Monitorar e controlar o trabalho do projeto o processo de acompanhamento , reviso e ajuste do progresso do projeto para atender aos objetivos de desempenho definidos em seu respectivo plano de gerenciamento. O monitoramento um aspecto do gerenciamento executado do incio ao trmino do projeto e, inclui a coleta, a medio e a distribuio das informaes de desempenho, bem como a avaliao das medies e tendncias para efetuar melhorias no processo. O controle inclui a determinao de aes corretivas ou preventivas ou ainda o replanejamento e acompanhamento dos planos de ao para definir se as aes tomadas resolveram a questo de desempenho.
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto inclui: Comparao do desempenho real do projeto com o plano de gerenciamento do
projeto. Avaliao do desempenho para determinar se quaisquer aes corretivas ou preventivas so indicadas e ento, recomend-las, se necessrio. Identificao, anlise e acompanhamento de novos riscos e o monitoramento de riscos existentes, garantindo que sejam identificados, que o seu acompanhamento seja reportado e que os planos apropriados de resposta a riscos sejam implementados. Manuteno de uma base de informaes precisas e oportunas a respeito do(s) produto(s) do projeto e sua(s) relativa(s) documentao(es) do incio ao trmino do projeto. Fornecimento de informaes para dar suporte ao relatrio de andamento, medio de progresso e previso. Fornecimento de previses para a atualizao do custo e informaes do cronograma atuais. Monitoramento e execuo das mudanas aprovadas conforme ocorrem.
.1 Opinio especializada
Deve ajudar equipe de gerenciamento do projeto a: Interpretar as informaes fornecidas pelos processos de monitoramento e controle. Determinar as aes necessrias para assegurar que o desempenho do projeto alcance as expectativas previstas.
.1 Solicitaes de mudana
As mudanas podem causar impacto no plano de gerenciamento, nos documentos e/ou nas entregas do produto do projeto. Podem incluir: aes corretivas, aes preventivas e/ou reparos de defeito.
gerenciamento de mudanas em nveis diferentes de detalhes, com base no progresso do projeto em execuo: Influenciar os fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanas para que somente as mudanas aprovadas sejam implementadas. Revisar, analisar e aprovar as solicitaes de mudana imediatamente para no afetar negativamente o tempo, o custo ou a sua viabilidade de execuo. Gerenciar as mudanas aprovadas
Algumas das atividades do gerenciamento de configurao inclusas no processo integrado de controle de mudanas so as seguintes: Identificao da configurao: Fornece a base pela qual a configurao de um produto definida e verificada, produtos e documentos so rotulados, mudanas so gerenciadas e a responsabilidade mantida. Registro da situao da configurao: Informaes so registradas e reportadas indicando quando os dados apropriados, a respeito do item de configurao, devem ser fornecidos: Lista de identificao de configuraes aprovadas, andamento das propostas de mudanas na configurao e andamento da execuo das mudanas aprovadas. Verificao e auditoria da configurao: Garantem que a composio dos itens de configurao de um projeto est correta e que, as mudanas correspondentes foram registradas, avaliadas, acompanhadas e corretamente efetuadas, assegurando que os requisitos funcionais, definidos na documentao da configurao, foram atendidos.
.4 Fatores ambientais da empresa (Ver PMBOK - 4th Ed. - 1.8) .5 Ativos de processos organizacionais (Ver PMBOK - 4th Ed. - 2.4.3)
13
Encerrar o Projeto ou Fase o processo de finalizao de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase.
14
Encerrar o Projeto ou Fase o processo de finalizao de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Inclui aes e atividades necessrias para: Satisfazer a concluso ou critrios de sada para a fase ou o projeto. Transferir os produtos, servios ou resultados do projeto para a prxima fase e/ou produo e/ou operaes. Coletar registros do projeto ou da fase, auditar o sucesso ou o fracasso do projeto, coletar lies aprendidas e arquivar informaes do projeto para o uso futuro da organizao. Determina tambm os procedimentos para investigar ou documentar os motivos de aes realizadas, se o mesmo encerrado antes da sua concluso. O gerente do projeto dever revisar todas as informaes prvias dos encerramentos de fases anteriores e de aceitao do cliente, a partir do processo Verificar o escopo (5.4), incluindo verificao contratual (se aplicvel), assegurando assim que todo o trabalho do projeto est completo e que o mesmo alcanou seus objetivos at o encerramento.
.1 Opinio especializada
Deve assegurar equipe de gerenciamento do projeto, que o encerramento do projeto ou fase realizado com os padres apropriados.
Introduo
Introduo
Introduo
Introduo
Encerrar o Projeto ou Fase Sadas .1 Transio do produto, servio ou resultado final .2 Atualizaes dos ativos de processos organizacionais
Incluem: Arquivos de projeto. Documentos de encerramento de projeto ou fase. Informao histrica, incluindo lies aprendidas e informaes a respeito de questes e riscos, assim como tcnicas que funcionaram bem e podem ser aplicadas em projeto futuros.
Introduo
O projeto se inicia com a definio de quais objetivos devem ser atingidos. Quais so nossos alvos.
Introduo
Para que faremos o gerenciamento do escopo?
Definir qual o trabalho necessrio Garantir que o trabalho necessrio seja feito Garantir que SOMENTE o trabalho necessrio seja feito
SUMRIO
Introduo;
Fases e ciclo de vida de um projeto; Planejamento do escopo; Definio do escopo; Criar a WBS; Verificao do escopo; Controle de mudanas do escopo.
INTRODUO
Projetos bem sucedidos
Equipe competente Sentimento de propriedade sobre Falta de clareza nos objetivos o projeto Clareza de visito e objetivos Prazo muito realistas Trabalho duro com foco Novas tecnologias
Tecnologia incompetente para Falta de apoio da direo o projeto Mudanas nos requisitos e Falta de recursos nas especificaes Expectativas muito realistas Falta de planejamento Projeto obsoleto Falta de gesto de TI Falta de conhecimento em TI
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Planejamento do Escopo Inclui os processos necessrios para: assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para completar o projeto de forma bem sucedida.
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Inclui os processos necessrios para: assegurar que o
projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para completar o projeto de forma bem sucedida.
Consiste de:
1. 2. 3. 4. 5.
Planejamento do escopo; Definio de escopo; Criar a WBS; Verificao do escopo; Controle de mudanas do escopo.
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
O gerenciamento do escopo tambm ir delinear como
o projeto ser gerenciado como ser monitorado o progresso como ser reportado e controlado estabelecendo as fronteiras entre determinadas tarefas atividades contratos e projetos. O termo escopo pode se referir ao: Escopo do produto - as caractersticas e funes que caracterizam um produto, servio, ou resultado. Medido de acordo com os requisitos do produto. Escopo do projeto - o trabalho que deve ser executado a fim de fornecer um produto, servio, ou resultado com as caractersticas e funes especificadas. Medido de acordo com o plano do projeto
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
E o processo de criao do Plano de Gerenciamento
do Escopo que documenta como o escopo do projeto ser definido verificado controlado e como a Estrutura Analtica do Projeto - EAP (WBS) ser criada e definida. O produto do planejamento do escopo o Plano de Gerenciamento do Escopo.
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
Termo de Referncia - (Project Charter) E um documento que formalmente autoriza o incio de um projeto sendo emitido por um dirigente externo ao projeto atribuindo ao gerente do projeto a autoridade para aplicar recursos organizacionais as atividades do projeto. Ele deve incluir:
a necessidade do negcio; a justificativa do projeto; entendimento atual das necessidades do cliente e do novo produto' servio ou resultado; a descrio do produto, servio ou resultado.
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
O Termo de Referncia deve abordar as seguintes informaes:
requisitos que satisfazem as necessidades, desejos e
expectativas do cliente, do patrocinador e de outros interessados; necessidade de negcios ou requisitos do produto para o qual o projeto realizado; designao do gerente de projetos e atribuio de responsabilidade; cronograma sumariado; influncia das partes interessadas; organizaes funcionais e sua participao; premissas organizacionais, ambientais e externas; restries organizacionais, ambientais e externas; caso de negcio justificando o projeto, incluindo retorno sobre o investimento; oramento sumarizado.
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
Termo de Abertura (Project Charter)
Necessidade do Negcio: Exemplo Descrio do Produto do Projeto: Premissas: Modelo simplificado Restries: Responsvel (Accountable): Designao do Gerente do Projeto: Autoridade do Gerente do Projeto: Responsabilidade do Gerente do Projeto: Assinatura:
Termo de abertura Titulo do Projeto: (Project Charter)
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
Opinio especializada (Expert judgment) Opinio especializada relativas a como projetos similares gerenciaram o escopo deve ser usada no desenvolvimento do plano de gerenciamento do escopo. Modelos, formulrios e padres (Templates, forms,
standards)
Os modelos podem incluir:
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
Plano de gerenciamento do escopo (Scope
management plan)
definido documentado, verificado, gerenciado e controlado. Deve incluir: um processo para preparar uma declarao detalhada do escopo do projeto tendo como base a declarao preliminar do escopo do projeto; um processo que possibilite a criao de uma EAP a partir da declarao detalhado do escopo; um processo que estabelece como sero obtidas a verificao e aceitao formais dos produtos (deliverables) concludos do projeto; um processo para controlar como sero processadas as solicitaes de mudanas.
DEFINIO DO ESCOPO
o processo de desenvolvimento de uma declarao
detalhada do escopo do projeto que servir de base para futuras decises do projeto. Esta declarao ser desenvolvida tendo com base os principais produtos a serem entregues (deliverables) as premissas e restries que so documentadas na declarao preliminar de escopo desenvolvida durante a iniciao do projeto.
Premissas; Restries; Organizao inicial do projeto; Riscos; Cronograma de eventos; EAP inicial; Estimativa de custos ordem de grandeza; Requisitos do gerenciamento da configurao do projeto; Requisitos de aprovao.
Definio do escopo
Anlise do produto (Product analysis)
Desenvolvimento de um melhor entendimento do
anlise de valor;
anlise de funes
Definio do escopo
Analise dos interessados (Stakeholder analysis ) A analise dos interessados identifica a influencia e interesse dos vrios interessados e documenta suas necessidades' desejos e expectativas. A analise dos interessados seleciona' prioriza e quantifica essas necessidades' desejos e expectativas para criar os requisitos. Os interessados podem ser positiva ou negativamente afetados pela execuo ou concluso do projeto e tambm podem exercer influencia sobre o projeto e seus produtos (deliverables).
Definio do escopo
Declarao de escopo (Scope statement) Fornece uma base documental para tomar decises futuras do projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo do projeto entre os interessados (stakeholders). E um documento dinmico necessitando portanto sofrer revises ou refinamentos para refletir as mudanas de escopo do projeto.
Definio do escopo
Declarao de escopo (Scope statement)
Fornece uma base documental para tomar decises
futuras do projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo do projeto entre os interessados (stakeholders). E um documento dinmico necessitando portanto sofrer revises ou refinamentos para refletir as mudanas de escopo do projeto. A declarao de escopo descreve em detalhes' os produtos a serem entregues (deliverables) e o trabalho necessrio para criar esses produtos. Ela tambm possibilita que a equipe do projeto execute um planejamento mais detalhado' orientando o trabalho da equipe durante a execuo' e fornece uma referencia (baseline) para avaliar se as solicitaes de mudanas ou de trabalhos adicionais esto dentro ou fora das "fronteiras" do projeto.
Definio do escopo
Declaragdo de escopo (Scope statement) A declarao detalhada do escopo inclui: Objetivos do projeto (Project objectives) Critrios quantificveis que dever5o ser atendidos para que o projeto possa ser considerado bem sucedido. Os objetivos do projeto podem incluir metas de custos' planejamento e de qualidade e' possuem atributos como custo' uma mtrica como dlares e um valor absoluto ou relativo' como inferior a 1'5 milhes de dlares.
Definio do escopo
Objetivos do projeto Os objetivos do projeto so necessrios para estabelecer as razoes para o projeto. 1( A organizao como um todo precisa contribuir para a realizao dos objetivos. 1( Os componentes da organizao devem contribuir com o processo de fixao dos objetivos.
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui: Descrio do escopo do produto (Product scope description)
Descreve as caractersticas do produto' servio ou resultado que o projeto foi empreendido para criar. Essas caractersticas tero normalmente menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores conforme as caractersticas do produto forem progressivamente elaboradas.
atendidas ou possudas pelos produtos a serem entregues (deliverables) para satisfazer um contrato' padro' especificao ou outros documentos formalmente impostos. Todas as necessidades' desejos e expectativas dos interessados (stakeholders) devem ser convertidas em requisitos.
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui:
Fronteiras do projeto (Project boundaries)
Normalmente identifica o que esta incluso no projeto. Tambm deve ser declarado de forma explicita o que esta excludo do projeto 'para evitar que um interessado (stakeholder) possa supor que um produto' servio ou resultado um componente do escopo do projeto. Um produto a ser entregue (deliverable) qualquer produto' servio' resultado ou caractersticas (capabilities)' singular e verificvel' para executar um servio que identificado na documentao do planejamento do projeto que precisa ser produzido ou fornecido para realizar o projeto. Os deliverables incluem tanto os
resultados que compem o produto ou servio do projeto' como resultados auxiliares' como relatrios e documentao de gerenciamento de projetos.
criteria)
Define o processo e critrio para aceitao dos produtos realizados. Lista e descreve as restries especificas associadas com o escopo do projeto' que limitam as opes da equipe do projeto. So fatores que para os propsitos de planejamento' sero considerados como reais' verdadeiros ou certos. Exemplo:
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui: Premissas do projeto (Project assumptions)
Lista e descreve as premissas especificas associadas com o escopo do projeto e o potencial dessas premissas' caso elas sejam falsas. Frequentemente' as equipes do projeto identificam' documentam e validam as premissas como parte do processo de planejamento.
Organizao inicial do projeto (Initial project organization) So identificados os membros da equipe do projeto e os interessados (stakeholders). A organizao do projeto tambm documentada.
risks)
Identifica os riscos conhecidos nesta fase do projeto.
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui: Eventos programados (Schedule milestones)
0 cliente ou a organizao executora podem identificar eventos ou marcos e impor datas a estes marcos. Essas datas podem ser consideradas como restries de programao.
Limitao de fundos (Fund limitation) Descreve qualquer limitao de recursos financeiros para o projeto' tanto no valor total ou sobre os perodos especificados
Estimativa de custos (Cost estimate) Descreve qualquer limitao de recursos financeiros para o projeto' tanto no valor total ou sobre os perodos especificados
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui:
Eventos programados (Schedule milestones)
0 cliente ou a organizao executora podem identificar eventos ou marcos e impor datas a estes marcos. Essas datas podem ser consideradas como restries de programao.
Limitao de fundos (Fund limitation) Descreve qualquer limitao de recursos financeiros para o projeto' tanto no valor total ou sobre os perodos especificados
Estimativa de custos (Cost estimate) A estimativa de custos do projeto indica o custo total esperado do projeto' sendo normalmente precedida por um modificador que fornece alguma indicao da preciso' como por exemplo conceitual (25% a +75%) ou definitiva (-5% a +10%).
Definio do escopo
A declarao detalhada do escopo inclui: Requisitos do gerenciamento da configurao do projeto (Project configuration management requirement)
Descreve o nvel de gerenciamento da configurao e controle de mudanas que ser implementado no projeto
Especificaes do projeto (Project specifications) Identifica as especificaes que o projeto deve respeitar. Requisitos de aprovao (Approval requirements) Identifica os requisitos de aprovao que podem ser aplicados a itens como objetivos' produtos (deliverables)' documentos e trabalho do projeto.
Definio do escopo
Declaragdo de escopo(Scope statement) A Declarao de escopo fornecer uma base para: 1. um contrato entre o time do projeto e o cliente' que deve possuir uma copia deste documento' a fim de assegurar um entendimento comum e claro dos propsitos e dos objetivos do projeto; 2. confirmao' desenvolvimento e comunicao de um entendimento comum do escopo do projeto; 3. controle de mudanas; 4. decises futuras do projeto incluindo os critrios 5. usados para determinar se o projeto ou fase foi completado com sucesso.
ao produto (deliverable) que decompem o Trabalho a ser executado pela equipe do projeto' para atingir os objetivos do projeto e criar os produtos A EAP (WBS) organiza e define o escopo total do projeto.
especificado na corrente Declarao de escopo do projeto' devidamente aprovada. A WBS possui dois objetivos principais:
assegurar que o projeto inclua todo o trabalho
final do projeto tende a ser maior em funo das inevitveis mudanas que perturbaro o ritmo do projeto' provocando retrabalho' aumentando sua durao' reduzindo a produtividade e a moral da fora de trabalho. A WBS auxilia aos stakeholders o desenvolvimento de uma viso clara do produto final do projeto e dos processos atravs dos quais ele ser criado. Os nveis superiores da WBS refletem as principais reas do projeto ou as fases do ciclo de vida. Esses nveis tambm fornecem pontos de sumariando para avaliao do desempenho e medindo do desempenho da programao e custos. Os elementos do nvel mais baixo da WBS fornecem o foco apropriado ao desenvolvimento do escopo' custo e programao.
entregue (deliverable) no mais baixo nvel da WBS. Quando se contrata uma outra organizao para realizar uma parte do escopo do trabalho' o pacote de trabalho pode ser decomposto em uma outra WBS de um subprojeto. Esses pacotes de trabalho podem ser ainda decompostos' na programao do plano global do projeto' em atividades.
WBS
principais:
Identificar os produtos a serem entregues (deliverables)
e o trabalho relacionado E necessrio analisar a declarao detalhada do escopo para identificar os principais produtos a serem entregues (deliverables) e o trabalho necessrio para produzir estes produtos.
principais:
Desenvolver e atribuir cdigos de identificao aos
componentes da EAP Verificar se o grau de decomposio do trabalho necessrio e suficiente. Para verificar se a decomposio esta correta preciso determinar se os componentes de nveis mais baixo da EAP so necessrios e suficiente para a concluso dos produtos correspondentes de nveis mais alto.
Decomposio (Decomposition) A decomposio envolve os seguintes passos principais: Verificar se a decomposio esta correta: Os itens de nveis inferiores so necessrios e suficientes para a concluso do item decomposto? Se no os componentes constituintes devem ser revisados (adicionados' excludos ou redefinidos). Cada item foi clara e completamente definido? Se no' as descries devem ser revisadas ou expandidas. Cada item pode ser adequadamente programado? Orado? Atribudo a uma unidade especifica da organizao que aceitara a responsabilidade pela concluso satisfatria do item? Se no' sendo necessrias revises ate propiciar um controle gerencial adequado.
ou confirmar um entendimento geral do escopo do projeto; Cada nvel descendente criado representa um aumento do detalhamento dos produtos do projeto (deliverables); A quantidade de nveis depende do tamanho e da complexidade do projeto e do grau de detalhamento necessrio para planejar e gerenciar o projeto; Cada item da WBS geralmente recebe um identificador nico denominado de cdigo de conta (code of accounts). Estes indicadores fornecem uma estrutura para sumarizao hierrquica de custos e recursos; Os itens no nvel mais baixo da WBS so denominados "pacotes de trabalho".
VERIFICAO DO ESCOPO
E o processo de obtendo da aceitao formal' pelos diferentes
interessados (stakeholders)' do escopo do projeto e produtos (deliverables) associados que foram concludos. A verificao do escopo requer a reviso dos produtos (deliverables) e dos resultados do trabalho para assegurar que todos tenham sido concludos de forma satisfatria. Se o projeto e encerrado antes de seu termino' o processo de verificao do escopo deve estabelecer e documentar o nvel e grau de execuo do projeto. A meta da verificando do escopo e obter uma formal e documentada aceitao do projeto pelos stakeholders. Se a aceitao no final de uma fase do projeto' normal se ter uma aceitao condicionada.
VERIFICAO DO ESCOPO
E o processo de obteno da aceitao formal' pelos diferentes
interessados (stakeholders)' do escopo do projeto e produtos (deliverables) associados que foram concludos. A verificando do escopo requer a reviso dos produtos (deliverables) e dos resultados do trabalho para assegurar que todos tenham sido concludos de forma satisfatria. Se o projeto e encerrado antes de seu termino' o processo de verificao do escopo deve estabelecer e documentar o nvel e grau de execuo do projeto. A meta da verificando do escopo e obter uma formal e documentada aceitando do projeto pelos stakeholders. Se a aceitando no final de uma fase do projeto' normal se ter uma aceitando condicionada.
VERIFICAO DO ESCOPO
Produtos - (Deliverables)
Os produtos a serem entregues (deliverables) so aqueles que foram inteira ou parcialmente concludos' e so resultados do processo de Orientar e Gerenciar a Execuo do Projeto. Inclui atividades tais como medio' exames e verificao para determinar se o trabalho e os produtos (deliverables) esto em conformidade com os requisitos. As inspees so muitas vezes denominadas revises' revises de produto' auditorias e homologaes (walkthroughs). 0 processo de verificao do escopo documenta aqueles produtos concludos que foram aceitos. Aqueles produtos que no foram aceitos so documentadas' juntamente com as razes da no aceitao. A verificao do escopo inclui a documentao de apoio recebida do cliente ou patrocinador e o reconhecimento da aceitao dos produtos (deliverables) do projeto pelos interessados (stakeholders).
Inspeo (Inspection)
que criam mudanas no escopo do projeto e de controlar o impacto dessas mudanas. 0 controle de mudanas assegura que todas as mudanas solicitadas e aes corretivas recomendadas sejam processadas atravs do Controle Integrado de Mudanas. 0 controle de mudanas tambm utilizado para gerenciar as mudanas quando elas ocorrerem e esta integrado a outros processos de controle. As mudanas no controladas na maioria das vezes so classificadas como mudanas de escopo do projeto.
uma parte do controle geral de mudanas do projeto' que inclui o controle de mudanas para o tempo' custos' qualidade' configurao e outros' e como tal precisa ser integrado. Antes de se implementar qualquer tipo de controle' uma referncia (baseline) deve ser estabelecida.
statement) A declarao de escopo do projeto' em conjunto com a EAP (WBS) e o dicionrio da EAP' define o escopo de referencia do projeto (scope baseline).
(WBS) e o dicionrio da EAP' define o escopo de referencia do projeto (scope baseline). Fornecem informaes sobre o desempenho do escopo tais como quais produtos (deliverables) intermedirios foram concludos e quais no o foram. Podem tambm alertar a equipe do projeto quanto aos assuntos que possam causar problemas no futuro.
change requests) Uma solicitao de mudana aprovada que tenha impacto no escopo o projeto qualquer modificao do escopo de referencia (scope baseline) acordado' conforme estabelecido na declarao de escopo do projeto' na EAP e no dicionrio da EAP aprovados.
e normalmente resultam de: um evento externo; erro ou omisso na definio do escopo do produto; erro ou omisso na definio do escopo do projeto; uma mudana que agrega valor; implementao de um plano de contingencia ou de improvisos (workaround) para responder a um risco.
planejado. As solicitaes de mudanas aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificaes na EAP e no dicionrio da EAP' na declarao de escopo e no plano de gerenciamento do projeto. Essas solicitaes de mudanas aprovadas podem acarretar atualizaes nos componentes do plano de gerenciamento do projeto.
corrective actions) Uma ao corretiva recomendada qualquer passo recomendado para fazer com que o desempenho futuro fique alinhado com o plano de gerenciamento do projeto e com a declarao de escopo.