Treinamento Tcnicas de Gerenciamento de Projetos Escopo e Tempo

Alinhado ao guia Pmbok, Quarta Edi

Fabio Famiglietti, PMP, MBA

Objetivo do Treinamento
Equalizar o conhecimento bsico do MS Project e Apresentar tcnicas e ferramentas sugeridas pelo guia PMBOK e PMI. Mostrando um fluxo lgico desde os requisitos ate o cronograma do projeto.

Impacto no Dia a Dia

Melhorar o planejamento de nossas atividades, aumentando assim a eficincia e qualidade da equipe e projetos. Tambm conseguir um melhor controle e monitoramento, para sempre estarmos atentos a sade do projeto.
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Escopo
Requisitos Tipos de Requisitos Matriz de Rastreabilida de Declarao de Escopo Contedo Exemplo WBS WBS CHART PRO Criando uma WBS

Fabio Famiglietti, PMP

Tempo
Estimativas Tipos de Estimativas Estimativa Trs Pontos Anlise PERT Esforo X Durao Cronograma Dependnc ias Relaes de Precednci as Latncias Compress o do Cronogram a Diagrama de Rede Caminho Critico Folgas PERT-CPM

Fabio Famiglietti, PMP

Tempo
Valor Agregado Apresenta o de VA Exemplos

Fabio Famiglietti, PMP

Podemos Comear?

Fabio Famiglietti, PMP

Requisitos

Definio de Requisitos
Os requisitos costumam ser condies que precisam ser atendidas ou critrios que o produto ou servio do projeto precisa ter para satisfazer os objetivos do projeto, do patrocinador e as partes interessadas.

Definio de Requisitos
Os requisitos precisam ser documentados, analisados e quantificados de uma maneira suficientemente detalhada para que possam ser medidos depois que o trabalho do projeto iniciar

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Tipos de Requisitos

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Tcnicas de Coleta de Requisitos

Entrevistas Criatividade em grupo
Brainstorming Grupo Nominal Tcnica de Delphi Mapas Mentais Afinidade

Dinmicas de grupo Oficinas Deciso em grupo Questionrios e Pesquisas Observaes Prottipos

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Documentao dos Requisitos

A documentao descreve como os requisitos individuais atendem s necessidades do negocio para o projeto. O formato de um documento de requisitos pode variar de uma simples lista categorizada at um documento mais estruturado e detalhado

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Contedo da Documentao
A necessidade do negocio ou oportunidade a ser aproveitada Objetivos do negocio ou projeto para permitir rastreamento Requisitos funcionais Requisitos no funcionais Requisitos de qualidade Critrios de Aceitao Regras de negcios Impactos em outras reas Impactos em entidades internas ou externas a empresa Requisitos de suporte e treinamento Premissas e restries dos requisitos

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Matriz de Rastreabilidade
A ideia da matriz de rastreabilidade documentar onde o requisito se originou, documentar quais requisitos sero rastreados e ento seguilos ate sua entrega ou concluso. Fornece um meio de rastreamento do inicio ao fim do ciclo de vida do projeto, ajudando a garantir que os requisitos aprovados na documentao sejam entregues no final do projeto.

ID 00 1

Descri o Suportar 1000 usurios Simultn eos Pedidos somente at as

Origem Escalabilid ade

Priorida de B

Funcionali dade Cadastro de Pedidos

Cenrio de Teste Teste de Pedidos

Respons vel Equipe de Testes

Status Aprovad o

00 2

Regras de Negocio

Cadastro de Pedidos

Teste de Pedidos

Usurio

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Em Teste

Declarao de Escopo

Declarao de Escopo
Tem a finalidade de proporcionar a todas as partes interessadas uma compreenso do escopo, restries, premissas, prazos, marcos, excluses e aceites do projeto. uma linha de base do projeto, assim caso surjam duvidas ou mudanas para o projeto, podero ser comparadas ao que foi registrado na declarao de escopo.

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Declarao de Escopo
Exemplos: Declarao de Escopo 1 Declarao de Escopo 2 Declarao de Escopo 3
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estimativas

Tcnicas para Estimativas

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Tcnicas para Estimativas

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Tcnicas para Estimativas

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Tcnicas para Estimativas

Ex: P = 27dias MP = 21 dias O = 15 dias

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Se a estimativa otimista 1, a estimativa pessimista 9 e a estimativa mais provvel 8, qual a estimativa PERT? a. 9 b. 7 c. 8 d. 3
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Anlise PERT
Estatisticamente, a probabilidade de terminar um projeto ou atividade em qualquer data especifica muito pequena. Utilizando a estimativa PERT podemos refinar estes valores, assim tendo um prazo mais confivel.

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Anlise PERT
O sigma calculado nos dois lados da mdia Metade da curva (50%) est a direita e metade a esquerda da mdia
+1 -1 sigma igual a 68,26% +2 -2 sigma igual a 95,46% +3 -3 sigma igual a 99,73% +6 -6 sigma igual a 99,99985%

Desvio padro do caminho a raiz quadrada da soma da varincia das atividades do caminho.

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Atividade A tem uma estimativa pessimista (P) de 36 dias, mais provvel (MP) de 21 dias, e otimista(O) de 6 dias . Qual a probabilidade que a atividade A seja concluda entre 16 e 26 dias? a. 55.70% b. 68.26% c. 95.46% d. 99.73%
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Estimativas - Esforo x Durao

mais comum do que imaginamos as pessoas confundirem os conceitos de Esforo e de Durao. ntida essa confuso quando solicitamos estimativa de alguma tarefa. Durao: o perodo em que uma tarefa executada. Por exemplo, a durao do desenvolvimento de uma funcionalidade de software de 40 horas ou 5 dias.Dessa forma como durao temos o prazo da tarefa. Esforo:Tambm conhecido como trabalho, o tempo efetivo em que a tarefa ser executada. Por exemplo, o esforo do desenvolvimento de uma funcionalidade de software de 80 horas.

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Estimativas - Esforo x Durao

Vejam a diferena, a durao da tarefa acima de 40 horas (5 dias) e o esforo de 80 horas. Neste caso sero utilizados 2 recursos para entregar na durao de 40 horas (5 dias). Em projetos muitas vezes as pessoas falam em durao querendo se referir a esforo e vice-versa. Esforo esforo, durao durao.Os dois so muito importantes, mas precisamos saber diferencia-los para evitar futuros problemas de entendimento.

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Cronograma X Lei De Parkinson

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Diagrama de Rede

Diagrama de Rede
Diagramas de rede do cronograma do projeto so mostras esquemticas das atividades do cronograma e as relaes logicas entre elas, tambm chamadas de dependncias.

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Regras bsicas do diagrama de rede

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O que precisamos para ter um Cronograma?

Uma compreenso do trabalho necessrio no projeto (declarao de escopo) Atividades definidas (WBS, Lista de atividades) Ordem em que o trabalho ser realizado (sequenciamento das atividades) Estimativa dos recursos necessrios Estimativas da durao de cada tarefa Um calendrio da empresa identificando os dias uteis e feriados Verificar datas impostas Marcos (Milestone) Premissas e Restries Plano de gerenciamentos de riscos Registro dos riscos porque inclui os riscos conhecidos at a data Antecipaes e atrasos

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O que precisamos para ter um Cronograma?

Indo alm do guia PMBOK desenvolver um cronograma que seja bem aceito, aprovado, realista e forma, requer: Conhecer as prioridades das partes interessadas Procurar formas alternativas de concluir o trabalho Procurar impactos em outros projetos Negociar a disponibilidade de seus recursos Nivelar os recursos Dar a equipe uma oportunidade de aprovar o cronograma final Comprimir o cronograma com tcnicas de compresso, paralelismo e novas estimativas Fazer reunies e conversar para obter a aprovao formal das partes interessadas e da administrao 36

Dependncias

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Relaes de Precedncia

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Desenhe o Diagrama de Rede

Ativ. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Descrio Projeto Iniciado Preparar o local Construir as fundaes Construir alvenaria Construir o sistema de esgoto Montar o telhado Fazer o piso Implementar inst. Eltrica Implementar inst. Hidrulica Executar Carpintaria Pintar ambiente Interno Pintar ambiente externo Limpar o local Projeto Concludo Dependncia 1 2 3 3 4 5 6 6 6,7 8,9,10 10 11,12 13

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Resposta do Diagrama de Rede

8 1 1 1 2 1 3 1 4

9 1 0

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Latncias

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Caminho Critico

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Encontre o Caminho Critico

A
2

B
1

D
6

E
8

H
1

J
1 3

C
4

F
1

G
5

I
7

A A A A A

+ + + + +

B B B B B

+ + + + +

D D D C C

+ + + + +

E G G F F

+ + + + +

H H I G G

+ + + + +

J J J I H

= = = + +

16 13 19 J = 18 J = 12
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Folgas

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Folgas
IMC => Inicio mais cedo TMC => Termino mais cedo IMT => Inicio mais tarde TMT => Termino mais tarde

Quantidade de folga = IMT IMC ou Quantidade de folga = TMT TMC

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2d 0 1
Atividade A

2d 2 3 2 3
Atividade B

5d 4 5 5 5
Atividade C

1 0 1 0 1 0

Folga Livre = 0 Folga Total =1

Folga Livre = 1 Folga Total =1

Folga Livre = 0 Folga Total =0

5d 0 0
Atividade D

2d 5 5 5 6
Atividade E

2d 7 8 7 8
Atividade F

9 1 0

Folga Livre = 0 Folga Total =0

Folga Livre = 0 Folga Total =1

Folga Livre = 1 Folga Total =1

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Compresso do Cronograma

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Exerccio de Crashing
Custo/dia Nmero Custo Custo Durao Adicional da Durao Recurso Total $ Total $ Acelerad da Atividad Normal s Dia Acelerado (Normal) a (crash) Acelera e (crash) o 10 2 2 100 1 200 20 30 40 50 60 70 80 3 6 2 5 7 3 1 3 3 2 3 2 3 2 150 60 100 50 210 90 50 2 3 2 4 4 2 1 200 120 100 60 255 145 50

As Atividades 10, 30, 60 e 80 compe o caminho critico Calcular o custo para uma reduo de 5 dias no prazo do projeto 48

Exerccio de Crashing - Resposta

Custo/dia Nmero Custo Custo Durao Adicional da Durao Recurso Total $ Total $ Acelerad da Atividad Normal s Dia Acelerado (Normal) a (crash) Acelera e (crash) o 10 2 2 100 1 (1) 200 100 20 30 40 50 60 70 80 3 6 2 5 7 3 1 3 3 2 3 2 3 2 150 60 100 50 210 90 50 2 3 (3) 2 4 4 (3) 2 1 (0) 200 120 100 60 255 145 50 20 15 0

2 Dias = 2 * $20 = $40 da atividade 30 3 Dias = 3 * $15 = $45 da atividade 60 Custo Total da Reduo = $40 + $45 = $85 49

WBS CHART PRO

Microsoft Project

Valor Agregado (Earned Value)

Valor Agregado
uma tcnica de anlise de medio do desempenho e progresso do seu projeto. O VA avalia cronograma, custos e escopo do projeto em conjunto e os compara com o trabalho concludo ate a data de avaliao. o mtodo de medio de desempenho mais utilizado para controle e monitoramento de projetos.

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Termos do Valor Agregado

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Termos do Valor Agregado

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Dicas Valor Agregado

Observe que EV sempre vem primeiro na Frmula. Se uma variao, a Frmula EV menos alguma coisa. Se um ndice, a Frmula EV dividido por alguma coisa. Se a Frmula relativa a Tempo, use PV. Se a Frmula relativa a Custo, use AC. Em varincias: negativo ruim e positivo bom. Em ndices: maior que 1 bom e menor que 1 ruim.

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Outras Frmulas de Valor Agregado

Estimativa no Trmino (Estimate at Completion EAC) EAC = AC + (BAC EV)/CPI EAC = BAC/CPI Estimativa para terminar (Estimate to Complete ETC) ETC = EAC AC Variao ao Termino (Variance at Completion VAC) VAC = BAC - EAC Percentual Completado (Percent complete PC) PC = EV / BAC Percentual Planejado Completado (Planner Percent complete PPC) PPC = PV / BAC Percentual Gasto (Percent Spent - PS) PS = AC/BAC

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

O projeto encher cinco garrafas de gua de 10 litros a um custo de R$1,00 o litro, conforme cronograma a seguir. O Oramento no trmino(BAC) das tarefas de R$ 50,00, pois previsto o consumo de 50 litros

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

Ao final do dia 03 o planejado ter trs garrafes cheios, portanto o valor planejado at a data de R$30,00. PV = R$ 30,00

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

Ao final do dia 03 o encarregado s conseguiu encher duas garrafas e apenas metade da terceira, totalizando 25 litros e agregando ao projeto o valor de R$ 25,00. EV = R$ 25,00

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

Mas para fazer esta tarefa ele acabou derramando muita gua e gastou o equivalente a 34 litros. AC = R$ 34,00

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

Relatrio do Andamento do trabalho PV = R$ 30,00 EV = R$ 25,00 AC = R$ 34,00 Varincias Varincia de Prazo: EV PV 25 30 = - R$ 5,00 Varincia de Custo: EV AC 25 34 = - R$ 9,00 Indicadores SPI (ndice de desempenho de prazo) 2530 = 0,83 (83%) CPI (ndice de desempenho de custo) 2534 = 0,74 (74%)

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Projeto Garrafa e o Valor Agregado

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Trazendo para a nossa realidade.

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Projeto Cadastro de Usurios

O Projeto utilizar Pontos de Funo como mtrica de contagem de esforo. O objetivo desenvolver um sistema com cinco funcionalidades(Telas). Cada Tela foi calculada em 10 pontos de funo O custo do recurso de R$1,00 por PF. O Prazo de termino de 5 dias, devido o recurso produzir a uma velocidade de 10 PF por dia.

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Projeto Cadastro de Usurios

Ao final do terceiro dia, deveramos ter 3 telas finalizadas. Porem s tnhamos 25pf concludos. Devido distraes, nosso recurso se atrasou e utilizou algumas horas extras, totalizando o custo de R$34,00. Com isso teremos:
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Projeto Cadastro de Usurios

Relatrio do Andamento do trabalho PV = R$ 30,00 EV = R$ 25,00 AC = R$ 34,00 Varincias Varincia de Prazo: EV PV 25 30 = - R$ 5,00 Varincia de Custo: EV AC 25 34 = - R$ 9,00 Indicadores SPI (ndice de desempenho de prazo) 2530 = 0,83 (83%) CPI (ndice de desempenho de custo) 2534 = 0,74 (74%)

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Perguntas

Obrigado !