Anda di halaman 1dari 14

Surat Rasmi

Maksud Surat Rasmi


Kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain. Merupakan surat yang ditulis untuk urusanurusan rasmi. Merupakan dokumen yang bercetak yang boleh dibaca berulang kali dan dirujuk kembali pada masa yang akan datang.

Tujuan Surat Rasmi


Surat rasmi ditulis untuk tujuan-tujuan seperti yang berikut antaranya : a. b. c. d. e. f. g. h. memohon pekerjaan membuat aduan / bantahan / cadangan membuat rayuan membuat jemputan rasmi menempah barangan meminta kebenaran perjanjian atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

Ciri-ciri Surat Rasmi


Ketepatan kandungan dengan perkara atau tajuk surat mempunyai kesinambungan. Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud. Isi kandungan surat hendaklah ringkas, tetapi padat dan tidak meleret-leret. Surat hendaklah lengkap dengan ciri-ciri yang sepatutnya seperti alamat, perkara, tarikh, tandatangan dan sebagainya.

Format Surat Rasmi


1) Alamat pengirim 2) Garis panjang melintang 3) Nama dan alamat penerima 4) Tarikh 5) Panggilan hormat penerima 6) Perkara atau tajuk 7) Isi-isi ( perenggan pertama, isi dan penutup) 8) Pengakuan pengirim 9) Tandatangan pengirim 10) Nama penuh pengirim

Alamat Penulis ______________ ______________ ______________ ________________________________________( garisan panjang )__________________________

Jawatan / penerima Alamat (pejabat, sekolah, dsb) Tuan / Puan,

Tarikh : (selari dengan nama negeri)

Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan) Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri) 2. ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tajuk. cuba sampaikan sekurangkurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain) 3. ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.) (Penutup)

Yang benar, ( perhatikan penggunaan huruf yang digunakan) __________ Nama Penuh ( HURUF BESAR) Jawatan ( Huruf Kecil )

Penulis boleh mewakli diri sendirinya atau pihak tertentu untuk menyampaikan maklumat tersebut kepada penerima.

PRINSIP PENULISAN SURAT

4C+P
Correct Clear Comprehensive Concise Polite
1/30/2013 zailan zaiyus57@yahoo.com 0192697004 hp

(betul) (jelas) (lengkap) (ringkas) (bersopan)


8

1. CORRECT (BETUL)
Format Ejaan Kandungan = tujuan Tatabahasa LARAS bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran)

2. CLEAR (JELAS)
Pengenalan Isi kandungan Sasaran Tujuan Struktur Bahasa Mesej
10

2.2 Isi Surat 2.1 Pengenalan


Pengirim (nama jabatan, alamat & perhubungan) Rujukan fail dan tarikh Penerima (jawatan, alamat dan poskod) Rujukan hormat Tajuk Keselarasan/konsisten rujukan hormat Pengenalan Isi utama/isi sokongan Harapan (antisipasi)

2.3 Akhir Surat


Pengakuan kesetiaan Tandatangan Slogan Salinan kepada (s.K.:)

11

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)
Sasaran Alamat Data Fakta Maklumat lengkap
12

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT)

Surat rasmi perlu ditulis seberapa ringkas,padat dan relatif Tidak perlu bahasa berbunga

13

Sekian, Terima Kasih

14