Desarrollo de una Auditora

ISO 19011
Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental

ISO 19011: Definiciones

Auditado
organizacin que es auditada.

Auditor
persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Competencia
atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Cliente de la auditora
organizacin o persona que solicita una auditora.

ISO 19011: Definiciones

Equipo auditor
uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.
Nota 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo. Nota 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.

ISO 19011: Definiciones

Auditora
proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

ISO 19011: Definiciones

Criterios de auditora
conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

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Evidencia de la auditora
registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

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Programa de auditora
conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Nota Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras

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Plan de auditora
descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

Qu debe conocer el Auditor?

Conocimiento de la norma de referencia (Life Guard - ISO OHSAS - Stop) Conocimiento de la normativa legal y los requerimientos corporativos Conocimiento del SG implementado Conocimiento de las prcticas reales en terreno Conocimiento del proceso de auditora

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora 2 Actividades en terreno 3 Actividades Post-Auditora

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
1 Definir fecha de la auditora
Personal clave Proceso operacional Disponibilidad de auditores

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
2 Seleccionar el equipo auditor
Auditores independientes de las reas a auditar Cantidad y competencia de los auditores Designacin de auditor lder

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6.4.2 Asignacin de las tareas al equipo auditor
El lder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor, debera asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficos. Tales asignaciones deberan considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores.

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
3 Recolectar informacin de respaldo
Plano de la planta Mapa del lugar donde se ubica la planta Organigrama (responsabilidades ) Descripcin general de operaciones (diagramas de flujo), materias primas y productos Poltica Algunos procedimientos

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
4 Planear la auditora
Objetivos

ISO 19011
6.2.2 Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora
determinar el grado de conformidad del SG del auditado con los criterios de auditora; evaluar la capacidad del SG para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales; evaluar la eficacia del SG para lograr los requisitos especificados identificar reas de mejoramiento potencial del SG.

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
4 Planear la auditora
Objetivos Alcance

ISO 19011
6.2.2 Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora
El alcance de la auditora describe la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos que van a ser auditados, as como el perodo de tiempo cubierto por la auditora.

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
4 Planear la auditora
Objetivos Alcance Criterios

ISO 19011
6.2.2 Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora
Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales o cdigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
4 Planear la auditora
Objetivos Alcance Criterios Plan de auditora

ISO 19011
6.4.1 Preparacin del plan de auditora
los objetivos de la auditora; los criterios de auditora y los documentos de referencia; el alcance de la auditora (unidades y procesos); las fechas y lugares donde se va realizar la auditora; la hora y la duracin estimada de las actividades de auditora las funciones y responsabilidades de los auditores; la asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.

El proceso de Auditora
1 Actividades Pre-Auditora
4 Planear la auditora
Objetivos Alcance Criterios Plan de auditora Documentos de trabajo

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6.4.3 Preparacin de los documentos de trabajo
Documentos necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditora Listas de verificacin y planes de muestreo de auditora Formularios para registrar informacin (evidencias de apoyo, hallazgos de auditora y registros de las reuniones)

Listas de verificacin
Permiten documentar la informacin recolectada por cada auditor durante la auditora, y la informacin incluida debera sustentar tanto consideraciones de cumplimiento como de nocumplimiento. Se elaboran de acuerdo a los objetivos, alcance y criterios de auditora. Proveen la evidencia principal para el Informe de auditora. Son registros de la auditora.

Listas de verificacin
Pueden incluir:
resultados de observaciones visuales informacin obtenida en entrevistas hechos relevantes de los documentos revisados ttulo / cdigo de documentos / registros revisados

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6.2.3 Determinacin de la viabilidad de la auditora
existe la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora, existe la cooperacin adecuada por parte del auditado, existe el tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditora

Resumen
1 Actividades Pre-Auditora
1. 2. 3. 4. Definir fecha de la auditora Seleccionar el equipo auditor Recolectar informacin de respaldo Planear la auditora

El proceso de Auditora

2 Actividades en terreno

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
1 Reunin de apertura
Explicar brevemente el proceso de auditora Objetivos, criterios, alcance, equipo auditor Confirmar el plan de auditora Aspectos administrativos y de coordinacin Obtener una visin general de los programas y prcticas establecidas Asisten grupo auditor, jefes reas auditadas y gerencia

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6.5.1 Realizacin de la reunin de apertura
presentacin de los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado; confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora confirmacin del horario de la auditora y la fecha y hora de la reunin de cierre; breve resumen de los mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la auditora;

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6.5.1 Realizacin de la reunin de apertura

confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado; confirmacin de que los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor estn disponibles; confirmacin de los procedimientos pertinentes de proteccin laboral, emergencia y seguridad para el equipo auditor.

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
2 Tour de orientacin
Obtener una impresin general de las actividades Conviene llevar un plano de la planta e indicar reas a ser visitadas de nuevo

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
3 Analizar la documentacin del sistema de gestin implementado
Poltica Control de la documentacin Procesos de la organizacin Planificacin del sistema de gestin Documentos suficientes para asegurar el control operacional (implementacin) Documentos para la verificacin del control realizado

ISO 19011
6.3 Revisin de la documentacin
Al inicio de las actividades en terreno, la documentacin del auditado debera ser revisada para determinar la conformidad del sistema, segn la documentacin, con los criterios de auditora. La documentacin puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestin e informes de auditoras previas.

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
4 Evaluar fortalezas y debilidades del sistema de gestin
Poltica? Objetivos, metas, programas? Responsabilidades claramente definidas? Personal competente? Procedimientos? Monitoreo y Registros? Plan de emergencia?

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
5 Recolectar evidencias de auditora

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Evidencia de la auditora
registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
5 Recolectar evidencias de auditora
Estrategias de verificacin

Estrategias de verificacin
Evidencia fsica (Observacin de los procesos: personal e instalaciones, equipos y materiales) Documentos (Procedimientos, registros, indicadores de desempeo, anlisis de datos) Entrevistas al personal (Preguntas) Circunstancial

Entrevistas
Adaptarse al entrevistado Entrevista en el lugar de trabajo del auditado Generar un clima de tranquilidad para el auditado Presentarse y explicar la razn de las preguntas Solicitar al entrevistado que describa su trabajo Combinar preguntas abiertas (hbleme de , por qu?) con preguntas cerradas (se realiza chequeo de ?) y preguntas de aclaracin ( quiere decir que no se puede hacer?) Evitar sugerir la respuesta en la pregunta Resumir la respuesta del entrevistado Finalizar agradeciendo al entrevistado su cooperacin

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
5 Recolectar evidencias de auditora
Estrategias de verificacin Estrategias de muestreo

Estrategias de muestreo
Aleatorio (al azar) En bloque (del 51 al 75, enero y junio, etc) Estratificacin (categoras con mayor riesgo reciben mayor revisin) Intervalos (primer nmero al azar y despus cada x nmeros)

Estrategias de muestreo
Tamao de la Poblacin 2-10 11-25 35-50 51-100 Informacin Clave 100% 100% 53% 26% Informacin Informaci Importante nde apoyo 100% 30% 39% 17% 21% 16% 13% 9%

101-250
251-500 500-1000

17%
13% 6%

12%
5% 3%

6%
3% 2%

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
5 Recolectar evidencias de auditora
Estrategias de verificacin Estrategias de muestreo Recolectar datos de acuerdo con las estrategias anteriores

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6.5.4 Recopilacin y verificacin de la informacin
Durante la auditora, debera recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse, la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora. Esta evidencia debera ser registrada. Los mtodos para recopilar esta informacin incluyen: entrevistas, observacin de actividades, revisin de documentos.

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
6 Generar los hallazgos de la auditora

ISO 19011
Hallazgos de la auditora
resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Generacin de Hallazgos
Listas de verificacin Todas las evidencias registradas / documentadas Ser objetivo, separando hechos de suposiciones o influencias Evaluar la informacin de acuerdo a los estndares establecidos y no de acuerdo a cmo cree el auditor que debieran hacerse las cosas Comentar los hallazgos con las reas auditadas Efectuar un anlisis por cada requisito del sistema de gestin

ISO 19011
6.5.5 Generacin de hallazgos de la auditora
La evidencia de la auditora debera ser evaluada frente a los criterios de auditora para generar los hallazgos de la auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditora. Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden identificar una oportunidad para la mejora. Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan deberan registrarse.

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
7 No Conformidades de la auditora

ISO 9001
No conformidad
incumplimiento de un requisito.

No Conformidades
Ausencia total o parcial de documentacin de un requisito normativo Falta de implementacin de un requisito del sistema de gestin Falta de un procedimiento para el control de procesos crticos Basadas en hechos / informacin tangible Sealar el requisito no cumplido y la descripcin de la No Conformidad, utilizando terminologa de la organizacin Informar al rea auditada

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
8 Conclusiones de la auditora

ISO 19011
Conclusiones de la auditora
resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.

ISO 19011
6.5.6 Preparacin de las conclusiones de la auditora
El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para: revisar los hallazgos de la auditora acordar las conclusiones de la auditora preparar recomendaciones, si estuviere especificado en los objetivos de la auditora, y comentar el seguimiento de la auditora, si estuviere incluido en el plan de auditora

El proceso de Auditora
2 Actividades claves en terreno
9 Reunin de cierre
Asisten grupo auditor, jefes reas auditadas y gerencia Sealar objetivos, criterios, alcance, equipo auditor Recordar que la auditora se realiz a una muestra de las actividades Informar los hallazgos, no conformidades, conclusiones de la auditora y grado de conformidad del sistema de gestin con respecto a los criterios de auditora Si est considerado informar recomendaciones de mejora Sealar requerimiento de plan de acciones correctivas para las no conformidades de la auditora Agradecimiento final

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6.5.7 Realizacin de la reunin de cierre
La reunin de cierre, presidida por el lder del equipo auditor, debera realizarse para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditora de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.

Resumen
2 Actividades claves en terreno
1. Reunin de apertura 2. Tour de orientacin 3. Analizar la documentacin del sistema de gestin implementado 4. Evaluar fortalezas y debilidades del sistema de gestin 5. Recolectar evidencias de auditora 6. Generar los hallazgos de la auditora 7. No Conformidades 8. Conclusiones 9. Reunin de cierre

El proceso de Auditora

3 Actividades Post-Auditora

El proceso de Auditora
3 Actividades Post-Auditora
Emisin del Informe Final

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6.6.1 Preparacin del informe de la auditora
El lder del equipo auditor debera ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de la auditora. El informe de la auditora debera proporcionar un registro completo de la auditora, preciso, conciso y claro.

ISO 19011
Contenido:

6.6.1 Preparacin del informe de la auditora

los objetivos y el alcance de la auditora los criterios de auditora (documentos de referencia) Plan de auditora realizado
Fechas, reas y requisitos auditados auditores y auditados

Resultados de la auditora
hallazgos no conformidades conclusiones de la auditora

Solicitud de acciones correctivas

Informe de Auditora
No debe contener:
Opiniones de los auditores (debe indicarse cumple/no cumple) Informacin confidencial para la organizacin Declaraciones ambiguas o irrelevantes Hallazgos o No Conformidades no presentadas en la reunin de cierre Soluciones para las deficiencias detectadas

ISO 19011
6.6.2 Aprobacin y distribucin del informe de la auditora
El informe de la auditora debera estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con el procedimiento de auditora. El informe de la auditora debera emitirse en el perodo de tiempo acordado.

ISO 19011
7 Competencia de los auditores
Conocimientos y habilidades
Procedimientos Documentos y tcnicas de del sistema auditora de gestin Organizacin Leyes y otros requisitos

Experiencia Educacin Experiencia Formacin Laboral como Auditor En Auditoras

Atributos personales

Atributos personales
tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; Diplomtico, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; Observador, es decir, activamente consciente del entorno fsico y las actividades; Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; Verstil, es decir, se adapta fcilmente a situaciones diferentes; Tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamiento lgicos; y Seguro de s mismo, es decir acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.