Anda di halaman 1dari 18

ADMINISTRASI PROYEK

OLEH AGUNG BUDI BROTO

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 1

PENDAHULUAN
Administrasi proyek merupakan suatu sistem instruksi laporan- evaluasi koreksi secara terus menerus dari suatu proyek Sistem administrasi ini harus memungkinkan seseorang manajer untuk selalu mengikuti jalannya pekerjaan yang dilakukan oleh satuan bawah an (monitor), dan atau dengan pekerjaan lain. Administrasi proyek digunakan sebagai suatu sistem umpan balik (feed back) data dari eselon bawahan ke eselon atasannya. Untuk dapat memudahkan pengelolaan informasi yang ada di proyek, harus direncanakan sistem dasar seperti siapa yang membutuhkan, siapa yang merancang formnya dan apa yang diperlukan/ dibuthkan untuk diketahui. Sehingga perlu dilakukan pengelompokan data sesuai dengan tingkat kepentingan dan penggunaannya.

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 2

PENGELOMPOKAN DATA-FILE
Tentang tenaga kerja : Pegawai baru Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja Surat-surat peringatan kepada pekerja Surat-surat pemutusan hubungan kerja Daftar alokasi tenaga kerja Laporan kecelakaan Surat-surat permohonan cuti pegawai Tentang Instalasi lapangan : Surat permohonan untuk instalasi Surat permohonan untuk transport Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa Catatan pemindahan peralatan Kerusakan dan cacat dari peralatan
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 3

Pengelompokan.....
Tentang material : Pengendalian material Kemajuan material Penaksiran material di lapangan Pemindahan material Pengembalian material ke supplier Tentang aspek kontrak : Ketetapan dari instruksi lapangan Catatan kerja extra sub kontraktor Lembar kerja harian Produksi :

lanjutan1

Laporan produksi mingguan Catatan harian lapangan Senggang waktu produksi kritis/ berbahaya
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 4

Komponen sistem kontrol yang perlu diperhatikan


Mudah dimengerti oleh yang mempergunakan Harus ada hubungannya dengan organisasi proyek Harus memperhitungkan penyimpangan yang akan terjadi Harus efektif dan fleksible Harus ekonomis Dapat membedakan sifat tindakan korektif Dikembangkan dari partisipasi pimpinan eselon organisasi

SIKLUS KEGIATAN ADMINISTRASI PERENCANAAN


RUTIN & KOREKSI

EVALUASI LAPORAN
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

INSTRUKSI

A13 - 5

PENGENDALIAN BIAYA
(COST CONTROL)
Salah satu tujuan manajemen adalah mencapai sasaran pekerjaan /usaha masih dalam batas anggaran yang direncanakan. Memelihara kemajuan pekerjaan/ progres sesuai dengan jadwal pada hakekatnya bertujuan untuk mengendalikan biaya. Efisiensi kerja yang stabil sangat besar pengaruhnya terhadap anggaran yang disediakan dan mutu yang direncanakan. Agar pengendalian biaya dapat dilaksanakan, maka diperlukan administra si proyek. Administrasi proyek yang bertujuan pengendalian biaya antara lain meliputi : Proyek audit Laporan periodik dari biaya nyata dengan biaya yang direncanakan Mengikuti perkembangan pelaksanaan dari tindakan koreksi Memperlancar penyaluran anggaran yang diperlukan Membuat program kerja keseluruhan proyek untuk efisiensi dan penghematan Pertanggung jawaban bagian administrasi untuk tujuan pengendalian biaya adalah laporan keuangan
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 6

SISTEM PENGENDALIAN
(SYSTEM CONTROL)
Ada dua sistem pengendalian dalam administrasi yang tidak dapat dipisah kan, yaitu : Pengendalian anggaran (Budgetary control) Pengendalian pelaksanaan program Pada umumnya pengendalian diartikan sebagai pengawasan saja, tetapi seharusnya meliputi kegiatan yang lebih dari itu yang berkaitan dengan manajemen. Sehingga ada istilah administrasi untuk manajer yang tidak melakukan tugas kepemimpinan langsung atas terselenggaranya usaha untuk mencapai sasaran kegiatan. Untuk menghasilkan sistem pengendalian yang baik, perlu ditetapkan terlebih dahulu hal-hal sebagai berikut : standart panjangnya periode laporan evaluasi laporan-laporan

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 7

Standart
Standar adalah kriteria yang dipergunakan untuk menilai hasil-hasil yang dicapai pada masa lalu atau masa sekarang seperti prosedur, kebijaksanaan unjuk kerja, dan lain-lain. Proses penentuan standar dapat dilihat pada siklus sebagai berikut: TETAPKAN STANDART KOREKSI BANDINGKAN NYATA & RENC. Adapun parameter standar adalah : biaya, mutu, dan waktu Standar ditetapkan untuk : harga satuan produksi, anggaran, pengembalian modal investasi, standar fisik, rata-rata kemajuan kerja, dll.
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

PERHATIKAN PELAKSANAAN

A13 - 8

Panjangnya Periode Pelaporan


Laporan pelaksanaan oleh unit kerja adalah sarana untuk usaha pengendali an pelaksanaan yang sedang dijalankan. Panjangnya periode laporan sangat tergantung dari : kesempatan yang tersedia untuk pemeriksaan dan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian. Jarang Posisi struktural Sering Manajer Puncak Manajer Pengendali Pelaksana Detail Ringkasan

Dari bagan di atas maka bentuk laporan dapat berupa laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan , atau laporan triwulan, semester, dan tahunan.
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 9

Evaluasi laporan
Tujuannya untuk menentukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, terutama yang merugikan pelaksanaan. Ada dua sarana untuk mengukur penilaian laporan, yaitu anggaran dan program kerja yang harus sesuai dengan siklus administrasi. Laporan kemajuan pekerjaan berisikan tentan kemajuan fisik pelaksanaan dan pemakaian anggaran biaya, dan laporan ini dibuat dari unit yang ter bawah sampai unit yang teratas (laporan harian, mingguan, dan bulanan). Laporan yang dibuat manajer lapangan (site manager) kepada pimpinan proyek (Project Manager) harus sudah memuat data-data yang diperlukan untuk usaha manajerial yang dikatagorikan kedalam pegendalian program kerja dan anggaran. Pegendalian program kerja dan anggaran adalah cara mengendalikan proyek agar sesuai dengan perencanaan yang dibantu dengan alat pengendali proyek seperti bar chart, kurva S, CPM, dll. Dengan menganalisa program kerja maka pihak manajemen dapat me ngetahui kondisi proyek yang sebenarnya dan tindakan korektif apa yang dapat dilakukan.
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 10

Sistem dan Prosedur Operasional


Laporan Harian
SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL
PROYEK : LOKASI :
INSTANSI NO. PROSEDUR
1 PELAPORAN 1.1 LAPORAN HARIAN (LH) 1.2 LAPORAN MINGGUAN (LM)

PEMBERI TUGAS

PENG. TEKNIK KONSULTAN ADM. KEUA PERENCANA

KONSULTAN PENGAWAS

KONTRAKTOR PELAKSANA

PIHAK LAIN

INFORMASI

LH/ LM

LH/ LM

SETUJU
LH/ LM

LH/LM

1 2

LH/ LM

LH/LM

LH/LM

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 11

SISTEM DAN PROSEDUR OPERASIONAL


PROYEK : LOKASI :
INSTANSI NO. PROSEDUR
1.5 LAPORAN BULANAN (LB) LAPORAN HARIAN (LH) LAPORAN MINGGUAN (LM) LAPORAN PRODUKTIVITAAS MINGGUAN (LPM) LAPORAN KEMAJUAN PEKERJAAN (LKP)

PEMBERI TUGAS

PENG. TEKNIK KONSULTAN ADM. KEUA PERENCANA

KONSULTAN PENGAWAS
LH/LM LPM

KONTRAKTOR PELAKSANA

PIHAK LAIN

LKP

EVALUASI

LB

LH/ LM

LB

2 LB 3 4

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 12

Contoh Form Laporan Harian


DEVISI : PELAKSANA Perihal : LAPORAN HARIAN Seksi : ............................. Kontraktor : ......................... Halama : Form : Tanggal : Mulai jam : Selesai jam : Jam kerja ef: Nomer : dari

No.

Pay Item

Jenis Kegiatan /Material

Sat

Volume

Lokasi

NO.

JENIS PERALATAN

JUMLAH

NO.

TENAGA KERJA

JUMLAH

LAPORAN CUACA : Catatan (kalau perlu pakai kertas ekstra) Kontraktor : .................................................. Chief inspektor : ................................... Devisi Pelaksana : .........................

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 13

Kontrol Mutu dan Inspeksi


Kontrol mutu dilakukan oleh pihak pemberi tugas atau oleh kontraktor sendiri dengan dimaksudkan untuk menjaga kualitas pekerjaan agar sesuai dengan perencanaan (spesifikasi), menghindari pekerjaan dan pengeluaran uang yang mubazir. Inspeksi bertujuan untuk membuktikan kebenaran dari laporan yang telah disampaikan oleh unit yang di bawah (pelaksana/ site manajer) dan untuk mencegah terjadinya kesalahan pelaksanaan yang disebabkan karena tidak dimengertinya instruksi manajer atau sebab-sebab lain. Inspeksi merupakan wewenang dari pimpinan proyek dan biasanya dalam inspeksi selalu didampingi oleh project engineer dan kepala bagian operasi Inspeksi tidak dapat disamakan dengan kunjungan pimpinan proyek ke satuan-satuan bawahannya (staff visit), dimana staff visit adalah kunjung an yang bersifat menjenguk untuk mengetahui dari dekat keadaan unit-unit yang ada di bawahnya.

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 14

Pengadaan Material
Material merupakan salah satu bagian terbesar dari proyek pembangunan yang dapat mencapai sepertiga dari total biaya proyek, sehingga pada tempatnya bila masalah pengadaan material mendapat perhatian dari penyelenggaraan proyek. Kegiatan yang ada dalam pengadaan material meliputi: pembelian pemeriksaan ekspedisi pengepakan /pembungkusan pengakutan penerimaan dan penyimpanan material di lokasi Sehingga lingkup kegiatan pengadaan material adalah sebagai berikut: Mendapatkan material yang bernilai paling baik dalam arti harga yang rendah, memenuhi persyaratan teknis dan mutu Menyerahkan material dilokasi dalam jadwal dan kondisi yang sesuai dengan ketentuan, kemudian mengurus kelebihan yang mungkin ada.
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 15

lanjutan ........ 1
Dalam hubungannya dengan proyek, macam material dan jasa dapat dikelompokan menjadi : Material yang dirancang oleh rekanan atau kontraktor utama dan di buat dipabrik seperti beton precast, dll Material curah seperti semen, pasir, kerikil, dll Jasa yang diberikan oleh sub kontraktor. Proses pengadaan material meliputi langkah-langkah sbb: Menyiapkan surat permintaan keperluan material (Material Requirement /RM) yang didalamnya terdapat penjelasan tentang kualitas, kuantitas dan jadwal yang dikehendaki. Mencari rekanan atau pabrik yang mempu menyediakan material yang dimaksud Mengadakan lelang Melakukan pemeriksaan Melakukan pemantauan dan pengawasan agar penyerahan material dan trasportasinya sesuai jadwal Mengurus kelebihan material
March 13 Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 16

A purchasing procedure
Pre-construction & Construction Period PRETENDER Enquiry
Estimator Accounts dept.
ESTIMATE Copy order Check with delivery note & order Authorise payment

Selection

Supply

Settlement

Contracts dept & site


Buying dept.
Enquiry

Construction Programe

Copy order

Prepare for delivery

Check with delivery & note ord.

delivery note order

Material Schedule

Enquiry

Comparason of quatation

Order

Progress & Control

Suppliers

Quatation

Comparason of quatation

Ackn. Order

Advice note

Delivery

Invoice

PAID

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 17

A Procedure for receiving material on site

March 13

Manajemen Proyek 4 - BAB 3

A13 - 18

Anda mungkin juga menyukai