FILOSOFIA DEL SISTEMA

Es importante precisar, a la luz de lo observado en otros pases, que el objetivo de integracin de procesos del Sistema de Administracin Financiera, tiene diferentes enfoques. En nuestro caso: EL SIAF es un Sistema de Ejecucin, no de Formulacin Presupuestal ni de Asignaciones (Trimestral y Mensual), que es otro Sistema. S toma como referencia estricta el Marco Presupuestal y sus Tablas. El SIAF ha sido diseado como una herramienta muy ligada a la Gestin Financiera del Tesoro Pblico en su relacin con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs).

EL SIAF SE HA DISEADO:

Se descart otra acepcin donde se considera el SIAF como el conjunto de varios Subsistemas (Inventarios, Control de Activos Fijos, Administracin Financiera). En esta acepcin se llega a incluir el Subsistema de Formulacin Presupuestal. Asimismo, se entiende la Ejecucin como FinancieraContable simultnea. El desarrollo de este Supersistema, al que denominaremos Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), constituye un reto enorme, aun difcil para una empresa de prestigio especializada en desarrollo de software ERP (Enterprise Resources Planning). Estamos hablando de Aplicaciones tipo SAP, PEOPLE, que requieren un tiempo considerable para su implementacin. En el caso peruano, recin cuando se ha puesto en marcha el SIAF, se han iniciado trabajos para incluir en el mismo mdulos adicionales (inicialmente Planillas y Abastecimientos).

EL SIAF SE HA DISEADO:
El registro, al nivel de las UEs, est organizado en 2 partes: Registro Girado)

Administrativo

(Fases

Compromiso,

Devengado,

Compromiso
Emisin por parte de la UE de una Orden de Compra, Orden de Servicio, Planilla.

Devengado
Recepcin por parte de la UE de bienes y Comprobante de Pago (Factura) del proveedor. * Registro Contable (contabilizacin de las Fases as como Notas Contables).

EL SIAF SE HA DISEADO:
El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el Registro Administrativo. Puede realizarse inmediatamente despus de cada Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente. A diferencia de otros sistemas, la contabilizacin no est completamente automatizada. Esto, que podra ser una desventaja, ha facilitado la implantacin pues el Contador participa en el proceso.

LA CONTABILIZACION NO ESTA COMPLETAMENTE AUTOMATIZADA

En la Tabla de Operaciones, no todos los asientos son del tipo ideal (una cuenta en el debe y una en el haber). La razn estructural es que el Plan de Cuentas no fue elaborado conjuntamente con la Tabla de Clasificadores Presupuestales. Ocurre sto bsicamente en los asientos patrimoniales (Fases Devengado y Girado).

EL PROCESO
En otros sistemas, el sentido de integracin de procesos es entendido de tal manera que el Devengado es ms de tipo contable, relacionado con el manejo de Auxiliares Contables, especialmente de Existencias, lo cual requiere que se haya desarrollado este submdulo, que en verdad es parte del Mdulo de Inventarios, que a su vez forma parte del Subsistema de Abastecimientos. Por lo tanto, el Sistema requiere el desarrollo conjunto de varios Subsistemas, lo que hace difcil completar su puesta en marcha.

AMBITOS DEL SISTEMA

Podemos decir que el Sistema tiene 2 mbitos claramente definidos, a saber:

Registro nico:
El concepto de Registro Unico est relacionado con la simplificacin del registro de las UEs de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el envo de informacin a los Organos Rectores: * Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP), * Direccin General de Tesoro Pblico (DGTP); y * Contadura Pblica de la Nacin (CPN).

AMBITOS DEL SISTEMA

Gestin de Pagadura:
(Slo para las operaciones financiadas con recursos de Tesoro Pblico). Las UEs slo pueden registrar sus Girados en el SIAF cuando han recibido las Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Pblico.
En base a estos Girados la DGTP emite las Autorizaciones de Pago, las que son transmitidas al Banco de la Nacin (BN), cuyas oficinas a nivel nacional pagan slo aquellos cheques o cartas rdenes cargadas en su Sistema, afectando recin en ese momento la cuenta principal del Tesoro Pblico.

..CHEQUES O CARTAS ORDENES CARGADAS EN SUS SISTEMA

Esto ha aumentado la seguridad de la Pagadura. En verdad, ms all que luego tenga que intervenir el Tesoro Pblico para la Autorizacin de Pago , el Girado registrado por la UE termina en el BN, por lo que podramos decir que los equipos SIAF que operan en las UEs son como terminales del Tesoro Pblico para realizar el proceso de Pago a travs del BN.

 QUE INTERVENIR EL TESORO PUBLICO

Toda intervencin del Sistema o del Tesoro es para cambiar el Estado (status) del registro (Verificado, Aprobado, Rechazado). Nunca para modificar el contenido de un registro enviado por la UE.

Los equipos SIAF que operan en las UEs En un nmero significativo de casos (186 UEs) el Sistema opera en Red o en Grupo de Trabajo

IMPLANTACION DEL SISTEMA

En el perodo 1997-1998 la tarea primordial del MEF ha sido la Implantacin del SIAF-SP en todas las UEs del Gobierno Central y Regiones, para cuyo logro se han realizado programas de entrenamiento, difusin y pruebas. Ha sido fundamental el nivel de credibilidad de los Usuarios en el Sistema, el mismo que se ha consolidado durante este perodo. Debe destacarse muy especialmente el enorme esfuerzo de los funcionarios de las UEs que han participado en la etapa de Implantacin. Al respecto, debemos destacar algunos elementos importantes:

IMPLANTACION DEL SISTEMA

Coordinacin permanente con los rganos Rectores. El Sistema deba adecuarse a sus procedimientos y Normas, as como instrumentos operativos (Tablas). Acercamiento, desde fines de 1996, con los usuarios (UEs) a travs de los Residentes, nexo permanente.

Registro manual paralelo en 1997. Permiti conocer el mbito de operaciones de las UEs para su adecuado tratamiento en el Sistema. Adems hizo posible un relevamiento del uso de Clasificadores Presupuestales as como operaciones contables, insumos para la primera versin de la Tabla de Operaciones. Igualmente se prest mucha atencin al tema de los documentos fuente. Se logr establecer la figura del expediente u operacin, unidad de registro del sistema. En los ltimos meses de 1997 las UEs registraron sus operaciones en una primera versin en Fox del Mdulo de Registro SIAF-SP.

IMPLANTACION DEL SISTEMA

En enero de 1998, el MEF entreg 506 equipos (Computador Personal, Mdem, Impresora, Estabilizador o UPS) a igual nmero de UEs. El equipo tiene instalado adems de un software general (MSOffice97), el Mdulo Visual de Registro SIAF-SP. El Sistema incluye un mecanismo de correo electrnico para la transferencia de informacin.

Registro automatizado paralelo en 1998, utilizando los equipos y sistemas entregados. Las UEs registraron y transmitieron ms de un milln de operaciones por un valor cercano al 50% del total del Presupuesto Anual, las mismas que se reflejaban en la Base de Datos ORACLE de la sede MEF. Este registro permiti reforzar el entrenamiento, as como identificar nuevas operaciones para la Tabla de Operaciones. Un aspecto muy importante de esta etapa fue la revisin del tratamiento a las operaciones tpicas (planillas, compras, encargos, caja chica, entre otras).

IMPLANTACION DEL SISTEMA

Personal entrenado en cada UE. A fines de 1998, antes de ponerse en marcha el Sistema exista al menos una persona adecuadamente entrenada en cada UE. Progresivamente se ha incorporado un mayor nmero de funcionarios, especialmente en aquellas UEs que trabajan en Red. Organizacin y Puesta en Marcha de la Mesa de Atencin, como centro de recepcin de llamadas de los usuarios y su derivacin a las diversas reas (Soporte, Anlisis, Contadores, Control de Calidad, Informtica). Organizacin del Equipo de Soporte a Usuarios, con 12 tcnicos entrenados en la instalacin del Sistema, conectividad, hardware. Cuentan con un stock de equipos y partes (PCs, UPS, discos duros, tarjetas de red). Este equipo asegura que una UE restablezca su capacidad operativa en un mximo de 72 horas.

IMPLANTACION DEL SISTEMA

Equipos de Trabajo en la Sede:

-

Anlisis, para revisar el tratamiento de las operaciones, preparacin de manuales; o Control de Calidad, para revisar cada versin de software y apoyar a las UEs para un adecuado registro; Contadores, encargados de elaborar y dar mantenimiento a la Tabla de Operaciones); o Informtica (grupos de Anlisis de Sistemas, Visual, ORACLE, Conectividad, Soporte Tcnico); o Usuarios (Sectoristas) para monitorear el trabajo de Residentes. Uno de los aspectos ms importantes del trabajo desarrollado en estos 2 aos, ha sido el dominio del aspecto logstico, especialmente en las UEs ubicadas fuera de Lima (aproximadamente 320). Los equipos de Soporte a Usuarios, Control de Calidad y Contadores han visitado todas las UEs varias veces, familiarizndose con el acceso y reforzando la vinculacin de la Sede con los Usuarios. La presencia del Residente facilit toda esta coordinacin.

PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA

A partir de enero de 1999 el SIAF se ha constituido en un Sistema Oficial de registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UEs, sustituyendo diversos registros y reportes de la DNPP, la DGTP y la CPN.

Cada mes las UEs reciben, a travs del SIAF, su Calendario de Compromisos (CALCOM) elaborado por la DNPP. Las UEs registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos, informacin que luego es transmitida al MEF para su verificacin y aprobacin.

PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA

En el Ciclo de Gasto las UEs registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las Fases de Compromiso, Devengado y Girado. * El registro del Compromiso implica el uso de un Clasificador de Gasto a nivel de Especfica, una Fuente de Financiamiento y la Meta correspondiente asociada a ese gasto. El sistema verificar si esa operacin est acorde al CALCOM aplicando el criterio de techo presupuestal. La UE slo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario.* El registro del Devengado est asociado a la verificacin del cumplimiento de la obligacin por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes. Esta fase requiere un Compromiso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso.

PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA

* El registro del Girado requiere no slo un Devengado previo (que a su vez establece techos) sino la correspondiente Autorizacin de Giro por parte de la DGTP, que aplica el criterio de Mejor Fecha. El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. * La DGTP emite la Autorizacin de Pago de los Girados (cheques, cartas rdenes) de las UEs, transmitindose al BN, quien actualiza sus archivos con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados. * El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automticamente por el Sistema, con la informacin de los cheques y cartas rdenes pagados remitida por el BN.

PUESTA EN MARCHA OFICIAL DEL SISTEMA

En el Ciclo de Ingreso, las UEs registran las Fases de Determinado y Recaudado. Las operaciones de gastos, ingresos y otras, complementarias, son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con los Cuentas del Plan Contable Gubernamental. Estos registros son procesados por el Sistema, permitiendo la obtencin de los Estados Financieros y Presupuestarios exigidos por el Ente Rector Contadura Pblica de la Nacin (CPN) en el marco de la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. Cabe sealar que, 29 Pliegos (109 UEs) realizaron el Cierre Contable 1999 a travs del Mdulo Contable SIAF.

PRODUCTO DEL SISTEMA

Mejora en la Gestin Financiera del Tesoro Pblico. Base de Datos con informacin oportuna, confiable y con cobertura adecuada. Monitoreo por los Sectores y Pliegos de la Ejecucin del Presupuesto.

VENTAJA DE LA BASE DE DATOS

Proporciona a los rganos Rectores informacin oportuna y consistente. Permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables. Permite un seguimiento de la ejecucin presupuestaria en sus diferentes fases. Proporciona una visin global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros del Estado. Pone a disposicin de la CPN, informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. Permitir la obtencin de los reportes COA para SUNAT. Pondr a disposicin de la Contralora General de la Repblica, informacin de detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de Control en oportunidad, cobertura y selectividad. Contribuye a una mejor asignacin de recursos y toma de decisiones.

FLUJO DE INFORMACION
Las entidades del Sector Pblico pueden consultar los datos registrados en la Base de Datos Central del SIAF, esto segn su rea de responsabilidad y nivel de acceso (ver Diagrama):

Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN) Organismos Sectoriales y Pliegos.

Otras instituciones usuarias de la informacin (Contralora General de la Repblica y SUNAT).

PROGRAMACION DE CAJA DE TESORO

CASO PRACTICO
1.

DATOS
La UE 6000 realiza actividades gravadas y no gravadas con el Impuesto General a las Ventas (I.G.V.). Para determinar el monto del crdito fiscal as como el monto a pagar para cumplir con el pago del impuesto correspondiente al mes de enero de 2000, elabora el siguiente cuadro:

Concepto
- Adquisiciones destinadas a Operaciones Gravadas
- IGV 19% - Adquisiciones destinadas a Operaciones no Gravadas - IGV 19%

Monto
35 000,00
6 650,00 15 000,00 2 850,00

TOTAL COMPRAS S/.

- Ventas gravadas - IGV 19%

59 500,00
53 690.00 10 201.10

- Ventas no gravadas

31 670.00

Del anlisis la UE, concluye que utilizar como crdito fiscal el I.G.V. pagado en las adquisiciones destinadas a operaciones gravadas S/. 6 650,00, mientras que el I.G.V. pagado en las adquisiciones destinadas a operaciones no gravadas se considerar como costo o gasto.
Asimismo, del I.G.V. de los ingresos gravados menos el de las adquisiciones gravadas obtiene el monto a pagar a la SUNAT, que es de S/. 3 351.10, debiendo afectar el Calendario del mes de febrero.

TOTAL VENTAS S/.

94 561,10

CASO PRACTICO
2. REGISTRO SIAF
Para el registro en el Mdulo SIAF-SP del pago del I.G.V., se proceder a consignar previamente el Tipo de Operacin YV: IGV-Rebaja Ingresos x Pago a SUNAT. (Ver Pantalla N 1).

Pantalla Tipo de Operacin: YVIGV Rebaja Ingresos x Pago a SUNAT

Pantalla N 1

CASO PRACTICO
En la fase Determinado se ingresarn los datos correspondientes al Documento A: Formulario de Pago de Tributo (Cdigo 062), en este caso con N 00369852 de Fecha 12/02/2000. Asimismo, se consignarn los datos de la Fuente de Financiamiento, Recursos Directamente Recaudados (09), los Clasificadores de Ingresos utilizados en los registros por las recaudaciones de ingresos gravados, con los montos en negativo, cuya suma ser igual al monto girado a la SUNAT. (Ver Pantalla N 2).

Fase Determinado con Documento: Formulario de Pago de Tributo (062)

Pantalla N 2.

Montos en negativo

CASO PRACTICO
En la fase Recaudado, se consignarn los datos del Comprobante de Pago (Cdigo 009) en Documentos A y en Documentos B el Cheque Girado a favor de la SUNAT/Banco de la Nacin por S/. 3 364,00. Ver Pantallas Ns 3 y 4.

Doc. A tiene Cdigo 009

Pantalla N 3

Opcin activada para proceder al registro de Cheque Girado a SUNAT

CASO PRACTICO
Cheque Girado a favor de la SUNAT/Banco de la Nacin por S/. 3 364,00.

Doc. B Cheque Girado, consignado en positivo