Ing.

Cibeles Tavarez Morizette (Auditoria Interna Informtica)

Informtica

1.1. Fundamentos de los Sistemas de Informacin

1.1.1. Datos, Informacin y Sistemas: Frecuentemente utilizamos los trminos datos, informacin y sistemas, por lo mismo es necesario comprender su concepto general y en un contexto desde su profesin, esto para el manejo efectivo de la informacin.

1.1.2. Datos e informacin: No son trminos iguales.

Datos

Proceso

Informacin

Datos: Se refiere a la materia prima en la produccin de informacin. Proceso: Se refiere a cualquier manipulacin de datos, por lo general con el objetivo de producir informacin. Informacin: Son datos que adquieren significado dentro de un contexto.

1.1.4. Generacin de la informacin: la informacin til o producto de salida se genera a travs de la manipulacin de unos datos en el sistema, todo esto dentro de un proceso. 1.1.5. Informacin en el contexto: se refiere a la informacin til a utilizar, esta debe de ser relevante, completa, precisa y actual.

 1.1.6. Que es un sistema? Un sistema es una serie de elementos que funcionan en conjunto, para alcanzar un objetivo o varios objetivos en comn, al aceptar una entrada, procesarla y producir una salida de manera organizada. A continuacin un ejemplo de la Empresa como Sistema:

1.1.8. Sistemas y Subsistemas: No todos los sistemas tienen un solo objetivo, a menudo un sistema incluye varios subsistemas, que son componentes de un sistema mas grande, con sub-objetivos, los cuales contribuyen a lograr el objetivo principal. Por ejemplo cada departamento dentro de una empresa, constituyen subsistemas que buscan cumplir objetivos. Por ejemplo un sistema de contabilidad esta compuesto por varios mdulos o subsistemas:

1.1.9. Sistemas Cerrados y Sistemas Abiertos Comparacin

Dependiendo de la naturaleza de la informacin que fluye dentro de una organizacin, los sistemas pueden ser abiertos o cerrados. Un sistema es cerrado: cuando se mantiene aislado, sin conexin con otro sistema, nada fluye hacia otro sistema. Eje, un reloj, un televisor.

Un sistema abierto: Interacta con otros sistemas. Por ejemplo, un sistema de contabilidad que registra cxc, cxp y flujo de caja, es abierto si recibe las cifras relacionadas con los sueldos del sistema de sueldos.

 Un sistema de informacin: son todos los elementos que funcionan en conjunto, para procesar datos y producir informacin. Casi todos los sistemas de informacin de una organizacin estn compuestos de muchos subsistemas con sub-objetivos, los cuales buscan lograr el objetivo principal de la empresa. 1.1.11. Informacin y Administracin

Razonamiento de sistema es un mtodo eficaz de administracin, porque crea una estructura para la toma de decisiones y solucin de problemas. Para solucionar problemas los administradores necesitan aislar los problemas para solucionarlos, esto lo logran cuando identifican los subsistemas en que ocurren los problemas y generan la solucin dentro de las posibilidades de esos subsistemas.

 1.1.12. Sinergia entre ser humano y computadora: Se refiere al trabajo en conjunto que realizan el hombre y la computadora, aprovechando las ventajas de esta unin. Los seres humanos tienden al error y suele haber lentitud, mientras que las computadoras aunque son rpidas y precisas no pueden tomar decisiones bien pensadas, ni crear pasos para solucionar problemas. Pero juntos logran un mejor producto.

1.1.14. Las cuarto etapas del proceso: La computadora proporciona un

medio conveniente para ejecutar las cuatro operaciones principales de un sistema de informacin:

Introduccin de datos en el SI (Entrada) Cambio y manipulacin de los datos en el SI (Procesamiento de datos) Obtencin de informacin fuera del SI (salida) Almacenamiento de datos e informacin (almacenamiento)

1.1.16. Equipo de cmputo para Sistemas de Informacin: Esta compuesto por la entrada, salida, almacenamiento y personas, todos estos elementos trabajan juntos como un sistema para lograr un objetivo buscado.

1.1.18. Sistemas de procesamiento de transacciones:

Los sistemas de procesamiento de transacciones o STP. Estos consisten en registrar datos reunidos dentro de los limites de las organizaciones. Por ejemplo: Cajeros automticos que registran retiros, depsitos y transferencias de efectivo. Despus de reunidos estos datos el SI los procesa automticamente, para convertirlos en informacin o los almacena para su procesamiento posterior bajo solicitud.

1.2. Introduccin a los Sistemas de Informacin en las Organizaciones

1.2.1. Sistemas de informacin para la administracin 1.2.1.1. Definicin Un Sistema de Informacin para la Administracin o SIA, es aquel que ayuda a los administradores y otros profesionales a planear, controlar y tomar decisiones.

1.2.1.2. Tipos de Sistemas de Informacin para la administracin Sistemas de apoyo para la toma de decisiones. Ayudan a los administradores a tomar dediciones.

Sistemas de informacin para ejecutivos. Ayudan a los funcionarios de alto nivel a dirigir una organizacin.

 Sistemas expertos. Incluyen formulas cuantitativas o modelos que procesan datos. Sistemas que incorporan la experiencia humana. Por ejemplo sistemas mdicos. Por ejem, Dendral ( SE que Interpreta la estructura molecular).

Sistemas de informacin geogrfica. Aplicacin vinculada con una base que contiene datos sobre una zona de cierta ciudad, pas, etc.

1.2.2. Sistemas de informacin en las empresas

1.2.2.1. Sistemas de informacin en reas funcionales de la empresa

En toda organizacin son necesarios los sistemas de Informacin, ya que son herramientas claves en el procesamiento de transacciones, la toma de decisiones, la resolucin de problemas y las operaciones en general de la organizacin.

A continuacin mencionamos las reas especificas, segn la manera en que se usan los SI: 1.2.2.1.1. Contabilidad: En contabilidad los sistemas de informacin ayudan a registrar transacciones de negocio, producir informes financieros peridicos y crear otros producidos por ley como los balances generales y los estados de perdidas y ganancias.

1.2.2.1.2. Finanzas: El propsito de estos sistemas es facilitar la planeacin financiera y transacciones de negocios. Todo esto para ayudar a aumentar las ganancias de la organizacin.

1.2.2.1.3. Mercadotecnia: El propsito de este SI es detectar las personas que poseen mayor probabilidad de comprar lo que vende la organizacin y promover los productos y servicios apropiados para esas personas.

1.2.2.1.4. Recursos Humanos: Los sistemas de administracin de RR.HH ayudan principalmente a mantener registros y evaluaciones de los empleados. Mantener registros exactos de los empleados. Y cuantificar fortalezas y debilidades.

1.2.3. Sistemas de informacin en diferentes sectores empresariales

A continuacin se menciona los sectores del negocio en que se aplican los Sistemas de Informacin. Los SI se adaptan a necesidades especificas del sector: 1.2.3.1.Produccin: Los SI se usan en toda la operacin de produccin, desde el control de inventarios hasta el pago a proveedores. Ayudan a asignar recursos como personal, materias primas y tiempo para optimizar la productividad. Estas operaciones utilizan SI para procesar los pedidos de los clientes calendarizar la produccin , control de calidad, etc.

 1.2.3.2. Servicio: Los SI juegan un papel central en el sector de servicios, porque a menudo son la espina dorsal de las organizaciones de servicios, por ejemplo las aerolneas y los bancos hacen uso de estos SI en sus transacciones diarias y automatizadas, para brindarle un servicio mas eficiente al usuario y aumentar as la productividad.

1.2.3.3. Ventas al menudeo: Los SI permiten que estas cadenas de venta al menudeo a travs de sus ventas, hallan obtenido una economa de escalas significativas, es decir, han podido bajar sus costos. Estos SI reducen al mximo los niveles bajos y altos de inventario en las cadenas, vinculando los sistemas de la tienda con los de los proveedores.

1.2.3.4. Nuevos Negocios: El impacto de los SI en los negocios va mas all de la simple automatizacin. Muchas empresas adoptas los SI para proporcionar nuevos productos y servicios que solo se volvieron econmicos con el desarrollo de las tecnologas de informacin (comercio electrnico).

 1.2.3.5. Gobierno: Las organizaciones gubernamentales y comerciales han hecho uso de los SI para automatizar procesos y reemplazar el trabajo humano. En este caso los SI se utilizan para recaudar impuestos, pagar servicios de seguridad social y comprar bienes y servicios a los departamentos.

Las organizaciones hacen uso de los SI para crear grandes centros de almacenamiento de datos, llamados base de datos, as los datos pueden organizarse por categoras y sistematizados para producir informacin til. 1.2.4.1. Comercio electrnico Entre las TI y los negocios ha habido un punto de encuentro estimulante, que ha sido el comercio electrnico. La apertura de la internet en el comercio, permiti el crecimiento del comercio electrnico entre negocios y el cliente.

1.2.4.2. Porque estudiar los sistemas de informacin? Porque todos los profesionales hacen uso de los SI con la finalidad de mejorar su desempeo. Aprendiendo software, hardware y mtodos.

1.2.4.3. Profesionales en sistemas de informacin La combinacin de habilidades tcnicas y administrativa prepara a los profesionales para ser el vinculo entre la TI y otros gerente de la organizacin. 1.2.4.4. Carreras en sistemas de informacin La carrera de un profesional en SI, no se limita solo a ese campo, sino que administradores que hacen uso de los SI han ascendido a posiciones de mayor nivel como gerentes de su organizacin, aplicando el conocimiento de los SI.

1.2.5. Importancia de los sistemas de informacin para la administracin 1.2.5.1. Como los sistemas de informacin han transformado las organizaciones y la administracin?

1.2.5.2.Como esta conformado el cambiante entorno de los negocios contemporneos? Definir estructura.
El cambiante entorno de los negocios contemporneos

Globalizacin
Administracin y control en un mercado global Competencia en mercados mundiales Grupos de trabajo globales Sistemas de entrega globales Transformacin de las economas industriales Economas basadas en conocimiento e informacin Productividad

Nuevos productos y servicios

Conocimientos: un activo estratgico y productivo central Competencia basada en el tiempo Vida mas corta de los productos

Entorno turbulento
Base de conocimientos limitada en los empleados

Transformacin de la empresa Aplanamiento

Descentralizacin Flexibilidad
Independencia de la ubicacin Bajos costos de transaccin y coordinacin Facultacin Trabajo de colaboracin y de equipo

1.2.5.3. Transformacin de las economas industriales En la actualidad la fuerza laboral ya no esta centrada en las fabricas, sino en las reas de ventas, educacin, cuidado de la salud, bancos, compaas de seguros, bufetes, computacin, etc. Con esto comenz la revolucin de los conocimientos y la informacin. Los conocimientos y la informacin se estn convirtiendo en los cimientos de muchos servicios y productos nuevos. Estos son los productos intensivos en conocimientos e informacin. Los conocimientos se han utilizado tambin en la industria automovilstica, apoyndose en informticos e ingenieros, aumentando esto la automatizacin y el disminuyendo el nmero de empelados obreros.

 Tambin en el rea de la produccin se procesa y distribuye la informacin. Por ejemplo las empresas de ingeniera ambiental han elaborado estatutos de impacto ambiental para el gobierno. Otros productos y servicios que se apoyan en las nuevas tecnologas de informacin son: las tarjetas de crdito, la entrega de paquetes al da siguiente y los sistemas de reservacin a nivel mundial.

Las tecnologas de informacin tambin han sido aplicadas e invertido mucho dinero en la industria de servicio, como las finanzas, seguros y bienes races.
En todas las industrias la informacin y la tecnologa se han convertido en activos estratgicos cruciales de las empresas de negocios y sus administradores.

 Se requieren sistemas de informacin para optimizar el flujo de informacin y conocimiento dentro de la organizacin. La aplicacin de tecnologas de informacin en la empresa ayuda a la gerencia a maximizar los recursos de conocimientos de la empresa. La productividad de los empleados depender de la calidad de los sistemas que lo apoyan. Las decisiones gerenciales en cuanto a tecnologa de informacin tienen una importancia crucial para la prosperidad y supervivencia de una compaa.

 1.2.5.4. Transformacin de la empresa de negocios

Las organizaciones han aprovechado las oportunidades para dirigir y organizar, gracias a los cambios surgidos en su propia naturaleza. El nuevo estilo de la empresa de negocios es siendo menos jerrquica, se apoya en informacin casi instantnea para suministrar productos y servicios y adaptarlos de forma nica a mercados o clientes especficos. Estas nuevas orientaciones no se podran llevar a cabo sin la ayuda de las tecnologas de informacin. El nuevo estilo gerencial, ha sido logrado gracias a las Tecnologa de Informacin, ya que esto le permite apoyarse en compromisos, establecer metas, formar grupos de trabajo, orientar los empleados, con profesionalismo y conocimiento, para asegurar el funcionamiento correcto de la empresa.

 Las organizaciones han experimentado transformacin, gracias a las tecnologas de informacin, ya que han aplicado con ello el conocimiento, aprendizaje y empleados ms independientes en la toma de decisiones.

 1.3. Solucin de Problemas Empresariales con Sistemas de Informacin 1.3.1. Toma de decisiones en los negocios

Las decisiones acertadas que toman los administradores influyen en el xito que tenga una organizacin. Para la toma de decisiones dentro de la empresa, que impliquen el manejo de mucha informacin y procesamiento, es til que los administradores hagan uso de los sistemas de informacin, para hacerlo ms efectivo.

1.3.2. El proceso de toma de decisiones Descripcin del proceso en tres fases, segn el investigador Herbert Simon: 1.3.2.1. Inteligencia: En esta fase observamos las experiencias, creencias e ideas. En los negocios, las experiencias pueden proporcionarnos millones de datos. 1.3.2.2. Diseo: En esta fase, se disean los mtodos con el que se valoran los datos. Los mtodos son secuencias de pasos, frmulas, modelos y otras herramientas que nos permiten reducir de manera sistemtica las alternativas a un nmero manejable. 1.3.2.3. Eleccin: Cuando nos queda un nmero reducido de alternativas, elegimos la alternativa que nos parece ms prometedora.

1.3.3. Problemas estructurados y no estructurados 1.3.3.1. Problemas estructurados: Son aquellos cuya solucin dependen de una sola serie de pasos. Dado que el conjunto de datos es conocido y debe seguirse una secuencia conocida, un problema estructurado, con datos idnticos siempre tendr la misma solucin. Ejem. Los problemas matemticos y fsicos. La mayora de los problemas en administracin no son tan fciles de resolver. 1.3.3.2. Problemas no estructurados: En estos no hay un algoritmo que nos permita llegar a una solucin optima (ya sea porque no hay suficiente informacin sobre los factores que afectan la solucin o porque hay tantos factores potenciales, que no puede formularse ningn algoritmo que garantice una solucin correcta nica).

La falta de estructura crea incertidumbre. Por ejemplo, no se puede garantizar la produccin en un ao de una inversin determinada.

1.3.3.3. Problemas semiestructurados: Es aquel que no esta completamente estructurado. Ya que hay bastante conocimiento para limitar el numero de soluciones disponibles, pero no suficientes para garantizar 100% de certidumbre de llegar a una solucin optima. No puede considerarse estructurado porque hay demasiados factores que puede alterar el resultado final. Como ejem invertir en la bolsa de valores. 1.3.3.4. Problemas programables: Se conoce con este nombre a los problemas estructurados porque es factible elaborar un programa para resolverlos. De esta forma los problemas no estructurados se consideran no programables, porque no hay posibilidad de elaborar un programa especifico para resolverlos.

PROBLEMAS ESTRUCTURADOS Cuntos trabajadores son necesarios para integrar el personal de la lnea de produccin A? Cul es nuestra cantidad optima de pedidos de la materia prima Z, con base en nuestra produccin? Cuntas turbinas son necesarias para abastecer de energa a Santiago? Cul de nuestras regiones genera el mayor ingreso por vendedor?

PROBLEMAS SEMIESTRUCTURADOS Cules son los beneficios de asociarse con Agrcola, S.A?

Dnde debemos establecer las siguientes cinco tiendas de nuestra cadena de venta al menudeo? Cmo reaccionara el consumidor si disminuimos 10% el precio de nuestro producto? Cul es la mejor campaa de publicidad para lanzar nuestro servicio financiero?

1.3.4. Administradores y problemas semiestructurados

Los administradores de muchas organizaciones, deben de enfrentar a diario problemas semiestructurados. Esto seria enfrentarse con varios cursos de accin posibles y el objetivo es elegir la alternativa que llevara al mejor resultado.

1.3.4.1. Ejemplos

Los gerente de recursos humanos enfrentan problemas semiestructurados cuando deben decidir a quien recomendar para un nuevo puesto, tomando en cuenta la formacin de la persona, capacidad para aprender y asumir nuevas responsabilidades.

1.3.5. Componentes de SATD (Sistemas de administracin para la toma de decisiones)

Los administradores utilizan los Sistemas de Apoyo para la toma de decisiones SATD para el ahorro de tiempo y esfuerzo en la toma de decisiones. Se trata de sistemas de informacin de computo diseados para ayudar a los administradores a resolucionar una entre muchas soluciones, alternativas a un problema y para ayudar a las corporaciones a:

Incrementar la participacin de mercado Reducir los costos, aumentar la rentabilidad Y Mejorar la calidad del producto.

1.3.5.1.Modulo de administracin de datos: Es una base o deposito de datos, que permite a la persona encargada pasar por la fase de inteligencia de la toma de decisiones. Este modulo proporciona un medio para que el SATD seleccione datos de acuerdo con ciertos criterios, tipo de accin, rango de aos, etc.

Por ejemplo, el acceso al sistema financiero SAP por parte de los usuarios para extraer el maestro de cuentas por cobrar del periodo enero-dic 2012 (ao contable).

Administracin de Datos

1.3.5.2.Modulo de administracin de modelos:

Para convertir los datos en informacin til, el usuario selecciona un modelo del modulo de administracin de modelos, que es una serie de modelos que utiliza el SATD para asistir en la toma de decisiones. Modelos provienen de investigacin matemtica o de las experiencias. Por ejem, La industria de lneas areas para aumentar sus ingresos hace uso de un modelo, con el cual asigna precios a los boletos, segn parmetros introducidos por los usuarios como fecha, salida, destino, etc.
Adm. De modelos

1.3.5.3.Modulo de dilogo:

Se refiere a la parte del SATD que permite al usuario interactuar con el.
Este indica al usuario que seleccione un modulo, le permite acceder a la base de datos y seleccionar lo ms adecuados para el proceso de decisin o establecer criterios para seleccionar dichos datos.

Dialogo

Componentes de un SATD y su interaccin

Administracin de Datos

Adm. De modelos

Dialogo

1.3.6. Diseo de Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

Una gran cantidad de organizaciones disean sus propios sistemas en especial si estos abordan problemas que son propios de la organizacin. Los administradores que quieran adquirir un nuevo SATD deben tener muy claro las circunstancias que justifican la inversin en tiempo de empleado y esfuerzo invertido en un proyecto de diseo.

1.3.6.1. Cuando debe construirse un SATD?

Antes de la administracin hacer un compromiso con un nuevo SATD, debe de tomar en cuenta varios factores que mencionarn ms adelante, puesto que la inversin en el diseo de cualquier sistema de informacin puede ascender a miles o millones de dlares.

1.3.6.2. Tipo y estructura de un problema en la toma de decisiones:

Algunos problemas estructurados o no estructurados son sencillos de resolver, solo con el sentido comn, pero cuanto menos estructurado sea el problema mas requerir el administrador de SATD para resolverlo. Cuando se requiere resolver problemas no estructurados, para los cuales existen muchos modelos como herramientas de anlisis y muchos factores y parmetros que deben considerarse, los administradores se auxilian de un SATD.

1.3.6.4. Frecuencia para la deteccin de problemas por parte de los administradores

A mayor ocurrencia del problema, ms justificado ser el diseo de un SATD para resolverlo. Si el problema raras veces se presenta, el costo de diseo sobrepasar los beneficios.

1.3.6.5. Usuarios del sistema Cuanto mayor sea el numero de posibles usuarios y ms alta la posicin de estos, mayor ser el impacto positivo que tendr un SATD. 1.3.6.6. Desarrollo de proceso y los usuarios La administracin esta interesada en que los usuarios participen en el proceso de diseo de los SATD, tomando de su tiempo de labores regulares. Esto a travs de pruebas en simulaciones o pruebas del sistema.

BIBLIOGRAFIA: OZ, Effy, Administracin de Sistemas de Informacin 5ta edicin, Thompson Editores, 2007 Laudon & Jane, Kenneth, Sistemas de Informacin Gerencial 8va edicin, Prentice Hall, 2005