Dbsys Overview

Generalidades Diagrama Modulos: Adm Pca
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Vision General del Sistema
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DbSys Professional Edition Overview
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Generalidades
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Principales caractersticas: Dbsys es una aplicacin orientada a las pequeas y medianas empresas: PYMES: menos de 50 terminales. Econmica: no requiere licencias adicionales, ni mantenimiento especializado. Especializada: automatiza funciones contables complejas que otros sistemas no preveen o que su control depende del usuario, como auxiliares, cuadraturas, anticipos, etc. Flexible a cambios: Sus transacciones pueden ser corregidas en cualquier periodo o ingresada en desorden y sus efectos se reprocesaran inmediatamente.
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Generalidades
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Principales caractersticas tcnicas: Transaccional: Dbsys utiliza el principio Cliente-Servidor de las grandes bases de datos para salvaguardar la informacin en el equipo servidor. En lnea: Cada transaccin refleja sus efectos sobre los reportes de manera inmediata (p.e. Balances, kardex, saldos por cliente/proveedor, etc.) Bilinge: Dbsys puede mostrarse en ingles y en espaol y ciertos reportes se pueden traducir automticamente. Personalizable: Debido a ciertas interfaces programadas, Dbsys puede aceptar cdigo adicional en las pantallas estndares, pantallas adicionales y hasta mdulos adicionales. Integrado: Sus mdulos pueden interconectarse para transferir informacin. Independientes: Sus mdulos pueden funcionar solos si as se desea. Desenlazados. Perodos: Dbsys por estndar guarda y procesa saldos mensuales. Bloques de Informacin Anuales: Dbsys maneja fcilmente bloques de informacin anuales para efectos de anlisis. Generadores de consulta, anlisis horizontal, graficas estadsticas, kardex, mayor, etc.
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Generalidades
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Seguridades: Para usar el software, cada usuario debe poseer clave de acceso. Dbsys encripta las claves en la base de datos. Una vez ingresado, Dbsys maneja 4 tipos de seguridades: Accesos a pantallas: A cada usuario se le puede dar o restringir el acceso a cada una de las pantallas de Dbsys, para lo cual es factible agrupar a los usuarios en perfiles. Modificacin de transacciones: A cada usuario se le puede asignar la facultad de que pueda: Modificar todas las transacciones Modificar solo sus propias transacciones No modificar ninguna transaccin Empresas: Considerando que Dbsys es multiempresa, es factible especificar que usuarios pueden acceder a cada una. Periodos: En Dbsys es posible cerrar periodos de tal manera que ciertos usuarios no puedan modificar transacciones de periodos anteriores.
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Diagrama General
DBSYS PROFESSIONAL EDITION
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PRESUPUESTO
R. HUMANOS
ROLES DE PAGO
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
ACTIVOS FIJOS
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CARTERA
TESORERIA
PROVEEDORES
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Modulo Administrativo
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Objetivos Principales: Administrar usuarios. Administrar restricciones de seguridad. Administrar funcin multiempresa (respaldos). Parametriza el sistema. Objetivos agregados: Administrar integracin entre mdulos. Visualizar usuarios en la red. Administrar base de datos: actualizar, arreglar, empaquetar. Administrar bases de datos distribuidas (se adquiere por separado). Emitir estadsticas de mensajes. Rastreo de errores. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Modulo Administrativo
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Procesos internos: Revisa estructuras: Revisa la estructura de la base de datos (campos, tablas, ndices y filtros) y la actualiza hacia las ultimas versiones. Respaldos: Empaqueta utilizando el estndar zip toda la base de datos de una empresa, para su posterior recuperacin. Reindexacion: Regenera los ndices que facilitan bsquedas y reportes. Empaquetado: Elimina definitivamente los registros eliminados por los usuarios. Cada vez que un usuario modifica una transaccin, esta es guardada con un eliminado lgico. Descentralizacin: Actualiza transacciones entre servidores Dbsys con bases de datos descentralizadas. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Foro abierto para preguntas y ejemplos
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Contabilidad
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Objetivos Principales: Obtener libros contables: Diario Mayor y Balances Proveer de balances exigidos por la ley: Notas a los estados financieros y Estado de Evolucin del Patrimonio Facilitar el ingreso de datos: asientos modelo y distribucin automtica de costos. Facilitar la inspeccin de balances por medio de reportes anidados con el doble click. Objetivos Agregados: Obtener balances por centros de costo (subdivisin de la empresa). Obtener reportes de fluctuacin de saldos. Efectuar anlisis financiero: horizontal, vertical, ndices. Obtener estados de job (resmenes de movimiento por referencia).
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Contabilidad
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Anlisis Transaccional: Existen reportes muy poco automatizados que son muy importantes para la gerencia y para el contador. La generacin de balances requiere de procesos lentos. Muchos diarios son repetitivos. Distribucin de costos en base a porcentajes. El rastreo de transacciones implicaba
Soluciones desarrolladas: Dbsys provee reportes anuales de fluctuaciones, anlisis financiero y reportes solicitados por Super Intendencia de Compaas. No se requiere procesos para mostrar balances. Dbsys crea diarios en bloques. Se puede parametrizar porcentajes por cuenta. Dbsys permite examinar balances, mayores y diarios con el doble click.
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Contabilidad
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Procesos Internos: Con cada grabacin de diarios, Dbsys calcula los saldos de balances a travs de todo un ao en cada cuenta y grupo de cuenta afectados, tanto en el balance consolidado como en el respectivo centro de costo. Cada ao se requiere ingresar nuevos saldos iniciales. Es posible copiarlos del ao anterior cuando el plan de cuentas se mantiene. Es posible cambiar el plan de cuentas y/o centros de costos en cada ao. No a mitad de ste. El cambio en los centros de costos afecta a todos los mdulos del sistema.
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Pagos Proveedores
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Objetivos Principales: Proveer de saldos de cuentas por pagar por proveedor. Proveer de estados de cuenta por proveedor. Proveer de auxiliares neteados por proveedor. Controlar anticipos. Evitar errores en el cruce de informacin entre proveedores. Evitar la duplicacin de digitacin de informacin. Objetivos Agregados: Procesar infamacin basado en flujos operativos comunes y estndares. Preparar la informacin para su posterior procesamiento de acuerdo a requerimientos del Servicio de Rentas Internas (declaraciones y anexos). Obtener estadsticas por Proveedor. Realizar anlisis de pagos por bloques de informacin.
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Pagos Proveedores
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Anlisis Transaccional: El mayor porcentaje de transacciones de cuentas por pagar se basan en la recepcin de facturas, archivo y cancelacin. Se necesita un control de anticipos antes de emitir cheques. Ciertas empresas requieren autorizar los pagos antes de girar los cheques. Algunas empresas efectan una solicitud de pago en cada departamento antes de su provisin. En ocasiones se necesita que estas solicitudes sean aprobadas.
Soluciones desarrolladas: Dbsys provee de flujos operacionales que procesan provisiones y emiten cheques automticamente. Se prevee una opcin para avisar de anticipos y aplicarlos. En este modulo se puede habilitar la opcin de autorizacin electrnica. Se pueden usar solicitudes de pago para iniciar el proceso de cuentas por pagar, sin afectar a la contabilidad. La aprobacin de solicitudes es electrnica.
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Pagos Proveedores
Generalidades Diagrama
Flujos operativos:
Modulos: Adm Pca
Provisin
Cheque
Provisin Solicitud Solicitud Solicitud Solicitud Aprobac Aprobac Provisin Provisin Provisin Provisin
Autorizac
Cheque Cheque
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Autorizac
Cheque Cheque
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Autorizac
Cheque
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Pagos Proveedores
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Transacciones Extraordinarias: Cuando una transaccin de cuentas por pagar no se ajusta al gran porcentaje estudiado, se deben usar formas alternativas de procesar los pagos: Utilice los comprobantes de egresos directos. Contabilice directamente en el modulo de contabilidad, pero sin afectar a las mismas cuentas que maneja el modulo. En este caso se debern aadir manualmente tambin en los reportes para el SRI. Si una transaccin ya fue iniciada, revrsela y opte por una de las soluciones anteriores. Es posible hacer provisiones negativas (equivalentes a una nota de crdito) para anular una provisin existente. Considerando que una provisin debe ser aprobada, su anulacin tambin. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
Pagos Proveedores
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Procesos Internos: Los debitos y crditos de las cuentas por pagar se efectan automticamente con el uso de los flujos operativos. Nunca efectu un asiento contable manual en estas cuentas ya que ocasionara un descuadre. Existen pantallas especializadas para detectar descuadres. Los comprobantes de egreso no aparecen en los estados de cuenta de proveedores ya que no se contabilizan en las cuentas por pagar. Cuando se desea efectuar una bsqueda de una factura, es importante determinar donde buscar: en estados de cuenta o en los egresos. Las solicitudes y las autorizaciones no generan asientos contables. No es factible provisionar un anticipo. Con cada provisin y emisin de cheque se alimenta el modulo de contabilidad y el libro bancos de tesorera.
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Cartera Facturacin Servicios

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Objetivos Principales: Proveer de saldos de cuentas por cobrar por cliente. Proveer de estados de cuenta por cliente. Proveer de auxiliares neteados por cliente. Controlar anticipos. Evitar errores en el cruce de informacin entre clientes. Facturar servicios y reembolsos de gastos. Objetivos Agregados: Procesar infamacin basado en flujos operativos comunes y estndares. Obtener estadsticas por Cliente. Realizar anlisis de facturacin, saldos y cobros por bloques de informacin.
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Flujo operativo:
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Orden de Facturacin
Facturacin y Contabilizacin
Deposito y Cobranza
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Anlisis Transaccional: El gran porcentaje de transacciones se definen con: facturacin, cartera y cobro. Es muy comn cobrar facturas ya cobradas o cargar cobros a otros clientes equivocadamente. Es necesario el neto de facturas en los estados de cuenta. Es muy comn los abonos parciales o las cancelaciones de varias facturas con un solo deposito. En ciertas empresas es usual pactar los cobros a plazos.
Soluciones desarrolladas: Dbsys provee de un flujo operativo que permite llevar este proceso de una manera automtica. Segn el control del modulo no es posible incurrir en estos errores ya que Dbsys netea saldos al instante. De acuerdo al ingreso de cobranzas este neteo se hace automtico. Tal como se diseo la pantalla del diseo de cobro, se hace factible efectuar abonos o consolidar cobros. Con una orden se pueden establecer las fechas de facturacin.
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Transacciones Extraordinarias: Cuando las transacciones salen del flujo tradicional, se han previsto otras pantallas: Transferencias entre clientes. Notas de debito y notas de crdito. Cobros mltiples. Tipos de cobros (a usarse como cobro simple). Si las transacciones son aun menos comunes, use: Pantallas de otros debitos y otros crditos. Nota: con tan solo estas pantallas se podra llevar el control de una cartera, pero se perderan opciones avanzadas del mdulo. from Dbware
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Procesos Internos: Los debitos y crditos de las cuentas por cobrar se efectan automticamente con el uso de los flujos operativos. Nunca efecte un asiento contable manual en estas cuentas ya que ocasionara un descuadre. Existen pantallas especializadas para detectar descuadres. Con cada factura y cobro se alimenta el modulo de contabilidad y el libro bancos de tesorera.
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Tesorera Bancos
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Objetivos Principales: Proveer de saldos bancarios en lnea. Obtener el libro bancos con mayores detalles que el mayor de la cuenta contable otorgado por el modulo de contabilidad. Objetivos Agregados: Facilitar el proceso de conciliacin bancaria. Proveer de un flujo de caja proyectado basado en cobros a futuros y pagos a futuro. Facilitar las transferencias entre bancos. Proveer de otra opcin para hacer comprobantes de ingreso y egreso que los tipificados en los respectivos mdulos. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Tesorera Bancos
Anlisis Transaccional: Los procesos de conciliacin son largos y fciles de descuadrar y pueden incurrir en perdida de tiempo.
Soluciones Desarrolladas: Con la metodologa de conciliacin utilizada es fcil detectar errores y es muy fcil cuadrar.
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Las conciliaciones peridicas

suelen acumular mucho trabajo para un solo proceso.
Por medio de este sistema se

posibilita la opcin de hacer conciliaciones parciales para llegar a una final. Tesorera se alimenta de todos los movimientos de ingresos y egresos de los mdulos de cartera y pagos.
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Los mdulos de cartera y pagos,

generalmente funcionan separadamente del libro bancos.
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Tesorera Bancos
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Transacciones Extraordinarias: Se han establecido pantallas para partidas contables de ingresos y egresos. Tambin se encuentran pantallas para partidas bancarias de debitos y crditos.
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Tesorera Bancos
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Procesos Internos: Cuando existe una modificacin a un movimiento que ya fuera conciliado en el documento fuente de cobro o de pago (cartera o proveedores), ste pierde su estatus de conciliado y debe volverse a conciliar. Esto ocasiona que los saldos bancarios cambien. El conciliar una partida ya conciliada modifica los saldos bancarios. Los ingresos y los egresos efectuados en este mdulo no afectan a otros mdulos como cartera ni pagos. Los movimientos bancarios no contabilizados no deberan aparecer en la conciliacin. Deberan contabilizarse siempre. Sin embargo el software prevee esa posibilidad. Los movimientos contables que se reversen tambin deben conciliarse entre s. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Inventarios
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Objetivos Principales: Controlar el stock de inventarios. Calcular el costo promedio ponderado. Efectuar clculos en lnea y mantener una base valorada al instante, sin importar el orden en que se alimenten las transacciones. Facturar y controlar descuentos. Valorar Egresos y consumos internos. Crear el krdex de inventario. Objetivos Agregados: Elaborar ordenes de compra. Controlar stock mnimos y mximos Contabilizar los movimientos de inventarios. Proveer de una categorizacin de precios al pblico. Determinar utilidades brutas a nivel de tems. Realizar anlisis de movimientos de inventarios a nivel de categoras.
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Inventarios
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Anlisis Transaccional: Un cambio en los movimientos histricos requieren de largos reprocesos informticos y desactualiza la informacin. Los inventarios en cada empresa requieren de documentos transaccionales distintos. Los movimientos de inventarios se contabilizan por lotes. No existe forma de constatar que los procesos internos de contabilizacin cuadren. Las transacciones de inventarios se clasifican en: compras, ventas y ajustes.
Soluciones desarrolladas: El procesamiento de transacciones se hace en lnea de tal manera que los costos y existencias se actualizan inmediatamente. El mdulo provee de una opcin en la cual que pueden configurar mas documentos para el manejo de inv. Dbsys puede contabilizar todas las transacciones en lnea o por lotes. La contabilizacin de inventarios provee de un archivo detallado de transacciones procesadas. Bajo este esquema, se pueden crear mas transacciones que pertenezcan a uno de estos grupos.
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Inventarios
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Transacciones Extraordinarias: No recomendamos los egresos fuera de stock, ya que daan el calculo del costo promedio ponderado. Usted deber registrar las entradas con fecha anterior a la salida si hubiere el caso. Para efectos de ajustes, Dbsys provee un tipo de transaccin en la cual se pueden ingresar movimientos en cantidades solamente o en dlares solamente con lo cual se recalculara el costo promedio. Los ajustes de inventario fsico deben hacerse por un movimiento normal de ajuste, ya que no se prevee una manera de hacerlo por comparacin de existencias. Las importaciones deben liquidarse antes de ser ingresadas al mdulo. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
Inventarios
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Procesos Internos: Este modulo solo puede calcula en base al mtodo promedio. Cada vez que una transaccin es grabada se reprocesa el costo unitario e total de los documentos posteriores en cada tem de la transaccin. Para efectos del costo promedio ponderado, al momento de parametrizar las transacciones se debe establecer el orden en el cual se va a calcular. No es lo mismo calcular primero las entradas que primero las salidas. El sistema puede recalcular salidas ya contabilizadas, por lo que es necesario monitorear los periodos para confirmar si alguno requiere re-contabilizacin. El proceso de recalculo de costos puede ejecutarse varias veces sin duplicar sus resultados. Es aconsejable hacerlo cada mes. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Control de Activos Fijos

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Objetivos Principales: Llevar un control de existencias de bienes y responsables. Calcular la depreciacin y el saldo de cada tem en base al mtodo de lnea recta (ya sea por periodos o por porcentajes) y en base al mtodo de unidades de produccin (ya sea horas, kilmetros o cualquier otra unidad de medida controlable.) Objetivos Agregados: Posibilita el cambiar el costo, tasa, mtodo a mitad de la vida til. Llevar el control fotogrfico y obtener catlogos. Facilitar el control de ubicacin por centros de costo y que estas se reflejen en la contabilizacin. Controlar hasta 10 datos adicionales por tem, personalizadles - empresa.
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Anlisis Transaccional: Es muy importante el control fsico de estos activos.
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Los intangibles tienen un

tratamiento similar al de la depreciacin. Los procesos de calculo de depreciaciones generalmente toman mucho tiempo.
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Los activos tienden a sufrir cambios

en el costo, mtodo de depreciacin, tasa.
Solucin Desarrollada: Dbsys provee de varios campos de control del activo (por departamento, por responsable, por ciudad, etc.) En el sistema es factible ingresar y controlar los activos diferidos y calcular su amortizacin. Por medio de nuestra metodologa en lnea, podemos calcular rpidamente la depreciacin de cualquier periodo. Dbsys soporta que a un tem se le haga cambios a la mitad de la vida til por varias ocasiones.
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Transacciones Extraordinarias: Dbsys contabiliza nicamente las depreciaciones. Manualmente se debern contabilizar las compras y las ventas o bajas. Cuando se desea utilizar el mtodo de depreciacin por unidades de produccin, es necesario hacerlo a periodos continuos; es decir, no es factible subir la informacin de periodos saltados, debe hacerse siempre secuencialmente.
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Procesos Internos: Cada vez que se cambia el costo inicial o intermedio de un tem, o cada vez que se cambie la tasa o vida til de un bien, los periodos afectados con la depreciacin deben volverse a contabilizar. La fecha de compra no es usada para el calculo de la depreciacin. Se usa la fecha de inicio de la depreciacin, ya que un tem puede ingresarse al sistema a partir de una fecha que est a mitad de la vida til y se debe respetar su depreciacin acumulada. El procesar depreciacin es un proceso que se puede hacer varias veces sin que exista duplicacin. Si es posible reprocesarle las depreciaciones acumuladas una base de activos fijos ingresando la fecha de inicio de depreciacin igual a la fecha de compra. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Presupuestos
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Objetivos Principales: Alimentar saldos de cuentas contables estimados que sern comparada con los datos reales que arroje el mdulo de contabilidad. Alimentar cantidades de tems de inventarios estimados que sern comparados con los datos reales que arroje el modulo de inventarios. Objetivos Agregados: Obtener mayores y balances presupuestados. Efectuar anlisis financiero sobre los valores presupuestados.
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Presupuestos
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Procesos Internos: Los presupuestos se suben en valores mensuales por ao en cada documento. Un documento puede obedecer a un departamento; sin embargo, al final, la comparacin se hace nicamente por centro de costo. Los documentos pueden ser cargados por centro de costo. Los presupuestos contables se cargan por cuenta contable y stas utilizan el mismo plan de cuentas que el modulo de Contabilidad.
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Los presupuestos de inventarios son comparados con las
transacciones de compras tipificadas en el modulo de inventario. El recalculo de presupuestos se puede efectuar varias veces sin duplicaciones. from Dbware
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Nomina
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Objetivos Principales: Proveer de una herramienta capaz de ejecutar grandes cantidades de clculos para efectuar el rol de pagos. Permitir a varios usuarios al mismo tiempo ingresar informacin sobre un mismo registro (empleado) sin que esto ocasione errores en los clculos. Proveer un programa generador de reportes fcil de usar y que pueda ser configurado por el usuario. Objetivos Agregados: Proveer de informacin histrica por usuario. Contabilizar la nomina por centros de costo. Cumplir con las normativas del SRI e impuestos. Calcular la participacin de empleados en utilidades.
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Nomina
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Anlisis Transaccional: Considerando que los datos se ingresan por columnas, esto puede ocasionar perdida de tiempo en sistemas que ingresan por empleado. Debido a que la carga de datos siempre es crtica, la digitacin de datos se dificulta su visualizacin. Los constantes cambios menores a un empleado ocasionan volver a ejecutar el proceso de calculo de nomina. Es muy comn que los programas guarden internamente ciertos clculos que no se puedan actualizar con un cambio de ley.
Solucin desarrollada: Se ha diseado una pantalla de ingreso de datos que permite el ingreso de datos por empleado o por columna indistintamente. Dbsys provee de una vista panormica (similar a una hoja electrnica) para mejor visualizacin. La opcin de recalculo en lnea permite al usuario hacer cambios a un empleado recalculando inmediatamente solo dicho empleado. La definicin de frmulas hace que el software no se guarde ningn cambio que no pueda hacerse.
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Nomina
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Transacciones Extraordinarias: Nomina procesa y calcula los roles con empleados similares, si en algn momento se necesitara liquidar un empleado con reglas muy distintas a las definidas en la formulas, es recomendable hacerlo aparte. Los clculos de subsidio por enfermedad o por maternidad, tienden a complicar la definicin de formulas. Asegrese que desde el principio su sistema se parametrice debidamente. Para reingresar un empleado para un segundo periodo, es aconsejable hacerle un nuevo cdigo y mantener la fecha de ingreso con la que tuvo originalmente. Descuentos programados a futuro es una caracterstica que posee Nomina en coordinacin con Recursos Humanos. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
Nomina
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Procesos Internos: El proceso de la nomina puede ejecutarse varias veces sin duplicaciones. Sin embargo, es probable que de un calculo a otro, los valores cambios sin motivos aparentes, es bastante usual, cuando las formulas no estn en el orden de calculo correcto. Cuando la parametrizacin del mdulo indica mayorizacin en lnea, con cada digitacin de valores en la pantalla de ingreso de datos, se recalcular toda la lnea de ese empleado. Las frmulas y variables, se definen en cada periodo; por lo que, si se vuelve a recalcular periodos anteriores, sus valores no cambian. Las constantes que poseen los grupos, son nicas a travs del tiempo por lo que un cambio incide sobre los periodos anteriores. El aadir o restar periodos de vigencia en un empleado puede ocasionar variacin en la nomina total y contabilizada. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Control de Recursos Humanos

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Objetivos Principales: Llevar un control cualitativo de las principales variables de un empleado: capacitacin, historial medico, vacaciones y control de descuentos. Armar una base de datos de candidatos para seleccin de personal. Objetivos Agregados: Controla y calcula las cargas familiares para apoyar al calculo de utilidades del modulo de Nomina. Control digitalizado de documentos personales. Ayuda y soporte en la elaboracin de contratos y actas. DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Control de Recursos Humanos

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Procesos Internos: El reproceso de vacaciones mensuales se puede llevar a cabo varias veces sin duplicacin y recalcula los saldos histricos. El calculo de utilidades no queda grabado en los registros del sistema. Con cada grabacin de una tabla de descuentos se recalculan los saldos en cada periodo. Con estos saldos calculados se obtienen los reportes auxiliares de saldos; o sea, con cuotas procesas o no. Si al recalcular una nomina, un descuento no pudo ser procesado, ste no se marcara como procesado. Consulte el reporte de descuentos no procesados para modificar la tabla de descuentos que est ocasionando diferencias DbSys Professional Edition Overview from Dbware
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Las conciliaciones peridicas

Por medio de este sistema se

Los mdulos de cartera y pagos,

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Control de Activos Fijos

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Control de Activos Fijos

Anlisis Transaccional: Es muy importante el control fsico de estos activos.

Los intangibles tienen un

Los activos tienden a sufrir cambios

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