Informe de la Auditoria Operacional

Concepto de Auditoria Operacional

Es la valoracin independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

Objetivo de la Auditoria Operacional

El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar de apoyo en las entidades:

Primero. sobre el estado actual de lo examinado.

En la emisin de opiniones (Diagnstico de obstculos).

Segundo.

En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formacin.

Tercero.

En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.)

Aplicacin de la Auditoria Operacional

Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como ms frecuentes: 1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido. 2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y

3. Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.

Metodologa de la Auditoria Operacional

Se simplifica en tres pasos fundamentales: Familiarizacin

El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto dela empresa que est auditando. Investigacin y Anlisis

El objetivo de esta segunda fase dela metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operacin en cuestin.

Metodologa de la Auditoria Operacional

Informe

El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor.

El Informe de Auditoria Operacional

El informe de auditora operacional es el documento, por medio del cual, se dan a conocer los resultados de las revisiones que efectan los auditores de una dependencia o entidad.

Caractersticas:
A) Oportunidad. Es presentar los resultados en el momento preciso, es decir, a tiempo para que las observaciones sean atendidas. B) Integridad. Se debe incluir todos los hechos importantes observados, y proporcionar informacin completa acerca de las situaciones advertidas, las conclusiones y las recomendaciones.

C) Competencia.
Presentar la informacin de modo que los resultados correspondan a los objetivos de la auditora.

El Informe de Auditoria Operacional

D) Relevancia. Considerar solamente los hechos importantes que repercutan en la operacin del rea auditada.

E) Objetividad.
Presentar con imparcialidad los hechos comprobados, que debern estar respaldados con evidencia indudable. F) Conviccin. Hacer que las evidencias guen al lector a las mismas conclusiones a las que llego el auditor. G) Claridad. Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas, permitan que la informacin que se presenta sea entendida por las personas a quienes se dirige el informe. Deber tomar en cuenta al lector potencial de su informe y tendr que ubicarse en el uso de un lenguaje sencillo que sea entendible, eliminar hasta donde sea posible el uso de tecnicismos.

El Informe de Auditoria Operacional

H) Utilidad. Aportar elementos que contribuyan a la mejor administracin y utilizacin de los recursos de la entidad. I) Precisin o Correccin. La precisin est determinada fundamentalmente por el uso de palabras, segn su significado. Entre mayor nmero de palabras ambiguas, ms peligro de distorsin por parte del receptor.

La eliminacin de conceptos que expresan valores relativos (cantidad, calidad, positivo, negativo, bueno, malo, etc.). La conclusin de los detalles significativos.
J) Concisin. Por concisin se debe entender que cada idea se exprese con el menor nmero de palabras posible, siempre y cuando sta quede completa. Ser conciso no implica la omisin de asuntos importantes, pero s de los que son relativamente importantes. La concisin no debe ser confundida con la brevedad; se debe ser breve y a la vez conciso.

El Informe de Auditoria Operacional

K) Sencillez. La sencillez de vocabulario puede hacer que el informe de auditora adquiera una mayor fuerza de veracidad y persuasin, con un consiguiente aumento de atractivo y eficacia. L) Adecuacin. Adecuar el informe al destinatario significa ayudarlo a comprender fcilmente lo que se le quiere decir. M) Cortesa. Se refiere al tacto para asentar en un informe sus aseveraciones. Es muy comn que como resultado de la auditora algn elemento (persona) de la entidad resulte afectado y se le apliquen calificativos fuertes tales como: descuido, ineficaz, desperdicio, etc. Esto no quiere decir que se tengan que omitir pero con cortesa; aplicando calificativos que no hieran susceptibilidades. N) Originalidad. Aunque a veces resulte difcil apartarse de formulismos y frases rutinarias es necesario intentarlo. Conviene evitar la actitud indiferente de escribir sin pensar. A veces se le logra simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez.

Propsito del Informe de Auditoria Operacional

1.- Conclusiones basadas en la auditora. El informe sirve para sumarizar la evidencia obtenida durante la revisin, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final del trabajo de auditora. 2.- Reportar condiciones.

ste, reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requieren mejoras. El informe puede ser visto como una herramienta de que se vale la administracin para reconocer sus operaciones y evaluar su ejecucin. El informe seala qu reas estn bien y cules pueden ser susceptibles de optimizar.

Propsito del Informe de Auditoria Operacional

3.- Marco de referencia de la accin administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. Con base en las condiciones reportadas y en la identificacin de causas, las recomendaciones sirven como marco de referencia para la toma de acciones para corregir deficiencias y mejorar las operaciones. 4.- Aclarar puntos de vista del auditor. Es normal que el auditor trate de mitigar las circunstancias o aclarar algunas situaciones en las que est en desacuerdo. Una clara posicin del auditado y los comentarios del auditor ayudarn a puntualizar los criterios de la administracin y proporcionarn bases para llegar a las decisiones que requieran las circunstancias.

Anatoma del Informe

A) De Identificacin. 1.Cartula interior. Presenta un resumen de los datos ms importantes de la auditora para su fcil e inmediata identificacin. Se prepara en una hoja membretada de le entidad y deber de reunir como mnimo: Titulo (Informe de auditora), rea o departamento auditado, fecha o periodo revisado, fecha de conclusin del informe, numero de la revisin, si corresponde, especificacin de reservado o confidencial. 2.ndice. En este punto se enumeran los aspectos que se tratan en el informe y se indica la pgina en que se encuentra.

Anatoma del Informe

3.Objetivos. Obedece a una finalidad o intencin. Se puede escribir un texto para exhortar, protestar, ensear, etc. Para el caso del informe de auditora su objetivo es claro: informar y comunicar resultados. Aqu se sealan los propsitos que se persiguieron con la revisin efectuada, tales como: evaluar, verificar, analizar, comprobar, etc., las operaciones de un rea de la entidad.

4.Alcance.
Seala las reas o programas evaluados, cantidad e importe de las actividades u operaciones revisadas, la metodologa utilizada as como el periodo sujeto a examen y la profundidad que se dio a las pruebas.

Anatoma del Informe

B) De Contenido. 1.Destinatario.

Definido el propsito del informe referido, el siguiente paso consiste en identificar al destinatario. Para quin o para quines se escribe? Quin o quines sern los lectores potenciales del informe? El auditor asume que los resultados de su trabajo ataen fundamentalmente a la administracin de la empresa a los auditados y a otros eventuales interesados.
2.Resumen. Es un indicador importante a travs del cual se cumplen los objetivos del informe. En l se sintetizan los principales problemas detectados en la revisin con la finalidad de atraer la atencin del titular de la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor esmero para su resolucin.

Anatoma del Informe

3.Resultados. En este apartado se describen los aspectos relevantes identificados durante la auditora operacional pero como una transcripcin o sntesis de las observaciones determinadas. Los resultados deben de proporcionar informacin valiosa para la toma de decisiones, por ello el auditor vincular las diferentes desviaciones para mostrar cmo, en su conjunto, repercuten y afectan la planeacin, programacin, y ejecucin para el logro de objetivos.

Anatoma del Informe

C) De Complemento.
1.Anexos. Son todos aquellos documentos que sirvan como evidencia para argumentar lo manifestado en el contenido del informe. El objetivo principal de incluir anexos al informe consiste en aclarar al lector los aspectos que por su extensin e importancia debe agregarse al contenido del informe estos anexos pueden ser: grficas, cuadros comparativos, relaciones elaboradas por el auditor etc.

Preparacin del Informe de Auditoria Operacional

El auditor antes de iniciar la recopilacin de informacin necesita:

Saber qu informacin es significativa y cul no lo es. Tener un esquema conceptual con el cul ordenarla y clasificarla. Saber cules son los medios para obtenerla. Saber cmo se puede obtener al menor costo posible.

La informacin para la auditora se recoge con el objeto de poder realizar un diagnstico y emitir unas recomendaciones. Sin embargo se necesita un tratamiento para obtener informacin ms elaborada y ajustada a nuestros propsitos. El tratamiento no es otra cosa que la aplicacin de tcnicas especficas para cada nivel de la organizacin las tcnicas de tratamiento pueden ser cuantitativas o cualitativas.

Preparacin del Informe de Auditoria Operacional

Preparacin del Informe de Auditoria Operacional

Emisin del Informe de Auditoria Operacional

Es un documento donde se asienta, fidedignamente, todas las anomalas e irregularidades detectadas durante la prctica de la auditora operacionaladministrativa, as como las recomendaciones y sugerencias. La publicacin definitiva del reporte de auditora debe llevarse a cabo slo si el cuestionario de control de calidad ha sido aprobado por el gerente, el director o el socio responsable del examen del reas o reas examinadas. La emisin de dicho informe contempla los siguientes pasos:

a) Mecanografa del borrador. b) Confronta. c) Envi a destinatarios.

Tipos de Informes

Informe Ordinario Informes Largos

Informes Especiales
Otros Informes