ESCUELA NACIONAL DE CONTROL COMUNICACIN DE HALLAZGOS CPC.

NSTOR RAFAEL ARVALO MORN LIMA JULIO 2007

COMUNICACIN DE HALLAZGOS
CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Introduccin Base Legal Qu es un hallazgo? Origen del hallazgo Caractersticas del hallazgo Proceso de comunicacin de hallazgos Documentacin utilizada para Comunicacin de hallazgos Plazos en la comunicacin de hallazgos Excepcin a la comunicacin de hallazgos. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones Comentarios del Auditor Identificacin de Responsables y de Responsabilidad Asignada Material de lectura Modelos y Casos Prcticos

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1. Introduccin

Proceso que permite el derecho a la defensa de las personas. Proceso de suma importancia, cuyo incumplimiento anula el proceso de la auditoria. El incumplimiento de alguna de sus fases acarrea responsabilidad en el auditor gubernamental y vicia el proceso de la auditoria.

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2. Base Legal
Resolucin de Contralora N 2592000-CG, publicada el 13.Dic.2000. Resolucin de Contralora N 141-99CG, publicada el 29.Dic.1999. Resolucin de Contralora N 112-97CG, publicada el 22.Jun.1997. Resolucin de Contralora N 162-95CG, publicada el 26.Set.1995.

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3. Qu es un Hallazgo?
Segn las NAGU 3.60:
Para los efectos de esta norma,

los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de procedimientos de control gubernamental empleados.

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3. Qu es un Hallazgo?

Segn el MAGU:

Son asuntos que llaman la atencin del

auditor y que en su opinin, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como ambiente de control, sistema de contabilidad y procedimientos de control.

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3. Qu es un Hallazgo?
Presunta deficiencia o irregularidad de ndole administrativo u operativo, debido al incumplimiento de procesos, funciones, responsabilidades, deberes, atribuciones, tareas, encargos. Presunto incumplimiento de normativa interna o externa. Presunto incumplimiento de documentos administrativos. Presunto incumplimiento de clusulas contractuales, laborales, comerciales.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 4. Origen del Hallazgo

En cualquier etapa de la accin de control. Producto de la aplicacin de procedimientos de auditoria. Por denuncias. Solicitud expresa de la Alta Direccin.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 5. Caractersticas del Hallazgo

Formulacin y Comunicacin en funcin a los principios del control gubernamental.

ART. 9 PRINCIPIOS DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

a) b) c) d) e)

Universalidad, El carcter integral, La autonoma funcional, El carcter permanente, El carcter tcnico y especialidad del control, f) La legalidad, g) El debido proceso de control, h) La eficiencia, eficacia y economa, i) La oportunidad, j) La objetividad,

k) l) ll) m) n) o) p) q) r)

La materialidad, El carcter selectivo del control, La presuncin de licitud, El acceso a la informacin, La reserva, La continuidad, La publicidad, la participacin ciudadana, y, La flexibilidad.

SON DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA POR LOS RGANOS DE CONTROL.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 5. Caractersticas del Hallazgo

Revelarn necesariamente: Sumilla. Situacin o hecho detectado

(condicin). La norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio). El resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto).

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 5. Caractersticas del Hallazgo

Revelarn necesariamente: Razn que motiv el hecho o
incumplimiento establecido (causa)

cuando haya sido identificada

Identificacin de los Responsables,

precisando su participacin (Directa o indirecta), y la norma presuntamente incumplida.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 5. Caractersticas del Hallazgo

Materialidad o importancia relativa. La vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 5. Caractersticas del Hallazgo

Redaccin: Lenguaje sencillo, Fcilmente entendible. Que refiera a su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.

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6. Proceso de Comunicacin de Hallazgos
Proceso de comunicacin de presuntas deficiencias o irregularidades a las personas comprendidas en los mismos, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 6. Proceso de Comunicacin de Hallazgos

En la fase de ejecucin la Comisin Auditora comunica oportunamente los Hallazgos a las personas comprendidas en los mismos.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 6. Proceso de Comunicacin de Hallazgos

El Hallazgo se comunicar a las personas comprendidas en el mismo: Funcionarios o servidores. Ex Funcionarios o servidores.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 6. Proceso de Comunicacin de Hallazgos

Se efecta por escrito. La entrega al destinatario es directa y reservada. Debe acreditarse la recepcin correspondiente.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 6. Proceso de Comunicacin de Hallazgos

De no encontrarse la persona a quien se le est comunicando un hallazgo se le dejar una notificacin para que se apersone a recabar el hallazgo en un plazo de dos (2) das hbiles.

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6. Proceso de comunicacin de hallazgos

En caso de no apersonarse, o, no ser ubicada la persona comprendida en el hallazgo: Sern citados para recabarlo en igual

plazo: dos (2) das. Mediante publicacin en el Diario Oficial El Peruano, por una sola vez. O diario de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada.

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6. Proceso de comunicacin de hallazgos
Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos se tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos.

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6.

Proceso de comunicacin de hallazgos

El inicio del proceso de comunicacin de hallazgo ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propsito que este disponga que por las reas correspondientes se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados. La comunicacin cursada por la Comisin Auditora servir como acreditacin.

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7.

Documento utilizado para comunicar hallazgos

Oficio, cuando la comunicacin de hallazgos
est dirigida a personas que no laboran en la entidad auditada (auditores OCI y de la CGR). Memorandos, cuando la comunicacin de hallazgos est dirigida a personas que laboran en la entidad auditada (auditores OCI y de la CGR). Cartas, cuando la comunicacin de hallazgos es efectuada por una Sociedad de Auditoria. Suscritos por Jefe de Comisin o Supervisor.

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8.

Plazos en la comunicacin de hallazgos

En los documentos utilizados para cursar hallazgos se sealar el plazo perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern formular individualmente las personas comprendidas. El plazo ser establecido por la Comisin Auditora, teniendo en cuenta:
La naturaleza del hallazgo. El alcance de la accin de control. Si la persona labora o no en la entidad auditada.

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8.

Plazos en la comunicacin de hallazgos

El plazo que debera asignar la Comisin Auditora no debe ser menor de dos (2) aos ni mayor de cinco (5) das hbiles, ms el trmino de la distancia. Excepcionalmente el citado plazo se prorrogar por nica vez y hasta por tres (3) das hbiles, en casos debidamente justificados por el solicitante. Se entender que el pedido ha sido aceptado a la recepcin de la solicitud, salvo expresa denegacin.

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8. Plazos en la comunicacin de hallazgos
Debe precisarse que de no recibir respuesta dentro de los plazos o fuera de ellos, este hecho ser revelado en el informe respectivo. El auditor no est en la obligacin de evaluar los comentarios recibidos fuera del plazo establecido.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 9. Excepcin a la comunicacin de hallazgos

nicamente bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa autorizacin del nivel gerencial correspondiente, podr exceptuarse la comunicacin de hallazgos.

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9. Excepcin a la comunicacin de hallazgos
Se dar en los casos que: Exista absoluta certeza en cuanto a la
comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos responsables, que la citada comunicacin resultara irrelevante. En dicho caso debe emitirse de inmediato el informe Especial para su remisin a las autoridades competentes.

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10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones Todos los comentarios y aclaraciones (sin excepcin) recibidos por el Auditor dentro de los plazos establecidos sern evaluados tcnica, objetiva e imparcialmente en funcin a los hechos observados y a la evidencia alcanzada.

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10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones

Los comentarios y aclaraciones son las respuestas brindadas a la comunicacin de los hallazgos respectivos, por el personal comprendido finalmente en la observacin, las mismas que en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicandose, en su caso, si se acompao documentacin sustentatoria pertinente.
Ref. extrado de la NAGU 4.40, Numeral 3 de II Observaciones.

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10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones

De no haberse dado respuesta a la comunicacin de hallazgos o de haber sido sta extempornea, se referenciar tal circunstacia. Ref. extrado de la NAGU 4.40, Numeral 3 de II Observaciones

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10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones Las evaluaciones de los comentarios y aclaraciones sern llevadas a cabo por los Auditores que determinaron el hallazgo de Auditora. La supervisin de los comentarios y aclaraciones es responsabilidad del Jefe de Comisin.

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10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones La evaluacin de comentarios y aclaraciones debe constar en Cdulas de Trabajo. La Cdula de Trabajo (segn modelo adjunto) ser manual o mecanizada (word, excel, etc)

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones El Auditor debe incluir los comentarios y aclaraciones verbales (uso de la palabra), siempre y cuando se acompaen de evidencias.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS 10. Evaluacin de Comentarios y Aclaraciones De existir indicios razonables de comisin de delito, la evaluacin de aclaraciones y comentarios debe ser asumida por el Abogado asignado a la comisin de Auditora.

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11. Comentarios del Auditor
Es el resultado del anlisis realizado por la comisin auditora sobre los comentarios y/o aclaraciones y documentacin presentada por el personal comprendido en los hallazgos.
Debe sustentarse los argumentos invocados y consignarse la opinin resultante de dicha evaluacin.

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11. Comentarios del Auditor
El Auditor Gubernamental al momento de llevar a cabo esta labor no debe olvidarse de la objetividad e imparcialidad de los argumentos esgrimidos por los presuntos responsables del hallazgo.
Debe abstenerse de emitir opiniones de cualquier ndole o juicios de valor.

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11. Comentarios del Auditor
La opinin del Auditor se incluir despus de la evaluacin de los comentarios y aclaraciones presentadas. Inmediatamente se identificar a los responsables y las responsabilidades asignadas a cada uno de ellos.

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12. Identificacin de responsables y de responsabilidad Segn la Ley N 27785, artculo 11, responsabilidades y sanciones derivadas del proceso de control, seala lo siguiente: Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean stas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo, aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.