ADMINISTRACION Y PLANEACION ESTRATEGICA

Maestra en Administracin de Hospitales y Servicios de Salud

MODELO DE FORMULACIN ESTRATEGICA:

ETAPA

PLANEACION DEL PLAN

Desarrollo de infraestructura Sistema de informacin directiva Misin

ETAPA

ETAPA FILOSOFICA

Visin Valores Anlisis Interno

ETAPA

ETAPA ANALITICA

Anlisis Externo Matriz FODA

ETAPA

ETAPA OPERATIVA

Adaptacin de la organizacin Desarrollo de ventajas competitivas

ETAPA

ETAPA ANALITICA

Objetivos estratgicos Cronograma Mecanismos de control Mecanismos de evaluacin

Etapa 0: PLANEACION DEL PLAN

Esta etapa no forma parte propiamente de la planeacin estratgica. Es la preparacin del proceso por eso se conoce como etapa 0. Esta integrada por: 1.- La estructuracin del plan y 2.- Desarrollo del sistema de informacin. Con estas etapas se asegura contar con la infraestructura, materiales y suministro de la materia prima para dodo el proceso (informacin).

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1.- Estructuracin del Plan: Antes de iniciar el proceso de planeacin estratgica conviene analizar los siguientes puntos: a) Definicin del equipo de planeacin: Deber contar con todo el apoyo y recursos de la organizacin, deben de ser lderes dentro de la organizacin de salud quienes impulsen el proceso de planeacin e implementacin, adems este equipo deber estar ser parte del rea de gobierno de primer o segundo nivel por lo siguiente: Tienen una visin de conjunto del todo el funcionamiento del hospital o centro de salud. Cuenta con mas informacin de la organizacin Cuentan con una mayor escolaridad Tienen mas poder de decisin y cuentan con un liderazgo formal.
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b) Definir claramente el objetivo: Es el contestar a la pregunta Por qu se quiere iniciar un proceso de planeacin estratgica?, en todas las organizaciones cada enfoque es diferente por lo tanto el enfoque del plan ser distinto. Se debern definir los objetivos especficos que se persiguen y por lo tanto estos objetivos debern contar con las siguientes caractersticas: Mesurables Verificables Alcanzables Lgicos Claros Concretos Conocidos por todos Aceptados
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c) Informacin: Se inicia con la determinacin de los requerimientos de informacin y de las fuentes de donde se obtiene, se debe establecer un proceso que permita planear para obtener, procesar y analizar sistemticamente la informacin necesaria para el modelo de formulacin estratgica.

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d) Infraestructura fsica: Para realizar una adecuada discusin del anlisis y formulacin del plan estratgico se deber contar con la siguiente infraestructura fsica: Sala de juntas con suficiente espacio, con comunicacin al exterior Computadora con conexin a internet o sistemas de informacin de la organizacin Can Rotafolio Pintarron o pizarrn Cafetera Bao, etc.

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e) Recursos: Al principio debe realizarse un presupuesto estimativo del dinero que se requerir para desarrollar el plan. Se incluyen desde los honorarios de consultores hasta renta de aulas, salones, equipos necesarios para la elaboracin del sistema de informacin directiva.

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e) Compromiso: Se deber generar un compromiso y formalizarse, con lo cual se asegura hasta cierto punto el xito del proceso. As al comprometerse a realizarse un esfuerzo real, el equipo pone en juego toda su creatividad para generar, implantar y seguir rigurosamente lo establecido en el plan. Despus es importante que la organizacin recompense estas acciones.

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f) Cronograma : Para complementar la elaboracin del plan se traza un cronograma con las principales actividades y los responsables de cada una.

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1.- Sistema de informacin directiva: El SID es el medio a travs del cual se genera y obtiene informacin de forma sistemtica y debe tener los siguientes objetivos: Proporcionar informacin valida, oportuna, concisa y relevante para la toma de decisiones Con esta informacin hacer del conocimiento del rea de gobierno los resultados, deficiencias y, en general, el estado de los factores e indicadores de la organizacin. Poner esta informacin al alcance de la organizacin de modo que se aproveche. Servir de soporte al sistema de planeacin Sistematizar la generacin de informacin Proporcionar canales de informacin en el interior de la organizacin.

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Los componentes que conforman el SID son:

Normativa Abarcan normas, reglamentos y polticas de la organizacin que se imponen por decisin de la organizacin y son las que sientan la base para el saber actuar en la organizacin

Interna (Informacin que se genera en la organizacin)

De planificacin

Comprende la informacin referente a las decisiones de la direccin acerca del curso futuro de la organizacin. (Objetivos globales, Planes y programas, etc.)
Incluye toda la informacin que se genera en la operacin diaria de la organizacin entre la que se encuentran (Datos financieros, de personal, de produccin, etc.) Representa la informacin de los resultados de la organizacin que se obtiene al relacionar dos o mas fuentes de informacin. Es la informacin generada por factores externos como economa, aspectos fiscales, polticas presupuestales, demografa, aspectos de desarrollo tecnolgico, ecolgica, etc. Es el elemento fundamental del SID para generar estrategias entre los elementos estn Mercado, competencia, clientes o usuarios.

Operativa

SID

De relacin

De comportamiento Externa (Factores externos que tienen un efecto positivo o negativo en la organizacin)

De inteligencia

Las principales fuentes de informacin son: Fuentes directas como son: Estudios de mercado, monitoreo de productos o servicios, cruces de informacin, etc. Observacin. Se puede observar el comportamiento de los clientes, procesos, etc. Y esta se realiza directamente por los responsables del desarrollo del sistema. Encuestas: Para saber que quiere el cliente o usuarios del sistemas, sus expectativas y sus quejas y la forma mas fcil de hacerlo es preguntrselo.

El sistema de informacin directiva se debe de desarrollar e implementar antes de empezar a desarrollar las estrategias.

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MODELO DE FORMULACIN ESTRATEGICA: Etapa I (Filosfica)

La filosofa de la empresa es la forma de pensar oficial de la organizacin, para establecerla se deben analizar tres elementos fundamentales que indican a donde se dirige la organizacin (la misin), para que se dirige all (visin) y que es lo que impulsa en esa direccin (valores). La planeacin estratgica inicia con la definicin de la misin y la visin, enseguida se verifica la congruencia de estas con los valores de la organizacin. Si el plan estratgico no concuerda con la filosofa de la organizacin hay que modificar la filosofa o el plan, ya que una parte importante de la planeacin estratgica es sealar las premisas que rigen a la empresa en lo referente al entorno, mercado, operaciones o productos.

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La misin: Describe el propsito de la empresa, esto es, su razn de ser adems se determina en que negocios participar y en cuales no. A que mercados servir, como se administrar y como crecer la compaa. Para formular la misin se requiere una definicin clara de cual es el origen de la organizacin (o cual se planea que sea), En ella tienen que quedar explcitas diez caractersticas que se enumeran a continuacin:

1.- Clientes Quienes son los clientes de la organizacin de salud?.

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2.- Productos o Servicios Cules son los productos o servicios mas importantes de la organizacin? 3.- Mercado Compite la organizacin de salud geogrficamente? 4.- Tecnologa Cuales son las tecnologas bsicas de la organizacin? 5.- Preocupacin por supervivencia, crecimiento y rentabilidad Cul es la actividad de la organizacin en funcin a sus metas econmicas?

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6.- Filosofa: Cules son los valores o creencias y aspiraciones fundamentales de la firma y sus prioridades filosficas? 7.- Concepto de si misma Cules son las fortalezas y ventajas competitivas claves de la organizacin de salud? 8.- Preocupacin por imagen pblica Cul es la imagen publica a que aspira la firma? 9.- Efectividad reconciliatoria Pone la firma atencin a los deseos de las personas claves relacionadas con la organizacin de salud?

10.- Calidad Inspiradora Movita y estimula a la accin la lectura de la misin?

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Una vez que se ha dado respuesta a las preguntas anteriores para formular la misin se deben realizar los siguientes pasos. 1.- Definir el alcance que se quiere desarrollar con la misin (Toda la organizacin, un departamento , un producto, etc.). 2.-Reunir al grupo de personas clave de la organizacin (Directivos y personal operativo). 3.- Realizar una lluvia de ideas sobre lo que cada quien considera que debe ser la misin. 4.- Clasificar la ideas y determinar las ideas mas recurrentes. 5.- Con lo anterior realizar una primera redaccin de la misin . 6.- Analizar y criticar de manera objetiva y constructiva la propuesta de redaccin, adems de proponer cambios. 7.- Si existe consenso se acepta esta declaracin, en caso contrario se repite el procedimiento desde el punto (3). 8.- Si la misin es aceptada, se verifica que conteste la preguntas formuladas con anterioridad. 9.- Se hace oficial la redaccin final 10.- Se publica y explica la misin a todo el personal 11.- La misin se mantiene vigente y llega un momento en que todo el personal la tiene presente.

EJEMPLOS DE MISION: SECRETARIA DE SALUD Contribuir a un desarrollo humano justo incluyente y sustentable, mediante la promocin de la salud como objetivo social compartido y el acceso universal a servicios integrales y de alta calidad que satisfagan las necesidades y responsan a las expectativas de la poblacin, al tiempo que ofrecen oportunidades de avance profesional a los prestadores en el marco de un financiamiento equitativo, un uso honesto , transparente y eficiente de los recursos y una amplia participacin ciudadana.

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La visin: Es el resultado de los sueos en accin, nos dice a donde queremos llegar. Par la visin lo importante es el punto adonde se quiere llegar, no como llegar ah. La visin debe de ser idealista, positiva, completa y detallada. Debe tener un alcance, de forma que todos en la empresa conozcan cual ser su contribucin para conseguirla.

Debe de transmitir fuerza y profunda inspiracin a la organizacin, debe plantear un reto y justificar el esfuerzo.
La visin es mas que un simple plan para el futuro, ya que incorpora la creencia de que es posible influir y cambiar ciertos aspectos del porvenir con las decisiones del presente para llegar a ese ideal soado.
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Metodologa para formular la visin. 1.- Reunir al equipo de formulacin estratgica . 2.- Delimitar claramente sin lugar a dudas y en pocas palabras sobre lo que se quiere definir la visin (Toda la organizacin, un rea, un departamento, etc.). 3.- Definir el horizonte temporal que se desea visualizar (15, 10, 5 aos). 4.- Desarrollar un ambiente sin tensiones en donde todos los participantes tengan verdaderos deseos de participar. 5.- instalarse en una posicin cmoda (sentados, acostados, etc.). 6.- Relajacin metal 7.- En estado de relajacin se le pide a los participantes que vean a la organizacin en el ao deseado y se pide contesten a lo siguiente: Cmo es la organizacin? Dnde esta ubicada? Cmo es el edificio y el color? Qu hay alrededor? Que servicios se estn generando o que se esta produciendo? Cmo se esta haciendo? Cmo esta la gente dentro de la organizacin? Cmo es la competencia? Qu estrategias nos permitieron llegar ah? Qu estrategias estn a punto de implantarse?

Cules son nuestras principales fortalezas? Cules son nuestros principales retos?

La visin debe ser dinmica, de forma que cuando se alcance se plantee una nueva.

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Los Valores: Son todo lo til, deseable o admirable para un persona, familia, grupo, organizacin o pas. Son principios que norman las conductas y comportamientos especficos que se muestran con orgullo y que se defienden. Los valores organizacionales condicionan el comportamiento de la empresa , ya que determinan modos de pensar y actuar que enfocan decisiones de acuerdo a lo que se considere importante.

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Los valores organizacionales se adquieren o modifican en tres etapas: 1.- Pensamiento: En esta etapa los valores se eligen libre y racionalmente (con excepcin de los adquiridos durante la niez) entre varias alternativas y despus de considerar las consecuencias. 2.- Emocin: Una vez elegidos racionalmente los valores, se empieza a sentir emociones al manifestarlos y defenderlos.

3.- Comportamiento: En esta etapa el valor arraiga en nuestro sistema y se manifiesta en comportamientos concretos.

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El sistema de Valores

Madurez

Los mas recientes

La actualidad Vida profesional Estudios profesionales Secundaria y Preparatoria Amigos

Juventud Adolescencia Niez Los mas antiguos

Grado de dificultad para el cambio

Nacimiento

Familia

+
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Mtodo para determinar el sistema de valores:

1.- Reunir al equipo de gobierno, luego por etapas se rene a los equipos siguientes. 2.- En las juntas se entrega a los grupos un listado de valores y cada quien califica los valores con una escala de 1 a 10 en la que uno es el menos importante y 10 el mas importante, en aquellos valores por los que se siente un rechazo se califican con una escala de (-1) a (-10). 3.- Cuando se hallan calificado todos los valores se forman grupos de cinco a seis personas que analicen los resultados de cada una y elijan aquellos valores que por consenso o votacin consideran que representan al grupo. 4.- En seguida se repite el proceso para los valores que hayan obtenido las peores calificaciones, lo cual revela el sistema de anti valores. 5.- Luego los grupos toman los cinco valores que hayan obtenido las mayores calificaciones y los cinco anti valores con las calificaciones mas baja. 6.- Se anota en una hoja de rota folio los valores y su definicin de manera que todos los vean, se vota por los valores mas importantes para los asistentes as como los cinco valores mas rechazados.
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7.- Una vez que se tiene el listado general de valores y anti valores, se analiza el resultado.

Los valores y anti valores de los grupos directivos coinciden con los de otros grupos de la organizacin? Los valores de un grupo aparecen como anti valores de otro de los grupos y Qu problemas puede ocasionar esto? Garantiza el listado (y sus definiciones) de los valores mas aceptados el logro de los objetivos de la organizacin? Garantiza la competitividad el crecimiento y el xito? Algunos de estos valores que se requieren para asegurar el xito forman parte de la lista de anti valores? Cul debe ser la estrategia de cambio de los valores actuales por los requeridos? Son congruentes los listados de los valores?
Con esto se complementa la etapa filosfica de la organizacin, que fija los lineamientos y confiere validez a las estrategias del plan.