A manager is someone who works with and through other people by coordinating their work activities in order accomplish organizational goals. A managers job is not about personal achievement-its about helpings others do their work and achieve
MGT INTRO - CH1-K3N
MANAGERIAL LEVEL
Top Manager
Executive Vice President, President, Managing Director, Chief Operating Officer, Chief Executive Officer, Chairman
Level of Management
Middle Manager
First-line Manager
Supervisors, Shift Managers, District Managers, Department Managers, Office Managers, Foremen
Top Managers : Managers at near the top level of organization who are responsible for making organizationwide decisions and establishing the goals and plans that affect the entire organization Middle Managers: Managers between the first-line level and the top level who manage the work of the first-line managers First-line Managers: Managers at the lowest level of the organization who manage the work of non managerial employees who are directly involved with the production or creation of the organizations products (Supervisors/Shift Managers/District Managers/ Department Managers/Office Managers/Foremen )
MGT INTRO - CH1-K3N
the process using organizational resources to achieve organizational objectives through the function of planning, organizing and staffing, leading, and controlling (DuBrin, 2006)
the process of designing and maintaining an environment in which individuals, working together in groups, efficiently accomplish selected aims (Weihrich and Koontz, 2005) as a general human activity occurs whenever people take responsibility for an activity and consciously try to shape as progress and outcome ( Boddy, 2005) the process of getting things done, effectively and efficiently, through and with other people (Robbins and Decenzo,2004)
Efficiency: getting the most output from the least amount of inputs; referred to as doing things right. Managers deal with scarce inputs/resources like people, money, and equipment, theyre concerned with the efficient use of those resources Effectiveness : completing activities so that organizational goals are attained; referred to as doing the right thing. The goals of company included reducing equipment installation time for customers and cutting cost Efficiency is concerned with the means of getting done. Effectiveness is concerned with the ends, or attainment of organizational goals
MGT INTRO - CH1-K3N
Efficiency (Means)
RESOURCES USAGE
LOW WASTE
Effectiveness (Ends)
GOALS ATTAINMENT
HIGH ATTAINMENT
Management Strives for: Low Resources Waste (high efficiency) High Goal Attainment (high effectiveness)
PROSES MANAJEMEN
Stoner seperti yang dikutip Marwansyah, menyebutkan ada 4 tahapan dalam proses manajemen, yaitu Planning, Organizing, Leading, dan Controlling yang digambarkan sifat interaktifnya dalam gambar Slide 9
Langkah sistematik dalam proses manajemen : 1.Langkah awal dari proses manajemen adalah planning atau perencanaan yang memproses penetapan tujuan oleh manajer melalui logika dan metode atau cara-cara yang paling baik dalam mencapai tujuan tersebut 2.Langkah kedua dari proses manajemen adalah organizing atau pengorganisasian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi melalui alokasi dan pengaturan sumberdaya , tugas, dan kewenangan oleh manajer 3.Langkah ketiga dari proses manajemen adalah leading atau pengarahan oleh manajer dalam pencapaian tujuan organisasi melalui cara mempengaruhi, memerintsh, dsn memotivasi karyawannya agar memiliki kinerja yang baik 4.Langkah terakhir dari proses manajemen adalah pengawasan atau controlling yaitu manajer mementau kegiatan perusahaan apakah rencana yang sudah ditetapkan sesuai dengan rencana serta dapat dilakukan koreksi atas terjadinya penyimpangan.
MGT INTRO - CH1-K3N
Planning
Organising
Comman ding
Staffing
Actuati ng
Staffing
Staffing
Directing
Assemblin g of Resources
Leading
Directing
Directing Coordinatin g Directing
Innovatin g
Reporting
Representi ng
Controlling
MGT INTRO - CH1-K3N
PLANNING Manajer menggunakan logika dan metode untuk berpikir melalui tujuan dan tindakan-tindakan CONTROLLING Manajer meyakinkan suatu organisasi bergerak sejalan dengan tujuan organisasi tersebut LEADING Manajer memerintah, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan sebagai kinerja tugastugas pokok ORGANIZING Manajer menyusun, mengalokasikan tugas, kewenangan, dan sumberdaya untuk mencapai tujuan organisasi
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan Penetapan standar, pengukuran pelaksanaan, dan pengambilan tindakan korektif
Penentuan sumberdaya dan kegiatan yg diperlukan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang&tanggungjawab serta koordinasi
4. Pengarahan
Motivasi, komunikasi, kepemimpinan, untuk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang ditugaskan kepada nya.
Manager
Goals
THE MANAGEMENT PROCESS ACTIVITIES ( Robbins & Decenzo,2004) MGT INTRO - CH1-K3N
Greeting visitors; signing legal documents Performing virtually all activities that involve subordinates Acknowledging mail; doing external board work; performing other activities that involve outsiders Reading periodicals and reports; maintaining personal contact Holding informational meetings; making phone calls to relay information Holding informational meetings; giving information to the media
Informational: -Monitor
-Disseminator
-Spokesperson Decisional: -Entrepreneur
- Seek and receives wide variety of internal and external information to develop thorough understanding of organization and environment Transmit information received from outsiders or from subordinates to members of the organization Transmit information to outsiders on organizations plan, policies, actions, result ,etc Searches organization and its environment for opportunities and initiates improvement projects to bring about changes Responsible for corrective action when organization faces important unexpected disturbances Responsible for the allocation of organizational resources of all kinds-making or approving all significant organizational decisions Responsible for presenting the organization at major MGT INTRO - CH1-K3N negotiations
-Disturbance Handler
-Resources allocator -Negotiator
Organizing strategy and review sessions to develop new programs Organizing strategy and review sessions that involve disturbance and crises Scheduling; requesting authorizations; performing any activity that involves budgeting and the programming of subordinates work Participating in union contract negotiations
SPECIFIC SKILLS:
* * * * * * Controlling the organizations environment & resources Organizing and coordinating Handling Information Providing for growth and development Motivating employees and handling conflicts Strategic problem solving
2.
3.
4. 5.
Kontribusi utama pemikiran manajemen, yaitu : Scientific management, dengan tiga tokoh: a) Frederick W. Taylor b) Henry L.Gantt c) Frank and Lilian Gilberth
a) b) c) d) e) a) b) c) d) e)
Managing Relationships: The Collaborative Mind-sets We work together to get things done The Manager as Integrator of Five Mind-sets
Managing Organizations: The Analytical Mind-set Lets get to the bottom of this problem
Managing Change:
The Action Mind-sets Change is good but lets have a little continuity also
Managing Context:
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Manajemen sebagai praktek
Manajer sebagai manusia yang menjalankan manajemen merupakan sumber-daya yang unik bagi perusahaan, selain modal, mesin, dan material Persyaratan penting untuk seseorang menduduki jabatan manajer, yaitu kejujuran watak, yang bukan merupakan kecerdasan pikiran lebih berfungsi sebagai hal yang mempengaruhi tugas melalui keterampilan untuk dapat membina hubungan dengan orang lain. Manajemen tidak bersifat nasionalis tetapi universal, dimanapun di belahan dunia, manajemen adalah sama dalam dimensi, fungsi, tugas dan cara kerjanya ( Drucker ). Manajemen sebagai ilmu sosial dapat menanamkan tradisi nilai, kebiasaan, dan kepercayaan yang dapat terbentuk dari kebudayaan. Praktek manajemen oleh manajer menerapkan banyak disiplin ilmu yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaannya seperti ekonomi, perilaku, ,komunikasi dan lainnya dengan cirri kewirausahaan yang menonjol adalah keterampilan dalam menyusun perencanaan strategis.
MGT INTRO - CH1-K3N
Perencanaan atau Planning adalah : 1. Pemilihan atau penetapan tujuan dari organisasi 2. Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan 3. Pembuatan keputusan yang sangat besar keterlibatannya dalam fungsi perencanaan Manfaat perencanaan : a. untuk pencapaian tujuan organisasi dan penetapan prosedur yang terbaik dari pencapaian tujuan tersebut, b. untuk memperoleh dan mengikat sumberdaya organisasi yang diperlukan guna pencapaian tujuan, c. untuk anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatan yang konsisten dengan berbagai sub-tujuan dan prosedur terpilih, d. untuk kemajuan yang dapat terus dimonitor dan diukur sehingga tindakan korektif dapat diambil jika tingkat kemajuan tidak memuaskan
MGT INTRO - CH1-K3N
Pengorganisasian atau Organizing adalah : 1. Penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan 2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang dapat membawa hal tersebut pada arah tujuan yang ditetapkan 3. Penugasan tanggungjawab tertentu 4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individuindividu untuk melaksanakan tugas-tugasnya Fungsi pengorganisasian ini menciptakan struktur formal dimana setiap pekerjaan ditetapkan , dibagi, dan dikoordinasikan.
Manajer perlu memiliki kemampuan untuk mengambangkan dan kemudian memimpin tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana, dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.
MGT INTRO - CH1-K3N
Peran Perencanaan:
1. Perencanaan yang kreatif merupakan pekerjaan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh, dan hubungan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. 2. Fungsi lain dalam manajemen sangat tergantung pada fungsi perencanaan, fungsi lain tidak akan berhasil tanpa fungsi perencanaan, demikian juga pengambilan keputusan yang tepat, cermat dan kontinyu akan terjadi dengan perencanaan yang baik. Sebaliknya perencanaan yang baik juga tergantung pelaksanaan yang effektif dari fungsi-fungsi lain.
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment), latihan, dan pengembangan, serta penepatan dan pemberian orientasi karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. Pelaksanaan fungsi ini manajemen dengan penentuan persyaratan mental, fisik, dan emosional untuk posisi jabatan/pekerjaan yang ada melalui : 1. analisis jabatan, 2. deskripsi jabatan, dan 3. spesifikasi jabatan. Penarikan karyawan yang diperlukan dengan mempertimbangkan karakteristik personalia tertentu- seperti keahlian, pendidikan , umur, latihan, dan pengalaman.
MGT INTRO - CH1-K3N
Beberapa penulis memasukan fungsi Staffing sebagai bagian dari fungsi Organizing, tetapi ada juga yang menempatkan Staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi manajemen dan memperlakukan nya sebagai bagian dari fungsi Kepemimpinan (Leadership).
Hani membahas Staffing secara tersendiri karena perkembangan dunia bisnis yang menjadikan sumberdaya manusia adalah kunci sukses perusahaan, sehingga fungsi tersebut menjadi penting.
Staffing dapat juga ditempatkan pada fungsi pengorganisasian selain sebagai fungsi staffing sendiri, sehingga ke-dua fungsi tersebut erat hubungannya, yaitu fungsi pengorganisasian merancang wadahnya, dan fungsi Staffing memberikan isinya
Setelah rencana /planning dibuat, organisasi /organising dibentuk dan disusun personalianya/staffing, langkah berikutnya adalah directing yaitu menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tujuan yang telah ditentukan. Fungsi Directing sering disebut juga Leading, Motivating, Actuating, atau lainnya. Fungsi pengarahan (leading) secara sederhana adalah bagaimana karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Kegiatan pada fungsi ini langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin. MGT INTRO - CH1-K3N
Directing
Pengawasan atau Controlling adalah : penemuan dan penerapan cara serta peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan secara positif maupun negatif. Pengendalian positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan effisien dan effektif. Pengawasan negatif menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Empat unsur dalam fungsi pengendalian : 1. Penetapan standar pelaksanaan 2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan 3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan 4.Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan jika pelaksanaan menyimpang dari standar
MGT INTRO - CH1-K3N
Empat jenjang ethical questions dalam dunia bisnis yang dikelompokkan, berdasar Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) : a. Masyarakat b. Stakeholders c. Kebijakan internal d. Pribadi Perangkat Etika : dibagi dalam dua perangkat, yaitu bahasa etika dan moralitas umum. Bahasa Etika berbicara mengenai nilai-nilai, hak, dan kewajiban, serta aturan moral, sedangkan moralitas umum adalah sekumpulan aturan-aturan moral yang umumnya diterima sebagai perangkat untuk menyelesaikan masalah-masalah etika.
Ethical Behavior
Sebuah organisasi yang etis sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor internal dan faktor-faktor eksternal dari situasi yang ada pada ethical behavior. Faktor eksternal terdiri dari daya saing lingkungan, keramahan lingkungan, dan ketergantungan ekstrim; sedangkan faktor faktor internal terdiri dari tekanan untuk menunjukkan unjuk-kerja yang tinggi, unjuk kerja finansial yang buruk, ketidak-puasan pekerja, delegasi otoritas, dan dorongan untuk berinovasi. Melembagakan etika dalam organisasi diperlukan untuk mewujudkan Ethical Behavior dalam organisasi ( terbentuknya akhlak yang baik ), dapat dilakukan antara lain dengan : perumusan kode etik organisasi atau profesi pembentukan komisi-komisi etika program pelatihan etika untuk pengembangan SDM - Social Audits (laporan tentang kegiatan perusahaan yang menyangkut kepentingan masyarakat, seperti penyelamatan lingkungan hidup, kualitas produk, kondisi kerja yang aman)
MGT INTRO - CH1-K3N