Es realmente importante el Manejo del Cambio (Change Management) en los Proyectos Informticos ?

Antecedentes

En la dcada de los 80s se comienza a reconocer que muchos proyectos informticos fallaban porque no se haba puesto suficiente atencin en el componente humano afectado por el cambio introducido por aqullos.
Change Management aparece como una metodologa estructurada en firmas de consultora (Ernst & Young, PriceWaterhouse, ...) a comienzos de la dcada de los 90s.

Manejo del Cambio en los Proyectos Informticos

Una de las definiciones originales:

Un enfoque estructurado para prevenir, detectar y manejar las resistencias del componente humano, generadas por el cambio introducido por el desarrollo de un proyecto.

Manejo del Cambio en los Proyectos Informticos

Objetivos generales definidos Minimizar el impacto ocasionado en el recurso humano por efecto de la presencia del cambio introducido por un proyecto Potenciar el xito del proyecto, minimizando los riesgos de implantacin. Lograr la motivacin del elemento humano, cambiando el acatamiento o la sumisin por el compromiso.

Gerencia Sistmica de los Proyectos Informticos

GENTE

TECNOLOGIA

PROCESOS

Cuestionamientos

En nuestro medio, qu tanto ha contribudo realmente Manejo del Cambio al xito de los proyectos informticos en los cuales ha estado presente? Qu factores han limitado el beneficio esperado? Qu puede hacerse para mejorar el escenario?

Respuestas Posibles
Limitantes

A pesar de haber estado presente en mltiples proyectos, slo unos pocos de stos pueden comprobar que Change Management desempe un papel importante en el apalancamiento del resultado.

Respuestas Posibles
Limitantes a. Change Management: trmino muy mencionado, pero existe diversidad de entendimientos alrededor de su esencia y su alcance Limitacin / deformacin de la metodologa No se percibe claramente su importancia No hay una relacin clara de su enlace o posicionamiento con Project Management Consultores desconocedores de las caractersticas de los proyectos informticos Calidad de los consultores practicantes Ausencia de ofertas de capacitacin

b. c. d. e. f. g.

h.

Carencia de instrumentos de diagnstico

Respuestas Posibles
Limitantes

a.

Diversidad de Entendimientos Confusin en los trminos

Problem Management Risk Management Change Control

Organizational Alignement Organizational Development Business Transformation

Respuestas Posibles
Limitantes b. Deformacin de la Metodologa
Medicin de los Procesos/ Logros a Corto Plazo Alineacin de la Cultura

Capacitacin
7 2

Comunicacin

Los ocho (8) Factores de Riesgo tradicionalmente mencionados

6 en

el xito de un Proyecto 3
Equipo de Cambio
5 4

Gestin de RRHH

Estructura y Diseo Organizacional

Compromiso de los Involucrados

Respuestas Posibles
Limitantes

b. Deformacin de la Metodologa

Planeacin

Inicio

Implantacin

Consolidacin y Seguimiento

Fases en el Manejo del Cambio

Respuestas Posibles
Limitantes

b. Deformacin de la Metodologa
PLANEACIN
Alineacin de la Cultura Identificar el estado actual de la visin global del proceso de cambio y su grado de difusin Identificar las barreras para el cambio

INICIO
Definir Visin del proceso de cambio Definir acciones de integracin y manejo de barreras Alinear e integrar planes de accin definidos

IMPLANTACIN
Monitorear el plan de implantacin acorde con la visin definida Desarrollar acciones de alineacin Monitorear y ajustar segn avance

CONSOLIDACIN Y SEGUIMIENTO
Establecer pautas para consolidar el conocimiento transferido Proporcionar criterios para desarrollar un seguimiento y evaluacin del impacto del cambio Proporcionar pautas para el mantenimiento y evolucin de una gestin del cambio guiada por el equipo del Cliente

Comunicacin

Analizar requerimientos de comunicacin: objetivos, mensajes, canales Analizar herramientas de comunicacin de EAAB Definir la estrategia de comunicacin del cambio

Formular plan de comunicacin

Desarrollar plan de comunicacin Monitorear y ajustar segn avance

Iniciar capacitacin Disear plan de trabajo

Ajustar segn avance Complementar capacitacin

Compromiso de Involucrados

Identificar personal clave, objeto del cambio Identificar resistencias Formular estrategia de promocin del compromiso y manejo de resistencia

Formular plan de accin promocin del compromiso y manejo de la resistencia

Desarrollar plan Monitorear y ajustar segn avance

Estructura y Diseo Organizacional

Identificar estructura organizacional actual asociada a procesos en reingeniera

Identificar requerimientos de ajuste a partir de reingeniera Identificar factores culturales asociados a la organizacin Definir estructura futura

Coordinar implantacin estructura organizacional aprobada Monitorear y ajustar segn avance

Estructuracin de las Actividades

GESTIN DEL CAMBIO EFECTIVA

Equipo de Cambio

Seleccionar los miembros del equipo de cambio Determinar roles y responsabilidades Establecer necesidades de capacitacin

Desarrollar plan de trabajo Supervisar a equipo de cambio

Respuestas Posibles
Limitantes

b. Deformacin de la Metodologa
Alineacin de la
Cultura
Alineacion de la cultura

PLANEACIN
Identificar el estado actual de la visin global del proceso de cambio y su grado de difusin Identificar las barreras para el cambio

INICIO
Definir Visin del proceso de cambio Definir acciones de integracin y manejo de barreras Alinear e integrar planes de accin definidos

IMPLANTACIN
Monitorear el plan de implantacin acorde con la visin definida Desarrollar acciones de alineacin Monitorear y ajustar segn avance

CONSOLIDACIN Y SEGUIMIENTO
Establecer pautas para consolidar el conocimiento transferido Proporcionar criterios para desarrollar un seguimiento y evaluacin del impacto del cambio Proporcionar pautas para el mantenimiento y evolucin de una gestin del cambio guiada por el equipo del Cliente

Comunicacin

Analizar requerimientos de comunicacin: objetivos, mensajes, canales Analizar herramientas de comunicacin de EAAB Definir la estrategia de comunicacin del cambio

Formular plan de comunicacin

Desarrollar plan de comunicacin Monitorear y ajustar segn avance

Identificar el estado actual de la visin global del proceso de cambio y su grado de difusin.
Compromiso de Involucrados Identificar personal clave, objeto del cambio Identificar resistencias Formular estrategia de promocin del compromiso y manejo de resistencia

Iniciar capacitacin Disear plan de trabajo

Ajustar segn avance Complementar capacitacin

Formular plan de accin promocin del compromiso y manejo de la resistencia

Desarrollar plan Monitorear y ajustar segn avance

Identificar las barreras para el cambio.

Estructura y Diseo Organizacional

Identificar estructura organizacional actual asociada a procesos en reingeniera

Identificar requerimientos de ajuste a partir de reingeniera Identificar factores culturales asociados a la organizacin Definir estructura futura

Coordinar implantacin estructura organizacional aprobada Monitorear y ajustar segn avance

Estructuracin de las Actividades (ejemplo)

GESTIN DEL CAMBIO EFECTIVA

Equipo de Cambio

Seleccionar los miembros del equipo de cambio Determinar roles y responsabilidades Establecer necesidades de capacitacin

Desarrollar plan de trabajo Supervisar a equipo de cambio

Respuestas Posibles
Limitantes b. Deformacin de la Metodologa
Alineacin de la Cultura
Alineacion de la cultura

PLANEACIN
Identificar el estado actual de la visin global del proceso de cambio y su grado de difusin Identificar las barreras para el cambio

INICIO
Definir Visin del proceso de cambio Definir acciones de integracin y manejo de barreras Alinear e integrar planes de accin definidos

IMPLANTACIN
Monitorear el plan de implantacin acorde con la visin definida Desarrollar acciones de alineacin Monitorear y ajustar segn avance

CONSOLIDACIN Y SEGUIMIENTO
Establecer pautas para consolidar el conocimiento transferido Proporcionar criterios para desarrollar un seguimiento y evaluacin del impacto del cambio Proporcionar pautas para el mantenimiento y evolucin de una gestin del cambio guiada por el equipo del Cliente

Comunicacin

Analizar requerimientos de comunicacin: objetivos, mensajes, canales Analizar herramientas de comunicacin de EAAB Definir la estrategia de comunicacin del cambio

Formular plan de comunicacin

Desarrollar plan de comunicacin Monitorear y ajustar segn avance

Iniciar capacitacin Disear plan de trabajo

Compromiso de Involucrados

Mapa del estado actual de la visin global del proceso de cambio

Identificar personal clave, objeto del cambio Identificar resistencias Formular estrategia de promocin del compromiso y manejo de resistencia Identificar estructura organizacional actual asociada a procesos en reingeniera

Formular plan de accin promocin del compromiso y manejo de la resistencia

Desarrollar plan Monitorear y ajustar segn avance

Estructura y Diseo Organizacional

Barreras para el cambio identificadas

Identificar requerimientos de ajuste a partir de reingeniera Identificar factores culturales asociados a la organizacin Definir estructura futura

Coordinar implantacin estructura organizacional aprobada Monitorear y ajustar segn avance

Determinacin de los Productos (ejemplo)

GESTIN DEL CAMBIO EFECTIVA

Equipo de Cambio

Seleccionar los miembros del equipo de cambio Determinar roles y responsabilidades Establecer necesidades de capacitacin

Desarrollar plan de trabajo Supervisar a equipo de cambio Ajustar segn avance Complementar capacitacin

Respuestas Posibles
Limitantes b. Deformacin de la Metodologa
Medicin de los Procesos/ Logros a Corto Plazo

Alineacin de la Cultura
1
b Comunicacin

Capacitacin
7 2

6 Gestin de RRHH 5 4

Equipo de Cambio bb

Estructura y Diseo Organizacional

Compromiso de los Involucrados

Limitacin en los Factores de Riesgo a considerar

Respuestas Posibles
Limitantes

c. Importancia no clara

Frecuentemente se considera como un nice to have Dificultad en justificar su costo y su presupuesto Los usuarios pretenden definir su alcance sin anlisis

Respuestas Posibles
Limitantes

d. Relacin con Project Management

No se menciona en PMIBOK

No se considera un conocimiento requerido por los Project Managers

Algunas situaciones pueden duplicarse con el gerenciamiento del recurso humano del proyecto

Respuestas Posibles
Limitantes

e. Consultores que desconocen las caractersticas de los proyectos informticos Muchos problemas giran alrededor del (de los) temas del proyecto Las estrategias pueden girar alrededor de los temas del proyecto

Respuestas Posibles
Limitantes

f. Calidad de los Consultores Practicantes No formacin formal No certificacin Conocimiento bsico adquirido a travs de participacin en proyectos (incompleto) Improvisacin de las firmas de Consultora

Respuestas Posibles
Limitantes

g. Ausencia de ofertas de capacitacin El Lder del Cambio Aislada y limitadamente en especializaciones de Gerencia de Proyectos

Respuestas Posibles
Limitantes

h. Carencia de instrumentos de diagnstico

Pocos instrumentos
Instrumentos improvisados

Calidad dudosa

Respuestas Posibles
Propuestas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Adoptar una definicin con un enfoque ms amplio Posicionar el tema con otros relacionados Incluir el tema en los programas de Gerencia de Proyectos Estructurar y ofertar especializaciones en el tema Acusiosidad en la determinacin de los factores de riesgo Utilizar instrumentos de diagnstico elaborados por especialistas Exigencias de los contratantes

Respuestas Posibles
Propuestas

1. Adoptar una definicin ms amplia: Un enfoque estructurado para prevenir, detectar y manejar las resistencias del componente humano, generadas por el cambio percibido o introducido durante el desarrollo de un proyecto o a la finalizacin del mismo.

Respuestas Posibles
Propuestas 2. Posicionar el tema frente a otros relacionados
Completitud de la Vision
Business Transformation

Organizational Development

Mergers & Aquisitions Value Based Management

Learning Solutions

Change Management
Performance Measurement
Remuneration

Activity Based Management ASE

Stakeholders Involvement Competency Modeling

Training & Education Change Awareness Teaming Communication Risk Management

Leadership Effectiveness Job Design Organizational Design Knowledge Management

Balanced Scorecard Transformation Strategy Development Program Management

Culture Assessment

Habilidad para ejecutar

Respuestas Posibles
Propuestas

3. Incluir el tema en los programas de Gerencia de Proyectos

Debe hacerse claridad sobre su papel, posicionamiento y relacin con respecto a las otras disciplinas de PM El objetivo es dejar un conocimiento claro ms que formar un especialista Resaltar su importancia

Respuestas Posibles
Propuestas

4. Estructurar y ofertar especializaciones sobre el tema

Enfoque prctico Con base en una metodologa Asesoramiento de especialistas Certificacin

Respuestas Posibles
Propuestas 5. Acusiosidad en el anlisis y la determinacin de los Factores de Riesgo en cada proyecto Cada proyecto es diferente a los dems Habilidad y experiencia para identificar factores adicionales de riesgo:
Claridad y unidad de la visin Armona al interior del equipo de proyecto (relacin con Project Management) Relacin entre el equipo de proyecto y los usuarios Amenaza de factores externos

Respuestas Posibles
Propuestas 5. Acusiosidad en el anlisis y la determinacin de los Factores de Riesgo en cada proyecto
N+1 1 Medicin de los Procesos/ Logros a Corto Plazo Comunicacin Alineacin de la Cultura

7 Capacitacin 6 5 Gestin de RRHH Estructura y Diseo Organizacional 4

Equipo de Cambio

Compromiso de los Involucrados

Respuestas Posibles
Propuestas

6. Utilizar instrumentos de diagnstico elaborados por especialistas

Diversidad Objetivos claros Alta adaptabilidad Capacitacin en su aplicacin y uso

Respuestas Posibles
Propuestas

6. Exigencias de los contratantes

Experiencia exitosa Certificacin de formacin formal Conocimiento del tema del proyecto principal Material de apoyo, instrumentos de diagnstico