1.

4 Planeacin: xito o fracaso

Definicin de planeacin
La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

PLANIFICACIN O PLANEACIN: Qu HACER?

MISIONES O PROPSITOS METAS U OBJETIVOS ESTRATEGIAS POLTICAS PLANES PROGRAMAS PROCEDIMIENTOS PRESUPESTOS

Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la planeacin son:

Promueve el desarrollo del organismo al establecer mtodos para utilizar racionalmente los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina. Propicia una mentalidad futurista, teniendo ms visin del porvenir y un afn por lograr y mejorar las cosas.

 Condiciona al organismo social al medio ambiente externo. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos (intuicin, improvisacin). Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Al establecer planes de trabajo, stos suministran las bases a travs de las cuales, operar el organismo.

 Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador adecuados rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la organizacin. Hace que los empleados conozcan perfectamente, qu es lo que se espera de ellos y les da una oportunidad de tomar parte en las decisiones a que se lleguen. Proporciona los elementos necesarios para llevar a cabo el control.

Principios de la Planeacin
1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos y optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeacin debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actan en el medio.

2. Objetividad y cuantificacin. Conocido como el principio de Precisin, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticos, modelos matemticos y datos numricos, al elaborar planes para reducir al mnimo, los riesgos.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin que se ajusten fcilmente a las condiciones.

4. Unidad. Todos los planes especficos del organismo deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin que debe existir entre stos.

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propsitos, sino que la empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Consecuencias de la falta de Planeacin

Excesivas situaciones imprevistas. Inexistencia de una media para controlar el verdadero xito o fracaso de la gestin. Falta de gua de accin clara y precisa. Peligrosa visin a corto plazo. Falta de criterios para decidir las inversiones y gastos a realizar. Falta de control.

Ventajas de aplicar la planeacin

Ayuda a establecer objetivos especficos claros y precisos para toda la empresa. Ayuda a establecer un plan de trabajo, que permita alcanzar esos objetivos con eficacia y eficiencia.

1.4.1 Tipologa de la Planeacin

Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

 Un plan, es un mapa de ruta que nos indica como ir de un punto a otro, se parte de un plan informal o idea general; as tambin los estudios de factibilidad, el estudio de casos y los anlisis competitivos son preplanes. Su objetivo es lograr que los responsables de la ejecucin, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades.

Objetivo
Lograr que los responsables de la ejecucin, ajusten el proyecto a sus objetivos, requerimientos y posibilidades.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. stos, a su vez, pueden ser: b) Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses. c) Mediatos. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o menor de 12 meses. d) Mediano plazo. Su delimitacin es por un periodo de uno a tres aos. e) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos.

Planeacin integral o Planeacin Total

Estratgica. Tctica. Operativa.

Estratgica.
Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la Organizacin y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la Organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la Empresa.

Definicin.
Es el esfuerzo sistemtico y formal de una empresa para establecer sus objetivos, polticas y estrategias bsicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en prctica las polticas y estrategias, y as lograr los objetivos organizacionales.

Caractersticas de la planeacin estratgica Caractersticas 1. Actividad en la que tiene que intervenir la direccin superior. 2. Trata cuestiones bsicas. Descripcin En primera instancia, slo sta tiene acceso a la informacin necesaria para considerar todos los aspectos de la empresa. Adems, es necesario un compromiso de la direccin superior para generar un compromiso en niveles inferiores. Da respuesta a interrogantes como: En qu negocio estamos ahora y en qu negocio deberamos estar?, quines son nuestros clientes y quines deberan serlo? Frente a tales decisiones, un gerente debe preguntarse: Cules alternativas estarn ms de acuerdo con nuestra estrategia?

3. Ofrece un marco para la planeacin detallada y para decisiones gerenciales cotidianas. 4. Se trata de una planeacin de largo alcance 5. Analiza el medio ambiente: interno y externo de la empresa.

Implica un tiempo ms largo que otros tipos de planeacin. Presupone estudiar el entorno no externo, para prevenir amenazas y aprovechar oportunidades: estudiar entorno interno para contemplar debilidades y fortalezas.

Tctica o funcional.
Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Los planes tcticos, por su establecimiento y su ejecucin, se dan a mediano y corto plazos, y abarcan un rea de actividad especfica.

Definicin.
Es la etapa donde se definen los objetivos, tcticas, programas y presupuestos que llevar a cabo la empresa.

Caractersticas.
Coordina las funciones importantes del organismo. Su realizacin se enfoca a mediano plazo. Identifica los medios necesarios para lograr los objetivos. Los encargados responsables de la formulacin de estos planes, son los principales gerentes. Un conjunto de planes tcticos soportan y complementan un plan estratgico. Los planes tcticos estn sustentados en valores ms objetivos que subjetivos. La informacin necesaria para este tipo de planes, se genera de manera interna. El nivel de incertidumbre en un plan tctico, tiende a disminuir. El desarrollo de planes tcticos, tiene su marco de referencia en la planeacin estratgica. Facilita y estimula la evaluacin de las actividades funcionales de la empresa.

Operativa.
Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

Definicin.
Son planes que suministran los detalles de la manera cmo se alcanzarn los planes estratgicos.

Caractersticas.
Se enfoca a actividades especficas de la Organizacin. El periodo de duracin es a corto plazo. Constituye el soporte de planes tcticos. Fomenta la participacin del personal en el establecimiento de metas. El responsable de la ejecucin de estos planes es el encargado del rea correspondiente. El grado de incertidumbre es menor que en otro tipo de planes. Permite calcular la rentabilidad de la implantacin del plan. Se convierte en un medio para evaluar los resultados de la empresa.

Aplicacin de la Planeacin

Gerente General

Gerente de Produccin

Gerente de Finanzas

Gerente de Personal

Gerente de Sistemas

Fabricacin

Control de Calidad

Contabilidad

Tesorera

Seleccin

Higiene y Seguridad

Redes y Sistemas

Mantenimiento

Planificacin de un Proyecto informtico

Concepto Administracin del Alcance. Administracin de los Recursos Humanos. Administracin de la Comunicacin. Administracin del Tiempo. Administracin del Costo. Administracin de la Calidad. Administracin del Riesgo. Descripcin Asegura que en la ejecucin del proyecto se efectu justamente lo que fue planeado, o para lo que fue creado el proyecto. Permite establecer la correcta relacin entre las actividades a desarrollar y el personal contratado y que se debe contratar, para el proyecto. Establece los canales de comunicacin que se usarn en la ejecucin del proyecto. Permite medir y establecer los controles de tiempo en la ejecucin del proyecto. Permite establecer los costos del proyecto y que la ejecucin del proyecto se limite a estos costos planeados. Establece el aseguramiento de la calidad del proyecto en funcin de la satisfaccin de estndares de calidad. Permite prever los futuros problemas que se puedan presentar en la ejecucin del proyecto.

Las razones del fracaso de un proyecto informtico:

Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas. Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes. Falta de utilizacin de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulacin. Mala estimacin de costes. Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo. Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan a la realidad.