Planeacin de un Evento

Despus de hecho el contacto con los potenciales clientes utilizando las tcnicas de ventas establecidas, detectando las necesidades del cliente y usando como herramientas de mercadeo, nuestros portafolios de servicios y productos, deben realizarse 3 fases de la planeacin del evento que son esenciales para el futuro xito de este:

Cotizaciones
Es un listado claro y valorizado de los servicios y productos que pueden satisfacer las necesidades del cliente. Debe ser la respuesta escrita a las conversaciones que se han tenido previamente con los clientes. Una cotizacin bien elaborada es aquella que cubre todos los servicios y productos que el cliente puede requerir durante el desarrollo del evento, para que l pueda calcular casi exactamente el costo total de este.

 No solo debe valorizar los servicios comunes, saln, equipos, alimentos, bebidas, decoracin, ambientacin, etc, sino tambin costos de servicios, impuestos, recargos, etc. Estas cotizaciones deben tener una caducidad en tiempo y en caso de que se pidan para un perodo largo (ejemplo: una Convencin o un Congreso Internacional) , se debe buscar un mtodo que nos permita actualizar estos precios. Ejemplo: Darlos en dlares.

La cotizacin debe indicar los precios al cliente, para que si est interesado, oficialice la realizacin del evento.
Es lgico entender que los precios de la cotizacin son los fijados ms los recargos previamente establecidos, y los descuentos acordados.

Bogot, 28 de Octubre de 2003 Seor Fernando Aristizbal Director General A.N.C.U. Ciudad Asunto: Cotizacin Respetado seor Aristizbal: Alimentos Refrigerios $ 3.000.oo Pasabocas y canaps $ 1.200.oo Ayudas audiovisuales precios por da Video Beam $ 95.000.oo Retroproyector Acetatos $ 30.000.oo V.H.S. y TV. $ 30.000.oo Diapositivas $ 30.000.oo Sonido $ 30.000.oo Salones $ 100.000 hora. Arrayanes 200 personas en auditorio Helechos 180 personas en auditorio Rosales 40 personas en auditorio Cayenos 40 personas en auditorio Cerezos 17 personas sala de juntas Urapanes 70 personas sala de juntas Para mayor informacin favor comunicarse con Alba Luz Snchez y/o Digenes Campos, al Departamento de Eventos y Atencin al Cliente, P.B.X. 370 49 49 Cordialmente, Alba Luz Snchez Promotora de Eventos

Contrato de Eventos

Una vez que los ejecutivos de ventas y el cliente han acordado los trminos exactos del evento especial, deben confirmarlos en un contrato.
Todos los detalles que las dos partes acordaron deben ir escritos en el contrato. El cliente tambin debe estar consciente del requisito de un nmero garantizado de invitados. Es importante determinar un nmero aproximado de participantes cuando se firma el contrato. Sin embargo, como los eventos especiales pueden llevarse a cabo meses o aos despus de la fecha de firmado el contrato, el representante de eventos no puede exigir que el cliente tenga un nmero aproximado en ese momento.

Elaboracin de un contrato, Aspectos.

1. Gnero o tipo de evento: Se refiere a que segn la necesidad planteada por el cliente, teniendo en cuenta sus gustos y presupuesto; se dar respuesta a esta necesidad presentando una oferta ideal o adecuada. Se establece de esta forma un convenio y se determina con el cliente el tipo de evento. Por ejemplo un coctel, una cena, un buffet. 2. Nombre del cliente Se refiere este punto a la identificacin de la persona que contrata el servicio, puesto que puede tratarse de una empresa representada por alguien sobre el cual recae la responsabilidad del contrato en todos sus aspectos. Es importante determinar este aspecto para efectos del cobro de servicios a la persona indicada en el contrato. Los datos ms importantes en este sentido sern: Nombre del cliente (persona que firmar el contrato) Nombre de la empresa (identificacin comercial) Localidad (ubicacin o direccin comercial y residencial si es el caso) Telfonos de la empresa y residencia para caso de comunicacin.

3. Fecha Se determina la fecha exacta para la cual estar prevista la reunin, el da y la hora en que deber realizarse, adems del tiempo aproximado en horas para tener en cuenta aspectos que de este dependen.

4. Participantes Es el nmero de personas invitadas al evento, discriminando quienes sern los invitados de honor o agasajados para tener en cuenta su atencin especial. Esto se hace para que el establecimiento se responsabilice por el servicio de ese nmero de invitados y para que el cliente asuma el costo del servicio para este nmero de personas
5. Local Se determina con el cliente el saln en el cual se va a llevar a cabo la reunin, ya sea dentro del establecimiento o fuera de este. Se debern conocer sus caractersticas para proveer los aspectos ms importantes del servicio y no improvisar.

6. Programa Se refiere a los aspectos o actividades que se van a desarrollar durante el servicio, la recepcin, los discursos, el brindis, etc. Debern discriminarse estas actividades para que el personal de servicio sepa en qu momento deber actuar segn lo previsto para el caso.

7. Personal de servicio Ser convenido con el cliente el nmero de personas que prestar el servicio y el costo que tendr. El maitre o capitn de meseros se encargar de planificar y organizar el servicio, adems de supervisar su ejecucin.

El barman prepara y sirve las bebidas en la reunin; se calculan de 60 a 80 personas por barman.
Los meseros servirn alimentos y bebidas a los invitados durante la reunin; se calculan de 25 a 30 personas por mesero.

8. Decoracin Esta por lo general es escogida por el cliente con asesora de la gobernanta si es un hotel o por una persona experta en el arte de la decoracin y deber ser estricta en cuanto al gusto y exigencias del cliente para evitar reclamos posteriores. Es normal elaborar un croquis. 9. Varios En este punto se deber determinar algn gusto o pedido especial del cliente como elemento primordial del contrato, tal como los cigarros o cigarrillos, conjunto musical o msica de fondo, alquiler de material de servicio o muebles, transporte y otros.

Para constancia firman, aceptando las condiciones fijadas

Hotel Cliente

Clusulas 1. El cliente contrata y el Hotel acuerda prestar los servicios aqu establecidos y de acuerdo con los trminos del presente. 2. El Hotel se reserva el derecho de requerir de pagos adicionales o el pago adicional en cualquier momento previo a la fecha programada del evento. 3. El cliente acuerda avisar al Hotel al menos 48 horas antes del evento el nmero definitivo de invitados. Esta cifra se utilizar como el mnimo garantizado. El Hotel no ser responsable del servicio para una cifra 50% mayor de la asistencia mnima garantizada.

4.

El cliente abonar el 50% del monto de este contrato a la firma del mismo y el otro 50% lo cancelar al finalizar el evento, ms los gastos adicionales. 5. El cliente o sus invitados no podrn introducir ningn tipo de alimentos o bebidas al hotel 7. El Hotel se reservar el derecho de aprobar la contratacin de grupos musicales, espectculos, o cualquier tipo de esparcimiento por parte del cliente.

8. En caso que el Hotel, a peticin del cliente, proporcione algn servicio de alimentos o bebidas o de alguna otra naturaleza que no est establecido en este contrato, el Cliente acuerda pagar al Hotel los gastos que se generen. 9. En caso que este contrato se firme en nombre de una empresa, sociedad, asociacin o club, la persona que firme deber comprobar al Hotel que tienen completa autoridad para firmar el presente, del correcto acatamiento de este contrato