Captulo

Gestin econmica

Objetivos de aprendizaje
Transmitir la necesidad de una buena gestin econmica e integrarla en el sistema de gobernanza. Informar al Comite Ejecutivo de sus responsabilidades en temas econmicos. Desarrollar un plan econmico acorde a la estrategia global de la organizacin. Preparar los presupuestos necesarios para desarrollar el plan econmico. Establecer procedimientos contables. Controlar y evaluar el plan econmico. Informar sobre los resultados econmicos de modo detallado y transparente.

Seccin 4.1: Buena gestin econmica

La gestin econmica significa controlar e informar sobre los movimientos contables de forma prudente y acorde con la ley. - Exige una estrategia de planificacin y una aplicacin y articulacin de la informacin. - Incluye concebir, presupuestar, efectuar los gastos e informar sobre las actividades de modo regular.

Funciones y responsabilidades
Todos los miembros del Comit Ejecutivo y el personal son responsables de la gestin econmica. La Tesorera/Direccin Econmica desempea un papel crucial. - Es quien contribuye en mayor medida a la planificacin econmica. - Dota a la organizacin de un estilo de economa. - Debe asegurar la solvencia de la organizacin, conseguir que crezcan los activos y mantener un balance equilibrado a lo largo del ao.

Ciclo de gestin econmica

Los problemas econmicos pueden ser sintomas de un problema de direccin o de filosofa. El ciclo de gestin econmica consta de cuatro fases (figura 4.1): - Planificacin - Presupuestos - Aplicacin y contabilidad - Evaluacin e informacin

Definiciones bsicas
Quienes tienen responsabilidades econmicas deben comprender los siguientes trminos: - Activos - Pasivos - Gastos generales - Supervit - Dficit - Liquidez - Reservas - Balance general - Estado de ganacias y prdidas - Gastos de capital - Gastos asociados a un ingreso

RECOMENDACIONES BSICAS
Debe existir una persona con responsabilidad general sobre la gestin econmica. Asegurarse de que todos los miembros del Comit estn comprometidos con una buena gestion econmica y que son conscientes del papel que desempean en dicha gestin. Seguir el ciclo de gestin econmica a la hora de gestionar la economa de la organizacin. Familiarizarse con la teminologa ecnmica.

Ejemplo 4.1
Comit Olmpico de Papa Nueva Guinea
De qu modo incluye el plan estratgico de esta Organizacin la responsabilidad sobre su gestion econmica? De qu otros modos puede mantener esa organizacin la responsabilidad de su economa?

Seccin 4.1
Cuestiones para comentar
Evaluar el proceso de gestin econmica en su organizacin. Cmo se puede mejorar?

Seccin 4.2: Planificacin econmica

La planificacin econmica ayuda a evaluar la situacin econmica de la organizacin, a determinar las metas y objetivos y a desarrollar estrategias econmicas. Incluye la gestin de caja, los presupuestos, la gestin de proyectos, los seguros, los gastos de capital y la planificacin de impuestos.
(contina)

Planificacin econmica (continuacin)

Puede originarse una mala gestin econmica por una mala conducta deliberada, pero un problema de actitud errnea hacia la disponibilidad del dinero es a menudo ms difcil de superar. La buena gestin econmica est tambin unida a factores no econmicos tales como ser consciente de la influencia del entorno en el que funciona la organizacin.

Conocer los activos

Activos en efectivo llegan en forma de - Dinero en efectivo - Cheques - Transferencias bancarias Contribuciones en especie en forma de - Servicios - Actividades - Equipamiento
(contina)

Conocer los activos (continuacin)

Infraestructuras - Valor monetario posible - Se pueden vender activos fijos para pagar deudas Fuentes de Ingreso - Qu actividad es la ms apropiada para cada fuente - Cunto dinero ha aportado cada fuente al sistema y qu beneficio han obtenido los stakeholders

Conceptos bsicos de la planificacin econmica

La economa como una extensin de la planificacin - Relacionar la economa con los objetivos de la ODO. - Utilizar un plan estratgico que gue la gestin econmica. Ambito temporal - Hacer un seguimiento peridico de la economa e informar como mnimo una vez al ao. - Poner en marcha programas en bloques de 1 2 aos. Estimacin de costes - Abrir lneas de presupuesto para cualquier eventualidad. - Subcontratar este trabajo, si es necesario.

(contina)

Conceptos bsicos de la planificacin econmica (continuacin)

Distribucin de recursos - Usar el plan estratgico para decidir la distribucin. - Centrarse en alcanzar los objetivos de la organizacin. Tipos de gasto - Las infraestructuras no tienen por qu constituir una prioridad. - Una menor inversin en los programas de desarrollo suele resultar normalmente en un mayor rendimiento de la inversin.
(contina)

Conceptos bsicos de la planificacin econmica (continuacin)

Centros de inters - Tener en cuenta qu factores afectan la disitribucin de recursos a nivel nacional e internacional. - Ser consciente de estos factores, con independencia del nivel al que funciona la organizacin. Eficcacia de la organizacin - Evaluar la eficacia de la organizacin. - Aplicar los principios de evaluacin recogidos en los captulos 1 y 2.

RECOMENDACIONES BSICAS
Asegurarse de que el Comit Ejecutivo se hace cargo de la planificacin econmica. Asegurarse de que la planificacin est directamente conectada con los planes estratgicos de la organizacin. Tener clara la cantidad de ingresos disponibles y su procedencia antes de empezar a planificar. Plantear con realismo el coste de los programas. Asegurarse de que las actividades son apropiadas para la organizacin.

Ejemplo 4.2
British Swimming
De qu modo refleja el ciclo cuatrianual de planificacin financiera de esta organizacin los principios recogidos en esta seccin?

Seccin 4.2
Cuestiones para comentar
De qu modo est unido el ciclo de planificacin econmica de su ODO al plan estratgico?

Cmo se podra mejorar?

Seccin 4.3: Presupuestos

Los presupuestos consisten en determinar la distribucin de los costes de los programas y servicios. El Comit Ejecutivo debe estar de acuerdo con el presupuesto y comunicrselo as al personal. El cumplimiento del presupuesto es crucial; de lo contrario, los programas y servicios se vern afectados negativamente.

Elaboracin del presupuesto

Determinar cunto dinero se est ingresando. Determinar cunto se est gastando. Determinar cunto se debe gastar. Controlar los gastos con informacin peridica sobre las variaciones favorables y las desfavorables.

Lo que se debe evitar al elaborar el presupuesto

Gastar recursos sin presupuesto Comenzar iniciativas que no tienen partidas presupuestadas Redistribuir recursos del presupuesto Pedir ms fondos a quienes ms dan Aumentar los gastos para conseguir ingresos adicionales Cantidades altas en los captulos de otros gastos Presupuesto alto para gastos generales

Tipos de presupuestos
Presupuesto anualCoste total estimado para el funcionamiento de una organizacin en un ao econmico determinado. Prespuestos de proyectosRecursos econmicos asignados para lograr un objetivo de la organizacin. Presupuestos de capitalSe usa cuando la organizacin necesita gastar cantidades altas de dinero en un cierto perodo de tiempo.

Ingresos del presupuesto

Evitar que el ingreso total dependa de una o dos fuentes nicamente. Relacionar las lneas de presupuesto con la fuente correspondiente. Calcular qu ingresos tiene su organizacin, cunto necesita gastar y la dificultad de obtencin de fondos de inversores. Explorar las posibilidades de financiacin a partir de fuentes no tradicionales, como las Fundaciones.

Gasto y control del presupuesto

Evitar gastar ms que lo que se recibe, redistribuir lneas para compensar un gasto superior al presupuestado, no declarar pasivos y distorsionar la imagen de solvencia econmica. Los balances de libros peridicos y claros y la informacin al Comit Ejecutivo son signo de transparencia y de que el gasto es acorde al plan econmico.

RECOMENDACIONES BSICAS
Identificar todas las fuentes de ingreso y de gasto. Destinar los fondos a las reas de gasto correspondientes. Asegurarse de que Comit Ejecutivo evale peridicamente los resultados econmicos en relacin con los presupuestos. Realizar cambios al plan econmico, si resulta necesario. Como ltimo recurso, ajustar las intenciones estratgicas de la organizacin.

Ejemplo 4.3
Comit Olmpico Ecuatoriano
Qu prcticas comentadas en esta seccin sigui el CON de Ecuador para conseguir fondos y distribuirlos?
Qu recomendaciones se pueden hacer para mejorar el proceso?

Seccin 4.3
Cuestiones para comentario
Qu prcticas comentadas en esta seccin sigue su organizacin para conseguir fondos y distribuirlos? Cmo se puede mejorar?

Seccin 4.4: Contabilidad

Contabilizar es el proceso de hacer seguimiento y clasificar ingresos y gastos. Contribuye al correcto funcionamiento, la gestin del riesgo y la transparencia. Incluye la gestin del riesgo econmico al poner en marcha programas y eventos.

Gestin del riesgo con documentacin legal

SegurosSe ofrecen a los miembros del Comit Ejecutivo, miembros, deportistas, entrenadores y personal directivo. Conflictos de interesesCuando un stakeholder se beneficia como resultado de una decisin, una poltica o una operacin realizada por la organizacin. Registro de interesesAyuda a evitar los conflictos de inters.
(contina)

Gestin del riesgo con documentacin legal (continuacin)

Clasulas de indemnizacinLibera una parte de la responsabilidad legal derivada del comportamiento de otras partes. Renuncia de responsabilidades Reduce la posibilidad de demandas.

Archivo de los documentos contables

Los Principios Contables de Aceptacin General son bases para archivar e informar las transacciones econmicas de acuerdo a la Ley. Todos los pases deben cumplir los estndares internacionales definidos por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB).
(contina)

Archivo de los documentos contables (contina)

Asegurarse de que se guardan recibos de las transacciones, legalmente aceptables. Cuando una delegacin se encuentra fuera, pueden usar una tabla de Internet de conversin de moneda o un banco local que ayude al control de los gastos.

Auditora de cuentas
Auditar las cuentas anualmente, con una persona o una organizacin independiente y externa. Tratar de encontrar un contable pblico homologado (CPA) no remunerado, si los recursos financieros son limitados. Por lo menos, realice auditoras internas desarrolladas por la Tesorera y aprobadas por escrito por los miembros del Comit Ejecutivo.

RECOMENDACIONES BSICAS
Asegurarse de que su ODO cuenta con seguros adecuados y apropiados para sus actividades. Evitar los conflictos de inters pidiendo todos los aos a los miembros del Comit Ejecutivo, al personal y al voluntariado que completen un registro de intereses. Incluir las renuncias a las reclamaciones por responsabilidad entre los requisitos para tomar parte en competiciones. Presentarar todas las cuentas de manera consistente y transparente, siguiendo los GAAP. Poner en marcha procedimientos que ayuden a que el personal contabilice sus gastos de viaje.

Ejemplo 4.4
Centro de Entrenamiento Olmpico de los Estados Unidos
Qu riesgos de accin legal cubren la clusula de renuncia de responsabilidad, la clusula mdica, la de viaje y el cdigo de conducta del Centro de Entrenamiento Olmpico de los Estados Unidos?

Seccin 4.4
Cuestiones para comentar
Cmo acta su ODO en el tema de minimizar el riesgo de acciones legales? Qu recomendaciones se pueden plantear?

Seccin 4.5: Evaluacin e informacin

Evaluar las actividades y los gastos para determinar la relacin coste-beneficio. Hacer pblicos los resultados en un informe accesible a todo el pblico. Auditar ciertos elementos econmicos del informe, para que resulte fidedigno a quienes lo leen. Asegurarse de que el producto final sea de fcil lectura y ameno, sobre todo para los inversores.

Evaluacin
Hacer un resumen de los objetivos, de las actividades objeto de la evaluacin y de las lneas de presupuesto correspondientes a las actividades. Combinar los factores cualitativos con las evaluaciones cuantitativas. Evaluar el rendimiento de quienes practican los deportes y mantener una base de datos de los resultados.

Informacin
Las jefaturas de proyecto informan a las de departamento sobre el estado econmico de los proyectos y redactan un informe final a la conclusin del proyecto. El personal clasifica y archiva esta informacin. Las ODO deben redactar informes trimestrales para compartir informacin con el Comit Ejecutivo. Las organizaciones o las personas deben respetar la confidencialidad de estos asuntos, como estipula el Comit Ejecutivo.

Estructura de control e informacin en tres niveles

Contabilidad final
Estado de resultadosUn anlisis de cmo ha cambiado el capital o valor neto de una organizacin en un determinado perodo de tiempo. BalanceLista de pasivos y activos de la organizacin en un momento determinado.

RECOMENDACIONES BSICAS
Evaluar el funcionamiento de la ODO tanto en trminos cualitativos y cuantitativos. Informar anualmente sobre la economa. Asegurarse de que la informacin economica tiene la confidencialidad apropiada. Auditar las cuentas anualmente para demostrar la honestidad de la economa.

Ejemplo 4.5
Federacin Palestina de Remo
Qu clase de informacin cualitativa y cuantitativa incluy esta organizacin en su informe del programa de formacin de entrenadores?

Seccin 4.5
Cuestiones para comentar
Cmo informa su organizacin sobre los proyectos? Qu clase de informacin cualitativa y cuantitativa se usa? Qu recomendaciones se pueden plantear?

Estudio de caso 4
GAAP: Comit Olmpico de Suiza
Qu principios incluy esta organizacin en su sistema de informacin sobre economa? Cmo determin la organizacin qu principios financieros deba incluir?

Captulo 4
Cuestiones para comentar
Hasta qu punto puede ser apropiado este proyecto para su pas? Qu principios son de capital importancia para el proyecto?