CONCEPTOS BASICOS DE ARCHIVO

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Instructor: Jorge Armando Varela Rendn

CONCEPTOS BASICOS
DATO
Representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, entre otros.), un atributo o caracterstica de una entidad.

INFORMACIN
Datos que poseen significado. NTC ISO 9000

CONCEPTOS BASICOS
Hechos, o datos de informacin adquiridos por una persona a travs de la experiencia o la educacin, la comprensin terica o prctica de un asunto u objeto de la realidad.

CONOCIMIENTO

CONCEPTOS BASICOS
DOCUMENTO
Informacin y su medio de soporte NTC ISO 9000 Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como unidad NTC ISO 15489

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de Informacin producida o recibida por una entidad publica o privada en razn de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1

EMPRESA X

PRODUCCION

RECEPCIN

CONCEPTOS BASICOS

CONCEPTOS BASICOS
Documento facilitativo: Documento producido en funciones idnticas o comunes en todas las entidades. cumplimiento de

EJEMPLO

En todas las entidades encontramos LIBROS CONTABLES en donde se registra el control de ingresos y egresos econmicos de la organizacin, as como HISTORIAS LABORALES donde se archivan los documentos precontractuales y contractuales de las personas empleadas en la entidad.

Documentos sustantivos: son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institucin.
Existen documentos que solo encontraremos en las empresas de acuerdo a sus funciones, por ejemplo, la HISTORIA CLNICA por ser el documento que condensa toda la informacin de la salud de los pacientes y del servicio prestado por entidades como hospitales y consultorios mdicos.

EJEMPLO

CONCEPTOS BASICOS
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS AUTENTICIDAD: Un documento de archivo autntico es aqul del que se puede probar: a) que es lo que afirma ser; b) que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y c) que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma FIABILIDAD: Un documento de archivo fiable es aqul cuyo contenido puede ser considerado una REPRESENTACIN COMPLETA Y PRECISA DE LAS OPERACIONES, LAS ACTIVIDADES O LOS HECHOS DE LOS QUE DA TESTIMONIO y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.

CONCEPTOS BASICOS
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

INTEGRIDAD:
La integridad de un documento de archivo hace referencia a su CARCTER COMPLETO E INALTERADO. Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos deberan especificar qu adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento despus de su creacin, en qu circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quin est autorizado para llevarlas a cabo.

CONCEPTOS BASICOS
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS

DISPONIBILIDAD: Un documento de archivo utilizable es aqul que puede ser LOCALIZADO, RECUPERADO, PRESENTADO E INTERPRETADO. Su presentacin debera mostrar la actividad u operacin que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deberan contener la informacin necesaria para la comprensin de las operaciones que los crearon y usaron. Debera ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deberan mantener los vnculos existentes entre los documentos de archivo que reflejan una secuencia de actividades

CONCEPTOS BASICOS
QUE ES UN ARCHIVO?

CONCEPTOS BASICOS
QUE ES UN ARCHIVO?

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN? CORRESPONDENCIA DESPACHADA VARIOS MISCELANIOS CARPETA 1 DOCUMENTOS 1999

QUE ES UN ARCHIVO?

CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

CONCEPTOS BASICOS
FONDOS ACUMULADOS: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin. Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin; estos ltimos se reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tambin en las restructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.

CONCEPTOS BASICOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura orgnica del ente productor.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y el carcter seriado de sus documentos, el tramite documental.

10 / 08 / 2000 09 / 08 / 2000
02 / 08 / 2000 29 / 07 / 2000

CONCEPTOS BASICOS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Descripcin de lo general a lo particular. ISAD (G) 2000

FONDO Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona en el desarrollo de sus funciones o Actividades.

CLASES FONDO ABIERTO FONDO CERRADO

DEFINICIN Documentacin de entidades administrativamente vigentes EJEMPLO: SALUDTOTAL Documentos de entidades suprimidas EJEMPLO: DAS

CONCEPTOS BASICOS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

SECCION En la estructura documentos. archivstica, unidad administrativa productora de

SECCIN

SUBSECCION
1.Grupo de Talento Humano 2.Grupo de Tesorera y Pagadura

DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

3.Grupo de Contabilidad 4.Grupo de Presupuesto 5.Grupo de Servicios Generales

CONCEPTOS BASICOS
SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas..
La SERIE est constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.

SERIE

SUB-SERIE
TIPOS DOCUMENTALES

SIMPLE Resolucin)

(Acuerdo,

COMPLEJA (Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurdicos

CONCEPTOS BASICOS

SERIE ACTAS

CONTRATOS

PROYECTOS

SUBSERIES 1.Actas de Junta Directiva 2.Actas de Comisin de Personal 3.Actas de Comit de Archivo 1.Contratos de Arrendamiento 2.Contratos de Consultora 3.Contratos de Compraventa 4.Contratos de Prestacin de Servicios 1.Proyecto de Saneamiento Bsico 2.Proyectos de Intercambio Cultural 3.Proyectos de Desarrollo Municipal

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL Unidad documental simple, que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento.

TIPOS DOCUMENTALES -Factura -Resolucin -Acuerdo -Circular -Memorando -Pliza -Acta de Inicio

CICLO VITAL DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA PRIMARIA
ARCHIVO DE GESTIN

TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.

VALORES

PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS

CONCEPTOS BASICOS
VALORACION DE DOCUMENTOS
Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

VALORES PRIMARIOS
1.Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv su creacin. 2.ValorJurdico:deriva derechos u obligaciones. 3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. 5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos. 6.Valor Tcnico:Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institucin en virtud de su aspecto misional

CONCEPTOS BASICOS

VALORES SECUNDARIOS

HISTORICOS CIENTIFICOS CULTURALES

1.Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin. 2.Sirven como fuente primaria para la historia. 3.Como testimonio de la memoria colectiva. 4.Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

DEFINICION

Las Tablas de Retencin Documental corresponde al listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan los tiempos de retencin de acuerdo con lo establecido por la ley y a las polticas de la entidad, y se determina la disposicin final de los archivos.

FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Programa de Gestin Documental P.G.D.

Qu es el Programa de Gestin Documental?

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

 Un programa de gestin documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como:
1. Produccin 2. Recepcin 3. Distribucin

4. Organizacin
5. Trmite 6. Consulta 7. Conservacin 8. Disposicin final de los documentos

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS
Definicin: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Definicin: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

TRMITE DE DOCUMENTOS
Definicin: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Definicin: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

JORGE A. VARELA R. T. P. ARCHIVISTICA SENA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN U. QUINDIO INSTRUCTOR SENA GESTIN DOCUMENTAL jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com Tel: 311 281 32 96