La Informacin como Recurso de las Organizaciones

Las empresas en la Era de la Informacin

La Era de la Informacin se hace patente, detonada por la globalizacin de los mercados, as como su dinmica y agresividad actual.

En la Era de la Informacin se le da un peso especfico muy importante a la informacin como el principal conocimiento que sostiene el negocio.

Anteriormente, las empresas se enfocaban simplemente a producir, producir y producir.

El valor de la informacin

En la poca actual, que se caracteriza por un crecimiento exponencial de las nuevas tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones, los activos ms valiosos de una empresa ya no son activos tangibles o los depsitos en los bancos, sino los conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas que forman parte de una empresa.

En la actualidad, la informacin y el conocimiento son considerados como el capital intelectual que soporta la riqueza de una organizacin.

Por qu las organizaciones requieren distintos sistemas de informacin

Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Sistemas de Manufactura, Administracin de Recursos Empresariales (ERP), Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS), Sistemas Gerenciales, Manejo de Relacin con Clientes (CRM), Suministro de la Cadena de Distribucin (SCM), etc., son algunos de los sistemas que surgen, se ponen de moda y luego desaparecen acorde a la evolucin de las empresas.

Distintos datos pueden proveernos de distinta informacin y al haber distinta informacin existen distintas necesidades que pueden ser cubiertas, dependiendo de la funcin que cada empleado desempee en la empresa.

La informacin que las empresas necesitan

En estos momentos la informacin fluye en todos los niveles de la organizacin con diferentes fines (comunicacin, control, administracin, evaluacin, etc.) independientemente de los puestos, las empresas estn entendiendo que los niveles directivos tienen una gran responsabilidad al tomar decisiones, pues el impacto que generan recae sobre toda la organizacin, pero tambin existen ms personas que toman decisiones y, a pesar de que stas no tienen un impacto global, deben ser tambin correctas y oportunas, pues ciertos grupos dependen de las mismas.

De modo general en una pirmide organizacional, requerimientos informativos se dividen en 3 partes:

los

Informacin Estratgica Est orientada principalmente a soportar la Toma de Decisiones de las Areas Directivas para alcanzar la misin empresarial. Informacin Tctica

Informacin que soporta la coordinacin de actividades y el plano operativo de la estrategia, es decir, se plantean opciones y caminos posibles para alcanzar la estrategia dictada por los directivos.
Informacin Tcnico Operacional Se refiere a las operaciones tradicionales que son efectuadas de modo rutinario en las empresas mediante la captura masiva de datos y Sistemas de Procesamiento Transaccional.

Tecnologas de Informacin para la administracin

PARA QU SIRVEN LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN?

Las Tecnologas de Informacin han venido a ocupar una parte medular en cualquier corporacin que pretenda sobresalir en los mercados tan competidos actualmente.

Para ello es necesario implementar las Tecnologas de Informacin no slo en los procesos de produccin o distribucin sino en todas las actividades de la empresa, esto es, entrada, conversin y salida.

Todos buscamos la manera de mantenernos siempre "bien informados", adems de buscar la manera de utilizar esa informacin para nuestro beneficio.

LA TI Y LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL

Aactualmente las Tecnologas de Informacin debern de estar presentes den todas las actividades de la empresa, en decir, en las etapas de entrada, conversin y salida.

En la etapa de entrada, las tecnologas de informacin debern contener todas las habilidades, procedimientos y tcnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de inters (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y pblico en general) y el entorno en el que se desenvuelven.

En la funcin de Recursos Humanos, por ejemplo, existen tcnicas especializadas, como entrevistas o test psicolgicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa.

El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologas de Informacin como la banca electrnica o los modernos portales bancarios en Internet, puede obtener capitales a un costo favorable para la compaa.

En la etapa de conversin, las Tecnologas de Informacin en combinacin con la maquinaria, tcnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnologa permite a la organizacin aadir valor a las entradas para disminuir el consumo as como el desperdicio de recursos.

CULES TECNOLOGAS DE INFORMACIN PUEDO USAR EN MI NEGOCIO?

Las Tecnologas de Informacin comprenden todas las tecnologas basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir informacin a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas.

Las Tecnologas de Informacin permiten a la empresa mejorar su manejo e integracin de las necesidades de procesamiento de informacin en todas las reas funcionales de sta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas.

Tres tipos de Tecnologas de Informacin son especialmente tiles: Los sistemas de tele-conferencia Incrementan la comunicacin reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando as tiempo y dinero.

Los sistemas de transferencia y recuperacin de informacin El incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, est acelerando el flujo de informacin en las empresas y negocios.

Los sistemas de procesamiento personal de informacin Como los que proveen las computadoras personales, porttiles y los comunicadores personales, los cuales tambin proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa.

VENTAJAS DEL USO DE LAS TECNOLOGAS DE INFORMACIN EN UNA EMPRESA

La revolucin de las Tecnologas de Informacin ha tenido un profundo efecto en la administracin de las organizaciones, mejorando la habilidad de los administradores para coordinar y controlar las actividades de la organizacin y ayudndolos a tomar decisiones mucho ms efectivas. Hoy en da el uso de las Tecnologas de Informacin se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busque un crecimiento sostenido.

Como resultado del uso de estas tecnologas podemos decir que la empresa puede:
Reducir el tamao de su estructura jerrquica Incrementar el flujo de informacin horizontal, esto es, a travs de todos los departamentos de la empresa Proveer de una ventaja competitiva a la empresa

Las Tecnologas de Informacin pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad.

Debemos voltear la vista hacia las Tecnologas de Informacin como una parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas de la empresa (entrada, conversin y salida), ya que esto nos permitir evolucionar hacia el siguiente nivel:

Las empresas en la Era de la Informacin. Debemos de enfocar el rumbo hacia las Tecnologas de Informacin ya que esta transicin ya es inminente y si no se realiza a tiempo, mas tarde ser mucho ms costoso y doloroso, y eventualmente podemos llegar a desaparecer como empresa si hacemos caso omiso del cambio tecnolgico que en la actualidad se est viviendo en nuestro entorno.

Reingeniera de Procesos de Negocios y Tecnologa de la Informacin

Por qu REINGENIERA de negocios

Eventualmente, y ms temprano que tarde, todas las empresas necesitarn cambiar la manera como dirigen sus operaciones.

La alternativa radica en estar a la cabeza de la competencia y aunque parece poco agradable, es necesario reconocer que la naturaleza del negocio ha cambiado: la competencia se ha convertido en el factor comercial ms importante. Las oportunidades de mantenerse en un nicho seguro son escasas."

La reingeniera implica dejar de lado gran parte de los paradigmas impuestos por la administracin industrial durante los ltimos doscientos aos. Significa olvidarse de cmo se realizaba el trabajo en el pasado y decidir cmo se puede hacer mejor ahora. Es decir, tomar las tareas que la revolucin industrial dividi en simples y bsicas y reunificarlas en procesos coherentes.

Los objetivos bsicos son: mejorar la atencin a las necesidades de los clientes, reducir el tiempo de la respuesta y disminuir costos.

Es importante resaltar que la reingeniera est centrada en el cliente, y es l quien decide en qu forma y en qu momento desea recibir el producto o servicio que requiere para satisfacer sus necesidades. En virtud de la reingeniera, las necesidades del cliente aparecen en primer lugar. Despus se disea un proceso para satisfacer estas necesidades. Luego, y slo luego, se selecciona una estructura para la organizacin.

En resumen, los principales objetivos que debe alcanzar el proceso de reingeniera son:

- Mejorar la atencin a las necesidades de los clientes - Reducir el tiempo de respuesta - Disminuir los costos - Aumentar la productividad interna - Capacitar al personal

Premisas Si se quiere que el proceso de reingeniera llevado a cabo sea realmente exitoso, debe cumplir con las siguientes condiciones:

- El cambio debe ser RADICAL - Se busca INVENTAR una NUEVA organizacin - Hay que ABANDONAR los paradigmas existentes - Ninguna actividad tiene GARANTIZADA su existencia - Se debe ELIMINAR todo lo que no aporte VALOR AGREGADO al proceso o al cliente - La Institucin debe ser mirada de forma CRTICA. - Se aprovechar cada oportunidad para utilizar NUEVAS TECNOLOGAS - FACULTADES para el personal de menor nivel - Los PUNTOS LGIDOS de la organizacin sern afectados - Se obtendr una mayor SATISFACCIN de los usuarios - Se SIMPLIFICAN los procesos