funcional y todos los esquemas de control estn concebidos con este enfoque, cada departamento toma decisiones pensando nicamente en ellos mismos Las modificaciones que se hacen casi nunca consultan las necesidades y los requerimientos de los dems departamentos y por esto los procedimientos que gobiernan la empresa terminan convertidos en verdaderas "colchas de retazos" porque cada quien tiene su "manera de trabajar".

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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

Los dos aspectos que enmarcan el mejoramiento de los procesos administrativos son: primero, reconocer que el trabajo en la empresa est realmente compuesto por una serie de procesos, todas las actividades que se realizan estn enmarcadas dentro de alguno de ellos y cada persona est involucrada en varios a la vez. En segundo lugar es necesario tambin entender que los productos fluyen dentro de la empresa transversalmente y no verticalmente como es el modelo administrativo. Por ejemplo, un pedido de los clientes va del departamento de ventas, al de crdito y luego a produccin o bodega, segn el caso, para que finalmente se elabore una factura que alimenta el sistema de contabilidad para terminar en recaudos y tesorera.".

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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La primera etapa de este proceso de mejoramiento es identificar procesos que se realizan en la empresa. Por ejemplo: ventas, produccin, facturacin, elaboracin de Estados Financieros, nminas, seleccin y enganche personal. La segunda Etapa Luego de esto se debe definir cules de ellos son los ms crticos o los que presentan mayores quejas tanto internas como externas. El tercer paso es integrar los grupos de trabajo para cada uno de los procesos a mejorar. Para la composicin de estos grupos, se debe tener en cuenta que debe participar al menos una persona de cada una de las reas que intervienen en ellos
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ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS 2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

La herramienta de trabajo bsica en este proceso de mejoramiento es el Diagrama de Flujo de Productos y Procesos (DFPP).

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