N.B.

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MODULO 5

BASI DI DATI

In italiano la parola database significa letteralmente base di dati, cio un insieme integrato di informazioni omogenee che riguardano un certo argomento. Esempi di database sono: una rubrica telefonica, l'archivio dei cittadini di un comune, l'elenco degli alunni di una scuola.

La prima considerazione da fare che un database non un archivio statico, nel senso di un deposito nel quale immagazzinare dati e dimenticarli, anzi, assomiglia a un grande negozio nel quale entrare di continuo per cercare notizie e informazioni.

Un database efficiente, deve essere organizzato al meglio per riuscire a individuare le informazioni che occorrono all'utente nel minor tempo possibile.

Esistono diversi programma di gestione dei database: Microsoft Access, Oracle, Informix,, IBM DB2, Lotus Approach. Questi programmi vengono indicati con l'acronimo DBMS (DataBase Management System), ossia programmi di gestione di database, ma comunemente si parla del database Access o del database Oracle.

Il database fornisce una serie di strumenti per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati, quali: tabelle, query, maschere (Form) e report.

La tabella l'archivio che contiene dati relativi a un certo argomento.

La query l'interrogazione dell'archivio per ricavare l'informazione desiderata. La maschera la videata utilizzata per l'immissione e la variazione dei dati. Il report la stampa che contiene i dati che sono stati estratti dal database seguendo alcuni criteri e nella forma richiesta dall'utente.

Aprire un programma di database

Per lanciare in esecuzione un programma di database utilizzando Microsoft Windows necessario seguire questa sequenza operativa: 1. Fare clic sul pulsante Avvio/Start. 2. Selezionare la voce Programmi. 3. Apparir il sottomenu con l'elenco di tutti i programmi. 4. Fare clic sulla voce Microsoft Access

Un'altra possibilit per lanciare in esecuzione Access individuare l'icona sul Desktop e fare doppio clic su di essa.

Inoltre, accanto al pulsante Start, nella Barra delle Applicazioni, ci sono le icone per l'avvio veloce dei programmi. Per lanciare in esecuzione Access basta fare solo un clic sulla icona corrispondente.

Con Office, Microsoft fornisce la Barra degli strumenti di Office, che normalmente si dispone su uno dei quattro lati della videata. Essa contiene l'icona di avvio di Access. Facendo clic su di essa, il programma di foglio elettronico verr lanciato in esecuzione.

Fatto questo apparir sullo schermo la finestra di Access.

Aprire un database esistente con l'impostazione di default Poich l'estensione definisce il formato di un file, importante saper riconoscere quella che caratterizza i file di database. In Microsoft Access un database, inteso come gruppo di archivio correlati, viene memorizzato come un unico file. Quando i file di database vengono salvati sul disco, Access assegna loro l'estensione .MDB. Il sistema operativo associa questa estensione al programma e grazie a essa, Access stesso in grado di riconoscere i propri file.

Quando viene avviato in esecuzione Access appare una finestra di lavoro nella quale l'utente pu scegliere tra:

Aprire database vuoto.

un nuovo completamente

Aprirne uno lasciandosi pilotare da una creazione guidata. Aprirne uno gi esistente.

Successivamente al primo avvio in esecuzione del programma, per aprire un database esistente si pu agire con il comando Apri. Il comando Apri pu essere eseguito facendo clic sull'icona Apri, che si trova normalmente nella Barra degli strumenti, oppure attraverso la sequenza File/Apri dalla Barra dei menu.

Si aprir una finestra di dialogo dalla quale scegliere nel file system il file da aprire.

In Microsoft Access la finestra divisa in due parti in senso verticale e in tre in senso orizzontale.

Guardandola per colonne, sulla sinistra c' una sorta di barra di navigazione con cinque pulsanti. I pulsanti prendono i nomi di:

Cronologia Documenti Desktop Preferiti

Cartelle Web

Facendo clic su Cronologia, nel riquadro centrale della finestra vengono elencati tutti i file di tipo documento o le cartelle alle quali si avuto accesso di recente, con uno dei programmi Microsoft. Facendo clic su Documenti, si accede all'omonima cartella di sistema, che viene proposta dai programmi come standard per la memorizzazione dei file creati dai vari applicativi.

Se si fa clic su Desktop, si visualizza il file system a partire dalla cartella principale. Il pulsante Preferiti d accesso a una cartella particolare, nella quale l'utente avr memorizzato i file preferiti. Con Cartelle Web, infine, si accede a dischi disponibili in rete locale o geografica. Per esempio, si potr lavorare aprendo un database da Internet esattamente come se fosse memorizzato nel disco rigido del computer dell'utente.

In alto nella finestra di dialogo, c' una zona rettangolare nella quale sono raccolti diversi pulsanti strettamente operativi.

partire da sinistra, i primi vengono utilizzati per navigare nel file system: si pu tornare alla cartella precedente, salire in quella di livello superiore o effettuare una ricerca nel Web. I pulsanti successivi permettono di cancellare un file che stato selezionato nel riquadro oppure visualizzare quelli elencati in un certo ordine (di nome, di estensione, di data).

Si pu anche accedere a funzioni pi sofisticate ricercando il file in base a particolari parametri (un nome che contiene certi caratteri, intervalli di tempo e cos via).
Nella parte in basso, infine, ci sono due caselle e due pulsanti.

La prima casella di testo consente di scrivere direttamente il nome completo del file da aprire, compreso di estensione. La seconda una casella di riepilogo, che contiene i tipi di file che in grado di leggere Microsoft Access.

Se si desidera aprire un database creato con un altro programma, indicando in questa cartella il tipo esatto del file si otterr una conversione del formato e il database verr letto in Access. Il pulsante Annulla permette di rinunciare all'apertura di un database. Il pulsante Apri, invece, affiancato un altro piccolo tasto rettangolare, che d accesso a un sottomenu di opzioni.

Oltre all'apertura diretta del file, possibile accedervi, per esempio, in sola lettura o in modalit esclusiva, per evitare che altri possono inserire, tramite la rete, mentre si stanno apportando modifiche importanti

Se si fa clic su File nella Barra dei menu, notoriamente si apre un menu a discesa che contiene tutti i comandi disponibili per operare sui file. Oltre all'elenco dei comandi (per aprire, salvare, stampare, chiudere e cos via), nella parte inferiore il programma elenca i nomi dei file aperti di recente, in ordine inverso.

In altre parole, l'ultimo file che stato aperto viene visualizzato in cima all'elenco con accanto il numero uno, il penultimo viene visualizzato subito dopo e indicato con il numero due. Di seguito ne vengono mostrati altri. Se si lavora di frequente con un certo database, lo si trover in quell'elenco. Per esempio, sicuramente ci sar quello che stato chiuso per ultimo la sera precedente.

Aperto il database, sul monitor apparir la relativa finestra.

Modificare un record in un database esistente e salvarlo

I singoli archivi che costituiscono un intero database vengono chiamati tabelle. Una tabella di un database composto da pi righe, chiamate record, ognuna delle quali divisa in componenti elementari definiti campi. Un record costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto.In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record.

Un campo uno spazio nel database che contiene un'unit di informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Nel caso occorresse modificare il contenuto di un record in un database, si agisce sempre su un singolo campo per volta, quindi si passa a un altro record.

La fase di modifica di un record pu avvenire in modalit tabella o in modalit maschera.

Nel primo caso si chiede di aprire una tabella e di visualizzarla in un formato grafico.

In termini pratici, per effettuare una modifica di un record in modalit tabella in Microsoft Access 2000 la sequenza operativa la seguente:

1. Aprire un database, per visualizzare una finestra che contiene tutti gli oggetti che possibile gestire.
2. Tra essi, fare clic sulla prima voce Tabelle.

3. Individuare la tabella nella quale si intende intervenire e fare doppio clic su di essa.
4. Spostarsi tra i campi della tabella utilizzando i tasti direzionali oppure il mouse e le barre di scorrimento. 5. Selezionare il campo che contiene il dato da variare. 6. Modificarlo (cancellandone una caratteri, variandone il valore). 7. Spostarsi in un altro record. parte, aggiungendo

Nel momento in cui si sposta il cursore del record modificato a un altro qualsiasi, i nuovi valori vengono aggiornati nell'archivio di appartenenza. Se stata creata una maschera, per avere una visualizzazione grafica pi gradevole del contenuto dell'archivio, il singolo record sar visualizzato in una finestra contenente casella di testo e altri dati.

Per modificarli, si potr fare clic sul campo e scrivere nella casella, in modo simile a come avviene in una qualsiasi finestra di dialogo.

La modifica di un record effettuata in modalit maschera, invece, pu essere eseguita con questa sequenza operativa: 1. Aprire un database e visualizzare la finestra con i tipi di oggetti che possibile gestire. 2. Fare clic sulla voce Maschere. 3. Individuare la maschera che permette di vedere i dati della tabella da modificare e fare doppio clic su di essa. 4. Spostarsi tra i record della tabella, utilizzando i pulsanti riportati nella riga orizzontale in basso nella maschera (indietro, avanti, primo record, ultimo record).

5. Selezionare il campo contenente il dato da modificare. 6. Modificare il contenuto. 7. Spostarsi in un altro record.

Nel momento in cui si sta visualizzando un record diverso da quello modificato, l'archivio gi stato aggiornato sul disco.

Impostare e pianificare un database

Il primo passo nella creazione di un database consiste nella creazione di tabelle. Access offre tre opzioni per creare una tabella di database.
Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di definire la struttura della tabella, indicando di quante colonne composta, come si chiama ogni colonna (ossia il campo), che cosa debba contenere e quanto sia grande.

Il pulsante Crea una tabella mediante l'immissione Dati permette la creazione di una nuova tabella immettendo direttamente i dati. Si inseriscono i dati in una struttura che appare come un foglio vuoto, un campo dopo l'altro. E' il programma stesso a determinare il tipo di ogni campo, desumendolo dalla tipologia di dati immesso.

Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabella precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono gi presenti categorie di catalogazione da associare ai campi.

Una volta creata la struttura, per inserire i dati nei record, bisogna aprire la tabella in visualizzazione foglio dati.

Nella visualizzazione foglio dati, sar sufficiente spostarsi tra i campi con i tasti di direzione o il mouse.

Posizionando il cursore su un campo, lo si potr riempire con scritte, numeri o uno degli altri tipi di dati con i quali sono stati definiti. Il programma controller che i dati immessi siano congruenti con il tipo e, nel caso non lo fossero, visualizzer un messaggio di errore.

Scrivendo i dati, si riempiono i campi un rigo dopo l'altro e la tabella si riempie. La dimensione in numero di record, quindi, per definizione non predeterminata. Il totale dei record di una tabella cresce sempre pi, man mano che vi si aggiungono altre righe.

Un database, si detto, costituito da una o pi tabelle collegate insieme. Le diverse tabelle possono dover essere messe in relazione tra loro. Questa tecnica serve, per esempio, per ridurre le dimensioni di un database, evitando di duplicare i dati pi volte.

Il tipo di problema che si risolve mettendo in relazione una tabella con un'altra pu essere rappresentato con un esempio. Nel database della rubrica, il record di una persona inserita nella tabella principale insieme con cognome, nome e numero di telefono contiene anche l'indirizzo e la citt.

Se si scrive il nome di una citt come Sant'Angelo dei Lombardi, si corre il rischio di trovarsela scritta in modi diversi: S. Angelo dei Lombardi S. Angelo dei L. Sant'Angelo dei Lomb. S. Ang. dei Lomb.

Per la tabella ci sono due evidenze negative. La prima che si occupa inutilmente uno stesso campo pi volte con la stessa scritta; la seconda che il contenuto dello stesso campo risulta diverso in record differenti, mentre si intendeva avere lo stesso nome di citt dappertutto. Oltre alle difficolt evidenziate, pu succedere anche che si decida di modificare parte del nome, indicandolo, per esempio, sempre con Sant'Angelo invece di S. Angelo.

Se la tabella contiene molte persone che hanno l'indirizzo in questa citt, l'operazione di aggiornamento sicuramente lunga e foriera di numerosi errori. Per esempio, ci si pu dimenticare di aggiornarne uno oppure si possono scrivere i nomi una volta con caratteri in minuscolo e un'altra in maiuscolo.

Se si crea una seconda tabella di nome "Citt", e si individua ognuna di esse con un campo Codice citt che sia di tipo numero a tre cifre, si pu sostituire il campo Citt della tabella principale "Rubrica" con uno il cui nome sia proprio Codice citt. Questo campo ovviamente sarebbe anch'esso un numero di tre cifre.

Le due tabelle verrebbero messe in relazione tramite campi Codice citt. Di conseguenza, se il codice Sant'Angelo dei Lombardi fosse 124, sarebbe sufficiente scrivere questo numero nel campo Codice citt e il nome della citt verrebbe richiamato automaticamente senza errori, riducendo inoltre le richieste di spazio sul disco. Per di pi, se si decidesse di modificare anche di poco il nome della citt, nella tabella principale non sarebbe necessario eseguire alcuna operazione.

Il fatto che ci sia il codice numerico provoca direttamente la lettura del valore aggiornato del nome della citt, in tutti i record.

In genere i tipi di relazioni tra tabelle di un database possono essere: Uno a molti, in cui un record della tabella A si collega a molti record della tabella B, ma i record della tabella B si collegano a un solo record della tabella A. Molti a molti, in cui pi record di una tabella sono collegati a diversi record di un'altra tabella. Uno a uno, in cui ogni record di una tabella associato a un solo record di un'altra tabella.

Nella tabella "Citt" compare una sola volta il nome di ogni citt. Mettendola in relazione con la tabella "Rubrica telefonica", si pu notare facilmente che una stessa citt presente diverse volte: questo il tipo di relazione uno a molti.

Il tipo di relazione molti a molti si pu spiegare con un altro esempio.

Se si crea un database dei prodotti acquistati da un certo numero di clienti di un'azienda, la tabella dei prodotti avr riferimenti a pi clienti (che ne hanno acquistato uno) e quella dei clienti ne avr a pi prodotti (che sono stati acquistati da uno stesso cliente). Il tipo di relazione uno a uno associa il record sui dati anagrafici di un cliente con un solo record di un'altra tabella con le indicazioni del conto bancario del cliente.

Creare una tabella con campi e attributi

Per creare una nuova tabella, bisogna creare un nuovo database.

La finestra del database contiene tutti gli oggetti utilizzabili per lavorare. Questi oggetti sono posti nel riquadro Oggetti a sinistra della finestra.

Si tratta di veri e propri strumenti di lavoro, che possono essere utilizzati per gestire l'intero database. Le voci elencate sotto Oggetti sono: Tabelle Maschere

Report
Pagine Macro

Moduli

Si fa clic su uno dei pulsanti visualizzati nella colonna di sinistra, nel riquadro pi grande sulla destra vengono mostrate le voci che si riferiscono a esso. Per creare una tabella si utilizza la prima voce. Facendo clic su Tabelle, a destra appaiono tre icone, da utilizzare per creare una nuova tabella.

Crea una tabella in Visualizzazione struttura

Crea una tabella mediante una Creazione guidata

Crea una tabella mediante l'Immissione di dati Facendo doppio clic sulla prima, appare una finestra che contiene tre colonne. In alto sulla prima c' la scritta Nome campo, sulla seconda Tipo dati, sulla terza Descrizione.

Le caselle da riempire obbligatoriamente sono le prime due. Una volta inserito il nome del campo e definito il tipo di dati che vi sar contenuto, per poter lavorare con la tabella non necessario aggiungere la descrizione. Per inserire il nome del campo, sufficiente scriverlo nella casella di sinistra.

Per indicare il tipo, si fa clic sul pulsante con la freccia in basso per provocare l'apertura di una finestra a discesa, al cui interno sono presenti tutti i tipi di dati che possibile inserire in un campo.

I tipi di dati sono:

Contatore Testo

Si/No (o tipo Logico)

Numero Data Memo Valuta Oggetto OLE Collegamento ipertestuale Autocomposizone ricerca

In Microsoft Access il nome pu contenere fino a 64 caratteri e comprendere anche spazi. Il tipo di Contatore un numero che non viene inserito dall'utente, ma che parte da uno e viene incrementato automaticamente dal programma ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella. Lo si utilizza per avere un codice unico per ogni riga della tabella, senza che ci si debba preoccupare di aggiungere uno nuovo ogni volta.

Il campo di tipo Testo un campo formato semplicemente da scritte: lettere, numeri, segni di interpunzione e spazi, in qualsiasi combinazione. Il numero di Byte che occupa un campo un elemento da tenere sempre nella massima considerazione. E' importante sia per ridurre lo spazio complessivo impegnato dai file sul disco, sia per aumentare le prestazioni del programma in fase di aggiornamento e, soprattutto, di interrogazione.

Un campo di tipo Testo, per esempio, non pu essere di lunghezza infinita: i programmi di gestione database la limitano a valori come 255 caratteri.
Il numero preciso, per, pu essere impostato dall'utente. Il valore predefinito di cinquanta caratteri e pu essere variato agendo sulle propriet del campo.

Nel caso in cui occorresse pi spazio dei 255 caratteri previsti come limite, nei programmi di gestione database esiste un particolare tipo di campo indicato con Memo. Pi che un tipo di dato vero e proprio, il campo Memo rappresenta un particolare collegamento a un file esterno al database.

In questo modo si potranno scrivere testi lunghi quanto si desidera, perch non viene occupato un corrispondente spazio fisso all'interno del database, ma solo quello di una scritta che fa da riferimento al testo memorizzato all'esterno della tabella. Il tipo Si/No detto anche tipo Logico, perch pu assumere solo due valori: S oppure No, detti anche Vero o Falso.

Viene utilizzato per non sprecare spazio inutile, quando il contenuto del campo serve solo per confermare o per negare un'affermazione. Il tipo di campo Numerico, va definito insieme con altre informazioni. Quanto pu essere grande al massimo il numero? Pu essere solo intero oppure pu contenere anche cifre decimali? Quante cifre intere e quante cifre decimali puavere al massimo? E' un campo specifico per poter effettuare calcoli sul suo contenuto.

Il tipo di campo Valuta viene utilizzato in alternativa a Numero, per la definizione di valori che riguardano importi in denaro. Il suo utilizzo evita possibili errori di arrotondamento in seguito ai calcoli. La data ha un tipo di campo proprio.

Un programma, infatti, deve poter riconoscere la data come un dato particolare, in modo da potervi eseguire delle elaborazioni.

L'esempio tipico che viene spesso proposto quello della data di nascita di una persona, che pu essere rapportata al giorno corrente per valutare quanti anni ha oppure se sia il suo compleanno. Per una banca, la differenza tra date d la possibilit di eseguire calcoli che riguardano la corresponsione degli interessi o il loro prelievo dal conto corrente del cliente. In Microsoft Access il tipo del campo Data/Ora. In altre parole in un campo si pu mettere solo la data, la data e l'ora insieme oppure solo l'ora.

Per il campo Data/Ora possibile impostare diversi formati di visualizzazione.

Il meccanismo del collegamento a un file esterno al database viene sfruttato pi in generale per i campi che permettono di inserire oggetti multimediali.

Un oggetto multimediale pu essere una foto, un disegno, un filmato, un suono, un grafico o una qualsiasi combinazione di essi. Pu essere collegato a un database grazie a una tecnologia Windows chiamata OLE (Object Linking and Embedding), ossia collegamento e incorporamento di oggetti. Inserendo in un campo un tipo di dato che viene chiamato Oggetto OLE, si possono collegare a una tabella di un database oggetti multimediali di qualsiasi tipo. Per esempio, si pu allegare a ogni record di una tabella, che contiene dati di una rubrica, la foto della persona alla quale si riferisce il record.

L'occupazione di spazio nell'archivio rimane limitata a quella del collegamento, al file che contiene l'oggetto, che, invece, pu essere grande quanto si desidera. Ovviamente lo spazio complessivo di database pi immagini o altri oggetti multimediali comunque pari alla loro somma; le tabelle del database, per, rimangono di dimensioni ridotte, il che si traduce in un aumento della velocit di gestione.

Con il tipo di campo Collegamento ipertestuale si intende una scritta che sia, per esempio, un collegamento a una pagina Web o ad un indirizzo di posta elettronica. Il tipo di campo Autocomposizione ricerca guida l'utente alla creazione di un elemento che contiene l'elenco dei soli valori che possibile inserire nel campo. In questo modo, l'utente viene facilitato nell'immissione dei dati, riducendo la possibilit che si verifichino errori.

Navigare in una tabella

Una volta creata una tabella con una delle modalit previste dai programmi di gestione del database, occorre cominciare a inserire i dati nei campi che ne costituiscono i record.

La fase di inserimento dei dati potrebbe anche sembrare poco interessante; invece, si pu dire che sia la parte fondamentale della gestione di un database.

Se gli archivi non vengono riempiti, non si potr eseguire alcuna elaborazione o stampa di informazioni.

Per passare all'inserimento dei dati, in Microsoft Access, necessario aprire prima il database.
Nella finestra di lavoro del programma viene visualizzata quella del database che contiene gli strumenti di gestione.

Se non fossero visibili le tabelle, sarebbe necessario fare clic sul pulsante Tabella per averle a disposizione nel riquadro di destra.

Una volta individuata la tabella nella quale si desidera cominciare a inserire nuovi record, sufficiente fare doppio clic sull'icona che la rappresenta per aprirla in visualizzazione foglio dati.

A questo punto si pu cominciare a immettere dati nei campi.

Prima si scrive il dato e poi ci si sposta con la freccia direzionale a destra, nel campo successivo. Completato l'ultimo campo, il cursore va a capo, creando un nuovo record. Per spostarsi tra i campi di un record e tra i record di una tabella., ossia per navigare al suo interno, si possono utilizzare sia il mouse, sia la tastiera. Con il mouse ci si sposta esattamente come in una qualsiasi finestra di Windows, sfruttando, se occorrono, le barre di scorrimento orizzontale e verticale.

Con la tastiera si possono utilizzare i tasti di direzione, il tabulatore, PgSu, PgGi e, se abilitato, il tasto Invio. Con i tasti direzionali ci si sposta tra le caselle che rappresentano i campi della tabella, nelle quattro direzioni canoniche: su, gi, destra e sinistra. Il tabulatore permette di passare al campo successivo e, se premuto insieme con Shift (il tasto per ottenere le maiuscole), provoca lo spostamento del cursore al campo precedente.

Nella visualizzazione foglio dati, con PgSu e PgGi ci si sposta di un gruppo di record per volta.

Per muoversi da un campo a un altro con il mouse, sufficiente fare clic direttamente nel campo.

Per spostarsi tra i record, sempre mediante mouse, si possono utilizzare anche i pulsanti di un'apposita barra di navigazione posta in basso nella finestra.

I due sulla sinistra provocano il posizionamento del puntatore ai record precedenti rispetto a quello attuale, mentre gli altri a destra lo spostano verso i successivi.

In particolare, guardando i pulsanti a sinistra della casella che contiene il numero del record corrente, possibile fare clic per ottenere gli spostamenti seguenti:

Primo pulsante (una barra verticale con accanto una freccia verso sinistra), per spostare il puntatore sul primo record della tabella. Secondo pulsante (una freccia verso sinistra), per spostare il puntatore sul record della tabella che precede quello corrente.

Continuando con gli altri pulsanti che sono sulla destra della casella, facendo clic, possibile ottenere gli spostamenti seguenti:

Terzo pulsante (una freccia a destra), il puntatore si sposta sul record della tabella successivo a quello corrente.
Quarto pulsante (una freccia verso destra accanto a una barra verticale), il puntatore si sposta sull'ultimo record della tabella. Quinto pulsante (una freccia verso destra che punta un asterisco), il puntatore si sposta sul primo valore libero di un record, per crearne uno nuovo.

Se si scrive il numero di un record direttamente nella casella di testo, si passa il puntatore a quel record. Nella visualizzazione in modalit foglio dati, per raggiungere un campo specifico si possono sfruttare entrambe le Barre di scorrimento. Quella verticale permette di spostarsi tra i record della tabella, mentre quella orizzontale permette di visualizzare i campi che non dovessero essere visibili a causa delle ridotte dimensioni della finestra rispetto a quella larghezza del record.

Inserire dati in una tabella

L'inserimento dei dati corrisponde al riempimento dei singoli campi di un record. Per inserire dati in una tabella in modalit foglio dati, necessario prima di tutto aprire la tabella.

Le operazioni da seguire in Microsoft Access sono: 1. Aprire il database.

2. Fare clic sul pulsante Tabella, nella barra di navigazione a sinistra della finestra del database. 3. Fare doppio clic sul nome della tabella che viene visualizzato nel riquadro di destra.
4. In questo modo viene visualizzato il foglio dati che contiene i dati della tabella.

Se la tabella appena stata creata, nella finestra di lavoro risulter visibile il primo record vuoto, con il cursore che lampeggia sul primo campo.

A quel punto sar sufficiente inserire il dato corrispondente al tipo del campo e passare al campo successivo a destra (con Invio o con la freccia a destra, per esempio) per continuare con l'inserimento.

Se, invece, la tabella contiene gi numerosi record, necessario portarsi in corrispondenza della prima riga libera prima di inserire i dati del nuovo record.

In Microsoft Access un modo per portarsi nella posizione di un nuovo record quello di eseguire la sequenza operativa che segue:

1. Fare clic su Record, nella Barra dei menu.

2. Fare clic su Immissione dati. Una volta che si dispone del cursore che lampeggia in un campo vuoto, i dati da inserire devono rispecchiare quelli definiti con il tipo di ogni campo.

Scrivendo un dato di tipo diverso da quello per il quale impostato il campo, il programma segnalerebbe un messaggio di errore. Dopo aver fatto clic sul pulsante OK, l'utente dovr modificare il campo, scrivendolo nel modo corretto.

Definire la chiave

In una tabella di un database la chiave l'impostazione di uno dei campi per fare in modo che nell'archivio non ci siano record duplicati e che il programma possa visualizzarli in ordine e, in modo efficiente.

Per comprendere meglio il significato di un campo chiave e della necessit di creare un indice, si pu fare riferimento a un database che contenga i dati di tutti gli insegnanti di una certa regione d'Italia.

Gli archivi che lo compongono saranno di dimensioni sostenute e cercare un'informazione che riguarda uno degli insegnanti potrebbe diventare un'operazione lunga e complicata. Lo sarebbe sicuramente ancora di pi, se la tabella che contiene cognomi e nomi avesse i record semplicemente nell'ordine in cui sono stati immessi i dati. Normalmente i record dovrebbero essere visualizzati nell'ordine esatto in cui sono stati creati.

Se non si potesse intervenire in qualche modo, sorgerebbero diverse difficolt, una delle quali sarebbe la mancanza di efficienza nel trovare i dati di un insegnante specifico, perch bisognerebbe scorrere i record uno a uno finch non lo si trova nell'archivio. Un'altra difficolt che pu capitare di inserire due volte i dati di una stessa persona, perch non si potrebbe controllare facilmente coloro che sono gi presenti nella tabella. Problemi di questo tipo renderebbero poco utilizzabile un database. La soluzione quella di creare un campo come chiave della tabella.

Supponendo che la chiave sia il cognome dell'insegnante, si potrebbe far creare dal programma un archivio indice associato a quel campo, per ottenere i seguenti risultati positivi: L'archivio verrebbe visualizzato e gestito dal programma in ordine alfabetico, in modo da poterlo consultare con maggiore rapidit. Si potrebbe controllare subito se un certo cognome sia gi stato inserito, evitando di aggiungerlo nuovamente.

Nel caso dell'esempio, si potrebbe obiettare giustamente che possono esistere pi insegnanti con lo stesso cognome, i quali andrebbero comunque inseriti tutti nella tabella. Quest'osservazione spiega perch viene normalmente utilizzato un campo chiave definito come primario. Lo scopo quello di fare in modo che quel campo sia unico per ognuno dei record della tabella, evitando qualsiasi ambiguit.

Per farlo, in Microsoft Access occorre impostare, nelle propriet del campo, la generazione di un indice che escluda la possibilit di duplicati.

Nel caso del database degli insegnanti, per esempio, si potrebbe utilizzare come chiave primaria il codice fiscale, assegnato a ogni cittadino italiano e unico per ognuno di essi.

E se si volesse visualizzare o stampare l'elenco degli insegnanti per materia, per tipo di scuola oppure per citt?

Per avere i record ordinati in modo diverso, necessario definire altri indici in alternativa.
Vengono definiti indici secondari, proprio perch utilizzabili al posto di quello principale.

Se ne potrebbero stabilire quanti se ne desidera, anche uno per ogni campo o combinazione di campi di una tabella. Questo per non consigliabile, perch ogni volta che si interviene con una modifica sulla tabella il programma dovrebbe aggiornare tutti gli indici, con una considerevole perdita di tempo. E' utile, invece, definire solo quelli che si pensa possano essere effettivamente utilizzati con il database.

Definire una chiave primaria

Per definire una chiave primaria, in Microsoft Access necessario portare la tabella in modalit Struttura. La sequenza di operazioni da seguire la seguente: 1. Aprire il database.

2. Fare clic su Tabelle, nella finestra del database.

3. Selezionare la tabella sulla quale si desidera intervenire. 4. Fare clic sul pulsante Struttura, sotto la barra del titolo della finestra.

In alternativa, si pu fare clic con il tasto destro del mouse sull'icona della tabella e fare clic sulla voce Visualizzazione struttura.

Avendo l'elenco dei campi riportato sulla sinistra, se ne pu selezionare uno, facendo clic in un punto qualsiasi del rigo che ne contiene nome, tipo e descrizione.

Per impostarlo come chiave principale, si pu fare clic sull'icona Chiave primaria (rappresentata da una piccola chiave) presente in una Barra degli strumenti.
In alternativa, si pu Modifica/Chave primaria. eseguire la sequenza

Per verificare che l'azione sia stata eseguita, sufficiente controllare sulla sinistra del campo: quello impostato come chiave della riga del campo.

In Microsoft Access una chiave primaria pu essere di tre tipi: Contatore A campo singolo Multicampo

La chiave Contatore garantisce l'univocit del record, perch viene gestita in modo completamento automatica dal programma.

Un campo di tipo Contatore un numero che inizia da uno e viene incrementato ogni volta che si crea un nuovo record.

Una chiave primaria A campo singolo pu essere creata su un campo che l'utente ritiene sicuramente diverso per ogni record. Un esempio di questo tipo il codice fiscale.
Una volta impostato un campo come chiave primaria, se la tabella conteneva gi dati, il programma verifica che non ve ne sia alcuno con valore vuoto (in gergo informatico Null) e che non ve ne siano di duplicati.

Se viene riscontrata una situazione di questo tipo viene visualizzato un messaggio di errore. Nel caso non si riesca a creare una chiave primaria con un campo, se ne possono utilizzare di combinati. Un esempio banale riferito sempre al database degli insegnanti, ma che non si deve utilizzare potrebbe essere quello della creazione di una chiave Multicampo composta da cognome pi nome insieme. Una chiave di questo tipo non da utilizzare perch con un grande numero di record quale sarebbe degli insegnanti in una regione, anche questa definizione di chiave primaria potrebbe non garantire l'univocit dei record.

Nessuno potrebbe affermare che non si troveranno mai due insegnanti che abbiano sia lo stesso cognome sia lo stesso nome!

In un caso come questo poich non si pu; essere sicuri che la coppia cognome pi nome dia una chiave sicuramente unica, se non si intende utilizzare un campo come il codice fiscale preferibile impostare un campo contatore come chiave primaria.

Impostare un indice Per impostare uno o anche pi indici in una tabella, necessario prima di tutto aprirla in Visualizzazione struttura. Nella parte inferiore della finestra sono mostrate le propriet di ogni campo. Tra le propriet elencate per ogni campo c' anche la voce Indicizzato: su di essa che bisogna intervenire per attivare l'indicizzazione sul campo, con la possibilit eventuale di accettare anche valori duplicati.

Accanto alla voce Indicizzato, la casella di riepilogo contiene diverse voci:

No Si (Duplicati ammessi) Si (Duplicati non ammessi)

Per il campo definito come chiave primaria, accanto a Indicizzato appare la scritta: S (Duplicati non ammessi) Per i cosiddetti indici secondari, che possono essere creati su campi diversi dal campo chiave primario, accanto a Indicizzato appare la scritta: S (Duplicati ammessi)

Per i campi sui quali non sono stati creati indici, accanto a Indicizzato appare la scritta: No Nel database di una rubrica telefonica, per esempio, l'indice principale potrebbe essere creato su un campo di tipo Contatore, mentre se ne potrebbe creare uno secondario su Cognome e un altro su Citt, per avere la possibilit di visualizzare o stampare i nominativi in ordine dell'uno a dell'altro campo, secondo le necessit di chi consulta il database.

Per impostare un indice sul campo Cognome, la sequenza operativa : 1. Visualizzare la tabella in modalit struttura. 2. Fare clic sulla riga del campo Cognome. 3. Fare clic sulla casella di riepilogo accanto all'attributo Indicizzato. 4. Fare clic sul pulsante con la freccia in gi. 5. Selezionare la voce S (Duplicati ammessi).

Chiudendo la Visualizzazione struttura, il programma creer il nuovo indice e lo aggiorner in occasione di ogni modifica apportata sui dati contenuti nella tabella e relativi al campo Cognome.

Una volta creati almeno due indici (uno primario e uno secondario), rimanendo sempre in Visualizzazione struttura, nella Barra degli strumenti risulter attiva l'icona Indici. Facendo clic su di essa, Microsoft Access apre una finestra di dialogo per operare sugli indici della tabella.

Vengono visualizzati quelli che sono stati attivati e se ne possono creare di nuovi, aggiungendoli alle righe gi presenti.

All'interno della finestra di dialogo, ogni riga composta da tre campi. Nel campo Nome indice si scrive la descrizione del tipo di indice.
In Nome campo si pu fare clic per vedere l'elenco di tutti i campi sui quali si pu costruire il nuovo indice in un elenco a discesa; per scegliere un certo campo, sufficiente fare clic sulla voce che lo descrive.

Nella colonna a destra, infine, viene visualizzato il criterio di ordinamento che l'utente sceglie per l'indice corrente. Normalmente Crescente, nel senso che le scritte vengono riportate in ordine dalla lettera "A" alla lettera "Z" e i numeri da "0" a "9". Se, invece, si seleziona il criterio di ordinamento Decrescente, l'ordinamento avviene nel senso opposto.

Impostare una tabella

Le impostazioni di una tabella riguardano i suoi attributi e i campi che ne costituiscono i record.

Nel caso della tabella, si tratta di fissare una serie di parametri legati in buona parte al sue aspetto estetico o al suo formato.

Poich si lavora in modalit foglio dati, la visualizzazione simile a una grande tabella di un foglio elettronico, composta da righe e colonne.

Il riquadro formato dalla loro intersezione (che il campo) contiene dati che sono visualizzati con un particolare carattere. Il carattere con il quale mostrare i dati nei campi pu essere scelto dall'utente. Si possono stabilire sia il font che il programma deve utilizzare, sia le altre propriet che riguardano i caratteri: le dimensioni, il grassetto, il corsivo, il sottolineato e il colore.

I campi che contengono i dati sono elementi rettangolari racchiusi da una griglia a due dimensioni. Normalmente sono visibili sia le righe orizzontali, sia quelle verticali, a formare cornici intorno ai campi; l'utente pu scegliere se debbano essere presenti oppure no. Nel caso in cui risultino presenti, se ne possono definire i colori; si possono definire i colori dello sfondo di ogni cella. Le righe e le colonne della tabella non hanno una dimensione fissa, pertanto possono variare ed essere impostate secondo le necessit o il piacere dell'utente.

Le colonne possono anche essere spostate, cambiando il posto nella sequenza dei campi. L'operazione pu essere effettuata con il drag and drop mediante mouse. Anche l'elemento campo ha numerosi attributi. A parte il nome e il tipo, che lo definiscono, la dimensione sicuramente l'attributo principale. E' fondamentale impostarlo in modo corretto per avere un database efficiente e di rapida consultazione.

Di un campo si pu stabilire un ambito di validit.

Si pu fissare, per esempio, che siano accettabili solo dati che rientrano in una certa fascia di valori. Per cercare di ridurre al minimo gli errori che pu commettere chi immette dati nei campi, si possono definire alcune maschere di input.

Modificare dati in una tabella

La modifica dei dati viene eseguita portandosi in un record della tabella e poi correggendone i singoli campi. Passando a un altro record oppure chiudendo la tabella, i dati vengono aggiornati sul file memorizzato nel disco.

Per portarsi su un record si possono utilizzare i pulsanti di navigazione, posti nella parte inferiore della finestra che contiene il foglio dati.

Si pu andare al primo record, all'ultimo oppure spostarsi da quello corrente al successivo o al precedente, fino a che il cursore non lampeggia in un campo del quale interessa modificare i dati. Un altro modo per agire sui dati di un record, quello di fare clic in uno dei suoi campi.
Se il record non visibile, lo si potrebbe visualizzare mediante la barra di scorrimento verticale. Portando il pulsante rettangolare in corrispondenza della zona dov' il record, si pu fare clic su un campo specifico. Come riuscire a cambiare un dato dipende dal tipo di dato stesso.

Un campo di tipo Contatore non pu essere modificato dall'utente. E' il programma che lo genera all'atto della creazione di un nuovo record, incrementando il precedente valore di uno. Il tipo di Testo quello di utilizzo pi generale. In un campo di questo tipo si pu digitare qualsiasi scritta che comprenda lettere, numeri, simboli di interpunzione e spazi.

Per modificare un campo di tipo Testo, sufficiente fare clic sul campo e utilizzare la tastiera per scrivere, spostarsi con i tasti di direzione a destra e sinistra, cancellare e riscrivere. Per modificare un campo di tipo Memo sufficiente fare clic sul campo e cancellare o correggere le scritte gi presenti utilizzando la tastiera come in un programma di gestione testi. La modifica di un campo Si/No viene eseguita con un clic del mouse.

Nel campo, Microsoft Access presenta un piccolo quadro che rappresenta una casella di selezione. Facendo clic una sola volta, appare il segno di spunta, che corrisponde alla risposta Si. Facendo di nuovo clic, il segno di spunta scompare per indicare il valore No.

Definito un campo di tipo Numero, la sua modifica avviene in modo piuttosto semplice: sufficiente fare clic nel campo e digitare le cifre del valore che si intende inserire.

Nel caso non fossero dello stesso tipo di quello previsto nel campo, il programma visualizzerebbe un messaggio di errore. Il tipo Data ha un suo formato specifico definito dall'utente in fase di creazione o di modifica della struttura della tabella.

Un certo giorno dell'anno, infatti, potrebbe essere scritto in pi modi, per esempio: 25-5-2000

25-mag-2000
25/05/00 Ognuno dei modi elencati lecito, se letto sul video o su carta. La modifica avviene seguendo la maschera di input specificata per il campo.

E' il programma a guidare l'utente nell'immissione, in modo che non possano verificarsi ambiguit.

Per i campi il cui tipo Oggetto OLE, l'inserimento o la modifica vengono eseguiti con la seguente sequenza Inserisci/Oggetto.
Viene visualizzata una finestra di dialogo nella quale possibile scegliere se creare un nuovo oggetto o leggerlo da un file sul disco.

Tipicamente, l'oggetto da inserire nel campo gi memorizzato, per cui lo si sceglier selezionandolo dal file system che compare facendo clic sul pulsante Sfoglia. Una volta confermato il file che stato selezionato, sar sufficiente fare clic sul pulsante OK per avere l'immagine, il file musicale o l'oggetto multimediale nel record corrente.

Cancellare dati in una tabella

1. Portare il puntatore del mouse all'inizio del campo, poco a destra della linea del bordo di sinistra. 2. Verificare che il puntatore sia diventato una grossa croce e fare clic.

L'intero campo viene visualizzato in modalit inversa, con le scritte bianche su sfondo nero.

A questo punto, premendo il tasto Canc il contenuto del campo verr cancellato.

Aggiungere record a un database

Per inserire nuovi dati nella tabella, necessario portare il puntatore in corrispondenza di un nuovo record.

Un ulteriore metodo quello di sfruttare una delle icone presenti in una Barra degli strumenti.

Fare clic sull'icona Nuovo record provoca la creazione di un nuovo record esattamente come per la sequenza Inserisci\Nuovo record.

Cancellare record in un database

Un modo per chiedere la cancellazione di un record : Fare clic con il tasto destro del mouse sul record selezionato.

Appare il menu contestuale: fare clic su Elimina record.

Perch si possano cancellare pi record insieme, essi devono essere consecutivi. La selezione di un gruppo di record avviene con la seguente sequenza operativa: 1. Portare il puntatore del mouse sul pulsante a sinistra del primo record da cancellare.

2. Premere il tasto sinistro del mouse.

3. Tenendolo premuto, spostare il mouse portando il puntatore verso il basso (oppure verso l'alto). I record sui quali passa il puntatore verranno selezionati e mostrati con colori invertiti.

Per chiedere la cancellazione dopo la selezione sufficiente premere il tasto Canc. Il programma far scomparire le righe selezionate e mostrer la finestra nella quale chiede la conferma della cancellazione, perch l'azione non annullabile.

Anche in questo caso, si far clic sul pulsante S per eseguire l'operazione, oppure su quello No per rinunciare.

Creare una semplice maschera

Il modo pi semplice per creare una maschera quello di eseguire una creazione guidata dal programma. La sequenza operativa inizia con:

1. Clic sul Maschere

pulsante

2. Doppio clic sull'icona Crea una maschera mediante una creazione guidata.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata Maschera.

Come in tutte le creazioni guidate (in inglese: wizard), si tratta di scegliere tra le varie proposte in una serie di finestre mostrate in sequenza.

La finestra include i pulsanti: Avanti, per confermare le scelte e passare alla finestra successiva. Indietro, per intervenire sulle scelte gi fatte. Annulla, per rinunciare all'operazione e uscire dalla creazione guidata. Fine, per completare immediatamente la creazione guidata in atto, accettando tutte le scelte predefinite dal programma.

Per poter proseguire, nella prima finestra necessario indicare la tabella alla quale associare la maschera: vengono elencate tutte quelle che fanno parte del database, insieme con le query (le interrogazioni) in una casella di riepilogo posta in alto sulla sinistra. Dopo aver scelto la tabella, in un riquadro in basso viene visualizzato l'elenco di campi che compongono ogni record. Si pu decidere di portare solo una parte di essi nella maschera o tutti indistintamente.

L'operazione pi semplice quella di portare tutti i campi della tabella nella maschera, facendo clic sul pulsante con i due segni di maggiore (>>). I nomi dei campi scompariranno dal riquadro Campi disponibili a sinistra, per passare in quello di destra Campi selezionati.

Se si volesse utilizzare la maschera, a questo punto sarebbe sufficiente fare clic sul pulsante Fine.

Il programma le attribuirebbe lo stesso nome della tabella, il layout A colonne, lo stile grafico utilizzato in precedenza e aprirebbe la maschera per poter lavorare immediatamente nei dati della tabella. In qualsiasi momento si potr selezionare la maschera e aprirla in visualizzazione struttura per modificarla. Se per si vuole ottenere una maschera personalizzata, possibile intervenire nelle scelte presentate in ogni finestra della creazione guidata.

Per esempio, per portare un solo campo all'interno della maschera occorre selezionarlo e fare clic sul pulsante che ha solo un segno di maggiore (>).

In questo modo la creazione guidata inserir nella maschera i campi in base alla sequenza con la quale l'utente li ha inseriti e non a quella presente nella struttura della tabella. Nel caso si intendessero portare tutti i campi meno uno o due, conviene prima trasferirli tutti e poi selezionare nel riquadro Campi selezionati quello che non interessa avere nella maschera e riportarlo indietro facendo clic sul pulsante con il simbolo di minore (<).

Una volta effettuata la scelta della tabella e dei campi da trasferire nella maschera, si deve fare clic sul pulsante Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo successiva, nella quale scegliere il layout, o formato della maschera, tra uno dei quattro tipi previsti in Access: A colonne Tabulare

Foglio dati
Giustificato

Facendo clic nuovamente sul pulsante Avanti, si arriva nella finestra dove impostare lo stile grafico dello sfondo e dei tipi di carattere da utilizzare.

Conviene verificare nella finestra di anteprima l'aspetto che verr reso a video, per individuare quello adeguato alle proprie esigenze.

Un ulteriore clic su Avanti porta all'ultima finestra di dialogo, dove eseguire due importanti operazioni.

La prima consiste nello scrivere in una casella di testo il titolo della maschera: questo il nome con il quale verr mostrata insieme con le altre nel riquadro della finestra di lavoro del database, quando si preme il pulsante Maschere. Si tratta anche del nome che verr utilizzato per la visualizzazione nella Barra del titolo all'apertura della finestra della maschera.

La seconda operazione riguarda la scelta tra aprire la maschera per poter lavorare immediatamente nei dati della tabella oppure aprirla in modalit modifica struttura. Quest'ultima permette di intervenire per modificarne l'aspetto creato automaticamente dal programma. Una casella di selezione nella finestra di dialogo finale chiede se l'utente intende attivare la guida in linea sull'utilizzo delle maschere.

Se la si seleziona, compare la finestra nella quale si spiega che una maschera uno strumento completo per lavorare su una tabella.
La finestra visualizza le icone da sfruttare per funzioni avanzate, quali, per esempio: ordinare, filtrare e trovare record, controllare l'ortografia dei dati contenuti e stampare la maschera.

Accedere a un database esistente Per reperire informazioni in un database, la prima operazione da eseguire laccesso alle tabelle che ne fanno parte.

Quando si lancia in esecuzione Microsoft Access, si apre la finestra di dialogo che chiede a quale database accedere.

Scegliendo il nome tra quelli elencati nel riquadro in basso della finestra di dialogo e confermandolo, il programma legge il file dal disco e lo porta in memoria centrale. Per permettere allutente di lavorare, si apre una finestra che contiene gli strumenti a disposizione, che riguardano la gestione di Tabelle, Maschere, Query, Report, Pagine Web, Macro, Moduli.

Per la gestione delle query, necessario fare clic sul pulsante Query, che viene visualizzato in una colonna sulla sinistra della finestra degli strumenti. Una premessa fondamentale allattivit di costruzione di una query che debba essere stata creata almeno una tabella; in caso contrario non possibile stabilire su quali dati debba operare.

Inizialmente, nel riquadro di destra compaiono solo due elementi: Crea query in visualizzazione struttura Crea una query mediante una creazione guidata Nel primo caso, lutente deve creare manualmente la query e imporre le condizioni di selezione e i criteri di ordinamento che desidera, operazione che pu essere svolta con facilit dopo aver fatto un po di pratica.

Con la creazione guidata, il programma ad aiutare lutente nella costruzione della query, attraverso una serie di finestre di dialogo. Allinterno di ciascuna di esse, lutente pu fare scelte e inserire informazioni necessarie per completare il lavoro.

Creare una semplice query

Un modo semplice per creare una query in Microsoft Access quello di servirsi di una creazione guidata: dopo aver aperto il database, necessario fare clic sul pulsante Query nella finestra degli strumenti, per visualizzarle i due comandi nel riquadro di destra.

Facendo clic sulla voce, Crea una query mediante una creazione guidata compare la finestra di dialogo che chiede due informazioni:
Da quale tabella si intendono prendere i dati da selezionare. Quali campi di questa tabella si desidera visualizzare.

Le operazioni possono essere eseguite piuttosto velocemente: sufficiente fare clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso, posta accanto alla casella di riepilogo con i nomi delle tabelle e delle query esistenti. Una volta aperta la finestra a discesa corrispondente, si scorre la lista delle tabelle, utilizzando eventualmente la piccola barra di scorrimento verticale; effettuata la scelta con un clic sul nome, nel riquadro in basso sulla sinistra il programma visualizza lelenco di tutti i campi che ne compongono il record.

Supponendo che la tabella dei dati degli impiegati di unazienda, se ne vedrebbe il codice identificativo, il cognome, il nome, lindirizzo, la citt, la data di nascita e cos via. Per inserire tutti i dati nella query, sufficiente fare clic sul pulsante al centro con il doppio simbolo di maggiore (>>): tutti i campi mostrati a sinistra passerebbero nel riquadro di destra.

Facendo clic sul pulsante Avanti, si arriverebbe alla finestra di dialogo conclusiva, dalla quale sarebbe possibile dare un nome alla query (sostituendolo a quello generico che il programma assegna in automatico) e quindi fare clic sul pulsante Fine per completarla. Si potrebbero desiderare solo alcuni campi del record di una tabella.