Anda di halaman 1dari 25

Lokasi & Manual Event

Yudith Dwi Anggraeni, SIP, MAC(HRM)


LOCATION, LOCATION,
LOCATION

Yang perlu diperhatikan saat memilih


lokasi:
2. Suasana yang ingin diciptakan
3. Kegiatan yang akan dilakukan

Checking the location beforehand ? Why?


O’Toole, p.87 : Tabel Keputusan Pemilihan Lokasi/Tempat
Jenis event yang dapat dilaksanakan di
tempat tertentu seringkali tergantung pada
sejarah tempat tersebut.

 sudah diketahui kapasitas orang yang


dapat ditampung, jenis kegiatan, jenis ijin,
hambatan yang akan ditemui, fasilitas
lokasi
INGAT !!!

Jangan pesan ruangan / lokasi


sebelum membuat desain event
Where do these events suppose to take place?
- Agency gathering
- Gala dinner
- Real estate launching
- Family gathering
- Employee award night
- Rapat kerja tahunan
- Pameran pendidikan

Mencari alternatif lokasi lewat:


11. Internet
12. Jaringan
13. Majalah
Peluang & Hambatan Pemilihan Lokasi

1. Fisik – jalan pintu masuk, tiang & pancang,


kapasitas daya tampung.
2. Legal – hukum, peraturan keamanan
e.g. kembang api (jarak min penonton dengan
kembang api, pemadam kebakaran, P3K, etc)
3. Sejarah
4. Etika – apakah tempat sesuai untuk event
(sesuai citra korporat perusahaan?)
5. Lokasi – keamanan, layanan darurat
7. Lingkungan
8. Kondisi politik – keamanan negara
Peta Lokasi / Tempat
Hal-hal yang perlu dimasukkan dalam peta:
2. Skala dan arah (utara)
Dengan skala atau tidak?
2. Daftar simbol yang digunakan dalam peta
Gunakan bahasa yang umum
6. Pintu masuk dan keluar
Pintu masuk audiens, VIP, supplier, etc
8. Jalan dan tempat parkir
Parkir audiens, pengisi hiburan, etc
5. Pusat kegiatan administrasi
Lokasi dimana manajer proyek dapat memantau
kemajuan pekerjaannya
6. Stan informasi
Membantu undangan yang memerlukan info
7. Daerah tempat pertolongan pertama dan akses jalan
darurat
Memperjelas kemana para undangan harus pergi
7. Daerah tempat anak tersesat
Menenangkan peserta bahwa event yang
diselenggarakan aman bagi anak-anak
9. Sumber air dan listrik
10. 10.Fasilitas toilet
1. Stan pasar dan makanan
2. Tenda atau tempat berteduh di depan
gedung
3. Daerah penyimpanan perlengkapan
e.g. untuk event olah raga
14. Daerah terlarang dan tempat berbahaya
Menghindari kecelakaan
15.Ruang hijau
Tempat peserta bersantai
16.Daerah pemeliharaan (maintenance)
17.Jalan setapak
18.Telepon
19.Transfer dana elektronik, pusat kegiatan
penjualan, ATM
20.Area pers
UR TURN
Tanda Petunjuk
1. Arah
“PENDAFTARAN”

4. Operasional
“ANDA BERADA DISINI”

7. Hukum
“JALAN KELUAR JIKA TERJADI KECELAKAAN”
“LANTAI LICIN”

11. Fasilitas
“RUANG ISTIRAHAT”
“PINTU MASUK”
CHECK LIST TANDA
PERENCANAAN

3. Lokasi peta
4. Jenis tanda – arah, parkir, informasi,
fasilitas, etc
5. Penempatan tanda – sebelum
kedatangan (lokasi pintu masuk, area
parkir), lokasi fasilitas, lokasi peta
posisi, pada pintu keluar (taksi)
PELAKSANAAN

3. Desain: ukuran, warna, kejelasan dari


jarak jauh
4. Batasan: ukuran, jenis, lokasi, cara
pemasangan
5. Penyediaan: dibuat sendiri/sewa, biaya,
jadwal kedatangan, penyimpanan dan
pengambilan, pemeliharaan &
penggantian, pemindahan dari lokasi
Kenapa Tanda perlu
diperhitungkan?

 Navigasi traffic
 Kredibilitas event
 Menggambarkan tema event
MANUAL EVENT PERUSAHAAN

Manual Event Perusahaan:


Sebuah catatan dan ringkasan dari sebuah event.
Digunakan untuk mengatur berbagai dok utama
(jadwal, format-format, salinan kontrak, checklist,
floor plan) yang perlu untuk mengelola event.

Fungsinya:
5. Monitoring
6. Metode komunikasi

Apa gunanya manual ini?


Jenis-Jenis Manual

1. Manual Event Utama (master)


- Berisi dok pokok yang menunjukkan
bagaimana mengorganisir event
- Mencakup template atau format yang dapat
digunakan
- Memuat kebijakan korporat yang berkaitan
dengan permintaan untuk proposal, hubungan
vendor, kebijakan pembayaran, proses
kontrak, kajian hukum, pedoman perusahaan
tentang jenis event yang boleh
diselenggarakan, standar sosial dan etika.
2. Manual Laporan
- Fokus pada sejarah event yang dikumpulkan
selama tahap perencanaan & pelaksanaan
- Seringkali diberikan kepada stakeholder

3. Manual Produksi atau Operasi


- Manual kerja harian yang spesifik
- Isi dari manual master + berbagai
persyaratan, hambatan dan variabel
- Memuat gambaran tentang bagaimana event
sesuai dengan sasaran strategis perusahaan &
event tsb.
4. Manual staf
- Memuat hal-hal yang berhubungan
dengan tugas dan tanggung-jawab staf
yang spesifik
Manual Operasi
Dokumen utama yang harus dimasukkan dalam
Manual operasi mencakup:

3. Daftar audio visual


Perlengkapan apa saja yang diperlukan, kapan
diperlukan , nama & no ruangan, kontak
orang, kebutuhan listrik, kapan ruang siap
untuk diatur
2. Daftar kebutuhan terkait listrik
sda.
3. Pergeseran jadwal
Pastikan info ini terdokumentasi dengan baik
menggunakan tanggal, waktu dan nama ruangan
yang spesifik
4. Daftar registrasi peserta
Untuk memastikan hal-hal yang terkait dengan
logistik – e.g. transportasi untuk undangan
5. Judul sesi, rencana rotasi, permintaan khusus
Pengingat singkat
6. Jadwal rotasi
Jadwal sesi rinci, termasuk no ruangan/lokasi
& waktu
7. Memo
Koleksi dari berbagai dokumen tentang
kronologi hal-hal yang berkaitan dengan event
8. Catatan
Komentar pribadi Anda dan catatan rinci lain
termasuk kertas pengingat
9. Skematika Lab
Tata letak perabot, listrik, perlengkapan,
audiovisual
10. Garis besar sesi
Kerangka umum dari sesi-sesi dalam event
11. Rencana konferensi & dok rancangan sesi
Diperlukan kerangka sesi dengna sasaran yang
terukur dari pihak yang bertanggung jawab
untuk mengembangkan isi dari sesi event
tersebut.
12. Keuangan
Untuk menelusuri status anggaran event
13. Evaluasi
Ringkasan dari berbagai pendapat yang
disampaikan oleh peserta dan tamu yang hadir.
Checklist Manual Operasi
1. Desain manual
2. Info yang berkaitan dengan narasumber utama dan
logistik
 kantor & no hp semua personel kunci, info jalur telp
yang bisa digunakan, nama-nama orang yang terkait
langsung dengan pengelolaan tempat event, dll
3. Produksi
 ringkasan event, jadwal lokasi, katering, keamanan,
tugas dan tanggungjawab, fasilitas, daftar kru, jadwal
pemasok, dll
6. Media informasi
 gambaran umum event, lembar fakta tentang event,
dll