Manual 5's

Manual do Programa 5S
Em busca de qualidade de vida para o servidor!
GEAL
Baseado na experincia da GEAL- Gerncia de Apoio Logstico da PBH.
Belo Horizonte Maio 2009

Manual Programa 5S
Gerencia de Apoio Logstico Secretaria Municipal Adjunta de Gesto Administrativa Secretaria Municipal de Finanas
SUMRIO
Organograma.................................................... 4 Apresentao ................................................... 5 O que 5S ......................................................13 O que significa cada senso .............................16 Benefcios esperados.......................................21 Fatores crticos de sucesso .............................25 Passos para a Implantao..............................28 Os 10 mandamentos do 5S ............................52 Referncias bibliogrficas ...............................54
Manual Programa 5S
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Secretaria Municipal de Finanas
Secretaria Municipal Adjunta de Gesto Administrativa
Gerncia de Apoio Logstico - GEAL
Manual Programa 5S
Apresentao
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com prazer que divulgamos este manual, sistematizando a experincia da GEAL com o Programa 5S e possibilitando a troca de experincia com outras pessoas e instituies. Nessa gerncia, o programa tem produzido resultados importantes, tais como: melhoria contnua do ambiente do trabalho, maior integrao da equipe, servidores mais motivados, alm de vrios aperfeioamentos implantados na rotina de trabalho.
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De fato, poca de sua introduo na GEAL, j se esperava que esses resultados ocorreriam, j que so vastos os relatos nesse sentido de outras instituies que o implantaram. Mas uma coisa a mera expectativa de resultados e outra a satisfao por t-los alcanados, especialmente quando se mantm ainda um forte desejo de continuar pela mesma trilha.
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Tal xito obtido demonstra que foi acertada a deciso de implant-lo paralelamente ao incio da implantao do programa Gespblica, uma ferramenta de gesto do Governo Federal que orienta e facilita o aprendizado organizacional para alcance de melhores resultados, a partir da comparao peridica de nossas prticas gerenciais com um padro de excelncia reconhecido.
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Naquela poca, tnhamos a expectativa de que o Gespblica, at mesmo sozinho, poderia trazer resultados ainda mais expressivos do que os relatados anteriormente, mas ainda estvamos muitos receosos quanto ao tempo que seria necessrio para que esse programa envolvesse a fora de trabalho.
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Afinal, o Gespblica parecia preconizar/requerer muito mais a participao da alta liderana e dos gestores do que dos servidores em seu processo de implantao, divergindo de nossa ansiedade por envolv-los. Portanto, na GEAL, o 5S , enganosamente, serviria apenas como o primeiro passo para a excelncia, enquanto os resultados do Gespblica no viessem.
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Mas o 5S mostrou que tem uma dinmica prpria e vitoriosa, deixando de assumir papel secundrio em nossa poltica de qualidade e se nivelando em importncia com o programa Gespblica dentro da GEAL. Foi por isso que resolvemos sistematizar nossa metodologia nesse manual e reinvestir esforos para dar a esse programa uma cara condizente com os resultados que ele nos trouxe.
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Vale ressaltar aqui que o engajamento das lideranas e a promoo de uma gesto participativa so fatores fundamentais para o xito do programa, pois os servidores precisam notar que suas sugestes esto sendo criteriosamente avaliadas e que existe espao para crticas e discusses construtivas sobre o ambiente de trabalho. E no se pode esquecer ainda que mudanas requerem quebras de paradigmas e alteraes de hbitos e atitudes das pessoas. Isso um processo gradativo, disciplinar e educacional.
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Apresentao
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Acreditamos que esse material sirva tambm para orientar a implantao desse programa em outros rgos/instituies. A metodologia simples e de fcil entendimento. Trata dos conceitos bsicos do programa, dos fatores crticos para o sucesso, dos benefcios esperados com a implantao, alm de propor uma sistemtica de acompanhamento peridico do programa, baseada na experincia da GEAL. Esperamos que este manual lhe seja til.
Equipe de Qualidade GEAL
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O que 5S?
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O 5s um Programa de Qualidade que trata da arrumao, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do trabalhador, buscando promover uma melhoria na organizao atravs de conscincia e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho mais agradvel, seguro e produtivo. Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos trabalhadores, reduo de custos e de desperdcios, e aumento da produtividade.
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O que 5S?
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Surgiu no Japo na dcada de 1950 e foi aplicado aps a 2 Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o pas quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoo do Programa 5s foi um dos grandes fatores da recuperao das empresas japonesas e da implantao da Qualidade Total no pas. Hoje o 5s adotado em um vasto nmero de empresas e organizaes como parte de seus programas de qualidade e gesto.
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O que 5S?
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O NOME 5S PROVM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONS, INICIADAS COM A LETRA S:

SEIRI: Senso de utilizao; SEITON: Senso de organizao; SEISO: Senso de limpeza; SIKETSU: Senso de sade; SHITSUKE: Senso de autodisciplina.
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O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?
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UTILIZAO: Separar o necessrio do desnecessrio. Ao separar aquilo que realmente necessrio ao trabalho daquilo que suprfluo, ou desnecessrio, conseguimos melhorar a arrumao e dar lugar ao novo. O que for desnecessrio deve ser descartado ou disponibilizado para algum que esteja precisado.
Lema: Separar o que utilizamos e descartar o que no usamos
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ORGANIZAO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.
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Agora que o desnecessrio foi descartado, deve-se arrumar o que importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter seu lugar especfico. Os usados a todo momento devem ficar mais prximos dos que so usados esporadicamente para que seja possvel encontr-los facilmente sempre que necessrio. Assim, evita-se o desperdcio de tempo e energia.
Lema: Sempre deixar tudo em ordem.
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LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa

manter tudo limpo, agora que voc j tirou tudo que era desnecessrio e deixou tudo em ordem, preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos.
Lema: Melhor que limpar no sujar.
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SADE: tornar saudvel o ambiente de trabalho. Significa zelar pela

sade e higiene. No adianta mantermos o local de trabalho limpo se no cuidarmos de nossa higiene pessoal. A sade tambm observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionrios e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se tambm a qualidade do trabalho.
Lema: Ambiente saudvel, trabalhador saudvel.
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AUTODISCIPLINA: fazer do 5S um hbito, torn-lo um modo

de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. um estgio avanado no qual o comprometimento das pessoas de fundamental importncia. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fcil, e o 5S, em si, mais eficiente e otimizado.
Lema: A manuteno do Programa 5s depende do compromisso de cada um.
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Benefcios Esperados
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Quando foi idealizado, na dcada de 50, o Programa 5S esperava apenas tratar da arrumao e padronizao fsica do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele no para por ai, e que suas contribuies podem ser enormes. O 5S uma ferramenta de gesto, muito mais ampla do que pode parecer. Vrios foram os benefcios identificados com a sua utilizao. Focando a reduo dos desperdcios, de tempo, espao e energia, o programa tambm impulsiona a participao efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propcio a criatividade, inovaes e crticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturao de prticas e procedimentos.
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Benefcios Esperados
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Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e a atuao em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliao peridica para incitar e incentivar a busca da soluo. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores prticas e aes. Por seguir uma rotina de avaliaes regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evolues e no evolues dos problemas detectados.
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Benefcios Esperados
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Podemos destacar aqui na GEAL algumas prticas e procedimentos que experimentaram evolues marcantes:
Eliminao do desperdcio; Organizao do espao; Racionalizao do tempo; Reduo do stress nas pessoas; Padronizao de processos;
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Benefcios Esperados
Melhoria da qualidade no trabalho; Melhoria das relaes humanas; Incremento da eficincia; Incentivo inovao; Autodisciplina.
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Fatores crticos de sucesso
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Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do incio da implementao do programa. Fatores esses que so de vital importncia para o funcionamento perfeito do Programa 5S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.
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Engajamento das lideranas no programa;
A alta liderana deve comprar a idia base do 5S, pois eles sero os incentivadores e mediadores do projeto. neles que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e motivao.
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Existncia de gesto participativa;

de extrema importncia a participao da fora de trabalho nos processos decisrios e procedimentos gerais. S quando o colaborador se sente til e participando ativamente das decises que ele se compromete com a mudana e melhoria dos procedimentos.
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Estratgias de mobilizao da equipe;
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A mobilizao e motivao da equipe fundamental para o sucesso da implementao do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionrios, sem exceo. Essa motivao tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa.
Revises peridicas do programa;

Praticando revises e aprimoramentos peridicos no programa objetivando o aumento do nvel de exigncia, se consegue maior apoio da equipe, pois essa v que seu esforo est valendo a pena com resultados prticos e plausveis.
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Passos para a Implantao
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Seguindo a metodologia de fcil entendimento, um passo a passo de implantao do Programa 5S foi criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar a implementao do 5S em sua empresa/organizao.
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1.
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Criao da comisso de implantao - esta equipe ser responsvel pela elaborao da metodologia de implantao do programa na organizao e dever se reunir periodicamente. Esta comisso tem como funo:
1.1 Elaborar a metodologia de implantao do programa; 1.2 Mapear a rea onde ser implantado o programa ( ser implantado em toda organizao, em parte da organizao ou em setores especficos); 1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito atravs de literatura especfica, visitas a outras instituies que j implantaram o programa 5s, cursos, etc.;
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1.4 Determinar a diviso, entre a comisso, das seguintes tarefas: - Redigir as atas das reunies; - Recolher e arquivar as avaliaes; - Apresentar os resultados para os gerentes.
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2. Reunio com Gerentes: definida a metodologia, a Comisso de Implantao deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantao, e focos de melhoria.
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2.1 Gerentes devem indicar a nomeao de um funcionrio lder em cada uma das unidades/gerncias da empresa/organizao, para facilitar o desenvolvimento do programa. 2.2 Criao e definio dos participantes, um de cada gerncia, da Comisso de Qualidade 5S;
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Funes do Lder:
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Os lderes sero responsveis por facilitar a implementao do programa na unidade que fizerem parte, tirando dvidas dos funcionrios, incentivando a participao efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc. interessante que o lder seja uma pessoa carismtica, comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas.
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importante lembrar que os lderes sero tambm os prprios Avaliadores 5S. Eles sero responsveis por avaliar as outras unidades da empresa/organizao, uma unidade diferente a cada ms, tendo como base o Formulrio Padro de Avaliao e Acompanhamento do Programa 5s
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3.
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A Comisso de Qualidade 5S, ser composta pelos

lderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas avaliaes dos sensos e na validao dessas avaliaes. Ser responsvel por padronizar os critrios adotados pelos avaliadores/lderes para o julgamento dos requisitos do Formulrio de Avaliao; fiscalizar, avaliar e ento validar as avaliaes realizadas e posteriormente apresentar ao chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. importante lembrar que o gerente poder levantar novos pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que sero analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.
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Passos para Implantao

3.1 Atribuies da Comisso:
Ser comprometida com o programa; Eleger um lder para ser o coordenador da Comisso; Criar uma agenda permanente de reunies da Comisso; Agir como facilitadora e multiplicadora para o envolvimento dos trabalhadores no programa; Ser responsvel pela manuteno do programa na unidade e na empresa/organizao;
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Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores;
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Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o Formulrio Padro de Avaliao e Acompanhamento do Programa 5s; (colocar link para exemplo do formulrio) Apresentar os resultados apurados nas avaliaes para a empresa/organizao, propondo as aes de melhoria; Avaliar como est a manuteno do programa 5s;
Fiscalizar, educar e validar a avaliao;

Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.
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3.2 Cronograma mensal da Comisso de Qualidade: Toda 1 (primeira) semana do ms:
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A Comisso deve inspecionar as unidades de trabalho
para avaliao da ordem mantida do 5S, utilizando o Formulrio Padro de Avaliao, lembrando que os lderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodzio de unidades inspecionadas, a cada ms uma unidade diferente;
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Toda 2 (segunda) semana do ms:
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A Comisso deve se reunir para apurao dos resultados das avaliaes realizadas nas unidades. Deve-se discutir e equiparar os critrios utilizados em cada avaliao, e se necessrio revisar alguma pontuao ou item que causou dvida/questionamento, para ento validar todas as avaliaes realizadas.
Outra tarefa nessa semana a preparao dos relatrios/materiais para apresentao ao gerente/chefe geral na semana seguinte.
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Toda 3 (terceira) semana do ms :
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Nessa semana deve ser feita uma reunio com o chefe/gerente geral da empresa , para apresentao dos pontos levantados na semana de validao das avaliaes. Nesse momento o gerente tem total liberdade para levantar novos questionamentos e chegar a novos entendimentos com os lderes. O objetivo aqui evoluir um pouco mais a cada nova reunio, seja na percepo de novos critrios de avaliao, na melhoria dos requisitos avaliados etc.
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Na GEAL essa reunio feita com um Grupo Gestor e no somente com o gerente geral. Compem o Grupo os gerentes de todas as unidades da empresa juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se rene semanalmente para discutir melhorias no Programa, acompanhamento de resultados, novas prticas etc.
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Passos para Implantao

Toda 4 (quarta) semana do ms :
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Com as avaliaes j validadas, nessa semana que iro ocorrer as entregas dos Certificados de Qualidade. Eles devem ser colados em local visvel em cada uma das unidades/gerncias da empresa/organizao.
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4.
GEAL
Divulgao do Programa : necessrio que o programa, seus benefcios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar expectativa nos funcionrios.
4.1 Fixao de cartazes em pontos estratgicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantao do programa; 4.2 Disseminar a nova cultura de mudana; 4.3 Divulgao da data da reunio de lanamento do programa, que tem objetivo de informar toda equipe de trabalho sobre o 5S, seu funcionamento e como ele ser implantado na organizao;
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5. Definies e ajustes importantes:
5.1 Definio da rea de descarte. Dever ser definido local para receber o material descartado e tambm quem ser o responsvel pela transferncia do material para esta rea;
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5.2 Registrar, com fotos, a situao anterior aplicao do programa, para posterior comparao e descoberta de melhorias. Isso muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe, e manuteno de conquistas.
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6. Aplicao do Formulrio de Avaliao aos servidores/funcionrios :
A idia que o prprio Formulrio de Avaliao seja preenchido pelos servidores antes da aplicao de cada senso, e aps a aplicao dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificao alcanado por cada senso e pelo Programa 5S em si.
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7. Reunio de Lanamento:
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7.1 Faz-se a reunio com toda equipe da empresa/organizao apresentando o programa 5s e como ser a metodologia utilizada. recomendvel que seja um evento bem organizado, que fique guardado na memria da equipe como muito importante, diferente e especial. 7.2 Ao final da apresentao inicia-se a implantao do 1 e 2 Sensos, Utilizao e Organizao. Sugere-se que a implantao desses Sensos ocorra no perodo de 15 (quinze) dias.
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Implantao Senso a Senso:
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Deve-se adotar a seguinte dinmica de aplicao: primeiro uma apresentao do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois ocorre a implantao propriamente dita num perodo de 15 (quinze) dias. Veja aqui as Apresentaes Senso a Senso GEAL
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Cronograma de Implantao:
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Sensos 1 e 2, Utilizao e Organizao Devem ser apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias. Sensos 3 e 4, Limpeza e Sade Tambm devem ser apresentados e implantados conjuntamente e tambm em 15 dias. Senso 5, Autodisciplina Apresentado e implantado tambm em 15 dias.
Aps esses 45 dias ocorrer a primeira avaliao.

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8.
GEAL
Avaliao dos 5 Sensos: Tem como base o Formulrio

Padronizado, criado pela Comisso de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas caractersticas a serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulrio)
Sero dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critrios pedidos e enquadrados nas prticas 5S. A avaliao no tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contnua e preparando o ambiente e as pessoas para os prximos desafios da melhoria das prticas de trabalho; Os avaliadores tm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as melhoria contnua;
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9. Critrios de Pontuao e Certificao:
O critrio de pontuao tem variao de 0 a 2 pontos, sendo: - Pontuao 0 - No atende ao padro 5s; - Pontuao 1 - Atende ao padro 5s de maneira insuficiente; - Pontuao 2 - Atende ao padro 5s.
GEAL
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Na soma total da pontuao dos requisitos sero certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuao:
Pontuao
70 a 89 % 90 a 96 % 97 a 100%
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Certificado
Bronze Prata Ouro
* Pontuaes menores do que 70 % do total possvel no atendem ao padro 5S e no recebem nenhum certificado. ( colocar link de certificado)
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GEAL
- Cada unidade que atingir a pontuao estabelecida de acordo com os critrios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina; - Nos certificados sero indicados os alvos de melhoria identificados, at que a pontuao chegue a 100%; - O certificado ser afixado em local de fcil visualizao na unidade; - Cada unidade recebe o relatrio da fiscalizao para encaminhamentos/solues dos problemas detectados;
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Os 10 Mandamentos do 5S
1.
2. 3.
GEAL
Ficarei com o estritamente necessrio.

Definirei um lugar para cada coisa. Manterei cada coisa no seu lugar.
4.
5. 6.
Manterei tudo limpo e em condies de uso.

Combaterei as causas de sujeira. Identificarei toda situao de risco.
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Os 10 Mandamentos do 5S
GEAL
7. 8. 9. 10.
Trabalharei com segurana. Questionarei toda norma ou padro at entend-lo completamente. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. Honrarei todos os compromissos.
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Referncias Bibliogrficas
GEAL
http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf - IMPLANTAO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA

BIBLIOTECA DO HOSPITAL UNIVERSITRIO DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO , Maria Alice de Frana Rangel Rebello
http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. Programa IFSC 5S http://www.5s.com.br/ - 5s com solues criativas http://www.indg.com.br/5s - INDG
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O NOME 5S PROVM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONS, INICIADAS COM A LETRA S:

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

Lema: Separar o que utilizamos e descartar o que no usamos

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

Lema: Sempre deixar tudo em ordem.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa

Lema: Melhor que limpar no sujar.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

SADE: tornar saudvel o ambiente de trabalho. Significa zelar pela

Lema: Ambiente saudvel, trabalhador saudvel.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO?

AUTODISCIPLINA: fazer do 5S um hbito, torn-lo um modo

Lema: A manuteno do Programa 5s depende do compromisso de cada um.

Fatores crticos de sucesso

Fatores crticos de sucesso

Existncia de gesto participativa;

Fatores crticos de sucesso

Revises peridicas do programa;

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A Comisso de Qualidade 5S, ser composta pelos

Passos para Implantao

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Fiscalizar, educar e validar a avaliao;

Passos para a Implantao

A Comisso deve inspecionar as unidades de trabalho

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Aps esses 45 dias ocorrer a primeira avaliao.

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Avaliao dos 5 Sensos: Tem como base o Formulrio

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Ficarei com o estritamente necessrio.

Manterei tudo limpo e em condies de uso.

http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/include/getdoc.php?id=196&article=54&mode= pdf - IMPLANTAO DO PROGRAMA 5 S PARA A CONQUISTA DE UM AMBIENTE DE QUALIDADE NA

http://qualidade.ifsc.usp.br/ifsc5s/. Programa IFSC 5S http://www.5s.com.br/ - 5s com solues criativas http://www.indg.com.br/5s - INDG

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