EL PROCESO ADMINISTRATIVO

*DEFINICIN, IMPORTANCIA Y PASOS.

LA PLANEACIN

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural y otra operativa. A stas dos fases Lyndall F. Urwick les llama: mecnica y dinmica de la administracin.

Proceso administrativo
Qu se quiere hacer? Planeacin

Qu se va a hacer?
Mecnica Cmo se va a hacer?

Organizacin

Administracin

Direccin

Ver que se haga

Dinmica Cmo se ha realizado?

Control

I PLANECIN

IV CONTROL

II ORGANIZACIN

III DIRECCIN

Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a travs de la planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administracin por dems fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeacin precede a las dems etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los

"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". A. Reyes Ponce. "Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale. "Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry. "La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas. "La planeacin consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos" L. J. Kazmier. "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos, y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. "Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de accin, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.

Elementos del concepto:

* Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. * Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos. Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Con los elementos es posible definir a la planeacin como:

La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

la importancia de la planeacin: La vida actual es sumamente dinmica, donde el cambio est presente constantemente, ste puede ser sbito o lento, la planeacin permite asimilar estos cambios. Razones por las cuales es importante la planeacin:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantas de xito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Las decisiones se basan en hechos y no en emociones. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin

1.- La planeacin es un proceso permanente y contino: no se agota en ningn plan de accin, si no que se realiza continuamente en la empresa. En algunos autores, la planeacin es mas una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de accin. 2.- La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: la planeacin se halla ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con esta. En el fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello 3.- La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para l futuro, la planeacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.

los principios de la planeacin

Principio de la universalidad. La planeacin debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente. Principio de racionalidad. Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los recursos necesarios para lograrlos. El principio de la precisin. "Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible, porque van a regir acciones concretas. El principio de la flexibilidad. "Dentro de la precisin establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, ya en razn de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado despus de la previsin.

El principio de la unidad. "Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno slo para cada funcin; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". El principio de factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. El principio de compromiso. La planeacin debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisin. Principio de factor limitante. En la planeacin se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. Principio de inherencia. La programacin es necesaria en cualquier organizacin humana y es propia de la administracin. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

la tipologa de la planeacin Corto Plazo: Mediano Plazo: Largo Plazo: Estratgica:

Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

Tctica o Funcional:
Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Los planes tcticos, por su establecimiento y su ejecucin, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un rea de actividad especfica.

Operativa:
Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que se debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA. La planeacin estratgica cumple seis etapas: 1.- Determinacin de los objetivos empresariales. 2.- Anlisis ambiental externo 3.- Anlisis organizacional interno 4.- formulacin de las alternativas estratgicas y eleccin de la estrategia empresarial. 5.- Elaboracin de la planeacin estratgica. 6.- Implementacin mediante planes tcticos y operacionales.

Investigacin

La investigacin aplicada a la planeacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de la misin, as como de los medios ptimos para conseguirla.

Objetivos

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.

a)

b)

Dos caractersticas primordiales poseen los objetivos, que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeacin: Se establecen a un tiempo especfico. Se determinan cuantitativamente.

Clasificacin de los objetivos:

1. Estratgicos o generales

2. Tcticos o especficos Se refieren a un rea o depto. de la empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.

3. Operacionales o especficos.

Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

Se establecen en niveles o secciones ms especficas de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en funcin de los objetivos departamentales y generales. Seccionales : cuando se refieren a una seccin o grupo. Individuales : Son metas personales

Lineamientos para establecer objetivos: *Asentarlos por escrito. *No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. *Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administracin: Qu, cmo , dnde, quin,cundo y por qu? *Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. *Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

Estrategias

Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.

1.

2.

3.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Evaluacin. Seleccin de alternativas.

Importancia Las estrategias son trascendentales, ya que: *La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos. *Son lineamientos generales que permiten guiar la accin de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo. *Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisin. *Facilitan la toma de decisiones. *Establecen otras alternativas, como previsin para caso de posibles fallas en la estrategia decidida. *Desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.

Administracin de Empresas

PREMISAS

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan.

Se establecen al inicio del proceso de planeacin, aunque tambin pueden se desarrolladas a l largo del mismo.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposicin que se establece antes, como suposicin introductoria o implcita.

Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser: Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misin. Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero queden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, deben tomarse en cuenta al planear.

Las premisas externas pueden ser:

A) De carcter poltico. B) De carcter legal. C) Econmicas. D) Sociales. E) Tcnicas. F) Otros factores.

CONCEPTO

POLTICAS
La palabra poltica proviene del griego politik que significa arte de gobernar una nacin; el diccionario seala que la poltica es el arte o traza con que se maneja un asunto. A su vez, traza significa plan para realizar un fin Generalmente este vocablo tiene dos acepciones: el que se utiliza en la burocracia gubernamental y otro, en el que se considera una etapa del proceso de la planeacin.

En este sentido las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias, habiendo sido establecidas en funcin de estas. Ejemplos:

Polticas

Reglas
Las operaciones de venta se realizarn nicamente de contado. Los pedidos forneos no se surtirn si antes no de ha cubierto el importe de los mismos. Polticas *Las comisiones de los vendedores se pagarn de a cuerdo con el volmen de ventas que stos efecten.

CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS

1.- Estratgicas o generales: Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. 2.- Tacticas o departamentales. Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento. 3.- Opertivas o especficas. Se apliocan principalmente en las que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento.

En cuanto a su orgen las polticas pueden ser:

1.EXTERNAS: cuando se originan por factores externos a la empresa. 2.- CONSULTADAS: Normalmente dentro de la escuela existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema. 3.- FORMULADAS: Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin, del personal en sus actividades. 4.- IMPLCITAS: En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no

IMPORTANCIA DE LAS POLTICAS

Facilitan la delgacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.

CONCEPTO

PROGRAMAS
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en s mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa ms general. La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento: 1.- Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2.- Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. 3.- Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe realizar antes de otra, que actividades deben efectuarse posteriormente. 4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios.

Clasificacin de los programas

1.- TCTICOS: Son aquellos que se establecen nicamente para un rea de actividad. 2.OPERATIVOS: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un rea de actividad.

IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS

Suministran informacin e indican el estado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos.

CONCEPTO

IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS

Los presupuestos en esencia. Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades., refirindose bsicamente al flujo de dinero dentro de la organizacin; implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos. CARACTERSTICAS DISTINTIVAS: Es un esquema, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente. Es un plan expresado en trminos cuantitativos. Es general porque se establece para toda la empresa. Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas en que est dividida la organizacin. Es diseado para un periodo determinado.

Clasificacin de los presupuestos

1.ESTRATGICO S O CORPORATIVO S 2.- TACTICOS O DEPARTAMENT ALES 3.OPERATIVOS.

DE ACUERDO CON LA FORMA EN QUE SE CALCULEN LOS PRESUPUESTO S PUEDEN SER:

1.- FIJOS RGIDOS O

Procedimientos:

Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

Importancia:
Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades. Promueven la eficiencia y especializacin. Delimitan responsabilidades, etc.

Para que los procedimientos cumplan su funcin es necesario que:

-Previamente a su aplicacin, se capacite al personal. -Sean muy accesibles y fciles de interpretar. -Se presenten grficamente. -Se adecuen a situaciones reales y factibles. -Se revisen peridicamente. -No deben ser demasiado rgidos. -Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.

Planes

Los planes son esquemas resultantes de la planeacin. Existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseo sea efectivo.

1.

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.

Autorizacin. Objetividad Actualizacin De naturaleza confidencial. Sencillez Adecuacin. Completo Ventajoso.

Tcnicas de planeacin

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.

La finalidad de las tcnicas de planeacin es que el administrador que las utilice tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo con la situacin especfica del medio y de la organizacin en donde acte; la complejidad de estas tcnicas vara y su utilizacin depender de los recursos, tamaos y factores inherentes a cada una de las empresas.