RECOLECCIN DE REQUERIMIENTOS

ELEMENTOS BASICOS DE LAS ACTIVIDADES EN LA DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

1. ANTICIPACION DE REQUERIMIENTOS. a. Ser proactivo. b. Evitar ser reactivo. 2. INVESTIGACION DE REQUERIMIENTOS. a. El contacto directo con el usuario. 3. ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS. a. Anlisis de datos basados en hechos reales. b. Identificacin de requerimientos esenciales. c. Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos.

RECOLECCIN DE REQUERIMIENTOS
INTERROGANTES ELEMENTALES PARA ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS BASICOS
Cul es el proceso bsico de la empresa? Qu datos utiliza o produce este proceso? Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? Que controles de desempeo utiliza?

RECOLECCIN DE REQUERIMIENTOS
SOBRE LA COMPRENSION DEL PROCESO
Cul es la finalidad del proceso dentro de la empresa? Que pasos se siguen para llevarlo a cabo? Dnde se realizan estos pasos? Quines los realizan? Cunto tiempo toma efectuarlos? Con cuanta frecuencia se hacen? Quienes emplean la informacin resultante?

EJEMPLO
Suponga que un analista emprende la investigacin de un sistema de inventarios. Las preguntas a realizar seran algo parecido a las siguientes: Cul es la finalidad del sistema de reabastecimiento de inventarios?

Asegurar la existencia de cantidades adecuadas de materiales y artculos en el almacn sin que estas se vuelvan excesivas y, por tanto, costosas.

EJEMPLO
Qu pasos se siguen para reabastecer el inventario?

Comprobar en forma manual las existencias. Determinar las necesidades futuras y los tiempos ptimos para solicitar los pedidos. Determinar las cantidades de artculos y materiales de los pedidos.

EJEMPLO
Dnde se realiza esta actividad? El departamento de compras utiliza la informacin proporcionada por el personal de produccin, ventas e inventarios as como sus propios registros, para hacer los pedidos y formular predicciones con anticipacin.
Quienes realizan esta actividad? Los gerentes de compras se encargan de aprobar todos los pedidos. Los gerentes de inventarios renen todas las instrucciones para la compra y escriben las solicitudes de pedidos.

EJEMPLO
Cunto tiempo toma esta actividad? Para pedidos simples y de rutina, el proceso puede tomar unos cuantos minutos y quiz varias horas para pedidos de artculos nuevos, de alto costo.
Con cuanta frecuencia se realiza esta actividad? En forma continua.

Quienes utilizan la informacin resultante? Gerentes de unidades, jefes de departamentos, otros.

HABILIDAD PARA OBTENER INFORMACIN

UNA VALIOSA HABILIDAD PARA OBTENER INFORMACION: APRENDER A ESCUCHAR

Escoger un sitio tranquilo. Tomar la iniciativa. Estar preparado sobre aspectos relacionados al tema. Conocer el lxico y lenguaje tcnico de la especialidad (evitando usarlo personalmente). Tomar notas discretamente.

PARA EMPEZAR EN EL PROYECTO!!

CMO?
Estudiar Viabilidad / Identificar Necesidad

Presentacin de Informe

Aplicar Tcnicas e Instrumentos: Informe

Anlisis Estructurado

Definir Requerimientos

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) Entrevista de los Coordinadores de rea: Preguntas para la
En su opinin, en que parte del rea de trabajo que usted coordina, se presentan los mayores inconvenientes en cuanto a la entrega de informacin? Para solucionar este problema considera necesario realizar una reestructuracin de esta parte? Si se reestructurase o no, estara de acuerdo con la sistematizacin de algunos de los procesos realizados en esta rea? De acuerdo a su experiencia en esta rea, Cules son los factores crticos que deber manejar el nuevo sistema computacional?

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) Entrevista de los empleados de las reas Preguntas para la
estudiadas: En su opinin, Considera que la forma planteada para realizar sus tarea diarias es eficiente? Basado en su experiencia, Se podra aumentar su eficiencia al realizar estas tareas? como? Cree que su eficiencia aumentara si se sistematizaran algunas de las tareas que usted realiza? Se considera capaz de realizar sus tareas diarias usando una herramienta sistematizada?

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) Entrevista de los usuarios de las reas Preguntas para la
estudiadas: Al momento de solicitar informacin sobre un proceso de esta dependencia, La informacin recibida refleja el estado actual del proceso? Al momento de solicitar informacin sobre un proceso de esta dependencia, Su solicitud es contestada entre: Menos de 5 minutos Entre 5 y 10 minutos Entre 10 y 30 minutos Mas de 30 minutos Considera que la informacin que recibe seria ms fiable y tardara menos en ser entregada si se usara una herramienta sistematizada para su elaboracin? Estara dispuesto a interactuar con una herramienta sistematizada para obtener la informacin que usted requiera?

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) se procesa la mayor cantidad de informacin Con que frecuencia
en la organizacin Cul es la importancia de los documentos que se generan Al comparar la informacin con informaciones iguales de perodos anteriores que puede observar o concluir? Si realiza una comparacin de la informacin con las de organizaciones a fines Que tan suficiente es la informacin para el trabajo al margen de los volmenes de informacin que se mueven en la organizacin Saturacin de informatizacin Confiabilidad de los medios de recepcin de informacin Solicitud de informacin fuera de los parmetros establecidos Forma en que se solicita informacin externa a la organizacin Utilidad de la informacin para la toma de decisiones. Problemas ms frecuentes en el uso de la informacin

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) intercambio de informacin La eficiencia en el

Distribucin del tiempo de los empleados con respecto al tratamiento de la informacin Dominio de la tecnologa que tienen los empleados Sobre fuentes de informacin ms consultadas Importancia dada por los empleados al uso y consumo de informacin de informacin Existencia de un servicio interno de informacin que satisficiera las necesidades de informacin de los empleados Conocimiento de donde localizar la informacin que necesitan para su trabajo Lugar donde se consulta esta informacin

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) para recibir la informacin Formato deseado

Habilidades de los empleados para resumir informacin La forma de entrega de la informacin Requisitos de calidad deseados en la informacin que se recibe por parte de los empleados Las temticas de mayor inters para los empleados Formas de manipular los archivos de informacin Uso de normas para el mantenimiento de los archivos El soporte para archivar la informacin Uso de la informacin archivada Destruccin de documentos archivados. Existencia del manual de procedimiento para el tratamiento de la informacin

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) CONOCIMIENTO DEL USUARIO

Caractersticas del usuario: Nivel de estudios realizados? BSICO BACHILLER UNIVERSITARIOS ___ ___ ___

Cul es su experiencia con los computadores?

POCOS BSICOS EXPERTO

___ ___ ___

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) CONOCIMIENTO DEL USUARIO

Caractersticas del usuario: Alguna vez ha manejado un tipo de aplicacin en su empresa? SI NO ___ ___

Con que frecuencia utiliza el computador en su puesto de trabajo? FRECUENTEMENTE CON REGULARIDAD CASI NUNCA ___ ___ ___

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) CONOCIMIENTO DEL USUARIO

Caractersticas del usuario: Como es su habilidad con el teclado? BUENA REGULAR MALA ___ ___ ___

Como es su habilidad con el Mouse?

BUENA REGULAR MALA

___ ___ ___

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) CONOCIMIENTO DEL USUARIO

Caractersticas del usuario: Con que facilidad asume los cambios en su entorno de trabajo? FACILMENTE ___ NATURALMENTE CON DIFICULTAD

___ ___

La forma en que actualmente se realizan las tareas es

EXCELENTE BUENA REGULAR MALA

MODELO DE ENCUESTA (Posibles Preguntas) CONOCIMIENTO DEL USUARIO

Caractersticas del usuario: Es eficiente a la hora de realizar las tareas? SI NO NO TANTO Considera que un cambio en el sistema de informacin le ayudara a agilizar sus tareas? SI NO Est de acuerdo con este nuevo cambio? SI NO