Olivier BISTORIN
1 / 98
Introduccin
Las fases de un proyecto La fase de diseo
La fase de planeacin
La fase de realizacin La fase de terminacin La complejidad del proyecto Los actores del proyecto
Detalles finales
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos
1 - Introduccin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
ORGANIZACION / MANEJO
coordinacion
Jerarquia comunicacion conflictos Factores humanos
TECNICAS
Pert Gantt Gestion de los riesgos, costos y plazos
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 4 / 98
Herramientas y tecnicas
Que es un proyecto ?
Un proyecto es una secuencia de actividades nicas, complejas y conectadas, con el fin de alcanzar un objetivo. Tiene que estar realizado dentro de un cuadro temporal, de un presupuesto y con respecto a especificaciones.
Objetivo
PROYECTO
Costos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
5 / 98
El manejo de proyectos consiste en planificar, organizar, seguir y dominar todos los aspectos de un proyecto, de manera a alcanzar los objetivos respetando los costos, los plazos y las especificaciones predefinidas.
Desde el PMI (Project Management Institute):
Aplicacin de conocimientos, competencias, herramientas en el desarrollo de las actividades del proyecto para alcanzar o superar las esperas de las partes involucradas en el proyecto.
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos
Equipo temporario
Unicidad y complejidad del proyecto Fecha de termino y costos totales dificil de prever
Olivier BISTORIN
Organizacion estable
Repetitivo y bien conocido Tiempos y costos basados en experiencia de los aos anteriores
Gestion de proyectos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Diseo
Terminacin
Planeacin
Realizacin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Fase de diseo : Los objetivos Determinar el enfoque del proyecto Estimar los recursos, el costo, el plazo
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Fase de planeacion : Los objetivos Puesta en marcha de la estructura del proyecto Empleamiento de los hombres-claves
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Fase de realisacion : Los objetivos Puesta en marcha de la organizacion Ejecucion de los trabajos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
13 / 98
Fase de terminacion : Los objetivos Analisar los vacios entre planificado y realizado Capitalizar los saberes y los saber-haceres
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
14 / 98
Un aumento del tiempo invertido en las fases de diseo y planeacin reduce el tiempo global del proyecto.
Un error detectado en las fases de diseo o planeacin tiene un costo muy inferior a un error detectado durante la fase de realizacin.
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
15 / 98
3 La fase de diseo
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 16 / 98
De la idea al proyecto
Recursos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
17 / 98
El logro de un objetivo da problemas. Se trata, antes de todo, de encontrar eventuales soluciones a los problemas.
Tcnico
Plazo
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
19 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
20 / 98
Evaluacin optimista
Evaluacin optima
Evaluacin pesimista
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
21 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
22 / 98
Coherencia
PROYECTO
Convergencia
Organizacin
Otros proyectos
Estrategia
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Recursos sobreexplotados
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
26 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
27 / 98
Acuerdo
Peticin
Respuesta
Clarificacin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
28 / 98
4 La fase de planeacin
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 29 / 98
Por qu planificar ?
Los recursos y los plazos estan limitados
La mayoridad de los proyectos terminan fuera de plazo
Optimizacin de la planeacin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
31 / 98
PROYECTO X
Ante proyecto X1
Ante proyecto X2
Ante proyecto X3
Fase X1-1
Fase X1-2
Fase X1-3
Fase X3-1
Tarea X1-1-1
Tarea X1-1-2
Tarea X1-1-3
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
36 / 98
A
B C D E F G
A A B B C E F
B C
D E F G G -
4
3 3 1 2 2 1
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
37 / 98
Grafico de niveles :
1 B 2 D 3 4 fin
fin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
38 / 98
10 6 6 6 6
D=2
8 12 12 12
4 0 0 0
10 6 8 10 10 10
A=4
4 4 4
5 5 7
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
39 / 98
X= e
a d
Diagrama de GANTT :
Permite ordenar las tareas en el tiempo a partir del metodo PERT. Elejiremos por defecto un inicio de las tareas lo antes posible. A continuacin, veremos que la disponibilidad de los recursos nos obligara, a veces, a reordenar.
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
41 / 98
Diagrama de GANTT :
Uninad temporal
10 11 12
A B C D E F G
Gestion de proyectos 42 / 98
Olivier BISTORIN
Tareas
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
43 / 98
Recursos
11 12 1
2 2 3 2 3
10
Tareas Cmulo
E F G
1 2 3
Max= 5
7 5
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
44 / 98
Recursoss
11 12 1
2 2 3 2 3
10
Tareas Cmulo
E F G
1 2 3
Max= 5
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
45 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
46 / 98
Feed-Back
PERT
Curbas previsionales
Curbas de comparasin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
47 / 98
5 La fase de realizacin
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 48 / 98
Planeacin
(imagen de la futura realidad)
Realidad de la realisacin
Arte del jefe de proyecto durante la realizacin : decisiones y medidas => logro del objetivo (a pesar de imprevistos) Nueva planeacin (planning, presupuesto, recursos, pliego de condiciones)
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 49 / 98
Planeacin
Proyecto
Realizado
Acciones corectivas sobre base de medidas, informes Redirigir el proyecto real haca el proyecto previsto
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 50 / 98
El proceso corectivo :
Seguimiento del proyecto Acta de la situacin
Puesta en obra
Replaneacin Puesta al da
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
51 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
52 / 98
Variacin costo
Variacin plazo
Fecha actual
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos
tiempo
53 / 98
Es mejor prepararse !
Justificar la peticin de cambio Documentar cada cambio Considerar cada cambio como importante Hasta prueba del contrario Adoptar el mismo proceso para cada peticin de cambio
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 54 / 98
El proceso de cambio :
Peticin de cambio Estudio del impacto
Cambio rechazado
Analisis y eleccin
Cambio aprobado
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
55 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
56 / 98
6 La fase de terminacin
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 57 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
58 / 98
Efectos: Todas las actividades relativas al corazon del proyecto se paran Actividades administrativas siguen reasignacin de los miembros, equipos Informe de fin de proyecto
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 59 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
60 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
66 / 98
complejidad estructural
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
67 / 98
Complejidad estructural :
Funetes de complejidad
Numero de elementos
Complejidad organizacional
niveles jerrquicos unidades organizacionales divisiones de las tareas especializacin de las personas
Complejidad tecnolgica
funccionalidades tecnologias utilizadas disciplinas implicadas
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
68 / 98
Complejidad de incertitud :
Incertitud de los metodos :
Incertitude sobre Como alcanzar el objetivo dificuldad de utilizacin de las herramientas de base de la Gestin de Proyectos (WBS, PERT, Gantt) Incertitud de los objetivos :
Incertitud sobre el Que ? Objetivos (necesidas clientes) dificiles que expresar, cambios frecuentes
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 69 / 98
Jefe de proyecto
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
71 / 98
mes
Project Office
Direccin de Proyecto
semana
Jefe de Proyecto
dia
Grupo tcnico
Grupo tcnico
equipo de proyecto
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
72 / 98
Mandante (patrocinador) Define el cuadro financiero Garante del proyecto En general, miembro del comit de pilotaje
Comit de pilotaje Donante de ordenes del proyecto, decisin final sobre la solucin propuesta por la Direccin del Proyecto Validacin de la solucin propuesta al nivel presupuestario y estratgico Toma las decisiones de fin de fases Representativo de los principales intereses
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 73 / 98
Direccin del proyecto Cabeza del proyecto Se asegura que la solucin propuesta coresponde a las necesidades de la empresa tan al nivel tcnico como estratgico Valida la solucin propuesta por el Jefe de proyecto antes de someterla al Comit de pilotaje Jefe de proyecto Responsable de los resultados del proyecto Define los objetivos (con el cliente) Desarolla la planeacin del proyecto Se asegura que el proyecto sea ejecutado con eficiencia
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos 74 / 98
Project office Soporte logstico para el jefe de proyecto Garante de la metodologa de la gestin de proyecto Garante de la cartera del proyecto Equipo de proyecto Trabaja con eficiencia para entregar un producto que satisface al cliente Talentes et competencias de cada miembro se completan
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
75 / 98
1 equipo
Jefe de proyecto
1 proyecto 1 objetivo
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
76 / 98
El jefe de proyecto :
Hay presiones que orientan el jefe de proyecto en su estilo de manejo
Recursos limitados Estandares Tecnologia Jeje de proyecto Ambiente
Aspetos econmicos
Poltica
Olivier BISTORIN Gestion de proyectos
Otros
77 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
78 / 98
Favorecer los intercambios Reuniones, contactos entre actores Crear la dinmica Bien definir los objetivos, dar una visin de futuro, fomentar la innovacin
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
79 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
81 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
85 / 98
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
86 / 98
Asegurarse que los beneficios del proyecto estan en fase con la estrategia Ese producto va a consolidar nuestra posicin de leader en el mercado ? Los resultados obtenidos van a promover una relacin a largo plazo con nuestros clientes ? Utilizar el mismo metodo de manejo de proyectos Simple Metodologa conocida Adaptacin de la carga de gestin de proyectos en funccin del tamao del proyecto
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
90 / 98
Validar constantemente la viabilitdad del proyecto del punto de vista marketing, comercial, operacional y tcnico capacidad de parar un proyecto si uno de los aspetos no esta viable. (por ejemplo : el competidor acaba de porducir un mejor producto)
Costo
Alcance Proyecto Tiempo Recursos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
91 / 98
Terminar el proyecto de manera oficial construir un puente con el futuro capitalizar el conocimiento preparar la transmisin al mantenimiento del proyecto
Incorporar a los clientes y usuarios en el ciclo del proyecto para entender las necesidades actuales y futuras Lo antes posible, lo mejor evita los errores de comprnsion e interpretacin Palanca importante en la gestin del cambio
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
92 / 98
Construir la excelencia en las tcnicas y control de Manejo de proyectos propio a la empresa Metodologa de gestin de proyectos, formacin, soporte.
Objetivos oficio
Delivrables proyectos
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
93 / 98
Construir la excelencia en las tcnicas y control de Manejo de proyectos propio a la empresa Metodologa de gestin de proyectos, formacin, soporte.
Plan del proyecto
Accin Acciones correctivas
Identificacin riesgos y problemas
Resultados
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
94 / 98
Romper las barreras funccionales Por natura, el manejo de proyecto es multi-funccional Mas funccional es la estructura de la empresa, mas sera dificil llevar un manejo de proyectos eficaz
Direccin
Marketing Produccin
Financias
Ventas
JP JP
Olivier BISTORIN
proyecto 1
proyecto 2
Gestion de proyectos 95 / 98
I.S.
Importancia de las primeras fases Todas las empresas reconocen que las primeras etapas del proyecto son esenciales para el xito. Consagrar mucho tiempo a las etapas iniciales reduce la duracin de de los proyectos soluciones creativas pueden disminuir mucho los costos y los plazos reduccin de los riesgos de cambio Mas desarollado esta el proyecto, mas costoso resulta el cambio
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
96 / 98
Incluir el proyecto en el business plan de la empresa lo antes posible Hasta que no sea hecho, existe un gap entre la empresa de ahora y la de maana Puesta a dia de los datos financieros y de recursos
OBJETIVO Diferencia que colmar Beneficios Beneficio del nuevo proyecto aprobado Beneficio futuro de los proyectos ya aprobados
Ahora
Tiempo
Olivier BISTORIN
Gestion de proyectos
97 / 98