Kursus Peningkatan

Profesionalisme
Pegawai JPN Pahang
& PPD
Manual Prosedur Kerja (MPK)
dan Fail Meja (FM)
PKPA Bil 8/91

12-14 Mei 2008, Pulau Tioman 1

 PKPA BIL. 8/91
MPK dan FM

PANDUAN MENGENAI
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
DAN FAIL MEJA (FM)
2
 MPK dan FM

Prinsip Asas MPK dan FM

• Dokumentasi Aktiviti Organisasi dalam

MPK dan Proses Kerja dalam FM

• Dokumentasi amalan/kaedah
melaksanakan sesuatu aktiviti

• Wujudkan rekod yang seragam

sistematik 3
 RANGKA BENGKEL MPK/FM

KONSEP

FUNGSI
KANDUNGAN
CARA MENYEDIA
4
 KONSEP MPK & FM

SEBAGAI ALAT UNTUK MENINGKAT

KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN
PELAKSANAAN TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB JABATAN DAN INDIVIDU
UNTUK MENINGKATKAN KUALITI DAN
PRODUKTIVITI

MPK panduan di peringkat organisasi

FM panduan di peringkat individu

5
 FUNGSI UTAMA MPK DAN FM

MPK menerangkan:-
1 Apakah aktiviti-aktiviti utama jabatan
2 Siapa yang melaksanakan aktiviti
3 Bagaimana aktiviti dilaksanakan
4 Turutan tindakan pelaksanaan aktiviti

Rujukan di peringkat jabatan/ pejabat

(organisasi)

FM menerangkan:-
1 Tugas-tugas dan kuasa individu
2 Bagaimana melaksanakan tugas
3 Turutan tindakan pelaksanaan tugas

Rujukan terperinci di peringkat individu

6
 DEFINISI PROSEDUR KERJA

Keperluan dan standard-standard yang perlu

dipatuhi bagi tujuan menyempurnakan sesuatu
proses kerja

DEFINISI PROSES KERJA

Tatacara dan tindakan bagaiamana sesuatu

kerja itu disempurnakan

DEFINISI AKTIVITI

Rangkaian sesuatu proses kerja

7
 LATAR
BELAKANG
JABATAN/
SENARAI PEJABAT OBJEKTIF
BORANG YANG JABATAN/
DIGUNAKAN PEJABAT

CARTA
CARTA ALIRAN KANDUNGAN OGRANISASI
KERJA BAGI
JABATAN/
AKTIVITI UTAMA MP K PEJABAT

PROSES KERJA FUNGSI UTAMA

AKTIVITI JABATAN/
UTAMA PEJABAT
AKTIVITI BAGI
FUNGSI UTAMA
8
 1. LATAR BELAKANG
✤ Sejarah dan rasional penubuhan
✤ Visi, misi, aspirasi & dasar semasa
✤ Perkembangan semenjak diwujud
✤ Perundangan berkaitan dengan penubuhan
CONTOH
Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan
(FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965
dibawah Akta Parlimen 49 (1965) dan Akta
Parlimen 141 (Pindaan) 1974

Strategi
• Menggalakkan penyertaan petani dan
•pemasaran
9
 2. OBJEKTIF
✤ Menerangkan OBJEKTIF umum dan semasa

✤ Objektif selari dengan rasional penubuhan

✤ Ringkas, tepat dan mudah difahami

✪ Berfungsi untuk memberi:

halacara yang jelas;
asas perancangan dan pembangunan
program;
asas penilaian keberkesanan; dan
menetap keutamaan jabatan
CONTOH - Objektif FAMA
“Untuk memperbaiki pemasaran hasil-hasil
pertanian” 10
 3. CARTA ORGANISASI
✪ Menggambarkan struktur organisasi:
- bahagian/unit/seksyen
- fungsi, aktiviti
- hierarki (kedudukan perintah/kuasa)

CONTOH -Carta Organisasi

Bhg. Bhg. Bhg. Bhg.

Unit Latihan Unit Kewangan Unit Personel

11
 4. FUNGSI UTAMA
Tugas-tugas utama agensi bagi membolehkannya
mencapai objektif penubuhan:-
★ FUNGSI UTAMA KHUSUS
> Latihan
> Nasihat Pakar Runding

Senaraikan fungsi umum utama agensi

★ FUNGSI UTAMA UMUM
> Pentadbiran Am Pejabat
> Pengurusan Kewangan
> Perkhidmatan
Senaraikan fungsi umum (common)
12
 5. AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI UTAMA

Kerja-kerja yang dijalankan bagi setiap

FUNGSI UTAMA
CONTOH

★ FUNGSI UTAMA KHUSUS Latihan

> Rekabentuk Latihan
> Menyediakan Sesi Latihan
★FUNGSI UTAMA UMUM PERKHIDMATAN
> Urusan Pengisian Jawatan
> Pengesahan Dalam Jawatan
> Kemasukan Dalam Jawatan
Berpencen
13
 6. PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara
berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan
setiap aktiviti
TUJUAN
• Mengelakkan kesilapan operasi
• Mengurangkan arahan berulang
• Membantu kerja penyeliaan
• Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu
diambil
• Menetapkan siapa yang mengambil tindakan
dan apa tindakan yang diambil
Menetapkan apa tindakan yang diambil ….
dan siapakah yang mengambil tindakan
14
 PROSES KERJA RAWATAN PESAKIT LUAR

JAWATAN PROSES
Kerani 1. Daftar pesakit:-
Pendaftaran (i) Buka fail kes bagi pesakit baru.
(ii) Minta fail kes lama bagi pesakit berulang.

Kerani Rekod 2. Cari dan dapatkan fail kes lama.

Kerani Pendaftaran 3. Kutip yuran perubatan.

(i) Kakitangan awam/murid sekolah, penderma darah
dikecualikan.
(ii) Beri nombor bilik rawatan.

Pegawai Perubatan 4. Periksa Pesakit.

(i) Minta ujian makmal, jika perlu.
(ii) Sediakan preskripsi ubat.
Pegawai 5. Jalan ujian makmal:-
Makmal (darah/kencing/parasit dll.)

Farmasi 6. Berikan ubat.

Tamat
15
7. CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN
PESAKIT LUAR

Daftar pesakit.

Dapatkan fail kes lama.

Kutip yuran perubatan bagi yang
perlu membayar.
Periksa pesakit.
Jalankan ujian makmal
(darah/kencing/parasit).
Tuliskan preskripsi.

Berikan ubat.

Tamat.
16
 CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR

Daftar pesakit.
Tidak
Buka fail kes Pesakit berulang?
baru. Ya

Dapatkan fail kes lama.

Kutip yuran Tidak Pegawai awam/murid/

perubatan. Ya penderma darah?
Beri no. bilik rawatan.
Periksa pesakit.
Jalankan Ya
Perlu ujian makmal?
ujian Tidak
makmal.
Tuliskan preskripsi.
Berikan ubat.

Tamat. 17
 8. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

TUJUAN

✚ Memudahkan pengenalan borang yang

diperlukan
✚ Mengelakkan kesilapan operasi
✚ Menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang
diterangkan

18
 SENARAI OBJEKTIF
TUGAS JABATAN/ OBJEKTIF
HARIAN PEJABAT BAHAGIAN/UNIT

NORMA CARTA
KERJA ORGANISASI
BAHAGIAN/ UNIT

SENARAI CARTA
BORANG ORGANISASI
DIGUNAKAN
UNGAN
KAND KEDUDUKAN
FAIL
PEGAWAI

SENARAI
J/KUASA MEJA TUGAS/
DIANGGOTAI KUAS DAN
HUBUNGAN

SENARAI PERATURAN
UNDANG- PENTAD-
UNDANG BIRAN

SENARAI CARTA
SEMAK/ ALIRAN PROSES
CHECKLIST KERJA KERJA
19
OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT

Sama seperti MPK

CONTOH

20
 OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Pecahan kepada Objektif jabatan dan

dinyatakan dalam bentuk jangka pendek -
Operational Objective
CONTOH

Objektif Bahagian Pentadbiran Am dan

Kewangan:-
“Untuk memberi sokongan logistik yang
berkesan, teratur dan tepat pada masanya”
21
CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT

Sama seperti MPK

Ketua Pengarah

Pengarah

Bhg. Bhg. Teknologi Bhg. P’biran & Bhg. Sistem &

Pentadbiran Maklumat Kewangan Prosedur Kerja

Unit Latihan Unit Kewangan Unit Personel

22
 CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

Pengarah

Ketua Bahagian
PTD Gred M2

PTD Gred M3

Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah Pembantu Tadbir Rendah

Pembantu Tadbir Rendah 23

 SENARAI TUGAS KAKITANGAN
Menjelaskan dengan tepat dan terperinci
tugas, tanggung-jawab dan kuasa
seseorang kakitangan
Ciri-ciri
• Nama Jawatan Disandang
• Tugas Pegawai Atasan Yang Ada
Hubungan
• Tugas dan Tanggungjawab
• Kuasa Yang Diberi
• Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada
Hubungan Serta Jenis Hubungan
(Rujuk PKPA 8/91 - m.s. 26)
24
 PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP
AKTIVITI
Peraturan yang ditetapkan oleh
jabatan/pejabat bagi melicinkan lagi
pelaksanaan aktiviti/tugas
Aktiviti: Urusan Prosesan Lesen

(a) Permohonan mestilah

didaftar pada hari ianya
diterima.

(b) Semua permohonan diterima

mesti diberi surat akuan
terima pada hari yang sama.
25
 PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil
secara berturutan mengikut peraturan bagi
melaksanakan setiap tugas.
TUJUAN
✛ Mengelakkan kesilapan operasi.

✛ Mengurangkan arahan berulang.

✛ Memperlihatkan tindakan lengkap

yang perlu diambil.

Menetapkan apa tindakan yang

diambil .. dan bagaimana
melakukannya 26
 PROSES KERJA BAGI TUGAS
MENDAFTAR PESAKIT LUAR
Pegawai
Bil. Proses Kerja dirujuk/ Peraturan
melulus
1. Beri ucapan selamat PKPA
10/91
2. Minta surat pengenalan pesakit:-
? kad pengenalan/surat majikan.
3. Daftar butir peribadi dalam
borang -1
? nama penuh,
? nombor kad pengenalan,
? jantina,
? umur,
? alamat kediaman.

4. Pastikan sama ada pesakit berulang.

5. Jika ya, minta fail kes lama dpd. Kerani
Kerani Rekod; terus ke peroses (7). Rekod
6. Jika baru, buka fail kes baru:-
? nama, nombor rujukan dan
tarik dicatat di muka depan fail.
27
Sam.
 an
Pegawai

tur
Dirujuk/
Bil. Proses Kerja

ra
melulus

Pe
7. Pastikan sama ada kakitangan
awam/murid.
Jika ya, terus ke proses (9).
8. Jika tidak, minta yuran perubatan dan AP 94
keluarkan resit Am-1 bercetak kepada
pesakit:-

? RM 0.50 bagi budak < 12 tahun;

? RM 1.00 bagi dewasa > 12 tahun
9. Beri nombor bilik rawatan dan arah pesakit
menunggu hingga dipanggil oleh Pegawai
Perubatan.

10. Berikan fail kes dan borang QEH - 1 kepada

Atendant untuk dibawa ke bilik rawatan.

11. Tamat.
28
 CARTA ALIRAN KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR

Beri ucapan selamat.

Minta surat pengenalan diri.

Daftar butiran peribadi

pesakit dalam QEH - 1.
Buka fail Tidak
kes. Pesakit berulang?
Ya
Minta fail kes lama.
Kutip yuran Ya
perubatan Perlu bayar?
dan berikan Tidak
resit AM 1. Beri nombor bilik rawatan.
bercetak. Arah pesakit ke bilik rawatan.
Serah fail kes dan borang QEH - 1
kepada Attendant
(dibawa ke bilik rawatan)
Tamat. 29
 SENARAI SEMAK/CHECKLIST
Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas
dan tepat dalam bentuk rangkai kata, soalan atau
jawapan yang (seboleh-bolehnya) disusun
mengikut tertib turutan tindakan.

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN UNTUK

KERJA/PEMBELIAN

1. Kelulusan pegawai pengawal [ ]

2. Salinan asal Pesanan Kerja [ ]
3. Pengesahan Pelaksanaan Kerja [ ]
4. Invois disahkan [ ]
5. Tandatangan Pihak Menuntut [ ]
30
 SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN

Petikan undang-undang semasa yang

perlu dirujuk oleh staf dalam menjalan-
kan tugasnya.

TUJUAN

✛ Asas rujukan
✛ Menjimatkan masa mengesan
arahan-arahan

Sertakan salinan petikan, di mana sesuai.

31
 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Senarai jawatankuasa yang perlu

dianggotai oleh pegawai dan
jawatankuasa wujud lebih enam bulan

TUJUAN
✛ Memastikan pegawai mengetahui
jawatankuasa yang perlu dianggotai

✛ Menerangkan keahlian dalam sesuatu

jawatankuasa
32
 NORMA KERJA
Jangkamasa atau pengukuran
prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja
TUJUAN
✛ Menjadi panduan kepada pekerja dalam
melaksanakan tugas

✛ Memastikan tahap prestasi yang

diharapkan dapat dicapai

✛ Menjadi asas untuk penilaian prestasi

kakitangan
33
 SENARAI TUGAS HARIAN

Format bagi mengingati dan

merancang aktiviti-aktiviti utama
yang perlu dilaksanakan pada hari
berkenaan.
TUJUAN
✛ Memudahkan pegawai merancang kerja

✛ Membantu menetapkan keutamaan

(menjadi Checklist)
34