Gestión almacenes sanitarios inventarios

UNIDAD DIDCTICA III
GESTIN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
UD III. GESTIN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS
1. ALMACENES SANITARIOS. 1.1. CONCEPTO Y FUNCIONES DE ALMACEN SANITARIO. 1.2 TIPOS DE ALMACENES SANITARIOS. , 1.2.1. ALMACENES ESPECFICOS O ESPECIALES 1.2.2. ALMACN GENERAL 1.3. CLASIFICACIN DE LOS MATERIALES SANITARIOS. 2. LA GESTIN DEL ALMACN SANITARIO. 2.1. NIVEL DE EXISTENCIAS. 2.2. SISTEMAS DE REGISTRO. 2.2.1. FICHAS DE ALMACN 2.2.2. ELABORACIN DE INVENTARIOS 2.3. VALORACIN DE EXISTENCIAS. 3. NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS A LOS ALMACENES SANITARIOS. 3.1 ACTUACIONES BSICAS. 3.2. NORMAS DE ALMACENADO ESPECFICAS. 3.2.1. EL ALMACENADO DEL MATERIAL SIN EXIGENCIAS ESPECIALES. 3.2.2. EL ALMACENADO DEL MATERIAL ESTRIL. 3.2.3. EL ALMACENADO DE LOS MATERIALES LABILES 3.2.4. EL ALMACENADO DE LOS PRODUCTOS PELIGROSOS 3.2.5. ALMACENADO DEL MATERIAL CADUCADO Y DEL MATERIAL DEFECTUOSO.
1. ALMACENES SANITARIOS. 1.1. CONCEPTO Y FUNCIONES DE ALMACEN SANITARIO.

Desde el punto de vista administrativo podemos considerar a los centros sanitarios (hospitales, gabinetes mdicos, laboratorios, centro de salud, etc.)
como empresas, puesto que ofrecen unos servicios y cobran por ellos.
Cualquier empresa para satisfacer las necesidades de sus clientes (lo que justifica la existencia de la misma), debe disponer de una serie de bienes y servicios que tras su adecuado uso o transformacin son
vendidos a los clientes (en el caso de los

centros sanitarios, entre otros servicios que se ofrecen estaran el
mantenimiento o restablecimiento
de la salud.
Por todo ello; una funcin esencial de las empresas es dotarlas de los materiales, equipamientos y servicios necesarios para desarrollar su actividad. A esta funcin se le llama
aprovisionamiento.
Los materiales reactivos, aparatos equipos, etc. que necesitan las empresas sanitarias pueden comprarse, transportarse y almacenarse. UD III. GESTIN DE
EXISTENCIAS E INVENTARIOS
El conjunto de mercancas del que dispone la empresa para sus necesidades es el ALMACN o DEPSITO, aunque este trmino puede aplicarse tambin al lugar fsico en que se guardan las mercancas, por lo que lo definiramos como el lugar donde se colocan, clasifican o custodian todos los artculos o materiales adquiridos para su consumo en el centro sanitario.
El objetivo del almacn es mantener unas existencias mnimas de productos que garanticen la continuidad en la prestacin del servicio a la comunidad o a sus pacientes, aunque los proveedores se los suministren de modo intermitente
Aunque al hablar de almacn sanitario nos referimos al de cualquier centro o institucin sanitaria, nos vamos a centrar en el Almacn Hospitalario, por tener mayor
envergadura en el ms amplio sentido de la

palabra; sin embargo todos siguen el mismo esquema general y las diferencias que puedan existir entre ellos se deben a las caractersticas especficas de cada centro.
La Divisin de Gestin y Servicios Generales de un hospital y concretamente el Servicio de compras, almacn y distribucin es el responsable de la adquisicin, almacenaje y aprovisionamiento de equipo e instrumental, as como del material de consumo del hospital
A los almacenes en los centros sanitarios nunca se le ha dado la importancia que merecen y a la hora de construir un hospital no se preocupaban demasiado de ellos, encontrndonos en muchos casos con almacenes sin las condiciones adecuadas para un buen funcionamiento (dimensiones inferiores a las ideales, mala ubicacin, escasas medidas de seguridad, etc.
Adems los almacenes hospitalarios se caracterizan por ser uno de los lugares con ms movimiento del hospital, producindose diariamente descargas de proveedores y salidas de material para consumo de los diversos servicios; por ello los accesos deben ser cmodos, disponiendo de muelles de carga y descarga perfectamente ubicados.
Los almacenes sanitarios suelen contar con un "jefe de Servicio de almacn", persona que ha de tener:
Capacidad tcnica y conocimientos especficos tanto sobre la organizacin del hospital, como del equipo, del instrumental, de los medicamentos o material de curacin, vveres, papelera, etc., que son utilizados en el hospital.
Capacidad de organizacin para planear un sistema de control y procurar que se lleve a cabo hasta en los ltimos detalles, y
Sentido de responsabilidad y disciplina para comprender que es necesaria la oportuna provisin de los artculos y material de consumo del hospital, con el objeto de que ste pueda proporcionar una prestacin mdica eficiente.
A sus rdenes se encuentran los almacenistas. El almacenista de mayor responsabilidad el que se encarga de la direccin y manejo de uno o varios almacenes especializados, realizando el control de sus existencias, elaborando informes mensuales, encargndose de altas, salidas y guarda, etc.
Laborando bajo la vigilancia y responsabilidad de un almacenista hallamos al auxiliar del almacenista, individuo de menor preparacin, que se encarga de recepcin y entrega , de artculos, colocacin de los artculos recibidos en el almacn, verificacin de las cantidades que se entregan a las diversas dependencias, empaque y envase de medicamentos y otros objetos de manejo delicado, etc.
1.1.1. FUNCIONES DE UN ALMACN SANITARIO De una manera simplista podramos decir que las funciones de un almacn Sanitario son: La recepcin, la conservacin y la distribucin de mercancas.
Analizndolo son:
detenidamente
diremos que las funciones del almacn
Recibir y registrar los materiales procedentes del exterior, efectuando un control cuantitativo y cualitativo de los mismos.
Colocar los elementos recibidos de

forma organizada. en el interior del almacn de manera que se conozca el lugar de emplazamiento de cada material y se pueda acceder a l de
forma inmediata.
Acondicionar, proteger y conservar, los materiales en perfecto estado,
utilizando las medidas de seguridad

especficas para cada tipo de material.
Llevar un registro de las existencias en el almacn que permita conocer el nmero real, de cada artculo almacenado en cualquier momento.
Entregar y distribuir los materiales a los distintos departamentos o servicios del centro sanitario.
En
consecuencia,
la
funcin
objetivo principal es "el control de las

existencias con el fin de facilitar una
buena gestin de suministros para

que en cualquier momento se pueda
disponer de una mercanca con la

mayor brevedad posible".
1.2 TIPOS DE ALMACENES SANITARIOS. Como hemos comentado anteriormente, en los centros hospitalarios, todos los artculos que se reciben tienen que entrar por el almacn a excepcin del material inventariable. No obstante, existen grupos de materiales que por sus caractersticas requieren ser entregado en almacenes UD III. GESTIN DE especficos. EXISTENCIAS E INVENTARIOS
Por lo tanto podemos. establecer varios TIPOS DE ALMACENES SANITARIOS: el almacn, general y los almacenes especficos o especiales con grupos de material cuyas caractersticas requieren un tratamiento especial desde el punto de vista de su almacenamiento y control)
1.2.1. ALMACENES ESPECIALES:
ESPECFICOS
y distribuyen los productos farmacuticos y el material de curacin. Los productos farmacuticos son controlados normalmente por el Servicio de Farmacia del hospital, encargado de la peticin a proveedores, almacenamiento y distribucin de los mismos. Estas tareas requieren la supervisin por parte de un personal altamente cualificado, como es el caso del farmacutico
Almacn de farmacia; donde se guardan
Los productos farmacutico se rigen por normas especficas quedando al margen del resto de los suministros hospitalarios. As, por ejemplo, existe una gua frmaco teraputica en cada hospital, como instrumento fundamental para desarrollar el trabajo en este campo. En cuanto al almacenamiento, existen igualmente normas especficas para este tipo de productos, as como para la custodia de drogas y psicotropos.
Almacn
Los artculos almacenados aqu son productos perecederos cuyo movimiento es constante, por otro lado sus precios oscilan en muchos casos cada 2 3 das, lo que hace inviable su adquisicin por concurso. Se deben controlar las entradas y las salidas y tambin han de tenerse en cuenta sus peculiaridades, con un tratamiento especial segn los casos: por un lado el almacn general de vveres y por otro las cmaras para carne, pescado y verduras.
de
vveres:
Almacn de mobiliario, equipos y varios:
Esta seccin puede comprender los siguientes grupos de objetos: mobiliario, equipo de oficina, equipo de hospital, instrumental y aparatos cientficos, papelera, tiles de escritorio y formas impresas, tiles de aseo, etc.
Lencera : donde se disponen las ropas, mantas y lencera en general que haya que utilizarse dentro del centro sanitario. Asimismo se incluye el vestuario que el personal tiene que llevar obligatoriamente durante el horario de trabajo.
Almacn de conservacin:
mantenimiento
Puede contener los siguientes grupos de materiales: material elctrico, material de plomera, material de carpintera, material de construccin, material mecnico, etc.
Almacn de combustibles y gases:
A diferencia del resto de los productos del hospital stos se almacenan en los depsitos o tanques habilitados para ello.
Se acostumbra, por necesidades del servicio, establecer adems, delegaciones de estos almacenes, en diversa reas del hospital, denominndose "subalmacenes". En estos casos se requiere un control centralizado registrndose las diversas cantidades de bienes que se depositan en dichos subalmacenes. stos a su vez deben de realizar registros y controles de la forma en que han sido distribuidos estos artculos en las diferentes zonas de trabajo.
1.2.2. ALMACN GENERAL Es el lugar donde se almacenan todos los artculos o materiales adquiridos para su consumo hospitalario con las excepciones ya mencionadas. El control de los materiales aqu almacenados corresponde exclusivamente a la Seccin de almacenes. Tanto la recepcin de mercancas como cualquier otro tipo de movimientos no se pueden llevar a cabo sin el conocimiento de la seccin.
Obviamente, el almacn general es el que recoge la mayor parte de los productos, ya que las excepciones, mencionadas suponen un porcentaje del 6-8% en el cmputo total de productos controlados. De la misma forma, es sin duda el almacn ms heterogneo en cuanto a la variedad de sus artculos.
Al lado del almacn general debe encontrarse el almacn de recepcin de bultos que distribuir a su vez, a todos los almacenes el material requerido.
Es conveniente asimismo, que est situado en un lugar de fcil acceso, tanto a efectos de circulacin extra como intra hospitalaria, de forma que pueden efectuar su descarga los vehculos de transporte de mercancas.
Dentro del edificio hospitalario el almacn general debe estar situado muy cerca del grupo de ascensores para que resulte fcil la evacuacin de material a las distintas plantas donde se dispondrn de almacenes de menor tamao para ubicar los artculos que utilice directamente la unida o servicio.
El almacn general o primario debe proporcionar una respuesta a las necesidades de reas secundarias de almacenamiento tales como secciones, servicios, plantas, etc.
Otra clasificacin de los almacenes sanitarios realizada en base al
personal que puede acceder a ellos, y segn esto en los centros sanitarios se distinguen dos tipos de almacenes, los abiertos y los cerrados:
Se llaman almacenes cerrados a aquellos a los que slo pueden acceder las personas autorizadas y en donde se registra cada entrada y cada salida de mercancas. Es el sistema que se sigue, por ejemplo, en el almacn general del hospital; es un sistema de mayor coste, pero que permite el seguimiento completo de todos los artculos.
Almacn abierto es aqul al que pueden acceder y del que pueden tomar material, personas ajenas a su funcionamiento. Es un sistema ms cmodo y barato, pero slo permite un recuento y una contabilidad ms laxos. Es el modo en que funcionan los botiquines de cada planta hospitalaria o los del servicio de urgencias.
1.3. CLASIFICACIN DE LOS MATERIALES SANITARIOS.
Todos los bienes materiales o productos que requiere un hospital para su
perfecto funcionamiento deben de ser clasificados para facilitar la gestin de suministros y el almacenaje. Esta clasificacin puede realizarse en funcin, de muchos parmetros. Uno de los criterios empleados es el de uso y duracin de los bienes, y segn ste, se distinguen dos grandes grupos de material:
Fungible: todo aquel material
que se agota con el uso en un corto perodo de tiempo ya sea de una sola vez o en varias veces (material desechable, pequeo instrumental y material de oficina)
agota en un solo uso ni se repone tras perodos cortos de utilizacin (equipo de anlisis de laboratorio, mobiliario clnico.) El material inventariable debe figurar en el inventario (relacin detallada de todos los recursos de que dispone el centro sanitario) teniendo que estar constantemente actualizado.
Inventariable: material que no se
Estos materiales se van deteriorando con el paso del tiempo, y van perdiendo valor hasta que corresponde su baja en el inventario.
Todos los artculos que se reciben en el hospital tienen que entrar por el almacn.. Slo el materia inventariable est excluido de esta obligacin, ya que se controla directamente por la Seccin de Adquisiciones, dependiente de la Unidad de Suministro.
1.Los
clasifican, en primer lugar, medicamentos y productos sanitarios. La ley encargada de regular en trminos generales el almacenamiento y la dispensacin de los medicamentos de uso humano es la Ley 25/1990, de 20 diciembre, del medicamento. Dicha Ley define los medicamentos y los productos sanitarios:
medios
materiales
sanitarios
se en
sustancia medicinal y sus asociaciones o combinaciones destinadas a su utilizacin en las personas o en los animales que se presente dotada de propiedades para prevenir, diagnosticar, tratar aliviar o curar enfermedades o dolencias o para afectar a funciones corporales o al estado mental.
El medicamento o frmaco es toda
es cualquier instrumento, dispositivo, equipo, material u otro artculo incluidos los accesorios y programas lgicos que intervengan en su buen funcionamiento, destinados por el fabricante a ser utilizados en seres humanos, slo o en combinacin con otros, con fines de:
El
producto
sanitario
Diagnstico, como prevencin, control, tratamiento o alivio de una enfermedad o lesin. Investigacin, sustitucin o modificacin de la anatoma o de un proceso fisiolgico. Regulacin de una concepcin y cuya accin principal no se alcance por medios farmacolgicos, qumicos o inmunolgicos, ni por el metabolismo, pero a cuya funcin puedan concurrir tales medios.
1.Clasificacin ABC.-
Esta se hace para saber, entre los productos almacenados, cules son aquellos cuyo control de existencias debe hacerse con mayor precisin.
que tienen un elevado precio y por tanto representan, un alto porcentaje de dinero del total almacenado. (Sin embargo, el nmero de unidades que se almacena de este tipo de productos es pequeo representando un pequeo porcentaje en relacin con el total de productos almacenados. Estos artculos, por su valor, deben estar especialmente vigilados y controlados utilizando un estrecho control de stocks.
Al grupo A pertenecen aquellos artculos
tienen un valor en dinero pequeo, pero que se necesita almacenar en grandes cantidades; o sea, representan un pequeo porcentaje de dinero del total almacenado pero un elevado porcentaje en ocupacin de espacios. El control de existencias de estos productos puede hacerse de una manera menos estricta.
Al grupo C pertenecen los productos que
productos que presentan una posicin intermedia entre los, del A y los del C. Requerirn un control de stocks de complejidad intermedia.
Al grupo B pertenecen aquellos
A, ejemplo: reactivos, aparataje, prtesis B, ejemplo: material de laboratorio,

de radiodiagnstico y de limpieza
C, ejemplo: material desechable de plstico.

coste
Frecuencia del uso
1.3.1. El catlogo de productos sanitarios. Es el conjunto de productos homologados que pueden comprarse para su posterior consumo. En el centro hospitalario. El catlogo es responsabilidad de la Comisin de Adquisiciones y Homologacin de Productos del hospital que decide tras la solicitud de un servicio o unidad hospitalaria, si un producto debe formar parte del catlogo. El servicio de suministros informar a la Comisin sobre el producto cuya homologacin se solicita.
La utilidad del catlogo estriba en que quedan definidos cada uno de los posibles artculos o productos utilizados en el hospital, dndoles un cdigo que puede ser por ejemplo una clave numrica. Los productos son agrupados por grupo, subgrupo y familia por ejemplo, Grupo: implantes, Subgrupo: cardiologa, Familia: prtesis valvulares). De esta manera cualquier persona del hospital puede saber que productos pueden utilizarse.
Para elaborar el catlogo de productos deben hacer fichas para cada producto o artculo. (En dichas fichas se recoge el conjunto mnimo bsico de datos del producto en cuestin:)
1. Grupo subgrupo y familia. 2.. Descripcin del artculo 3. Unidad: servicios hospitalarios autorizados al
consumo.
4. Precio medio existencias. 5. Rango: seala la pertenencia del artculo a alguna
de las categoras de la clasificacin ABC. 6. Tcnica: indica la tcnica, procedimiento o intervencin a la que debe asignarse el artculo. De esta manera, y esto es muy importante, podremos saber cunto cuesta hacer una cierta tcnica.
En el catlogo cada artculo debe aparecer con: Su cdigo, Descripcin, Unidad (forma en que se adquiere o forma en que se dispensa) Situacin (lugar de nuestro almacn o fuera de l donde est el artculo) y Rango..
LA GESTIN DEL ALMACN SANITARIO. La gestin del almacn y en concreto la del almacn sanitario, incluye: la estimacin de la cantidad de existencias que deben mantenerse en depsito, el seguimiento que se debe realizar de los movimientos de cada artculo, la elaboracin de las fichas de almacn, manuales o informticas, la realizacin de inventarios peridicos de las existencias almacenadas y la valoracin contable de los artculos almacenados. UD III. GESTIN DE
2.1. NIVEL DE EXISTENCIAS. Una tendencia general de las empresas es la de mantener los depsitos al nivel mnimo posible para reducir costes. Si se tiene gran cantidad de material almacenado, el montante de capital inmovilizado es mayor, la gestin de las existencias es ms difcil, los materiales pueden caducar o deteriorarse con el tiempo, el mismo mantenimiento o los seguros del almacn se encarecen, etc.
Sin embargo, unos pedidos mayores permiten pedir descuentos por gran volumen de compras y disminuir el coste unitario de cada producto, al compartir un mayor nmero de stos los gastos de realizacin del pedido, los portes, los seguros de transporte, etc.
Por otro lado, mantener unos depsitos demasiado escasos comporta el riesgo del desabastecimiento, especialmente al tener en cuenta que la demanda en el campo sanitario es muy variable y a menudo imprevisible. Para evitar ese riesgo debern establecerse unos depsitos mnimos de cada artculo, fijados en funcin de: El plazo de entrega de los proveedores, es decir, lo que tarden en servir el material solicitado. La demanda previsible de los pacientes.
Si las existencias fallan se resentir el servicio y en consecuencia la satisfaccin de los pacientes. Para protegerse de este riesgo de falta de artculos conocido como rotura de inventarios ruptura de stocks. Los almacenes mantienen un depsito de seguridad o reservas que les permitan atender demandas inesperadamente altas o demoras excesivas en el suministro.
Cuanto ms variable sea el ritmo

de demanda de atencin o los plazos
de entrega, tanto mayor deber ser

este depsito de seguridad.
No se pueden fiar las mismas existencia para diferentes productos como suturas, termmetros clnicos, sbanas, etc. Adems hay que tener en cuenta forzosamente, otros aspectos decisivos como son: la capacidad de los almacenes, los consumos de artculos, las caducidades, etc.
Si la demanda y los plazos de entrega fueran predecibles podra anticiparse cuando iban a agotarse las existencias del depsito activo y pedir su reposicin en el momento apropiado. A este modelo se le conoce como de previsin perfecta.
Existencias mximas: Es la cantidad de un producto determinado por encima de la cual no es aconsejable almacenar. La fijacin de estas existencias depende de factores, como el volumen de ocupacin en el almacn del producto de que se trate, la dimensin de los almacenes, la caducidad, que han de ser combinados adecuadamente.
A modo de ejemplo, las existencias mximas de los reactivos de laboratorio, cuya caducidad se mide por das, sern mnimas; en cambio, para los paales de celulosa el factor a tener en cuenta para fijar las existencias mximas ser que su almacenamiento ocupa mucho lugar, restndole espacio a otros productos necesarios.
Existencias mnimas: Es la cantidad de un producto por debajo de la cual no se puede descender. Estas existencias se deben considerar como una seal de alarma que avisa de la necesidad de reponer cuanto antes, con carcter de urgencia, el producto en cuestin. Habr que tener en cuenta si se trata de un producto muy utilizado o si, por el contrario, muestra un bajo ndice de rotacin (tiempo que transcurre desde que el producto entra en el almacn hasta que se produce su salida.
Stock de seguridad: Es el nivel de existencias que el centro sanitario debe mantener para evitar el riesgo de quedarse sin productos. Para calcularlo hay que tener en cuenta: el consumo previsible, los plazos de entrega, los retrasos en los transportes, etc. Aunque se trate de buscar seguridad y tranquilidad, no es conveniente aplicar un coeficiente de seguridad muy elevado ya que producira un aumento en la inmovilizacin en los almacenes.
Punto de pedido: Es el nivel de existencias en el que se hace necesario reaprovisionar el almacn de un producto determinado.. Cuando los stocks alcanzan la cantidad considerada punto de pedido, hay que emitir un nuevo pedido.
El punto de pedido, depende: del grado de consumo del producto. del plazo de aprovisionamiento. del stock de seguridad de ese producto.
Por ejemplo: En una consulta el stock de seguridad de un determinado producto X es de 30 u., el consumo diario es de 5 u. y el tiempo que tarda el proveedor en suministrar un nuevo pedido es de 2 das, el punto de pedido se calcular as:
Stock de seguridad. 30 u. Plazo de aprovisionamiento 5 x 2 =10 u. Punto de pedido 40 u.
Cuando el nivel de existencias descienda a 40 unidades, se deber cursar un pedido al proveedor, de forma que cuando llegue el producto, las existencias no hayan descendido de 30 unidades.
Una buena gestin de almacenes consiste, entre otras muchas cosas, en arbitrar las medidas oportunas para que no se puedan romper las existencias de seguridad fijadas
2.2. SISTEMAS DE REGISTRO. Para saber cul es la cantidad de materiales de cada clase disponible en el almacn se usan dos sistemas complementarios. El primero es un registro continuo del movimiento de existencias, la elaboracin de fichas de almacn, y el segundo es un registro intermitente, que consiste en la revisin y el recuento de todos los artculos almacenados o realizacin de un inventario.
2.2.1. FICHAS DE ALMACN El registro continuo de las entradas y salidas de artculos se lleva a cabo mediante las fichas de almacn. La ficha puede ser un documento con existencia fsica, una cartulina o un impreso, pero lo ms comn es que el seguimiento se realice mediante un programa informtico de gestin de depsitos. En cualquier momento el programa puede imprimir un registro, que equivaldr a la ficha rellenada a mano.
En la base de datos habr una ficha abierta para cada variedad de cada clase de producto, sin mezclar variedades ni, por supuesto, productos distintos.
A pesar de que el diseo de la ficha depender del programa informtico, todas ellas han de contener el siguiente conjunto de datos:
El membrete del centro sanitario.

El nombre del producto y su variedad. La fecha de realizacin del pedido.
El nombre del proveedor.

La fecha de entrada en el almacn. El nmero de factura del material recibido.
El nmero de unidades compradas.

El precio unitario de compra. Los nmeros de serie y/o lote de cada producto.
La fecha de salida del almacn.

El paciente, la unidad o el servicio a quienes se les entrega el material. Las existencias restantes en el depsito.
De este modo, la ficha informtica nos podr mostrar en cualquier momento una informacin exhaustiva sobre cualquier producto que se encuentre almacenado. La identificacin de cada artculo mediante su nmero de serie y/o lote permite, en caso de sospecha o de certeza de riesgo para la salud, o en cualquier otra situacin, localizar con facilidad los artculos ya dispensados y retirarlos, o bien restringir apropiadamente la circulacin de los que an estn en el almacn.
2.2.2. ELABORACIN DE INVENTARIOS
Como los sistemas de seguimiento no son perfectos, se necesita de tanto en tanto verificar que las existencias registradas en las fichas, se encuentran realmente en el depsito.
El inventario es el recuento manual de todos los artculos almacenados, que incluye su revisin para localizar aquellos que se hayan estropeado, hayan caducado, hayan quedado obsoletos, etc
La realizacin del inventario sigue estas fases: 1. Localizar cada artculo en el almacn. Este proceso ser mucho ms sencillo si cada material tiene su estante y no se ha dejado donde haya un hueco. 2. Identificar cada artculo en la forma ms precisa y clara. 3. Contar el total de artculos de cada clase y variedad y registrarlo. Separar las unidades inservibles. 4. Verificar si existen los reseados en la ficha de almacn.
El proceso puede realizarse cada cierto tiempo, por ejemplo semestral o anualmente, bloqueando los movimientos del almacn durante unas horas o unos das para inventariar. Este inventario tradicional es desaconsejable, ya que obliga a prescindir del almacn durante el proceso y porque, en caso de error, debern repasarse las entradas y salidas de un largo perodo de tiempo.
Una alternativa es el inventario rotativo, que parte de dos premisas: - La primera es inventariar al final de cada jornada una parte de los artculos del almacn, en lugar de todos a la vez en unos das fijados. - La segunda premisa, es la aplicacin del principio de Pareto (una pequea parte del esfuerzo consigue la mayor parte de los resultados): unos pocos artculos son los que necesitan ms cuidado porque son ms caros, ms delicados, sufren ms movimientos o se deterioran o se pierden con ms facilidad. UD III. GESTIN DE
stos necesitarn una revisin ms frecuente que la del resto. El sistema no determina que artculos se inventariarn cada da, pudiendo elegir el criterio que se seguir para su realizacin: cercana fsica en el almacn, dificultad o facilidad en su revisin, proximidad del punto de pedido, etc.
Otra opcin es el inventario permanente, que consiste en inventariar diariamente, las existencias de los productos que hayan registrado movimientos ese da. De forma que si hubiera algn error, slo habra que buscar su causa en esas horas.
El objetivo de cualquier de las clases de inventario es comparar los registros de entradas y salidas con la realidad: si hay discrepancias, la causa puede estar tanto en la poca calidad del registro como en la inseguridad del almacn. Se buscarn el motivo del problema y su solucin.
2.3. VALORACIN DE EXISTENCIAS. Para conocer su situacin econmica y patrimonial, la empresa sanitaria necesita saber, adems de la cantidad de cada producto que tienen almacenada, el valor de cada uno de ellos. La suma de esos montantes permitir conocer el capital que posee la empresa en forma de material.
Este proceso, conocido como valoracin de existencias, es tambin necesario para calcular el importe de la factura de cada paciente, segn el material que se haya consumido al atenderle.
Para valorar las existencias deben tenerse en cuenta dos conceptos: El precio unitario de compra de los artculos, incluyendo los descuentos, los portes, los seguros de transporte, los gastos de aduana, etc. Son los llamados costes directos. Los gastos de almacenamiento: el alquiler y el mantenimiento del local, los seguros de ste, los sueldos de las personas encargadas de cuidarlo o revisarlo, el material perdido por robos o deterioros, etc. Son los llamados costes indirectos. UD III. GESTIN DE
La valoracin de las existencias es conceptualmente sencilla: se cuentan las unidades disponibles de cada producto y se multiplica esa cifra por el valor de cada unidad. La suma total ser el valor contable del material almacenado. Pero la situacin se complica cuando el valor de compra de las distintas unidades ha variado con el tiempo. Para valorar las salidas y las existencias finales, el Plan General de Contabilidad (la normativa contable) acepta tres mtodos:
El mtodo FIFO.
El mtodo LIFO.
El mtodo del PMP.
1.Valoracin de existencias segn el mtodo FIFO. Las siglas FIFO significan First In, First Out, que podemos traducir como "el que entre el primero, sale antes", es decir que de las existencias del almacn consumimos primero las ms antiguas. De esta forma, se da el precio de la primera entrada para la primera salida. Con este mtodo el material utilizado se valora a precios antiguos y las existencias an disponibles a los actuales.
El mtodo FIFO es aconsejable en los perodos de estabilidad monetaria o cuando el precio de los artculos tienden a bajar.
Sin embargo, en poca de inflacin no se recomienda porque la subida continuada de los precios conducir a una sobrevaloracin de las existencias del almacn, y eso no es prudente desde el punto de vista contable.
2. Valoracin de existencias segn el mtodo LIFO. Las siglas LIFO significan Lapt In, First Out, que traduciremos como "el ltimo que entra, sale primero". Segn este mtodo de valoracin entendemos que, de ste las existencias del almacn, se consumir primero las ms, recientes, exactamente opuesto al anterior. Con este mtodo el material utilizado se valora a precios actuales y las existencias an disponibles a precios antiguos. Al contrario que en el caso anterior, el mtodo LIFO es aconsejable en perodos de inflacin.
3. Valoracin de existencias segn el mtodo del PMP. Este mtodo, conocido como del Precio Medio Ponderado, intenta superar las desventajas de los dos anteriores. Para hacerlo, valora las mercancas almacenadas calculando la media ponderada del precio pagado por cada una de las unidades de ese producto que se tienen en depsito. El precio obtenido es el que se aplicar a cada unidad que salga del almacn.
Cada vez que se efecte una nueva, compra deber recalcularse el precio medio ponderado de las existencias para aplicarlo a las salidas futuras.
Comparando los tres mtodos se observa que varan los valores de los consumos y los de las existencias finales, pero la suma de ambos conceptos es la misma en los tres casos. Por lo que se concluye que puede aplicarse cualquiera de los tres procedimientos de valoracin de existencias, segn las preferencias de los contables de la empresa.
NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADAS A LOS ALMACENES SANITARIOS. En los almacenes sanitarios es preciso mantener una serie de normas con el objeto de evitar o disminuir los riesgos. La Constitucin espaola establece que los poderes pblicos velarn por la seguridad e higiene en el trabajo siendo el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo el que tiene funciones de asesoramiento, estudio y formacin del personal realizando una labor importante en la prevencin de riesgos laborales. Adems, en los centros de trabajo debe existir un comit de seguridad e higiene con la misin de establecer y evaluar los planes de prevencin de riesgos, lo que debe incluir el almacenamiento de los productos sanitarios.
Con muy pocas excepciones, el material sanitario se almacena en el interior de un edificio para protegerlo de las inclemencias del tiempo. Todos los almacenes sanitarios deben ser independientes del resto de instalaciones del centro y estar perfectamente separados de ellas, con las sealizaciones pertinentes.
El diseo de los almacenes deber permitir la separacin de los distintos medicamentos y productos sanitarios, dando a cada uno las condiciones que necesite, condiciones que debern quedar registradas y poder comprobarse.
3.1 ACTUACIONES BSICAS. A continuacin nombraremos una serie de actuaciones bsicas para evitar los riesgos laborales:
El edificio debe de estar en una sola planta y provisto de dos puertas como mnimo.
Evitar los material.
apilamientos
excesivos
de
Reducir al mnimo los stocks, hasta una situacin conveniente. Establecer las separaciones adecuadas de productos no compatibles como son: por un lado los inflamables, por otro los corrosivos, los venenos y los antioxidantes.
Aislar ciertos productos, ya sea por su actividad biolgica o por sus caractersticas fsico-qumicas Utilizacin de estanteras metlicas en lugar de armarios. Dejar los pasillos con espacios suficiente para garantizar el paso de personas y mercancas. Las salas de almacenamiento tendrn limitacin en funcin de las caractersticas del producto y el tamao de los recipientes
Ventilacin natural o forzada.
Locales, paredes y suelos, deben estar construidos con material que sea fcilmente lavable.
Detectores de fugas y sensibles a la temperatura. Medios suficientes para la extincin de incendios. Existencia de frigorficos para guardar, por ejemplo, materiales biolgicos y perecederos. Los trabajadores deben estar informados de los riesgos especficos de su lugar de trabajo y observar siempre las normas. Adems, en caso de observar cualquier anomala avisar a la persona responsable lo ms rpidamente posible.
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, junto al Ministerio de Industria y Energa, establece una serie de normas de sealizacin cuyos smbolos debern estar expuestos en lugares bien visibles, para que puedan ser observados por todas las personas que accedan al almacn.
3.2. NORMAS ESPECFICAS.
DE
ALMACENADO
Segn las exigencias de almacenado, clasificaremos los materiales en: materiales sin exigencias especiales, materiales estriles,
materiales lbiles,
materiales peligrosos y
materiales caducados defectuosos.

3.2.1. EL ALMACENADO DEL MATERIAL SIN EXIGENCIAS ESPECIALES.

Este material debe guardarse en un edificio de construccin segura, donde se mantega la limpieza, la temperatura, la ventilacin y la humedad dentro de mrgenes aceptables.
La limpieza incluir desratizaciones peridicas.
desinsectaciones
El material debe permanecer a salvo de riesgos elctricos o de vibraciones que puedan daarlo. Estas condiciones bsicas son de cumplimiento obligado tambin para el material que tenga exigencias aadidas.
3.2.2. EL ALMACENADO DEL MATERIAL ESTRIL. Ciertos materiales necesitan ser esterilizados, ya que van a entrar en contacto con el interior del cuerpo. Desde que se esterilizan hasta su utilizacin deben mantener su condicin de "estril. Por ello los almacenes deben mantener una higiene escrupulosa, con limpieza diaria con los procedimientos corrientes y el personal que all trabaje vestir un uniforme propio que habr de cambiarse para salir del almacn.
El servicio ha de permanecer cerrado y el material ha de manipularse lo mnimo posible, salvo para verificar la fecha de caducidad. Para evitar que el polvo se acumule sobre los envoltorios externos, los estantes han de poder cerrarse. El carro de transporte del material esterilizado debe ser slo utilizado para ese menester.
El responsable de la recepcin del material estril debe revisar todos los paquetes para cerciorarse de que: Si es material de solo uso, lleve indicados en el envoltorio externo el tipo de material, el procedimiento de esterilizacin y la fecha de caducidad, de sta; adems, los indicadores fsicos de esterilizacin deben haber virado al color correcto. Si no se cumplen esas condiciones, retornar el material al lugar de procedencia, sea el proveedor o el servicio de esterilizacin.UD III. GESTIN DE
o El envoltorio exterior no debe de estar roto, hmedo ni estropeado de ninguna forma; si lo estuviese el material se considerar contaminado y se devolver.
3.2.3. EL ALMACENADO DE LOS MATERIALES LABILES Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de transcurridos cinco aos desde la fecha de fabricacin. Son perecederos muchos medicamentos y reactivos, incluidos los radioistopos. Las sustancias perecederas han de llevar en el ngulo superior derecho de las dos caras principales del embalaje exterior un smbolo negro similar a un reloj de arena. Ser necesario estar ms pendientes de su rotacin en el almacn para evitar que caduquen sin haber salido de l.
Las preparaciones extemporneas, multidosis son poco estables cuando, estn listas para el consumo y se guardan como un polvo seco que el paciente deber reconstituir con agua u otro lquido tambin suministrado. Llevan indicadas en el prospecto las condiciones de conservacin para la suspensin reconstituida y su plazo de validez, ya sea a temperatura ambiente o en el frigorfico.
Las sustancias termolbiles, se altera fcilmente por la accin del calor. Para evitar eso, algunas deben conservarse en ambiente fresco (de 10 a 20C), otras en frigorfico (entre 2 y 8 C) y otras a temperaturas ms bajas incluso. Los medicamentos que necesiten guardarse en el frigorfico, llevarn en el lugar citado anteriormente una estrella de cinco puntas. Los equipos refrigerantes han de disponer de estos tres sistemas de seguridad:
Un sistema de seguimiento de temperaturas. Los registros de temperatura se archivarn peridicamente. Un sistema de alarma que reaccione cuando la temperatura rebase el intervalo marcado. Se recomienda que sea sonora y lumnica y que se compruebe su funcionamiento de vez en cuando. Un generador automtico de energa para garantizar la refrigeracin en ausencia de corriente elctrica.
Los productos. fotosensibles son los que se alteran por la accin de la luz, llegan siempre protegidos por un embalaje, que debe conservarse, pero, adems, es conveniente guardarlos, mientras no se usen, en un lugar resguardado de la luz (armario cerrado). Un ejemplo de este tipo de material son las pelculas radiogrficas.
Los productos higroscpicos son los que absorben agua, por lo que han de conservarse en ambientes secos. Puede ser suficiente un armario alejado de las reas hmedas o llegar a necesitarse un equipo deshumidificador del aire, con registro y alarma y generador automtico de energa.
3.2.4. EL ALMACENADO DE LOS PRODUCTOS PELIGROSOS Son aquellos que tienen algn riesgo particular, como los productos muy txico, los muy reactivos o los sometidos a seguimiento administrativo especial. Estos materiales slo deben manipularlos el personal autorizado, por lo que han de guardarse en un armario con cerradura de seguridad, cuya llave quede en manos de la persona responsable del almacn.
La peligrosidad de las sustancias almacenadas se indica en la etiqueta mediante smbolos llamados pictogramas, dibujados en negro sobre fondo amarillo naranja; en cada etiqueta va un mximo de dos pictogramas, acompaados por las indicaciones de peligro correspondientes. La etiqueta tambin frases R, que informan sobre algunos riesgos especficos de las sustancia etiquetada y frases S, normas para el uso prudente de esa sustancia.
Las sustancias explosivas y las inflamables son las sustancias peligrosas ms conocidas, con normas muy especficas recogidas en la Orden de 18 Julio de 1991. Referente a almacenamiento de lquidos inflamables y combustibles (BOE de 30-07-91). Cuando en el almacn se guarden ms de 200 litros de lquidos inflamables, se necesitarn contenedores especiales instalados fuera de la planta. Aunque la cantidad sea menor, el almacn hay que dotarlo de medidas y recursos suficientes para prevenir los siniestros, evitando o limitando al mximo el uso de elementos iniciadores de un incendio.
En caso de que se produzcan incendios, combatirlos y evitar su propagacin por medio de extintores, depsitos productores de ambientes no comburentes, maquinaria para la aspiracin de gases y vapores inflamables, etc.
Existen otras normativas por las que se regulan el almacenamiento de productos txicos: Ley 20/1986, de 14 Mayo, bsica de residuos txicos y peligrosos (BOE de 10-05) y Real Decreto 668/1980, de 8 febrero, sobre almacenamiento de productos qumicos.
Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores, o bien dispersarse en el ambiente irradiando despus. Para disminuir al mximo ambos riesgos, la Administracin deben asegurarse que los que distribuyen, almacenan o utilizan radioistopos, cumplen los requisitos de seguridad y deben de tener una autorizacin especfica. Los radioistopos deben estar guardados en recipiente hermticos y blindados, debidamente etiquetados, clasificados, ordenados y guardados bajo llave.
Normalmente se almacenar slo el material radiactivo que se necesitarn durante cortos perodos de tiempo, en una zona inaccesible a personas ajenas. Anexo al almacn habr un lugar protegido con un blindaje propio, para desembalar los paquetes o tomar de los envases la cantidad necesaria para el diagnstico o tratamiento de cada paciente. Las personas que manipulen radioistopos tendrn los equipos necesarios de proteccin personal.
Los medicamentos teraputicos peligrosos tendrn normativa particular: Los medicamentos psicotrpicos son los que tienen efectos especiales sobre las funciones psquicas y llevan impresa en la caja, en el mismo lugar antes citado, una circunferencia con una lnea vertical que la divide en dos o un crculo con la mitad derecho pintada negro.
Los medicamentos estupefacientes son aquellos que causan disminucin del estado de conciencia y adiccin. Llevan impreso un crculo negro.
Los medicamentos de especial control mdico son los que pueden causar efectos adversos muy graves si no se utilizan en condiciones muy estrictas. Son los que incluyen como principio activo los derivados de la vitamina A administrados por va general. En su envase constar el texto Especial Control Mdico y las siglas ECM.
3.2.5. ALMACENADO DEL MATERIAL CADUCADO Y DEL MATERIAL DEFECTUOSO. El material defectuoso es aquel rechazado por el departamento de vigilancia de calidad. Debe almacenarse en un lugar visiblemente separado del material utilizable hasta su devolucin al proveedor.
Los medicamentos caducados y por tanto inutilizables se almacenarn tambin, separadamente, hasta su destruccin, que deber realizarse siguiendo las normas pertinentes sobre eliminacin de residuos sanitarios.
Entre los productos cuya esterilidad haya caducado pueden distinguirse dos grupos Los productos metlicos que pueden ser reesterilizados y los plsticos, gomas y los vidrios que, en general, no soportan repetir el proceso, aunque siempre habr que seguir las instrucciones del fabricante. La reesterilizacin valdr la pena s el ahorro compensa los gastos

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UNIDAD DIDCTICA III

GESTIN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

UD III. GESTIN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

1. ALMACENES SANITARIOS. 1.1. CONCEPTO Y FUNCIONES DE ALMACEN SANITARIO.

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vendidos a los clientes (en el caso de los

envergadura en el ms amplio sentido de la

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diremos que las funciones del almacn

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Colocar los elementos recibidos de

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Acondicionar, proteger y conservar, los materiales en perfecto estado,

utilizando las medidas de seguridad

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objetivo principal es "el control de las

buena gestin de suministros para

disponer de una mercanca con la

1.2.1. ALMACENES ESPECIALES:

Almacn de farmacia; donde se guardan

Almacn de mobiliario, equipos y varios:

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Almacn de combustibles y gases:

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Otra clasificacin de los almacenes sanitarios realizada en base al

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1.3. CLASIFICACIN DE LOS MATERIALES SANITARIOS.

Todos los bienes materiales o productos que requiere un hospital para su

Fungible: todo aquel material

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Inventariable: material que no se

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El medicamento o frmaco es toda

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Al grupo A pertenecen aquellos artculos

Al grupo C pertenecen los productos que

Al grupo B pertenecen aquellos

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A, ejemplo: reactivos, aparataje, prtesis B, ejemplo: material de laboratorio,

C, ejemplo: material desechable de plstico.

Frecuencia del uso

4. Precio medio existencias. 5. Rango: seala la pertenencia del artculo a alguna

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Cuanto ms variable sea el ritmo

de entrega, tanto mayor deber ser

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Stock de seguridad. 30 u. Plazo de aprovisionamiento 5 x 2 =10 u. Punto de pedido 40 u.