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Quetz Aguirre

Microsoft Excel 2003

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Qu es Excel?
Excel es una aplicacin que nos ofrece Microsoft Office para crear y manipular libros de trabajo que contienen hojas de calculo que nos permiten organizar informacin. Las hojas de calculo presentan herramientas con las cuales se pueden obtener resultados a partir de una serie de datos de forma sencilla y efectiva. Excel es utilizable en mltiples mbitos, tales como: Oficinas Escuelas En dependencias gubernamentales En la investigacin Incluso en el hogar

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Cmo iniciar la aplicacin

Existen varias maneras para abrir o ejecutar Excel: A) A partir del acceso directo en el men inicio, normalmente dentro de una carpeta llamada Microsoft Office. B) Utilizando el acceso directo del escritorio en caso de que exista C) Escribiendo el comando Excel en el cuadro ejecutar del men inicio

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Barras de Herramientas Celda Activa Barra de Formulas

Barra de Ttulo

Elementos de Pantalla
Ttulos de columnas

Cuadrcula

Etiquetas de hojas
Ttulos de filas Barra de Estado

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Ttulos de filas y columnas

Para facilitar el manejo de las filas y las columnas de una hoja de calculo en Excel, se establecieron ttulos a fin de reconocer cual es la celda con la que se desea trabajar.
Las columnas presentan ttulos mediante letras ordenadas alfabticamente, de A a Z y continua con combinaciones, AB, AC, hasta IV siendo 256 en total

Las filas estn representadas por nmeros del 1 hasta el 65536

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Desplazamiento
Para desplazarse dentro de la hoja de calculo se puede utilizar el Mouse o el teclado.
Para eso existen las barras de desplazamiento horizontal y vertical, as como las teclas de direccin. Sin embargo se puede ubicarse en la ultima fila o columna a partir de ciertas combinaciones de teclas: Control + Control + : Ultima columna : Primera columna

Control +
Control +

: Ultima fila
: Primera fila

Nota: La tecla Bloq despl activa el bloqueo de desplazamiento por celdas, mostrndose en la barra de estado

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Referencias
A la interseccin de una columna y una fila, se le llama celda, que no es mas, que el espacio de escritura disponible para el usuario en una hoja de calculo Las referencias de celda se crean con el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, por lo que se puede decir que es el nombre de la celda. Ejemplos: A5, D10, F34

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Seleccin de celdas
Es posible seleccionar una fila o una columna completamente, ya sea para cambiar el formato, moverla o eliminarla. Para seleccionar toda una fila o columna, basta aplicar clic sobre el titulo (Letras o nmeros), o clic sostenido y arrastre para seleccionar varias a la vez.

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Seleccin de celdas

Existen varios mtodos para seleccionar un rango de celdas: Mediante el Mouse, ubicndose en el centro de la celda con el cursor y arrastrar Con las combinaciones: Shift + Teclas de direccin

Shift + Fin +
Shift + Inicio Para rango discontinuo se utiliza Control + Clic del Mouse

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Seleccin de celdas
Las celdas pueden ser seleccionadas de manera continua cuando una se encuentra a un lado de la otra o discontinua cuando estn separadas.

Al conjunto de celdas seleccionadas se le llama rango y dependiendo del tipo de seleccin puede ser continuo o discontinuo

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Cambiar tamao de filas y columnas

Para cambiar manualmente el tamao de una fila o una columna es necesario ubicar el cursor en la divisin de la columna o fila deseada y aplicar clic sostenido y arrastre hacia el lado requerido, al momento de contar con los cursores de cambio.

Tip: Si se aplica doble clic en el mismo sitio, la columna o fila ajustara su tamao dependiendo de la longitud de la informacin mas extensa.

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Insertar filas y columnas

En caso de que sea necesario insertar una nueva fila o columna en la hoja de calculo, despus de seleccionar el numero de filas o columnas deseadas, se pueden seguir los siguientes pasos:

Aplicar botn derecho sobre los ttulos, insertar

Men insertar columnas filas o

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Hojas de calculo
Las hojas de calculo tienen opciones para renombrar, eliminar, copiar, mover e incluso insertar hojas. Estas opciones aparecen al aplicar clic secundario sobre la etiqueta de la hoja deseada.

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Insertar y editar datos

Para ingresar informacin dentro de una celda solo basta seleccionar la celda deseada y escribir el dato requerido. Dentro de una celda puede existir informacin de diferentes tipos tales como: Texto simple, Nmeros, fechas, hora, formulas entre otros Para modificar la informacin contenida dentro de una celda se puede aplicar: Doble clic sobre la celda Oprimir la tecla F2 Aplicar clic en la seccin de contenido de la barra de formulas

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Autollenado de celdas

Una gran ventaja que proporciona Excel es su caracterstica de autollenado de celdas, que permite ingresar informacin de manera secuencial, facilitando el trabajo y recortando el tiempo invertido. Para utilizar esta opcin es necesario ubicarse en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la informacin y cuando se active el cursor arrastrar hacia abajo cierto nmero de celdas

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Formato de celdas
Excel permite asignar a cada una de las celdas de la hoja de calculo un formato definido, para facilitar las operaciones realizadas a la informacin.

El formato de celdas incluye cambios no solo de fuente, bordes y color de relleno, sino que tambin la forma en como se muestran los nmeros y la proteccin de las celdas. Para aplicar formato, basta seleccionar la celda o rango deseado y aplicar clic en la opcin celdas del men formato

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Nmero

Permite seleccionar entre un lista organizada por categoras un formato numrico que se muestre dentro de la celda

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Alineacin

Permite establecer la posicin exacta de la informacin que se encuentra dentro de la celda, as como su orientacin.

La opcin ajustar texto acomoda el texto basndose en el tamao de la celda

La opcin combinar celdas activa y desactiva la conversin de varias celdas en una.

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Fuente

Contiene las opciones comunes de fuente, como son tipo, estilo, tamao, subrayado, color y efectos.

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Bordes

Permite asignar bordes al contorno y/o al interior del rango de celdas seleccionado. Es necesario elegir dentro de la lista el estilo de borde y aplicar clic en la posicin deseada.

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Tramas

Establece color de relleno a la celda o rango de celdas seleccionado, incluyendo una trama.

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Operadores
Los operadores se dividen en tres categoras:
Aritmticos:
Suma Resta Multiplicacin Divisin

Comparativos:

De nivel:

+ * /

Mayor Menor Igual Mayor o igual

> < = >=

Parntesis

()

Porcentaje
Exponenciacin

% ^

Menor o igual
Diferente

<= <>

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Validacin de datos
Herramienta de la hoja de calculo que permite limitar el tipo de informacin que es aceptada en una celda o rango de celdas. Las opciones que se pueden definir son: Valores numricos enteros Decimales Lista de valores (predefinida) Fecha Hora Longitud de texto Personalizada

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Mensaje entrante y mensaje de error: Representan ayuda al usuario para tener conocimiento sobre el tipo de informacin aceptada

Validacin de datos

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Formato condicional
Permite aplicar cambios de formato cumplimiento de una condicin. basndose en el

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccionar la celda o rango de celdas Clic en el men formato Elegir la opcin formato condicional Establecer las caractersticas de la condicin Definir el formato que ser aplicado

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Frmulas

Las formulas son elementos que se ingresan en una celda y que permiten obtener resultados a partir de un conjunto de datos.
Es importante establecer correctamente cada uno de los miembros de la formula para que el resultado obtenido sea el adecuado. Las formulas estn constituidas por los elementos: Signo = : Necesario para iniciar toda formula siguientes

Operadores: Establecen el tipo de operacin que ser realizada Referencias de celda: Indican los datos de los cuales se obtendrn los resultados.

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Operadores
Los operadores se dividen en tres categoras:
Aritmticos:
Suma Resta Multiplicacin Divisin

Comparativos:

De nivel:

+ * /

Mayor Menor Igual Mayor o igual

> < = >=

Parntesis

()

Porcentaje
Exponenciacin

% ^

Menor o igual
Diferente

<= <>

5 + 3 / 2 = 6.5

(5 + 3) / 2 = 4

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Referencias de celda
Existen diferentes tipos de referencias que actan de manera distinta al momento de ser utilizadas
Referencias Relativas: Estn constituidas por el titulo de la columna y el titulo de la fila que la forman, son las mas comunes y tienen la caracterstica de aumentar cuando se aplica el autollenado de formula. Ejemplos: A1, C23, F14

Referencias Absolutas: Se utilizan cuando se requiere establecer un valor como constante, pues siempre se har referencia a esa celda al aplicar autollenado de formula. Se crean anteponiendo signo de moneda $ a los titulos. Ejemplos: $A$3, $H$19, $R$54

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Estructura de una frmula

La caracterstica principal de las formulas es que no trabajan con valores definidos, sino con la posicin en la cual se encuentra ese valor, por lo que al realizar cambios en el contenido de una celda referida, las formulas se actualizan. De esta manera la estructura bsica de una formula como la siguiente, se leer: = A1 + C5

Contenido de celda A1 mas contenido de celda C5

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Funciones

Las funciones son en realidad formulas con nombres definidos, que se aplican normalmente a rangos de celda y que permiten obtener diferentes resultados dependiendo del tipo de funcin utilizada. Excel presenta una lista extensa de funciones tanto matemticas, como estadsticas, financieras, lgicas, de bsqueda y muchas mas.

La estructura bsica de una funcin es:

= Nombre de la funcin (Rango de aplicacin)

Ejemplos:

= Suma (C5:F19)

= Suma (C5,F19,D10)

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Establecer funcin
Existen 3 procedimientos para establecer una funcin en la celda de una hoja de calculo:
Utilizando el men insertar

A partir del botn

de la barra de formulas

Forma manual (cuidando la estructura bsica)

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Ventana insertar funcin

Permite insertar una funcin, seleccionndola de la categora a la cual pertenece, solo es necesario establecer los argumentos con los cuales trabaja la funcin seleccionada.

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Funciones mas comunes

Suma: Calcula la adicin de los valores numricos de un rango Ejemplo: =suma(B3:H10) Producto: Calcula la multiplicacin de los valores numricos de un rango Ejemplo: =producto(B3:H10) Promedio: Calcula el promedio de los valores numricos de un rango Ejemplo: =promedio(B3:H10) Max: Determina el valor numrico mas alto de un rango Ejemplo: =max(B3:H10)
Min: Determina el valor numrico mas bajo de un rango Ejemplo: =min(B3:H10) Moda: Determina el valor numrico mas repetido de un rango Ejemplo: =moda(B3:H10)

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Funciones mas comunes

Concatenar: Une el contenido de dos o mas celdas Ejemplo: =concatenar(B3,H10) Contar: Calcula el numero de valores numricos de un rango Ejemplo: =contar(B3:H10) Contara: Muestra el numero de celdas que contienen cualquier tipo de informacin Ejemplo: =contara(B3:H10) Contar.blanco: Determina el nmero de celdas vacas Ejemplo: =contar.blanco(B3:H10) Contar.si: Muestra el nmero de celdas que cumplen con una condicin. Su estructura es diferente al comn Ejemplo: =contar.si((B3:H10),adeudo)

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Funciones condicionales
Funcin Si: Compara una condicin y realiza una accin dependiendo del resultado de esa condicin. Esta constituida por una respuesta o valor verdadero y uno falso, que determinan las acciones a ocurrir. Presenta la siguiente estructura:

=Si(Condicin, Resp Verdadera, Resp Falsa)

Entonces Sino

Las condiciones y respuestas pueden ser: Tipo texto (Mediante comillas) Numricas Formulas Funciones

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Ejemplos

=Si(Condicin, Resp Verdadera, Resp Falsa) = Si(A5 >1500,Bono,Sin Bono) =Si(C4>=6, Aprobado,Reprobado) =Si(B2=A,Promedio(C5:G9),Promedio(H5:L9) =Si(Max(D4:K2)<2500,Venta Baja,Venta Alta)