Oleg Novozhilov Deputy director of SAP-consulting department, project manager IDS Scheer Russia and CIS
Content IDS Scheer at a glance Typical processes paints during implementation Unique approach ARIS Value Engineering ERP-related experience Summary
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Software and consulting for business process management Analysis and improvement of business processes, implementation of business applications, and development of composite solutions Full service provider for process and IT solutions
With the ARIS Platform for Process Excellence, IDS Scheer is the worldwide market leader for business process analysis and optimisation (Gartner Group)
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Social activity
Publishing of a professional review Business Logic for business processes owners Department of Business processes analysis and optimization in Business Informatics faculty of State Economics High School Organization of conferences, trainings and workshops
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ARIS Value Engineering for SAP is the new standardized approach by IDS Scheer for the management of SAP solutions In general it is applicable for any ERP implementation (not only SAP) Focused on business process management during ERP implementation
10 IDS Scheer Russia and CIS
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Design
Execute as-is (requirement) analysis Design to-be processes (SAP neutral)
Implementation
Setup system infrastructure Execute process configuration
Controlling
Monitor business performance Monitor system performance Monitor organizational performance Control service-Level Agreements Verify cost benefit calculation Trigger corrective actions
Determine end-to-end scenarios Determine key performance indicators Perform enterprise analysis Define business case
Select SAP components Build Initial prototype (feasibility) Design to-be processes (SAP based) Create Business Blueprint Perform test and validation Perform User training Execute go-live management
Business Case
Business Blueprint
Live System
Improvement Strategy
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Process Area
Level 1
Supply Management
Main Process
Level 2
Inventory Management
Process
Level 3
Goods Receive
Activity
Level 4
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Enterprise map
Management processes
1
2 3 4
Procure-to-Pay Procure-to-Pay (material)
End-to-end scenarios
Operation Management
Analytics
Core processes
Procure-to-Pay (serv ices) Procure-to-Pay (serv ices)
Engineering
Production
Plan-to-Produce
Supply Management Customer Management
Order-to-cash
Order-to-cash (standard)
Support processes
Empties processing
Financial Management Human Capital Management Corporate Services Management
Self -collector
DSD-deliv ery
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To-be design (how ERP supports processes) with usage of different reference content
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Transfer process hierarchy from ARIS to ERP implementation tool (e.g. SAP Solution Manager) and process-oriented system customization Process-oriented testing Process-oriented user training
not O.K. O.K.
Mate ria l Requireme nts Pla nning
Inventory Management
Scenario
Sales & Distribution Manageme nt
Procureme nt
Main process
registrar
letter composed
Goods Rece ipt Posting Goods Moveme nt
payment o rder isssued transmitting the letter and order to the courts office giving order to the courts office to serve payment order
registrar
Goods Wa rehousing
courts office
order given
order added
Wa rehouse checked Goods adde d to Wa rehouse
letter transmitted
defen dand
Process
sending letter to claimant
Sta rt Che ck Inve ntory
objection received b y the post office served by the post served by the police sending objection to the courts office letter sent to claimant
post office
objection sent
courts office
successful
objection added
Che ck Goods
transmitted to registrar
registrar
informing claimant&ask him to adjust the direction of the defendand within 3weeks
transmitting the serving document to th e court informing claimant about objection and his option s to react (Module1)
using Module 1!
Process
End Che ck Inve ntory
Goods OK
order given
Goods not OK
registrar
registrar
claimant informed
Return Goods
no
registrar
arranged
claimant
issueing the enforcement order upon application of the claimant (Module2) declaration about all payments
registrar
file archived
giving an order to inform the central costs office to send him the file
registrar
Goods Moveme nt
transfered order given not O.K. informing the parties about the transfer (Module1) O.K.
no
yes
parties informed destructing all costituent parts o f the file except for the enforcement order sent to claiman t check if procedure should be transferred to other court upon req uest of claiman t serving procedure arranged executing the file
destructed
request of claimant
claimant
Activity
IDS Scheer Russia and CIS
SAP R/3
15
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Process-oriented support (issue management linked to the processes) Monitor business performance ARIS Process Performance Management
Measure 1
Order processing
Orderannahme: Order kann bei 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214 eingehen. Auftrag des Kunden liegt vor 01-36211 GER Domestic Institutions - Notieren der Order durch Sales auf einem Orderzettel (papiergesttzt!) - keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform) - Orderzettel dient als Grundlage zur weiteren Bearbeitung; Daten auf dem Orderzettel sind nicht immer vollstndig vorhanden (Ursache fr Fehler in der Weiterbearbeitung) - Sales und Handel fllen Orderzettel teilweise nur unzureichend aus. - keine Systemuntersttzung! Vollstndig manuelles Arbeiten. 01-36111 Orderverwaltung: - keine bersicht da keine Systemuntersttzung ber vorhandene Orders und jeweiligen Status, - Orderzettel liegen lose auf den Hndlertischen - keine bersicht Nichtbearbeitung Doppelbearbeitung oder ber den Status der Orders, d.h. Gefahr der Orderzettel (Aktien) Orderzettel vervollstndigen Sales Trading 01-36214 International Institutions z.B. Ausfhrungswnsche Grosse Orders knnen zur weiteren Bearbeitung direkt von Sales an Sales/Trading gegeben werden. Festpreisgeschft oder AQR liegt vor 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36111 Sales Trading Aktien handeln (Kassa) Auslandsbrsen Eigenhandel Zusage aus Trading liegt vor Orderzettel (Aktien) Normale Execution liegt vor 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36111 Sales Trading
ARIS PPM
Hier gibt es keine eindeutige Regelung. Die Order kann mndlich weitergeleitet werden oder per Orderzettel.
01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36111 Sales Trading GL-TRADE Order erfassen MA Execution Aktien Telefon Order an Broker weiterleiten MA Execution Aktien Orderausfhrung: Besttigung aus GL-Trade liegt vor kann gleichtgig abgerufen werden; telefonische Ausfhrungsbesttigung erfolgt taggleich Telefon Kunden ber Ausfhrung informieren Bei europischen Mrkten liegen ca. 50% der Besttigungen gleichtgig (nach 17:00) und ca. 50% am nchsten Morgen vor. Besttigung vom Broker liegt vor i.d.R. am nchsten Morgen; telefonische Ausfhrungsbesttigung erfolgt taggleich - Manuelle Weiterleitung des Orderzettels zum Execution Desk, Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen bertragung - Zeitaufwendige, manuelle Ergnzung des Orderzettels erforderlich (z.B. Kurs); es wird letztendlich doppelt erfat: 1mal auf Zettel, 1mal im System
Orderzettel vervollstndigen
Orderzettel vervollstndigt
Weiterbearbeitung:
Orderzettel (Aktien)
Orderzettel vervollstndigen
- Manuelle Weiterleitung des Orderzettels an das MidOffice, auch hierbei bertragungsfehler und zeitliche Verzgerungen - Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nchsten Tag - Brokerfax als externe Geschftsbesttigung wird abgewartet (liegt erst am nchsten Tag vor) - aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Daten zurckgegriffen werden; operationelles Risiko! - Daten auf dem Orderzettel weichen von denen auf dem Brokerfax hufiger ab - Daten auf dem Orderzettel sindfter fehlerhaft
Orderzettel vervollstndigt
Measure 2
Kunde will Whrungssicherungsgeschft abschliessen 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions
Telefon
Treasury informieren
Kurs und CPD werden auf dem Orderzettel vermerkt Geschftsbesttigung durch Treasury liegt vor
am nchsten Tag 01-36211 GER Domestic Institutions Geschftsbesttigung (Treasury) liegt i.d.R. erst 2-3 Tage in Panmure vor. (eher internes Problem) Geschftsbesttigung abzeichnen 01-36214 International Institutions 4-Augen-Prinzip
Geschftsbesttigung abgezeichnet
Geschftsbesttigung (Treasury)
Geschftsbesttigung (Treasury)
Geschftsbesttigung ablegen
Geschftsbesttigung abgelegt
01-36111 Sales Trading Weiterbearbeitung (nchster Tag): - Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem Orderzettel und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice ntig. - Versenden einer Faxbesttigung an den Kunden (manuell, daher Fehlerquellen und Verzgerungen)
FAX
Brokerbesttigung liegt vor liegen i.d.R. am nchsten Tag vor! Gehen per Fax oder ber GL ein.
(Vorabbesttigung) Erfolgt i.d.R. erst nach Eingang der Faxbesttigung Brokerbesttigung an Kunden gesandt
Brokerbesttigung
Orderzettel (Aktien)
Brokerbesttigung zuordnen
Brokerbesttigung zugeordnet Orderzettel (Aktien) 1. Brokerbesttigung ergnzen MA Desk Support Dsseldorf Fr Weiterbearbeitung in WPS: Kundennummer Kundenname EB-account (ggfs. Zuordnung zu Fonds) (ggfs. FW-Sicherungsgeschft) Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte): - Manuelles Ergnzen des Brokerfaxes um relevante Daten fr die Weiterbearbeitung in der WPS Bank (z.B. Kundennummer, Kundenname, EB-account, ) - Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank - Erfassung des Geschftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich) - Ergnzung des Geschftes (z.B. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!)
Measure 3
2.
Brokerbesttigung
Brokerbesttigung ergnzt
Measure 4
Geschft erfassen
Brokerbesttigung
Geschft erfasst
- Art des Geschfts - Menge - Gattung - Limit - brutto/netto - Kunde/account - Whrung (bei FW-Sicherungsgeschft wird die "Trading Cross Rate" auf Basis des Orderzettels erfasst)
AKTIAS
AKTIAS
MA Desk Support Dsseldorf z.B. bei Investmentgesellschaften Zuteilung eines Geschfts auf mehrere Fonds
Reclamation processing
AKTIAS
Vom Ordereingang bis zur Vorlage in der WPS vergehen teilweise ca. 48 Std. Ca. 80% liegen nach einem Tag vor. Settlement mu in der Regel mit T+3 erfolgen.
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Test cases
Authorization concept
Manuals
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Manuals
Web portal
Customization description
Training courses
Knowledge is available
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Tumenenergo
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Projects description
Business process design for SAP implementation, processes coverage by SAP analysis
Business processes oriented SAP-implementation (SAP MM, SD), processes design and SAP processes modeling
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Tumenenergo
SAP system documentation, processes modeling, review documentation
Pilot SAP process design and modeling, analyses of processes coverage by SAP
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Benefits of process-oriented implementation Builds a bridge between business and IT Process culture introduced and enforced Ensures integration between requirements, blueprint and implemented system thru processes Ensures process integration between different process areas Accelerated process-oriented customizing and testing More effective user training and increased process competence High quality and easy to maintain documentation of ERP solution
Business view
IT view
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Q&A section
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