LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

1. LA TEORA ORGANIZACIONAL

Conceptos de organizacin

Puede ser entendida como el desarrollo de una estructura intencional y formalizada de funciones o puestos; o como una entidad economica-social (empresa), integrada por individuos y recursos (monetarios, tecnologicos, materiales, etc) que generala beneficios para la sociedad, y en la cual se basa el desarrollo de una nacion.

Una organizacin es una colectividad de personas, trabajadres y empleados, ligados por determinadas relaciones socioeconomicas condiconadas por el modo de produccon imperante en una sociedad concreta.

Conceptos de organizacin
La organizacin puede identificarse como un grupo de individuos que poseen objetivos comunes (por ejemplo, iglesia, familia, gobierno, escuelas, ejercito). Es un sistema incluido en otro mas amplio: la sociedad con la que interactua. Es un sistema social integrado por personas y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura- dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades y aplican recursos encaminados a cierto valores comunes.

Organizacin y Teoria de la Organizacin

La organizacin es un sistema que esta inmerso en un medio ambiente dinmico e inestable, con el cual se esta relacionando. La teora de la organizacin considera a las organizaciones, su medio ambiente y las relaciones entre estos. Las organizaciones se encuentran inmersas en su entorno social, cultural, poltico, tecnolgico, econmico, con el cual se estn relacionando, entregndole productos, servicios o informacin. Las organizaciones son consideradas como redes sociales complejas, de hecho, es a travs de estas y de los medios de comunicacin como se establecen las relaciones dentro y fuera de la organizacin.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Modelo de la organizacin y su medio ambiente.

Organizacin y Teora de la Organizacin

En las metforas de tipo autoritario y rgido a la de sistemas flexibles y abiertos, ha permitido que las organizaciones evoluciones. Los factores cambiantes del entorno y su demanda, han logrado que las organizaciones cambien su estructura, que modifiquen sus procesos y que mejoren sus productos y servicios. La innovacin y adaptacin son factores que contribuyen a que una organizacin sea ms flexible con su entorno y se prepare para las contingencias de ste.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Las decisiones en una organizacin han crecido en complejidad, no por la informacin que se requiere para tomarlas, sino por gran cantidad y diversidad que se tiene en sta.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Las organizaciones son consideradas como redes sociales complejas. La complejidad aumenta conforme se incrementa el nmero de vas de comunicacin internas y externas, es decir, entre empresas, grupos, reas e individuos. Entre elementos podemos tener ms de una va de comunicacin, pero las redes complejas sociales son de tipo conocidas como:

libre escala, en donde, pocos nodos tiene una gran cantidadde vas de comunicacin y muchos nodos tienen pocas vas de comunicacin.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Ejemplo de red de comunicacin en la organizacin

Organizacin y Teora de la Organizacin

Organizaciones complejas
La complejidad en las organizaciones no solo se determina por el tamao de estas, mas bien, como se ha mencionado, es el resultado del crecimiento en el numero de variables, los elementos con los que cuenta (grupos, reas, personal) y las relaciones que se dan entre estos. La cantidad y tamao en las relaciones entre el sistema y su entorno nos darn un parmetro de que tan permeable o no es el sistema, es decir, que tan abierto es.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Organizaciones complejas
Para los sistemas complejos, lo ms difcil de predecir es su comportamiento y evolucin futura, ya que en muchos de los casos el comportamiento de los grupo de individuos son de naturaleza emergente. Existe una gran diversidad de sistemascomplejos, entre los cuales podemos mencionar:
los sistemas de cmputo, Los fsicos los biolgicos, los sociales los econmicos.

Una de las caractersticas bsicas que identifican a las organizaciones complejas, las cuales pueden ser vistas como sistemas complejos, son:
el grupo numeroso de elementos que participan y sus relaciones internas y externas.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Organizaciones complejas

Relacin de la complejidad y el grado de desorden en los sistemas

Organizacin y Teora de la Organizacin

Organizaciones complejas

Otros aspectos que se han considerado en el incremento de la complejidad de las organizaciones es la diversidad del medio, la diversidad de los productos y / o servicios que genera, y nuevamente las relaciones e interrelaciones entre ellos. Bajo la perspectiva anterior y de acuerdo al modelo que presenta Mary Jo Hatch, con respecto a la incertidumbre, la complejidad y la velocidad de cambio del medio, se puede mencionar que: la incertidumbre es la respuesta a la velocidad de cambio del medio y a la complejidad.

Organizacin y Teora de la Organizacin

Organizaciones complejas

Incertidumbre del medio, velocidad de cambio del medio y complejidad del sistema

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional
La estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicacin entre cada unidad.(Strategor)

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional
El grado de especializacin de los trabajos, el incremento en el nmero de puestos y la comunicacin entre estos, ha sido otro detonante que ha permitido el incremento de la complejidad en las organizaciones y en sus estructuras.

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional

Variables que intervienen en la complejidad del medio

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional:
El medio ambiente al influir en la incertidumbre y la dinmica del comportamiento de una organizacin, influye en la estructura organizacional de ste.

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional:
Las caractersticas de la organizacin mecnica son:
De naturaleza rgida Muy centralizada Informacin orientada segn organigrama

La organizacin orgnica se caracteriza por:

Equipos de trabajo transfuncionales y transjerarquicos Departamentalizada Informacin dirigida libremente entre el grupo de trabajo

Organizacin y Teora de la Organizacin

La estructura organizacional:
La relacin que se da entre los recursos y la variedad requerida puede presentarse en tres estados:
a) Los recursos son mayores que la variedad requerida; exceso de costo en el sistema b) La empresa cuenta con los recursos necesarios para atender la variedad requerida; equilibrio dinmico. c) La empresa cuenta con recursos insuficientes para atender a la variedad requerida; la empresa esta seriamente amenazada y pierde demasiada energa que la puede llevar a morir.

Modelo General de la Organizacin como sistema abierto.

Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes caractersticas:

1. Importacin (entradas): La organizacin recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energa de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida.
2. Transformacin (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energa disponible. La organizacin procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 3. Exportacin (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente. 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin- transformacinexportacin.

5. Entropa negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrpico para reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.
6. Informacin como insumo: Los sistemas abiertos reciben tambin insumos de tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con ste.

Modelo General de la Organizacin como sistema abierto. como insumo: Los sistemas abiertos reciben 6. Informacin

tambin insumos de tipo informativo que proporcionan seales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relacin con ste. 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinmica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energa del ambiente exterior y una continua exportacin de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energa y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. 8. Diferenciacin: La organizacin tiende a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de roles y diferenciacin interna.

9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.
10. Lmites o fronteras: La organizacin presenta barreras entre el sistema y el ambiente. stos definen el campo de accin del sistema, como tambin su grado de apertura con relacin al ambiente.

Propiedades del sistema organizacional

Sistemas Artificiales Limites

Las organizaciones sociales no son sistemas naturales, como los mecnicos, biolgicos, son artificiales Ayuda a entender la distincin entre sistemas abiertos o cerrados. Sistema cerrado: tiene limites rgidos e impenetrables. Sistemas abiertos: tienen limites permeables entre el propio sistema y el supra sistema en general. La entropa est relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Los sistemas cerrados estn sujetos a la fuerza de la entropa. En un sistema abierto la entropa puede ser reducida y aun puede transformarse en entropa negativa.

Entropa Negativa

Propiedades del sistema organizacional

El Estado estable o equilibrio dinmico(homeoestasis)

Este concepto se relaciona estrechamente con el del entropa negativa. Un sistema cerrado debe de manera eventual, lograr un estado de equilibrio con mxima entropa(muerte o desorganizacin). Un sistema abierto puede lograr un estado en que el sistema permanezca en equilibrio a travs del flujo continuo de materiales, energa e informacin
Sirve para entender como mantienen los sistemas un equilibrio dinmico. Mediante este proceso, el sistema recibe continuamente de informacin desde su medio externo, lo que le ayuda a ajustarse. La retroalimentacin puede ser positiva o negativa. El sistema debe tener mecanismos de adaptacin que le permitan responder a los cambios internos y externos.

Mecanismo de Retroalimentacin

Mecanismo de adaptacin y mantenimiento

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

II. LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA TOMA DE DECICIONES

Sistemas de Informacin: Definicin

Sistema de Informacin: Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin.

Sistemas de Informacin: Definicin

Informacin: Se entiende como los datos que se han moldeado en una forma significativa y til para los seres humanos. Datos: Son secuencias de hechos en bruto que representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno fsico antes de ser organizados y ordenados en una forma en que se puedan entender y utilizar de manera

Sistemas de Informacin: Actividades

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin o proceso anterior. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un ao base. Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes, la voz, etc.

Categorias de Sistemas de Informacin

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Sistemas de Niveles operacionales

Apoya a la gerencia operacional mantenindolos al tanto de las actividades elementales y las transacciones de la organizacin, tales como ventas, recibos, depsitos en efectivo, nominas, decisiones de crdito y el flujo de materiales en una fbrica. El propsito principal de estos sistemas es responder a preguntas de rutina y dar seguimiento a las transacciones a travs de la organizacin.

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Sistemas de Niveles de Conocimiento

Son el apoyo al conocimiento y trabajo con datos en la empresa. El propsito de esos es ayudar al negocios a integrar nuevos conocimientos en l y controlar el flujo del trabajo oficinesco. En este sistema entrar las estaciones de trabajo y los sistemas de oficina.

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Sistemas de Niveles Administrativos

Monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana. Estos sistemas proveen reportes peridicos en lugar de informacin instantnea sobre las operaciones. El propsito principal es contestar la pregunta de Estan funcionando bien las cosas? Adems de Qu pasara si? Algunos apoyan las tomas de decisiones no rutinarias
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Sistemas de Niveles Estratgicos

Ayudan a la alta gerencia a crear y implantar nuevas estrategias y tendencias a largo plazo. Su asunto principal es parear los cambios en el ambiente externo con las capacidades organizacionales existentes. Dnde estar el nivel de empleos en cinco aos?, Qu productos producir la empresa en los aos prximos?, etc.

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Tipos de Sistemas de Informacin Repasar: Sistemas de Informacin a lo largo del tiempo: Evolucin de los

Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin. Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Ej: Sistemas Expertos Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin.

Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, y los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones

Las principales caractersticas de estos son:

Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones

Las principales caractersticas de estos son:

Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de