Anda di halaman 1dari 20

BAB VI KORESPONDENSI BISNIS

PENGERTIAN
Korespondensi bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media suratmenyurat dalam menunjang aktivitas bisnis Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan penyimpanan surat (arsip)

Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode tertentu. Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang menangani surat tsb. File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di sekretariat.

DEFINSI SURAT
1. Surat Sutrina Dewi (2006:81.Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas nama pribadi atau kedinasan. Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa;

pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan,atau laporan

SURAT BISNIS
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang, surat penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan.

FUNGSI SURAT
1.Alat komunikasi

Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum . Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu. Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal-hal yang terlupakan.

2.Alat bukti tertulis

3.Alat bukti historis

4.Alat pengingat

5.Duta Organisasi

Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs
Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan

6.Sebagai Pedoman

Prinsip Penulisan Surat


1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang sebenarnya dan tidak menimbulkan miscommunication . Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.

2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele.

3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim 4. Clarity (kejelasan) Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda. 5. Courtesy (kesopanan) Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan menghormati hak-haknya.

a. b. c. d. e. f.

Surat bersampul Kartu Pos Warkat Pos Telegram dan Teleks Memorandum (memo) Surat Tanda Bukti

a. Surat Pribadi b. Suat Dinas c. Surat Bisnis d. Surat Sosial

a. Surat Biasa b. Suat Edaran c. Pengumuman

a. Surat Sangat Rahasia b. Suat Rahasia c. Surat Terbatas (Confidential) d. Surat Biasa

1. Kepala surat (kop surat) 2. Tanggal surat 3. Nomor,lampiran dan hal 4. Alamat dalam 5. Salam pembuka 6. Isi surat 7. Salam penutup

8. Nama Jabatan
9. Tembusan 10. inisial

1. Kepala Surat
Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop surat)
Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang

pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau kegiatan

Kegunaannya

Sebagai media pengenal identitas organisasi yang menggambarkan wajah dan jati diri organisasi Sebagai sumber informasi tentang organisasi misalnya nama dan alamat, bidang usaha dsb. Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi

2. Tanggal Surat
Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis

lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan dengan angka Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota. Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

Fungsi Tanggal surat:

Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat. Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan kearsipan Mempermudah penetapan waktu membalas surat Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaannya bagi menerima surat.

3.a. Nomor Surat

Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun

pembuatan surat. Guna nomor surat:


Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan

penemuan kembali Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Mempermudah penunjukan surat menyurat

Penempatan nomor surat


Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat

di bawah kepala surat Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah kertas bagian atas

Lampiran
Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk suratsurat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs. Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai suatu surat. Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada; 1. Di dalam notasi lampiran Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat Yang ditulis hanya jumlahnya. 2. Di dalam isi surat Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahny sedikit Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak.

3c. Perihal
Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan balasan.

Penulisan kata hal / Perihal dapat dilakukan dengan;


1. 2. 3.

Sebelum penulisan alamat yang dituju Setelah penulisan alamat yang dituju Setelh penulisan salam pembuka

4. Alamat Tujuan Surat


Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu; Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat Kata Kepada tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box. Atau sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama orang yang dituju bergelar akademik.

5. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain; Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.

6. Isi Surat

Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu;
Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi

pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat. Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.

7. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan;

Hormat kami, Salam hormat, Salam takzim Wassalam

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan


Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani surat tersebut. Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.

9. Tembusan
Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain

penerima utama.

Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan. Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya. Contoh; Tembusan : Manajer Pemasaran Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi nomor urut.

Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.

8. Inisial
Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan pengonsep surat. Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan pengetik surat (huruf kecil). Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby

Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Ketiga , Penerbit Erlangga, 2006, hal. 155-192

No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Contoh surat
Bentuk Lurus Penuh Bentuk Lurus Bentuk Setengah Lurus Bentuk Bertekuk Bentuk Paragraf Menggantung Bentuk Surat Amerika Bertekuk Bentuk Surat Inggris Surat Pemesanan Surat Konfirmasi Surat Pengaduan Surat Permintaan Informasi Surat Ucapan Selamat Surat Pemberitahuan Pindah Alamat Surat Penagihan Surat Peringatan Surat Perintah Kerja Surat Pengumuman Surat Undangan Surat Kuasa Surat Perjanjian Jual Beli

Di hal.
155 157 159 163 165 167 169 177 180 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192